Problématiques de " haut niveau " : gestion et suivi de la production

En octobre 2004, nous avons réalisé des interviews auprès des différents pôles de Def2shoot pour recenser les besoins métier et les traduire en besoin outil. La liste des besoins exprimés par le pôle production, regroupant les directeurs de production et chargé de production, nous a permis d'identifier 4 grands besoins associés à la gestion et au suivi de production : la gestion des ressources, la planification et l'assignation des tâches, l'édition et la visualisation d'informations concernant la fabrication du film, et la génération de rapports sur l'état d'avancement de la production.

I.2.3.1. Gestion des ressources (humaines, matérielles, logicielles)

Dans les sociétés de production d'images numériques, beaucoup d'employés sont intermittents et circulent de projet en projet et de structure en structure. Pour les chargés de production, il n'est pas toujours aisé de trouver rapidement de la main-d'œuvre à la fois disponible et compétente sur des tâches et des logiciels spécifiques.



• avoir une liste complète et actualisée de contacts (externes et internes).

• accéder à un moteur de recherche de fournisseurs.

• visualiser une liste des ressources machines et logicielles de la société, avec leur disponibilité et leur coût horaire respectif, idem pour les ressources humaines, avec différents tris possibles.

• transmettre des besoins matériels au responsable des stocks/achats.

• transmettre des besoins en ressources humaines au responsable du recrutement.

• avoir un entretien avec les profits en cours de recrutement sur le projet.

• visualiser les factures et les notes de frais liées au projet.

• connaître la disponibilité de la salle et des ressources matérielles.

L'idée est donc d'intégrer une base de données de contacts dans le système d'information de la société. Cette base peut contenir des données très variées : coordonnées, disponibilité, compétences, tarifs, informations pour les démarches administratives (pour faciliter l'élaboration des contrats et les fiches de paie). Cette

Mais un inconvénient subsiste : il est difficile et fastidieux de la tenir à jour. Il faut aller sur Internet pour trouver des alternatives intéressantes : le site Graph.Xwiki⁵⁴, à l'initiative d'un infographiste français, regroupe une liste de contacts mise à jour par les graphistes eux-mêmes. Ce wiki⁵⁵ n'est pas un exemple en terme d'interface (manque de confidentialité, principe du wiki où tout le monde peut modifier le contenu, redondance des inscriptions) mais offre un premier aspect réjouissant de ce qu'il est possible de mettre en place.

Le site Graph.Xwiki

Le site Linkedin⁵⁶, devenu très populaire en quelques mois, regroupe lui aussi une riche base de données de contacts mais à un niveau international et non spécifique à notre métier :

54 http://graph.xwiki.com

55 Wiki : système de gestion de contenu de site Web qui rend les pages Web librement et également modifiables par tous les visiteurs autorisés. On utilise les wikis pour faciliter l'écriture collaborative de documents avec un minimum de contraintes.

(source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Wiki)

56 http://www.linkedin.com

Le site LinkedIn

La fiche d'un inscrit contient un Curriculum Vitae détaillé mais surtout sa liste de relations. L'originalité de ce site repose en effet dans un principe de modélisation des relations professionnelles : qui connaît qui ? qui a travaillé avec qui ? Il devient simple de passer par une de ses connaissances pour rentrer en contact avec une autre personne ou encore de recommander une personne ou de se faire recommander, en bref élargir son réseau. Si l'outil en lui-même est pratique (notamment comme base de données pour un directeur de production, pour la mise à jour des mails ou pour reprendre contact avec d'anciens collègues), on peut tout de même reprocher au site sa vision finalement commerciale des relations de travail. Il

par intérêt professionnel, les personnes n'existant finalement qu'à travers leur carnet d'adresses. L'outil permet aux chargés de production d'accéder à une base de données de ressources humaines riche, mais une vision plus spécialisée, comme celle du site GraphXwiki, avec par exemple les bandes démo associées, nous semble plus pratique.

Pour les ressources matérielles et logicielles, on a aussi tout intérêt à intégrer les données au sein du système d'information. Elles serviront principalement au département de la maintenance informatique. Ce pôle technique nous a aussi exprimé ses besoins lors de l'audit interne d'octobre 2004 :



• avoir une base de contacts de fournisseurs ou accéder à un moteur de recherche de fournisseurs.

