Les processus transversaux à l’HEGP

4.1.5.1 Le processus de prescription médicale et de planification des rendez-vous

Le médecin, à partir d’une unité de soins, prescrit la demande d’actes dans DxCare en spécifiant le motif de sa demande, le jour et l’heure souhaitée pour le rendez-vous (RDV). C’est au médecin prescripteur d’initier le processus de prescription médicale. La démarche de prescription peut s’appuyer sur des protocoles déjà disponibles dans le système ; c’est une facilité qu’offre l’interface de prescription de Dxcare. Les secrétaires médicales au niveau du plateau médico-technique peuvent visualiser les demandes de RDV dans One Call et prendre en compte le motif de la demande pour planifier le RDV. Au besoin, les demandes sont transmises au médecin du plateau médico-technique pour avis. Une secrétaire planifie alors les RDV et vérifie que les demandes en attente ont été prises en compte. En même temps, les RDV planifiés alimentent le plan de soins infirmier dans DxCare. La validation infirmière de la prise de RDV envoie un message au logiciel de brancardage (processus support). Parallèlement, le service des archives a accès à One Call, ce qui lui permet d’imprimer la liste des RDV à venir. Les comptes-rendus sont saisis dans DxCare par les secrétaires sur la base de comptes rendus dictés par les médecins. L’infirmière valide l’administration des médicaments ou la réalisation des actes de soins dans Dxcare.

4.1.5.1.1 Le sous-processus de prescription des demandes d’actes d’imagerie

Pour un patient hospitalisé, le processus est identique à celui décrit précédemment mais lorsqu’il s’agit d’une demande d’imagerie, les demandes sont transmises non seulement à One Call mais également au logiciel d’imagerie RADOS. Si la planification est bien effectuée dans One Call, la demande est, dans un même temps, transmise à RADOS. Une fois l’examen réalisé, les comptes-rendus sont dictés dans RADOS ou saisis par la secrétaire. Les images sont distribuées via un serveur Web et disponibles dans le PACS. Le compte-rendu fait l’objet d’une validation électronique par le radiologue qui conditionne sa transmission à DxCare.

4.1.5.1.2 Le sous-processus de prescription connectée du médicament

Le médecin prescrit les médicaments dans l’outil DxCare en s’appuyant sur le Thériaque (ou le Vidal) et le livret thérapeutique de l’hôpital. La prescription alimente automatiquement le plan de soins de

DxCare. Grâce au dossier commun partagé, le médecin peut suivre en temps réel les prescriptions

saisies et visualiser les résultats d’examens et les séquences de dispensation médicamenteuse sur le plan de soins. Le pharmacien reçoit dans l’outil DxCare la prescription de médicaments qui peut être de forme sèche (gélule) ou de forme injectable (soluté). Il peut alors valider la prescription ou appeler le service en cas de difficulté. Les prescriptions de DxCare alimentent l’outil de gestion de la pharmacie Phédra. Le retour de la validation pharmaceutique est visible dans DxCare dans le module de prescription médicale et dans le plan de soins. L’infirmière administre le médicament puis valide l’administration dans DxCare. La prescription médicale est un processus réservé aux médecins uniquement.

4.1.5.1.2.1 Le circuit du médicament

La pharmacie doit faire face à des obligations réglementaires de plus en plus nombreuses qui renforcent le besoin d’une mise en place progressive de la dispensation nominative et la nécessité d’une traçabilité jusqu’au patient. Par conséquent, l’informatisation de la pharmacie, du circuit du médicament, de la traçabilité des médicaments dérivés du sang et des dispositifs médicaux stériles et de la traçabilité des produits sanguins labiles devient une nécessité pour :

• Garantir la mise œuvre des orientations du projet d’établissement; • Garantir la mise en pratique de méthodes de gestion plus performantes;

• Faciliter le respect des textes législatifs et réglementaires, tout particulièrement en matière de traçabilité.

A l’HEGP, la prescription d’un médicament suit un circuit obligatoire composé de sept étapes : quand le médecin saisit une nouvelle prescription de médicament, celle-ci alimente automatiquement le plan de soins de l’infirmière de DxCare (1). Puis, le pharmacien doit valider la prescription ou contacter le service de soins en cas de difficulté (ex. remplacement du médicament prescrit par un générique) (2). La prescription de DxCare alimente l’outil de gestion de la pharmacie Phédra (3). Le préparateur prépare les médicaments (4). Le retour de la validation du pharmacien est visible dans

DxCare (module de prescription et module du plan de soins) (5). Enfin, l’infirmière valide le

Figure 4.2 : Le circuit du médicament à l’HEGP

4.1.5.2 Le processus de planification d’un rendez-vous pour une consultation

Le patient ou un médecin téléphone pour prendre un rendez-vous. Deux cas sont possibles :

• Le patient n’est jamais venu dans l’établissement.

La secrétaire crée l’identité du patient dans IMS en indiquant son nom, son prénom, sa date de naissance, son sexe et son code postal. Les données sont automatiquement transmises à One Call. Le jour de son rendez-vous, le patient se présente à l’accueil et les informations le concernant sont vérifiées.

• Le patient est déjà venu dans l’établissement.

Dans ce cas, la secrétaire effectue une recherche dans One Call pour trouver le patient.

La secrétaire planifie le rendez-vous et complète un mémo. Il est demandé au patient de transmettre son ordonnance dès la prise de rendez-vous ou de se présenter avec l’ordonnance le jour de la

Pharmacie Unité de soins DxCare Acteur = Médecin Tâche = Prescription DxCare Acteur = Pharmacien Tâche = Validation Phédra Acteur = Préparateur Tâche = Préparation DxCare Acteur = Infirmière Evénement = Administration 1 2 3 7 4 6 5 Informatisé Dispensation (Transport par valise, tortue pneumatique) Validation de l administration Prescription

consultation. Les RDV sont modifiables dans le système. A partir de l’outil One Call, la secrétaire édite une convocation qui est adressée au patient avec la possibilité d’y joindre à la convocation un plan de l’hôpital. Le service des archives dispose de l’outil One Call en consultation (liste Web) ce qui lui permet de connaître la liste des dossiers à « sortir » et de les préparer 48h à l’avance. Le patient, une fois à l’HEGP pour son RDV, passe par l’accueil ou Pôle Médicaux Administratif (POMA). Au POMA, la secrétaire vérifie l’ensemble des informations du patient sur le système et s’assure qu’il est bien sur la liste de patients attendus dans DxCare. A partir de cette étape, le statut du patient dans

DxCare passe à « patient présent ». Lors de la consultation, le médecin peut prescrire des examens au

patient. L’activité entourant la prise en charge du patient est automatiquement remontée dans le logiciel de tarification (Gilda) et les secrétaires complètent les informations concernant l’activité dans

DxCare. Les comptes-rendus sont saisis dans DxCare par la secrétaire et validés par le médecin dans DxCare.