Premières étapes recommandées en vue de la conception d’un système d’information sur

la conception d’un système d’information sur les

ressources humaines

L’élément le plus important dont il faut se souvenir au tout début de la conception d’un SIRH est le fait que, de même que les ressources humaines sont une com-posante d’un système de santé (3), le SIRH est un élément constitutif du système d’information sanitaire complet. Et tout comme chaque aspect du système de santé (prestation de services institutionnels ou de proximité, disponibilité de produits médicaux, finance-ment et administration) contribue au succès des agents de santé et que les agents de santé influent sur le fonc-tionnement du système, il existe une interdépendance essentielle entre le SIRH et les autres composantes du système d’information sanitaire. Dans un système d’information sanitaire bien développé et complet, le SIRH fera autorité auprès des autres composantes en tant que source de données sur les RHS. D’où le rôle essentiel du SIRH pour l’intégrité et le succès de l’en-semble du système de santé.

L’élaboration et le renforcement du SIRH se déroulent en principe en cinq étapes principales fondées sur la participation (Figure 9.1). Un groupe dirigeant d’acteurs concernés, ou un groupe spécial national incluant les principaux acteurs concernés et coiffé par le ministère de la santé, est d’abord constitué, et les principales questions soulevées par la politique des RHS sont défi-nies. Le personnel technique du SIRH procède ensuite à l’évaluation des besoins pour déterminer l’infrastruc-ture existante (par exemple les réseaux en place, la connectabilité à l’Internet, les logiciels) et les données déjà recueillies par les différents ministères, conseils et autres organisations. Une fois convenues les ques-tions et les infrastructures par le groupe des acteurs concernés, des solutions adaptées devront être trou-vées pour que les logiciels des SIRH répondent aux principales questions liées à la politique et à la gestion

des personnels de santé de chaque pays. Il pourra en résulter soit une solution intermédiaire soit un système bien développé (à composantes multiples) capable d’apporter aux administrateurs et aux décideurs l’appui dont ils ont besoin pour utiliser et analyser efficace-ment les données et prendre des décisions sûres, en connaissance de cause. Au stade de l’utilisation des données, l’attention porte sur la manière dont les don-nées sont effectivement utilisées pour la prise des décisions. Tout au long du processus, la formation et le renforcement des capacités de l’équipe du pays qui pourra ainsi, à l’avenir, soutenir, utiliser et améliorer par elle-même le système, assureront la pérennité et l’amé-lioration continue du SIRH.

9.2.1 Constituer un groupe dirigeant d’acteurs concernés

Le succès de la mise en oeuvre d’un SIRH passe par sa capacité à répondre aux besoins qui existent dans le pays. La création d’un groupe dirigeant incluant tous les principaux acteurs concernés qui produisent et utilisent des informations sur les RHS contribue à la focalisation du SIRH sur les besoins du pays. Ce groupe démarrera, dirigera et encadrera toutes les activités ultérieures liées au renforcement du SIRH. Le groupe dirigeant d’acteurs concernés dote les parties prenantes des moyens nécessaires pour concevoir un SIRH qui répond à leurs besoins, assure l’adhésion au système et renforce les capacités requises pour sou-tenir, utiliser et améliorer le SIRH. L’association des principaux acteurs concernés présente en outre l’avan-tage d’ouvrir la communication entre des groupes de

personnes qui n’ont pas coutume de se réunir, ce qui facilite la collaboration et l’échange de données entre ces groupes.

Le groupe dirigeant d’acteurs concernés doit com-prendre des spécialistes de la planification et de la production des personnels de santé, et des systèmes d’information. La première réunion devrait débou-cher sur la définition du mandat du groupe (direction, membres, responsabilités, mission, fonction et tâches) et des principes de fonctionnement des réunions (éga-lité des membres, nécessité d’entendre l’avis de tous les participants et nécessité d’un consensus pour la prise des décisions).

Après l’adoption du mandat et des principes opéra-tionnels, le groupe est prêt à entamer la définition des principales questions relatives aux RHS appelant une réponse et des indicateurs qui seront utilisés pour suivre la situation des personnels de santé au moyen du SIRH, et à examiner les aspects liés à la confidentialité et la propriété des données, et aux politiques d’échange de données. Il est indispensable que le pays recense et s’approprie ces questions pour assurer le succès de son SIRH et s’assurer qu’il est effectivement utilisable.

Une fois ces questions définies, le groupe continuera de se réunir régulièrement pour orienter le développe-ment de l’infrastructure, la programmation, la saisie de données, l’établissement de rapports et l’utilisation des données aux fins du processus décisionnel. Il est par-ticulièrement important que les questions concernant la confidentialité et la propriété des données soient examinées dès le début car ce ne sont pas là des Figure 9.1 Cadre pour l’institutionnalisation d’un système d’information sur les ressources humaines

D’après : Capacity Project (1) Évaluer et

renforcer l’infrastructure

informatique Créer un groupe

d’acteurs concernés

Former les acteurs concernés à la prise de décisions étayées

par des données

Définir les principales questions liées à la

politique des RHS

Données pour :

• la planification

• la gestion

• la politique générale Approche

SIRH ?

