Description du système d’information clinique du CHUS .1 Contexte d’implantation du système ARIANE au CHUS .1 Contexte d’implantation du système ARIANE au CHUS

Dans le but de supporter ses processus cliniques par les TI, le CHUS a fait l’acquisition d’un système intégré de gestion informatisée des soins en octobre 1988 auprès de la compagnie Health Data Science Corporation. Ce système Ulticare, appelé système Ariane dans l’institution, est un système clé-en-main mais assuré d’un avenir évolutif et dynamique. Une stratégie d’implantation progressive a été

retenue pour implanter le système à travers les unités de soins. Les modules du service de l’accueil et du service de radiologie diagnostique ont été implantés en janvier 1990.

En juin 1990, la saisie d’ordonnances et la révision de dossier à partir de tous les postes d’unités de soins devinrent possibles pour les professionnels de la santé autorisés, en regard de l’admission, départ, transfert, et de la radiologie diagnostique.

En janvier 1991, le CHUS a implanté les modules des laboratoires de biochimie, d’hématologie, de microbiologie et celui de la médecine nucléaire, sauf quelques procédures en biochimie, la banque de sang et des analyses s’y reliant en hématologie. En juin 1991, l’hôpital a installé des terminaux aux chevets des malades à raison d’un par lit de bénéficiaire des soins intensifs, un pour deux lits de soins intermédiaires et un par chambre de soins aigus standards, pour faciliter l’entrée des premières procédures des soins infirmiers. En particulier, il s’agissait alors de la saisie des signes vitaux à relier à certaines ordonnances de laboratoire et éventuellement à la prescription de médicaments quand serait implanté le module de pharmacie. Au mois de mai 1992, on tenta d’implanter le module pharmacie qu’on a du cesser au bout de trois semaines à cause d’un temps-réponse dégradé et de fonctions non-remplies par le module à la satisfaction du CHUS.

A la suite de plusieurs réunions en novembre 1992, les temps de réponse étaient jugés généralement inacceptables tant par le groupe médical que par l’équipe Ariane. On nota une accumulation extrêmement importante de données non-révisées ou d’éléments à signer par les membres du groupe médical, qui fut portée à leur attention. L’équipe Ariane avait de son côté pris conscience d’insatisfactions nombreuses et souvent mal précisées par ailleurs par les usagers. Le comité directeur de l’implantation du système Ariane décida le 12 décembre 1992 de créer un sous-comité sur l’implication du groupe médical à l’implantation du système Ariane qui aurait pour mandat de « dresser un inventaire des avantages et inconvénients de l’utilisation du système Ariane, afin d’éliminer autant que possible les facteurs de rejet, assurer une participation accrue des médecins à l’élaboration du module de pharmacie et améliorer le service de support au groupe médical ».

Le 25 janvier 1993, les professionnels médicaux faisaient parvenir une lettre à la direction générale du CHUS dans laquelle ils faisaient part qu’ils ne souhaitaient pas l’implantation du module de pharmacie et ils déploraient principalement l’ajout de travail de secrétariat et la perte de temps

occasionné par l’utilisation du système Ariane dont le temps-réponse demeurait lent et non performant en particulier aux périodes de pointes. Il l’avisait que « si, dans un délai de deux mois, des correctifs satisfaisant les résidents ne sont pas apportés au système Ariane, ceux-ci prendront les moyens de pression jugés nécessaires, pouvant aller jusqu’au refus pur et simple d’effectuer les ordonnances de laboratoire sur les terminaux d’Ariane ». Il précisait que « les résidents via leur associations prendront donc contact avec la direction et l’équipe d’Ariane pour faire part de ces décisions et pour préciser avec eux les améliorations qui sembleraient nécessaires à la satisfaction des utilisateurs.

Le 4 février 1993, le directeur général par lettre à la direction de l’implantation du système Ariane ordonna la cessation de toute implantation nouvelle et la convergence de tous les efforts de l’équipe Ariane à régler la gestion du temps-réponse insatisfaisant et les inconvénients d’utilisation du système Ariane notés par le groupe médical. Entre temps, il avait annoncé à la communauté l’acquisition et le financement très prochain d’un rehaussement important du matériel informatique, devant permettre de retrouver à nouveau un temps-réponse acceptable.