• accéder à une liste des ressources matérielles avec leur date d'achat, le numéro de la facture, leur durée de garantie... Pouvoir mettre à jour cette liste.

• actualiser une base de données des ressources matérielles, des seuils de réapprovisionnement, ajouter des ressources, être averti si les limites sont atteintes.

• visualiser les postes à venir.



• actualiser et compléter la liste des ressources machines: configuration matérielle et logicielle.

• entretenir un journal de bord des anomalies et des interventions sur le parc.

• entretenir une visualisation du positionnement des machines, des réseaux .

• avoir un système de file d'attente dans la gestion des interventions sur le parc.

Par ce recensement des besoins métiers, on identifie les données à intégrer au système d'information et les flux d'informations. Ici, le responsable des stocks et des achats de matériel informatique et de logiciels a principalement besoin d'un système d'inventaire incluant de nombreuses données. Par exemple, pour une pièce informatique :

type identifiant marque date d'achat garantie poste ...

Pour un logiciel :

nom éditeur N° de licence date d'achat date d'expiration poste ...

Il faut prévoir dans l'interface de saisie la possibilité d'ajouts/modifications multiples.

Ensuite, on doit intégrer dans le système d'information la notion de "poste de travail". On peut définir le poste de travail comme le regroupement d'une configuration matérielle et logicielle en une unité fonctionnelle et utilisée en production. On peut l'identifier par différentes données :

nom (sur le réseau) adresse ip localisation géographique utilisateur configuration

Pour le responsable de la maintenance informatique, on pourra créer une base d'interventions :

date poste utilisateur problèmes interventions état résolu le

Ce journal de bord permet de détecter des anomalies récurrentes. Il représente une base de connaissance de résolutions de problèmes techniques.

La gestion des ressources matérielles s'étend à la gestion des supports du département des entrées/sorties⁵⁷ qui doit entretenir ses stocks de supports vierges (cassettes BetaSP, BetaNum, VHS, Umatic, DVD et CD).

I.2.3.2. La planification des ressources et l'assignation des tâches

Lorsque le studio de production d'images numériques est contacté pour un projet, quelques personnes (souvent des dirigeants, épaulés de responsables de projet internes qui connaissent donc bien les méthodes du studio) entreprennent une première analyse technique pour estimer le coût de la fabrication et élaborer un devis pour le client. Quand le projet démarre, un planning global a déjà généralement été convenu avec le client pour situer les grandes étapes : livraison des premiers éléments, séances de validation, finalisation.

À partir d'un dépouillement plus précis, les directeurs ou les chargés de production doivent planifier le travail dans le temps imparti. À ce jour, nous ne connaissons pas d'outil de planification véritablement dédiés à la production d'images numériques. L'utilisation des tableurs est très répandue car leur mode de visualisation possède un côté pratique et léger. Cependant, le tableur est avant tout un outil de calcul et ne répond pas à tous les besoins d'une planification : il ne gère

pas les enchaînements de tâches ni les dépendances (devoir attendre la validation de telle tâche pour passer à la suivante), et n'assiste en rien ce difficile travail d'organisation de la production. D'autres logiciels, plus spécialisés, existent : MS Project, Planning PME, Proscope... mais manquent pour la plupart de souplesse ou de fonctionnalités pour être employés dans notre domaine. Nous avons peu approfondi nos recherches sur ce type d'outil mais il s'agirait sans doute d'un besoin important pour les gestionnaires.

Planning prévisionnel réalisé sous Excel

L'élaboration du planning prévisionnel permet ensuite d'attribuer le travail aux graphistes, ou bien aux responsables de département qui répartiront eux-mêmes les tâches au sein de leur équipe.

A Chaman, nous avions développé plusieurs pages-outils intégrées à Alienbrain. Certaines pages étaient dédiées au responsable de département pour visualiser les plans à valider. La page ci-dessous était destinée au directeur du département de motion capture. Ce dernier pouvait visionner les images (RAM PLAY) puis valider le plan ou bien le renvoyer à l'infographiste (RETAKE⁵⁸) avec un

58 Retake : retouche.

commentaire de modification. Des pages similaires étaient conçues pour les responsables de l'animation et de l'éclairage.

