Consultation restreinte des éditeurs

Dans la partie précédente nous avons vu comment le cahier des charges et la grille de réponse ont été construits. Dans cette partie, nous allons nous attacher à présenter en détail les principales étapes de la phase de consultation des éditeurs ERP. Nous verrons également comment et à quel moment seront utilisés le cahier des charges et la grille de réponse des éditeurs.

Le processus de consultation se décompose en plusieurs activités (Figure 4.19 ci-dessous):  Sélectionner les éditeurs aptes à participer à la consultation,

 Transmettre le cahier des charges et la grille de réponse des éditeurs,  Répondre aux demandes d’informations complémentaires,

 Organiser la visite dans l’entreprise pour les éditeurs qui le souhaitent,  Recevoir et traiter les réponses des prestataires,

 Effectuer une première sélection des éditeurs et les en informer,  Réaliser des jeux d’essai et un scénario pour les démonstrations,  Envoyer les jeux d’essai et le scénario aux éditeurs sélectionnés,  Organiser les démonstrations de l’ERP par l’éditeur,

 Sélectionner deux éditeurs pour la suite de la consultation,  Organiser la deuxième démonstration pour l’équipe projet,

 Contacter et rendre visite aux références des deux éditeurs sélectionnés,  Recevoir la proposition mise à jour des deux éditeurs.

3.5.1 Sélection des éditeurs et soumission du cahier des charges

L’étape de sélection des éditeurs pour la consultation s’appuie sur le tableau de synthèses des éditeurs présélectionnés réalisé lors de la veille du marché des ERP de la phase avant-projet. La consultation doit se limiter à dix éditeurs afin de ne pas rendre trop lourde la gestion du processus de consultation.

Le cahier des charges ainsi que la grille de réponse des éditeurs sont ensuite transmis aux éditeurs. Lors de l’analyse du cahier de charges les éditeurs sont susceptibles d’avoir besoin d’informations complémentaires. Pour cela l’entreprise doit se tenir disponible pour répondre aux questions des éditeurs soit par téléphone, mail ou de préférence par l’organisation d’une visite au sein de l’entreprise. Cette visite va permettre à l’entreprise d’évaluer le sérieux et l’intérêt pour le projet de la part l’éditeur.

3.5.2 Analyse des offres et sélection des éditeurs pour les démonstrations

Les éditeurs formulent ensuite une première proposition chiffrée en réponse aux besoins exprimés dans le cahier de charges. Les propositions sont analysées et comparées à l’aide du tableau de synthèse des éditeurs (Tableau 4.15) selon plusieurs critères. Leur présentation au groupe de pilotage permet de réaliser une première sélection de cinq ou six éditeurs pour la suite de la consultation. Le tableau facilite la comparaison et le choix des éditeurs par l’équipe projet.

Editeur ERP Contact Localisation Couverture Fonctionnelle Coût

... ....

3.5.3 Organisation des démonstrations

Les éditeurs sélectionnés sont ensuite convoqués pour une première démonstration de leur ERP. Pour cela l’entreprise leur transmet un jeu de données pour personnaliser la démonstration avec les données de l’entreprise ainsi qu’un scénario à suivre au cours de la démonstration (Figure 4.20). Le jeu de données va permettre à l’éditeur de rentrer des données de l’entreprise dans les fichiers de base de l’ERP de démonstration afin de la personnaliser et de rendre plus convivial cet exercice. Le jeu de données contient des informations liées aux produits, aux clients, aux fournisseurs, aux nomenclatures et tout autre élément permettant au groupe de projet de se projeter plus facilement lors de la démonstration. Le scénario impose à l’éditeur d’adapter sa présentation pour répondre aux spécificités de gestion de l’entreprise. Dans le cadre d’un projet ERP d’une petite entreprise, nous pensons judicieux de se focaliser lors de la démonstration sur les deux ou trois processus métiers importants pour l’entreprise.

Scénario Démonstration

5’ : Présentation rapide de la société : lieu du siège social, zone géorgraphique de prédilection, effectif, date

de création, nombre de clients en agro-alimentaire, les particularités de management de la société.

5’ : Ergonomie générale de l’ERP : les menus, les sous-menus, la navigation d’un menu à l’autre, les

fonctions des boutons d’actions, …

20’ : Présentation des tables : clients, fournisseurs, articles, tarifs avec une présentation des données

essentielles au projet dans chacune des fiches (ne pas présenter les particularités de gestion liées aux clients GMS par exemple,...).