Le 3 mars 1993, le président du comité des résidents sur l’utilisation d’Ariane au nom de l’exécutif de l’association médicale des résidents de Sherbrooke (AMReS) précisa dans une lettre à l’équipe Ariane et au directeur des services professionnels une liste de sept recommandations, qui de l’avis de celui-ci devait faire en sorte que pour les résidents « l’ordinateur » puisse « devenir un outil performant et satisfaisant ». C'est-à-dire « l’efficacité générale de l’ordinateur par rapport au temps-papier dans les différentes facettes de son fonctionnement ». Il terminait en précisant «qu’une assemblée générale sera tenue à ce sujet au début d’avril au cours de laquelle l’attitude future des résidents face à l’état actuel d’Ariane sera déterminé ».

Le 22 mars, le DSP faisait parvenir une lettre soulignant l’intérêt des recommandations reçues de l’AMReS, les mesures déjà prises à cet égard et la volonté ferme de la direction de trouver dans les meilleurs délais avec les résidents, des solutions pratiques à celle-ci.

Depuis, le système ARIANE a subit des évolutions applicatives et l’équipe informatique a pu mettre à disposition les mises à jours logiciel majeures tout en veillant à la bonne marche du système. Actuellement le système est détenu par la compagnie QuadraMed.

Ariane permet essentiellement une meilleure gestion de l’information dans le dossier patient durant les épisodes de soins. Il supporte aussi diverses activités cliniques au CHUS. Ariane se positionne comme un outil privilégié de gestion pour les cliniciens, véhicule des données essentielles à l’activité médicale et offre l’opportunité d’une gestion plus performante des épisodes de soins par tableaux de bord et autres outils de gestion décisionnelle. Les enjeux et les bénéfices sont nombreux tant pour le patient, le corps médical et le personnel des soins infirmiers. L’installation de terminaux d’ordinateurs dans les unités de soins, dans les chambres et points de consultation, permet une meilleure continuité des soins et une circulation plus rapide de l’information médicale requise pour optimiser les temps d’attentes et les temps consacrés aux patients et aux tâches cléricales. Par conséquent, les usagers du système de santé du CHUS peuvent recevoir les traitements nécessaires dans les meilleurs délais possibles.

La sécurité et le contrôle des accès demeurent une priorité constante pour le service informatique du CHUS. Les professionnels de la santé disposent d’une clé et d’un mot de passe personnalisé pour accéder au système. Une hiérarchie d’accès est associée à chaque clé. Seules les fonctionnalités du système qui concernent le profil métier de l’utilisateur lui sont accessibles.

La fusion des hôpitaux en 1995, a eu une incidence sur les stratégies de gestion de TI, en ce sens où cette fusion offrait l’opportunité de promouvoir l’intégration des données cliniques produites entre les sites de Fleurimont et celui de l’Hôtel Dieu, dans le but aussi d’améliorer davantage la qualité des soins disponibles. Plusieurs projets ont renforcé la volonté du CHUS à continuer ses efforts d’informatisation du système Au printemps 2002, le projet « Un dossier, une carte » a été lancé dans le but d’amorcer d’unifier et d’harmoniser les modes de pratique intersites. De nombreux efforts tentent à faciliter l’utilisation d’Ariane en intégrant des systèmes d’exploitation plus récentes, tels que Vista (version Windows) dans tous les centres d’activités des programmes clientèles des deux hôpitaux.

4.2.4.2 Le dossier patient commun au CHUS

ARIANE est le dossier patient commun au CHUS. C’est l’application principale qui supporte certains processus de production de soins. Le système est utilisé par les professionnels de la santé

(médecins, infirmières, auxiliaires, technologues, pharmaciens, etc.). ARIANE ne supporte pas l’ensemble des processus de production de soins, d’autant plus que, le SIC n’offre pas un SI spécifique pour supporter les processus de spécialités. ARIANE reste une composante essentielle pour les spécialistes pour s’informer, renseigner et déposer les résultats d’examens. L’intensité et la profondeur d’utilisation du système varie énormément selon les professionnels. Les fonctionnalités du système sont disponibles dans les unités. Des postes informatiques sont également disponibles dans les unités et services pour accéder au système. Le dossier médical informatisé est associé aux données administratives, cliniques, biologiques, aux images, aux paramètres vitaux, ainsi que des prescriptions de biologie et d’imagerie. Toutes ces informations sont stockées de façon définitive avec l’identification de la source d’information. Le système ARIANE fournit certaines fonctionnalités de saisies et de visualisation des données nécessaires à la prise en charge du patient au CHUS.