Page du responsable de la capture de mouvement

Réciproquement, les infographiste accédait à une page qui listait leurs plans à faire. En sélectionnant un plan à faire, il obtenait des informations sur ce plan comme par exemple, la durée, le nombre de groupes de personnages pour la création de la foule, le temps de fabrication prévu par le planning, la date de mise en fabrication, un lien vers une visualisation vidéo du plan, les commentaires des réalisateurs, et les références lumière de la séquence correspondante. On trouvait aussi un lien vers le dossier où ranger les fichiers pour la validation et un système de RAM PLAY pour vérifier ces images. L'infographiste pouvait ensuite ajouter un commentaire avant d'envoyer son plan en validation en cliquant sur un bouton.

Pages des infographistes de la capture de mouvement

Avant le développement de la plate-forme interne de gestion de projet FOAM, l'équipe de recherche et de développement de Def2shoot a mis en place, sur Alienbrain, un système d'assignation et de visualisation de tâches similaire, mais sous la forme d'un tableur éditable. Cet outil, Tasklist ou TodoList (liste des tâches à faire), avait pour simple objectif de montrer à chaque graphiste les tâches qu'il devait accomplir dans les jours à venir. L'outil permettait aussi de signaler le degré d'urgence, la date butoir, ou encore des commentaires (un brief du réalisateur par exemple). On pouvait aussi rattacher des liens vers des fichiers (comme des fichiers de design s'il s'agit d'une tâche de modélisation). Un bouton terminé permettait de signaler à la production l'accomplissement du travail.

Interface de la tasklist pour les graphistes

La tasklist était remplie par les chargées de production, qui en retour pouvaient lister les tâches terminées et prêtes à être validées.

Interface de la tasklist pour les chargés de production

L'outil Tasklist a ensuite été redéveloppé sur la plate-forme FOAM. Il est relié, entre autres, à la gestion des rendus, et signale si le rendu du plan est en cours ou achevé. Sur la série Bravo Gudule, FOAM gérait l'enchaînement automatique des étapes de rendu et de compositing. La tasklist FOAM tenait informée de l'évolution des étapes et permettait de tout contrôler et vérifier (système de visualisation vidéo) sous la même interface.

L'inconvénient des outils d'assignation de tâches est qu'il faut un certain temps pour les remplir et les mettre à jour. On ne peut pas non plus se permettre de les utiliser " à moitié ". Nous nous sommes rendue compte que de tels outils étaient pratiques sur de gros projets comme les séries ou les long-métrages mais beaucoup moins intéressants sur la fabrication des publicités car le rythme est tellement soutenu que les chargés de production ne trouvent pas le temps pour le mettre à jour.

I.2.3.3. L'édition et la visualisation d'informations sur le film Les informations sur le film, issues du dépouillement du scénario, du storyboard, ou de diverses réunions, doivent être transmises à l'équipe. La numérisation des informations permet une diffusion à la fois uniforme, facilement consultable et modifiable par tous. La plate-forme logicielle collaborative doit donc proposer ce système d'édition et de visualisation d'informations, adapté aux besoins des infographistes et de la production.



• centraliser toutes les informations liées à la fabrication du film.

• récupérer les informations issues du dépouillement du projet : budget alloué au projet, analyse et choix techniques,...

• visualiser et imprimer des planches de vignette (Story board ou évolué) avec des informations accolées.

• avoir un système de regroupement d'informations par family group (par exemple, tous les plans avec le même set d'éclairage...)

• avoir un récapitulatif de production contenant le nom du projet, les dates de début et de fin de projet, les intervenants (externes et internes),... Avec un détail du planning réel sur les différentes tâches et surtout sur la finalisation, ainsi qu'un détail des sorties effectuées (récapitulatif labo).

À Def2shoot, nous avons mis en place une page InfoPlan intégrée à Alienbrain, listant des informations sur le plan sélectionné : en fonction de la sélection de l'explorateur Alienbrain, la page s'actualisait et récapitulait toutes les informations utiles à la fabrication. Voici quel genre de données pouvait apparaître :

durée du plan durée des poignées image de début image de fin

Caméra fixe ou animée type de cadrage description du mouvement focale transition in/out

Lorsque le plan contient des images en prise de vue réelle, d'autres données importantes doivent être signalées, comme par exemple les données recueillies lors du tournage⁵⁹, ou encore la distinction entre les effets à faire en 3D et les effets filmés. Sur le film L'Empire des loups, Infoplan précisait aussi la taille des images à rendre car le besoin variait d'une séquence à une autre.

