GESTION DU PÉRIMÈTRE DU PROJET
TENDANCES ET PRATIQUES ÉMERGENTES EN GESTION DU PÉRIMÈTRE DU PROJET
5.2 RECUEILLIR LES EXIGENCES
5.2.2 RECUEILLIR LES EXIGENCES : OUTILS ET TECHNIQUES
5.2.2.1 JUGEMENT À DIRE D’EXPERT
Il est décrit à la section 4.1.2.1. Il convient de faire appel à la compétence de personnes ou de groupes ayant une connaissance spécialisée ou une formation dans les domaines suivants :
u
u Business Analysis ; u
u le recueil des exigences ; u
u l’analyse des exigences ; u
u la documentation des exigences ; u
u les exigences dans des projets antérieurs similaires ; u
u les techniques de représentation graphique ; u
u la facilitation ; u
u la gestion des conflits.
5.2.2.2 COLLECTE DES DONNÉES
Parmi les techniques de collecte des données pouvant être utilisées pour ce processus figurent notamment les éléments suivants :
u
u Brainstorming. Il est décrit à la section 4.1.2.2. Le brainstorming est une technique qui facilite la production et le recueil de nombreuses idées sur les exigences du projet et du produit.
u
u Entretiens. Un entretien est une approche formelle ou informelle permettant d’obtenir des informations auprès des parties prenantes par un dialogue direct. Il est habituellement conduit en posant des questions préparées ou spontanées et en documentant les réponses. Les entretiens sont souvent conduits à deux entre un interviewer et un interviewé, mais peuvent également impliquer plusieurs interviewers et plusieurs interviewés. Interviewer des participants de projet expérimentés, des sponsors mais aussi d’autres responsables et experts en la matière peut aider à identifier et à définir les caractéristiques et les fonctions des livrables désirables du produit. Les entretiens sont également utiles pour obtenir des informations confidentielles.
u
u Groupes de discussion. Les groupes de discussion rassemblent les parties prenantes préqualifiées et les experts du domaine concerné, dans le but de connaître leurs attentes et leurs réactions face au produit, au service ou au résultat proposé. Un modérateur qualifié conduit, au sein du groupe, une discussion interactive de nature plus conversationnelle qu’un entretien à deux.
u
u Questionnaires et enquêtes. Les questionnaires et les enquêtes sont des ensembles de questions écrites qui permettent de recueillir rapidement des informations à partir des réponses d’un grand nombre de personnes.
Les questionnaires et les enquêtes conviennent surtout dans le cas de groupes hétérogènes, lorsqu’un résultat rapide est nécessaire, que les individus sont géographiquement dispersés et qu’une analyse statistique pourrait être applicable.
u
u Benchmarking. Il est décrit à la section 8.1.2.2. Le benchmarking consiste à comparer les produits, les processus et les pratiques réels ou planifiés à ceux d’organisations comparables, dans le but d’identifier les bonnes pratiques, de trouver des idées d’amélioration et de fournir une base pour mesurer la performance. Les organisations comparées au cours de l’étude peuvent être de type interne ou externe.
5.2.2.3 ANALYSE DES DONNÉES
Elle est décrite à la section 4.5.2.2. Parmi les techniques d’analyse des données pouvant être utilisées pour ce processus figure notamment l’analyse de document. L’analyse de document consiste à examiner et à évaluer toute information documentée pertinente. Dans le cadre de ce processus, cette technique est utilisée pour collecter des exigences, en analysant la documentation existante et en identifiant les informations correspondant à des exigences. Il existe une grande variété de documents qui peuvent être analysés pour contribuer à collecter des exigences pertinentes.
Parmi les exemples de documents qui peuvent être analysés, on peut citer, entre autres : u
u les accords ; u
u les business plans ; u
u la documentation de processus ou d’interfaces business ; u
u les référentiels de règles administratives ; u
u les processus de flux courants ; u
u la documentation marketing ; u
u le registre des problèmes ou des points à traiter ; u
u les politiques internes et les procédures ; u
u la documentation réglementaire, telle que les lois, les codes ou les ordonnances ; u
u les appels d’offres ; u
u les scénarii d’utilisation.
