Cas d’application : Atelier du Piment
3. Présentation du projet ERP
Au cours du déroulement de la thèse, nous avons participé à de nombreux projets de développement de l’entreprise. En parallèle du projet ERP énoncé précédemment, l’entreprise a initié et mené à bien plusieurs projets visant à mettre à niveau les infrastructures et le système d’information de l’entreprise.
Le projet de refonte global du système d’information inclut :
La mise en œuvre d’un ERP pour centraliser toutes les fonctions clés de l’entreprise, Le remplacement de la solution comptabilité pour l’interfaçage avec le futur ERP,
La création d’un nouveau site de vente en ligne pour intégrer les commandes en ligne automatiquement dans l’ERP sans ressaisie de données,
La mise en place d’une nouvelle solution de vente directe pour la gestion des nomenclatures commerciales et la gestion multi site.
3.1 Les projets parallèles
Les projets annexes au projet ERP ont eu un impact sur la modélisation et le cahier des charges de l’ERP C’est pour ces raisons que nous les présentons rapidement dans le paragraphe suivant.
3.1.1 Modernisation et réorganisation des locaux
Historiquement, l’Atelier du Piment disposait de deux bâtiments distants. Le premier était dédié à la production, la transformation et l’activité logistique de l’entreprise. Le second était spécialement réservé à la vente directe et à la gestion administrative. Le projet de modernisation et de réaménagement des locaux concernait le bâtiment dédié à la production. De nombreuses modifications ont été réalisées en termes d’infrastructure. Cela a eu un impact sur l’organisation, les échanges entre les deux bâtiments. Ce projet comprenait :
Mise aux normes de la zone de transformation, Réimplantation de la zone de stockage,
Aménagement d’un bureau dédié à la logistique,
Aménagement d’un espace bureau dédié à l’administratif,
Création d’une infrastructure réseau et télécommunication (Baie de brassage, câblage du bâtiment, Bornes Wifi, Autocom).
Le projet de modernisation et de réorganisation des locaux a eu un impact important sur le projet de refonte du système d’information et notamment son architecture.
3.1.2 Choix et déploiement d’une solution de gestion des points de vente
Le projet de remplacement de la solution de gestion de caisses a été initié afin de répondre à plusieurs problématiques liées aux développements de la structure :
Gestion multi-sites (Nouveau magasin dans les locaux rénovés),
Gestion des nomenclatures commerciales (Lots de produits ayant des taux de TVA hétérogènes),
Gestion des droits d’accès (Responsable, Vendeurs référents, saisonniers), Etats statistiques complets.
Nous présentons brièvement ce projet car nous y avons rencontré des difficultés et problématiques similaires à celles rencontrées sur les projets ERP :
Manque d’expertise dans le domaine et le marché des solutions de gestion de points de vente,
Nettoyage et reprise des données,
Réflexion sur la structure des fichiers de bases pour l’interface avec le futur ERP, Etude du type d’interface
Elaboration d’une codification (articles, fournisseurs), Paramétrages de la solution,
Formation des utilisateurs,
Planification complexe de la bascule sur la nouvelle solution de gestion, Accompagnement des utilisateurs lors de la phase de démarrage.
Le choix de solution a été effectué en tenant compte des besoins de l’entreprise mais également sur le critère de la réactivité du partenaire en cas de problème. C’est pour ces raisons que le choix s’est porté sur un partenaire de proximité.
3.1.3 Chronologie des projets
Le Tableau 5.2 illustre dans le temps les différents projets de développement de l’entreprise
Modernisation des locaux Refonte du dite de vente en ligne Choix d’une solution de vente directe Choix d’une solution de comptabilité
Projet ERP Choix Implantation
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Tableau 5.2 - Chronologie des projets de développement de l’entreprise
Ce tableau met en évidence la complexité de mener en parallèle un projet ERP et un projet de modernisation des infrastructures. Les responsables ont été fortement sollicités pour mener à bien ces deux projets. Cet effort et la volonté de faire évoluer l’organisation et ses outils doivent permettre à l’entreprise de franchir un palier dans son cycle de développement. Le lancement de la phase d’implantation de l’ERP sélectionnée devrait intervenir dans le courant de l’année 2016.
3.2 Objectif du projet ERP
Le projet doit permettre à l’entreprise de se doter d’un ERP pour qu’elle conserve sa réactivité, sa souplesse et son efficience tout en structurant son organisation et sa gestion. La solution devra permettre de centraliser les données saisies au sein d’une base de données unique afin de la mettre à disposition des utilisateurs, permettre des suggestions d’actions, des accès aux informations rapidement et en toute autonomie. De plus, la couverture de l’ensemble des fonctions identifiées dans le périmètre du projet devra donner à l’entreprise le pouvoir de maitriser ses stocks et la traçabilité de ses produits.
3.3 Equipe de projet
Le projet a mobilisé l’ensemble des responsables de l’entreprise au moment des entretiens, de la validation des modèles, du cahier des charges et du choix des éditeurs au fil du processus de consultation.
Le gérant de l’entreprise : Ramuntxo Pochelu, La responsable administratif : Viviane Calvet, Le responsable production : Louis Pradille, L’assistante commerciale : Maddalen Coscarat, Le chef de projet : Clément Lacombe,
Conseil Extérieur : Sylvie Poncet (Centre de Ressources Technologiques Agrotec d’Agen). Nous avons fait le choix de demander conseil à un consultant externe afin de bénéficier de toute son expertise dans le domaine des ERP pour le secteur agroalimentaire. Sa prestation a été limitée à aider à structurer le cahier des charges et fournir des noms d’éditeurs pouvant faire partie de la première sélection.
3.4 Périmètre fonctionnel du projet
Lors de la phase d’avant-projet, nous avons identifié les fonctions qui seront concernées par le projet ERP. La Figure 5.2 illustre les fonctions identifiées:
Commercialisation Achats (Intrants) Gérer la Production (Transformation Conduite de culture
Gérer les achats
Gérer la logistique
Gérer les Ventes en ligne Gérer la Vente directe Gérer la comptabilité Traçabilité Gérer la qualité (Tracabilité) Gérer la relation client
Production Agricole Transformation Agroalimentaire
Gérer les Ventes
Figure 5.2 - Périmètre fonctionnel du projet
La refonte du système se fera en plusieurs phases. La première consiste à mettre en place l’ERP qui sera l’élément central de la nouvelle architecture et le connecter par des interfaces avec les solutions de gestion de l’entreprise. Dans une seconde phase qui n’est pas encore planifiée et donc hors projet, l’Atelier du piment informatisera la gestion de son activité agricole afin d’assurer un suivi et une traçabilité du piment tout au long des processus de production et de transformation.