1h : La prise de commandes :

 Saisie d’une commande client ,

 Présenter les notions de tarifs, de disponibilité de stock, de coûts de transport et de choix du transporteur,

 Présenter le Calcul des Besoins Nets et le suivi de la prévision,

 Faire les commandes d’achats fournisseurs jusqu’aux réceptions de commandes (impression des étiquettes colis ),

 Faire les ordres de fabrication jusqu’aux déclarations des lots/quantités de matières premières, emballages et produits finis correspondants (impression des étiquettes colis PF),

 Préparer la commande avec les terminaux code-barres depuis un bon de préparation de commandes papier à scanner,

 Transformer le bon de préparation en bon de livraison,

 Editer un listing de colisage pour le transporteur et faire l’interface avec les site internet des transporteurs (impression des étiquettes palettes),

 Réaliser un test de retrait-rappel d’un lot.

10’ : Les statistiques VENTES : présenter les statistiques déjà connues dans l’ERP puis expliquer la notion de

personnalisation possible via l’outil de traitement statistique que vous proposez.

20’ : questions diverses des utilisateurs sur des points sur lesquels ils souhaitent revenir ou visualiser si

nécessaire.

Il est important de ne pas effectuer la première démonstration en présence de l’ensemble de l’équipe projet afin de pouvoir aller plus loin dans celle-ci sans effrayer l’équipe projet avec une démonstration trop lourde et technique qui ne serait pas adaptée à leur niveau d’expertise. De plus le nombre d’éditeurs est encore important à ce stade du processus de consultation. Il faut compter environ une demi-journée par démonstration. Les petites entreprises ne peuvent pas se permettre de mobiliser l’ensemble de l’équipe projet pour une durée trop importante.

Suite à ces démonstrations, il convient de faire une évaluation des démonstrations des éditeurs et des ERP présentés. Cette évaluation sera ensuite intégrée à la matrice de choix de l’éditeur et de l’ERP que nous présenterons par la suite. Cette évaluation s’appuie sur les critères suivants :

 Qualité de la présentation,

 Respect du scénario (Fluidité du déroulement d’un processus),

 Niveau de personnalisation de la démonstration avec les données de l’entreprise,  Ergonomie générale de la solution (Navigation entre les fenêtres, clarté des menus),  Facilité d’exploitation,

 Facilité d’utilisation,  Convivialité de la solution,  Evolutivité de la solution,

 Réponse aux besoins fonctionnels.

A la suite de ces démonstrations seulement deux ou trois éditeurs sont sélectionnés pour effectuer la démonstration devant l’ensemble de l’équipe projet. Cette deuxième démonstration se doit d’être allégée. Il n’est plus nécessaire de détailler l’ensemble des possibilités fonctionnelles comme cela a pu être le cas dans la première démonstration. En effet, nous pensons que l’objectif de la deuxième démonstration est de montrer aux utilisateurs le fonctionnement global de l’ERP au travers du déroulement d’un processus simplifié actuellement maitrisé par les utilisateurs. L’enjeu de cette démonstration est important. En effet, les utilisateurs doivent pouvoir se projeter facilement dans l’utilisation future de la solution. C’est un élément à ne pas négliger lors du choix final de la solution car il conditionnera le niveau d’adhésion des futurs utilisateurs.

Au cours des démonstrations, de nombreux échanges ont lieu entre les éditeurs et l’équipe projet. De nouveaux besoins peuvent être identifiés, affinés ou au contraire supprimés. C’est pour cela qu’à la suite de cette démonstration avec l’équipe projet, il est judicieux de demander aux éditeurs de mettre à jour leur offre en tenant compte des informations remontées lors de ces échanges.

Dans l’attente des nouvelles propositions de la part des éditeurs, il est très intéressant pour l’entreprise de rentrer en contact ou de rendre visite aux clients référents des éditeurs afin d’aborder différents points qui nous semblent importants lors du choix d’un ERP et de son éditeur :

 Souplesse de négociation et d'échelonnement de paiement,  Respect du coût du projet,

 Respect du planning projet,  Réactivité en cas de besoin,  Proximité avec leurs clients,

 Coût de développement spécifique (Post cahier des charges),  Taux de satisfaction global.

Ces éléments d’évaluation seront également ensuite intégrés dans la matrice de choix de l’ERP. La phase de consultation est assez fastidieuse car elle demande aux acteurs du projet de se synchroniser pour avancer dans le projet. En effet, nous venons de le voir, il s’agit d’un échange permanent entre l’entreprise et les éditeurs. Les temps de préparation, d’analyse, de réponse sont assez longs pour les deux parties. De plus, nous avons vu précédemment que les acteurs du projet interne à l’entreprise sont très impliqués dans le fonctionnement opérationnel de celle-ci, ce qui ne leur permet pas de se rendre disponibles très souvent. Parmi les activités de cette phase de consultation, les démonstrations sont riches en enseignement et révélateur des valeurs que peuvent véhiculer l’éditeur. L’impact de la démonstration sur le choix de l’ERP n’est pas à négliger. Il est évident qu’un utilisateur qui assiste à la démonstration aura une préférence pour l’ERP qu’il aura trouvé le plus facile d’utilisation, le plus ergonomique ou même l’ERP dont l’éditeur aura eu une approche plus « terrain », plutôt que purement commerciale.