5.2.2.4 PRISE DE DÉCISION
Parmi les techniques de prise de décision qui peuvent être utilisées pour le processus Recueillir les exigences figurent notamment les éléments suivants :
u
u Vote. Le vote est une technique de prise de décision collective et un processus d’évaluation de possibilités multiples dont on attend comme résultat la décision d’entreprendre de futures actions. Ces techniques peuvent être utilisées pour développer, classifier et classer par ordre de priorité les exigences du produit. Parmi les exemples de techniques de vote figurent, entre autres :
u
n Unanimité. Décision selon les termes de laquelle tous les participants approuvent une ligne d’action unique.
u
n Majorité. Décision à laquelle on parvient avec l’accord de plus de la moitié des membres du groupe. Le fait d’avoir un groupe qui compte un nombre de participants impair peut permettre d’assurer la prise d’une décision spécifique au lieu de se terminer par un partage des voix.
u
n Pluralité. La décision revient au bloc le plus important du groupe, même si la majorité n’est pas atteinte. Cette méthode est généralement utilisée lorsque le nombre d’options offertes est supérieur à deux.
u
u Prise de décision autocratique. Dans cette méthode, une seule personne assume la responsabilité de prendre la décision au nom du groupe.
u
u Analyse décisionnelle multicritère. Cette technique fait appel à une matrice de décision visant à fournir une approche analytique systématique, afin d’établir des critères, tels que les niveaux de risque, l’incertitude et la valorisation, pour évaluer et classer de nombreuses idées.
5.2.2.5 REPRÉSENTATION DES DONNÉES
Parmi les techniques de représentation des données pouvant être utilisées pour ce processus figurent notamment les éléments suivants :
u
u Diagrammes d’affinité. Les diagrammes d’affinité permettent de grouper des idées afin de les passer en revue et de les analyser.
u
u Mind map. Les mind maps permettent de consolider les idées émises lors de séances individuelles de brainstorming sur une carte unique de façon à faire ressortir les points communs et les différences ainsi qu’à produire de nouvelles idées.
5.2.2.6 COMPÉTENCES INTERPERSONNELLES ET D’ÉQUIPE
Elles sont décrites à la section 4.1.2.3. Parmi les compétences interpersonnelles et d’équipe pouvant être utilisées pour ce processus figurent notamment les éléments suivants :
u
n Technique du groupe nominal. La technique du groupe nominal renforce celle du brainstorming par la conduite d’un vote destiné à classer les idées les plus utiles. Ces idées sont ensuite soumises à de nouvelles séances de brainstorming ou classées par ordre de priorité. La technique du groupe nominal est une forme structurée de brainstorming en quatre étapes :
u
n Une question ou un problème est posé au groupe. Chaque personne réfléchit en silence et note ses idées par écrit.
u
n Le modérateur écrit les idées sur un tableau jusqu’à ce que toutes les idées soient répertoriées.
u
n Chaque idée notée est examinée jusqu’à ce que tous les membres du groupe l’aient bien comprise.
u
n Les membres votent en toute confidentialité et classent les idées par ordre de priorité, en utilisant généralement une notation de 1 à 5, 1 étant la note la plus basse et 5 la plus haute. Il peut y avoir de nombreux tours de vote afin de limiter les idées et de se concentrer sur un plus petit nombre. Après chaque tour, les voix sont décomptées et les idées ayant obtenu le plus de voix sont sélectionnées.
u
u Observation et discussion. Les observations et les discussions fournissent un moyen direct de voir évoluer les personnes dans leur environnement mais aussi de savoir comment elles accomplissent leur travail et leurs tâches et comment elles exécutent les processus. Elles sont particulièrement utiles dans le cas de processus détaillés, lorsque les personnes qui utilisent le produit ont des difficultés à présenter leurs exigences ou hésitent à le faire.
L’observation est également connue sous l’appellation d’« observation au poste de travail » (job shadowing).
Elle est habituellement pratiquée en externe par une personne qui observe un expert de l’organisation en train d’effectuer un travail. Elle peut également être faite par un « observateur participant » qui conduit lui-même un processus, ou suit une procédure, de façon à en voir le déroulement et à découvrir des exigences cachées.
u
u Facilitation. Elle est décrite à la section 4.1.2.3. La facilitation est utilisée lors de séances ciblées qui rassemblent les parties prenantes clés afin de définir les exigences du produit. Des ateliers peuvent être organisés afin de définir rapidement les exigences transversales et de réconcilier les différences entre les parties prenantes. Bien conduites, de telles séances peuvent, en raison de leur nature interactive au sein du groupe, créer la confiance, stimuler les relations et améliorer la communication entre les participants, ce qui peut conduire à un consensus plus solide entre les parties prenantes. De plus, des points à traiter peuvent être identifiés plus tôt et être résolus plus rapidement que dans le cadre de séances individuelles.
