de modélisation adaptée aux projets ERP dans les petites entreprises
4. Démarche de modélisation d’entreprise et de mise en œuvre d’un ERP
4.2 Proposition d’une démarche de modélisation
Au fil du déroulement des étapes de modélisation, plusieurs versions de modèles sont élaborées. On parle alors de cycle de vie des modèles. Dans la littérature, nous avions identifié cinq versions des modèles d’entreprise :
AS-IS : correspond à la représentation de l’organisation et des processus existants de l’entreprise.
AS-WISHED : permet la représentation de l’organisation et des processus souhaités par l’entreprise : ce sont ses besoins exprimés.
MIGHT-BE : permet la représentation de la solution offerte par l’éditeur, c’est-à-dire les processus standard de l’ERP et l’organisation qui en découle.
TO-BE : représente l’organisation et les processus tels qu’ils seront réellement implantés à l’issue du projet ERP.
SHOULD-BE : représente les éventuelles évolutions de l’organisation et processus de l’entreprise.
Les nombreux travaux de recherche (Boutin, 2001; Darras, 2004; Mamoghli, 2013; Millet, 2008) qui traitent du cycle de vie de modèles et de la problématique de l’alignement des systèmes d’information s’attachent principalement à confronter les modèles « As-Wished » de l’entreprise et « Might-Be » de l’ERP dans le but d’identifier les trous fonctionnels qui pourraient nuire à l’efficience de l’organisation future. Nous pensons que cette démarche s’avère davantage pertinente dans le contexte d’une grande entreprise faisant le choix de sélectionner un ERP dit « structuré », qui devra davantage s’adapter à l’organisation de l’entreprise et non l’inverse.
C’est pourquoi, dans le contexte des petites entreprises, nous avons décidé de proposer seulement trois versions de notre jeu de modèles. Cela permet de limiter le nombre de modèles et de ce fait limiter la durée de l’analyse. Il s’agit des modèles :
As-Is, As-Wished, To-Be.
De notre point de vue, les modèles « Might-Be » et « Should-Be » ne comportent que peu d’intérêt à être représentés, dans le contexte d’un projet ERP dans une petite entreprise, celle-ci ayant un budget limité pour la personnalisation et peu de latitudes d’adaptation avec un personnel très limité en nombre. D’autre part, la petite entreprise évolue beaucoup plus vite et donc le « Should-Be » serait très vite obsolète.
Le modèle « Should-Be » est une projection à moyen et long terme de ce que devrait être l’organisation et le système d’information de l’entreprise dans les années à venir. Seule une entreprise de grande taille ayant mis en place une véritable politique stratégique de management de son système d’information peut trouver un intérêt dans l’élaboration de ce modèle. De même que le modèle « Should-Be », le modèle « Might-Be » trouve son intérêt dans le contexte d’entreprise de taille conséquente. En effet, l’élaboration de ce modèle va permettre de contrôler et de mettre en correspondance par les modèles, l’organisation et le système d’information souhaités par l’entreprise « As-Wished » avec l’organisation et le système d’information induits par l’ERP « Might-Be ».
De plus l’élaboration de ce modèle requiert un niveau d’expertise élevé et une bonne connaissance de l’ERP à modéliser, ce qui est rarement le cas des acteurs d’une petite entreprise. Afin de pouvoir être mis en correspondance avec le modèle « As-Wished », le modèle « Might-Be » doit être construit avec le même niveau de description et doit utiliser le même langage graphique.
4.2.1 Etapes de la démarche de modélisation
Nous venons de voir que nous faisons le choix de nous appuyer sur les modèles « Is », « As-Wished » et « To-Be » pour construire notre démarche de modélisation. Elle comporte trois étapes (Figure 3.11) :
La modélisation du système existant, La modélisation du système souhaité, La modélisation du système futur.
Figure 3.11 - Etape de la démarche de modélisation
La figure 11 illustre notre démarche dans le contexte d’une entreprise souhaitant faire évoluer son organisation et son système d’information. La première étape de notre démarche est la modélisation de système existant. Elle consiste à obtenir le modèle « As-Is » qui décrit la situation existante de l’organisation et du système étudié. Ensuite, la deuxième étape de modélisation consiste à construire le modèle « As-Wished » du système étudié vers lequel l’entreprise souhaite se rapprocher. Enfin, l’étape de modélisation du système futur va permettre d’obtenir le modèle « To-Be » qui formalise l’organisation et le système d’information qui sera réellement mise en œuvre.
Chacune des étapes de modélisation est composée d’une phase de recueil des informations nécessaires qui vont permettre d’élaborer les modèles. L’étape de modélisation est finalisée une fois que les modèles obtenus sont validés par l’ensemble des personnes concernées par le projet et par le domaine étudié.
4.2.2 Acteurs de la démarche de modélisation dans les petites entreprises
Dans ce paragraphe nous proposons de sélectionner les acteurs de notre démarche de modélisation en tenant compte des caractéristiques et problématiques des petites entreprises. A la différence des grandes entreprises, les petites entreprises possèdent peu de niveaux hiérarchiques, le gérant et les principaux responsables des fonctions de l‘entreprise sont fortement impliqués dans le fonctionnement au quotidien de l’entreprise. De ce fait, nous avons fait le choix de les intégrer dans notre démarche de modélisation. La Figure 3.12 illustre l’organisation et la relation entre les groupes de travail qui participent au recueil des informations nécessaires à l’élaboration de notre jeu de modèles.
Figure 3.12 - Acteurs et groupes de travail de la démarche de modélisation Parmi les groupes de travail de la démarche de modélisation nous retrouvons :
Groupe de pilotage : ce groupe, constitué du gérant de l’entreprise et des responsables des différentes fonctions de l’entreprise, a pour tâche de valider les modèles présentés par l’animateur de la démarche modélisation. Il est présidé par le gérant de l’entreprise.
Animateur de la démarche de modélisation : il a la charge de mener les différentes phases de l’étude conduisant à l’élaboration des modèles. Le travail d’élaboration des modèles s’effectue en trois étapes. La première consiste à recueillir les informations auprès des acteurs interviewés. Ensuite, la deuxième étape consiste à interpréter ces informations et à les formaliser à l’aide de notre jeu de modèles. La troisième étape est une étape de correction et de mise à jour des modèles suite à leur analyse et validation par le groupe de pilotage.
Interviewés : ce groupe est constitué de tous les acteurs susceptibles d’être entendus interviewés afin de fournir les informations (Connaissances profondes) nécessaires à l’élaboration des modèles. Il est constitué du gérant de l’entreprise, des responsables des différentes fonctions et des autres acteurs qui rassemblent toutes les personnes susceptibles d’informer le groupe de projet ou d’être consultées sur des sujets particuliers. Il peut s’agir d’acteurs internes à l’entreprise tels que les opérateurs, les commerciaux sur le terrain ou encore des acteurs externes comme un prestataire informatique ou encore un cabinet d’expert-comptable.