Ce que l'on constate, c'est que les informations à afficher ne sont pas figées. D'un projet à un autre, une information importante peut être mise en avant.

L'outil doit donc être suffisamment souple pour proposer des nouveaux champs de valeur.

D'une société à une autre, on retrouve des outils similaires dans le fond.

Par exemple, ci-dessous, la présentation des informations sur le film Immortel, la femme piège fabriquée par la société Duran-Duboi. On y trouve des informations propres au film : présence des acteurs, commentaire du réalisateur Enki Bilal, etc.

Une fiche plan de la société Duran

A Def2Shoot, l'outil InfoPlan est rapidement devenu InfoElement : en fonction de la sélection dans l'arborescence Alienbrain, InfoElement donnait des informations sur le plan, la séquence, ou la version⁶⁰, ou encore sur le film.

59 Cf. II.2.3.3. La récupération des données.

60 Dans l'arborescence des projets, une version pouvait correspondre à l'épisode d'une série, ou bien à la déclinaison d'une

Exemple d'informations propres à la séquence :

nom résumé lieu ambiance lumineuse références lumière nombre de plans

Exemple d'informations sur le film :

titre format d'image (PAL, HD ...) listing de l'équipe nombre de séquences ...

L'un des points importants pour ce type d'outils est de faciliter au maximum le système d'édition ou de mise à jour pour les gestionnaires. Par exemple, il doit être aisé d'effectuer une modification identique sur plusieurs plans simultanément. Il faut donc privilégier une interface d'édition sommaire, mais pratique, par exemple sous la forme tableur.

L'avantage de regrouper au sein du même logiciel les différents outils exposés jusqu'à présent – inventaire de ressources, Tasklist et InfoElement - est de pouvoir les lier entre eux. Par exemple, lorsqu'un utilisateur sélectionnait l'une de ses tâches de la Tasklist, la page InfoElement s'actualisait automatiquement pour donner les informations du plan lié à la tâche.

I.2.3.4. Les outils de suivi, de reporting, d'analyse

Pour établir rapidement un état des lieux de la production, les gestionnaires ont besoin d'outils de reporting et d'analyse.



• avoir un récapitulatif (hebdomadaire, mensuel, de telle date à telle date, depuis le début du projet...) Du temps prévu/réel passé par graphiste sur leur projet.

• visualiser, à un temps donné, rapidement et clairement l'état d'avancée de la fabrication : les tâches assignées, les ressources employées, les états de validation. Être averti lorsque les délais prévus approchent où sont dépassés.

• avoir un récapitulatif de production contenant le nom du projet, les dates de début et de fin de projet, les intervenants (externes et internes),... Avec un détail du planning réel sur les différentes tâches et surtout sur la finalisation, ainsi qu'un détail des sorties effectuées (récapitulatif labo).

• avoir un système de regroupement d'informations par family group (par exemple, tous les plans avec le même set d'éclairage...)

A Chaman, nous avions créé nos propres petits utilitaires sous Alienbrain pour suivre l'avancée du projet. L'un des outils les plus pratiques consistait en un moteur de recherche par conditions. Par exemple, le gestionnaire pouvait désirer :

"tous les plans de la séquence 18 en cours d'animation" ou "tous les plans avec de la motion capture et dont l'étape d'animation est en retake", etc. Le résultat apparaissait sous la forme d'un tableau avec par exemple, pour chacun de ce plan le nom de l'animateur, la durée du plan, etc., bref, on pouvait combiner les résultats à volonté et puis imprimer. Rapidement, les gestionnaires ont eu besoin d'une pages permettant un récapitulatif global de l'état d'avancement de la production (planche 7). On pouvait obtenir un aperçu de l'avancée du film sous la forme d'un graphique à barres exprimant le pourcentage d'avancement pour chaque étape, ou encore des tableaux plus détaillés marquant l'avancement d'une semaine sur l'autre avec le nombre de plans à faire, en cours ou en retake.

Semblablement, à Def2shoot, un directeur de production nous a demandée un bouton pour effectuer des rapports sous la forme de tableur (Exel) en associant les informations de l'outil TaskList et de l'outil InfoElement. Les étapes en abscisse et les plans en ordonnée, avec un système de couleur pour signaler l'état d'avancement permettaient de voir en un coup d'oeil l'état de la production :

Report des informations de la TaskList sur Excel