Les compétences de facilitation sont utilisées notamment dans les situations suivantes :
u
n Joint application design/development (JAD). Des séances de JAD sont organisées dans l’industrie du développement de logiciel. La conduite de ces séances dirigées a pour but essentiel de réunir les experts du domaine et l’équipe de développement, afin de recueillir les exigences et d’améliorer le processus de développement logiciel.
u
n Quality function deployment (QFD). Dans l’industrie de la fabrication, le QFD est un autre exemple d’une technique de facilitation permettant de déterminer les caractéristiques essentielles pour le développement de nouveaux produits. La première étape du QFD est le recueil des besoins du client, connu sous le nom de Voice of the customer. Ces besoins sont ensuite triés et classés de façon objective par ordre de priorité, et des objectifs sont alors déterminés pour les satisfaire.
u
n Scénarii d’utilisateurs (User Stories). Des scénarii d’utilisateurs, qui sont de courtes descriptions textuelles de fonctionnalités requises, sont souvent élaborés au cours d’ateliers consacrés aux exigences. Les scénarii d’utilisateurs décrivent la partie prenante qui bénéficie de la caractéristique (rôle), ce que la partie prenante doit réaliser (objectif) et le bénéfice que la partie prenante pourra en tirer (motivation).
5.2.2.7 SCHÉMAS CONTEXTUELS
Le schéma contextuel est un exemple de modèle de périmètre et de contenu. Les schémas contextuels offrent une représentation visuelle du contenu du produit, en montrant un système d’organisation (processus, matériel, système informatique, etc.) et la manière dont les personnes et les autres systèmes (acteurs, intervenants) interagissent avec celui-ci (voir la figure 5-6). Les schémas contextuels montrent les données d’entrée dans le système d’organisation, les acteurs ou les intervenants qui fournissent les données d’entrée, les données de sortie du système d’organisation et les acteurs ou les intervenants recevant les données de sortie.
Figure 5-6. Schéma contextuel Responsables
du recrutement
Associés internes
Prestataires internes à temps plein et temps partiel
Agences de recrutement
Demandeurs d’emploi Systèmes de gestion des talents RH de la société ABC
Sites d’offres d’emplois
externes Utilisateurs externes
Utilisateurs internes
Utilisateurs externes Utilisateurs internes
Utilisateurs internes Flux de données internes Utilisateurs externes
LÉGENDE
Flux de données externes Offres
d’emplois externes
Profils d'utilisateurs
externes Offres
d’emplois internes
Profils d'utilisateurs
internes
5.2.2.8 PROTOTYPES
Le prototypage est une méthode permettant un retour d’information rapide par rapport aux exigences, en mettant à disposition un modèle du produit souhaité avant de le produire effectivement. Il s’agit, par exemple, des produits à plus petite échelle, des modèles informatiques en 2D et en 3D, des maquettes ou des simulations. Les prototypes permettent aux parties prenantes de tester un modèle du produit final au lieu de se limiter à discuter de leurs exigences de manière abstraite. Les prototypes soutiennent le concept d’élaboration progressive dans des cycles de vie itératifs de création de maquettes, d’expérimentation par les utilisateurs, de génération de retour d’information et de modifications de prototype. Une fois les cycles de rétroaction nécessaires effectués, les exigences établies à partir du prototype sont suffisamment complètes pour permettre de passer à la phase de conception ou de fabrication.
Le storyboarding est une technique de réalisation de prototype qui montre une séquence ou un déroulement par le biais d’une série d’images ou d’illustrations. Les storyboards sont utilisés pour des projets de différentes natures dans diverses industries, telles que le cinéma, la publicité, la conception d’enseignements, et pour des projets de développement agiles ou autres. Dans le domaine du développement logiciel, les storyboards font appel à des maquettes pour illustrer les chemins de navigation à travers les pages Internet, les écrans, ou d’autres interfaces utilisateur.