Solution bien développée complète

Participation, formation et adhésion continues des acteurs concernés Solution intermédiaire

Résultats

considérations habituelles dans le cadre d’un système utilisant des données imprimées mais elles peuvent avoir des conséquences graves si on omet de prévoir et d’instituer d’emblée les sauvegardes nécessaires.

De nombreux acteurs concernés sont associés. Les ministères, les organes d’enregistrement ou de certi-fication ou chargés de la délivrance des permis, les organisations privées et d’autres acteurs concernés travaillent de concert à la mise en place d’un SIRH bien développé et complet qui suit le parcours des profes-sionnels de la santé depuis le début de leur formation jusqu’à ce qu’ils cessent d’exercer. Selon l’étendue du développement du SIRH, il pourra être nécessaire d’in-clure dans le groupe dirigeant des employés de sites institutionnels de prestation de services pour veiller à l’exactitude des données au niveau individuel et assu-rer leur accès aux informations requises (par exemple, le versement direct de leur traitement sur leur compte bancaire). A tout moment, l’essentiel est le renforce-ment de l’adhésion au SIRH et des capacités.

9.2.2 Développement de l’infrastructure

Malgré l’élan souvent imprimé par le groupe dirigeant des acteurs concernés, l’expérience montre qu’aucun pays n’est jamais prêt d’emblée à établir un SIRH com-plet et bien développé. Le renforcement du système d’information suivant des étapes planifiées apporte des avantages rapides sans surcharger l’infrastructure nécessaire pour soutenir le système. Les enquêteurs et les administrateurs, le personnel d’appui technique et les décideurs doivent être formés à chaque étape, se familiariser avec le nouveau système avant d’abor-der l’étape suivante le moment venu. Une formation est notamment indispensable pour l’actualisation des nouvelles informations à chaque étape de la vie pro-fessionnelle (par exemple la formation préalable, les nouvelles affectations, les réaffectations, les migra-tions, les départs à la retraite, les décès).

L’amélioration de l’infrastructure informatique exis-tante est en général rapide et elle entraîne souvent une hausse de l’efficacité et de la productivité. Les amélio-rations proposées concernant l’infrastructure devraient reposer sur une évaluation technique et envisager des solutions économiques de nature à relever rapi-dement mais sensiblement le niveau des systèmes et des processus existants. Au nombre des améliorations recommandées pourraient figurer l’achat d’ordina-teurs pour les agents appelés à saisir ou consulter des données dans le système, l’amélioration des logiciels et des outils employés, l’augmentation de la capacité de stockage des données, le développement de la connexité pour la transmission de données et l’exten-sion des services d’appui technique.

9.2.3 Étapes de la mise au point du SIRH

Selon leur forme, les systèmes d’information sur les RHS existants peuvent être renforcés en plusieurs étapes itératives. Une solution intermédiaire peut être appliquée pour la gestion des données sur les RHS en attendant que le système soit pleinement développé.

On peut recourir à des solutions intermédiaires pour permettre au ministère ou à une autre organisation de commencer sans délai à saisir et gérer ses propres données RHS. Celles-ci pourront ensuite être aisément intégrées dans la solution développée lorsqu’elle sera disponible et que l’utilisateur sera prêt à l’appliquer.

Là où il n’existe qu’un système de données imprimées, un registre électronique pourra être mis en place. Là où il existe déjà un registre électronique, on pourra établir une base de données simple. Là où il existe une base de données simple, celle-ci pourra être progressive-ment consolidée ou étendue. Il se peut par exemple que la base de données courante repose sur un sys-tème si obsolète et si peu fiable que les responsables ne puissent se servir des résultats. Une solution inter-médiaire particulièrement utile consiste à élaborer un bref formulaire d’enquête qui permettra de recueillir un minimum d’informations exactes sur les agents de santé au niveau de l’établissement et d’enregistrer ces données. Ces données pourront servir à actualiser les bases de données et à rendre le système à nouveau opérationnel. Une autre solution intermédiaire impor-tante peut être la définition d’un SIRH tenant compte des sexospécificités.

L’objectif d’une telle méthode itérative de renforcement est de veiller à ce que chaque programme national ou organisationnel puisse tirer parti rapidement du renforcement d’un SIRH quelles que soient les res-sources disponibles. Le fait de procéder par itération réduit aussi l’impact de trop gros changements en un trop court laps de temps tout en assurant que chaque étape conduit à la solution bien développée et com-plète visée.

Lorsqu’une organisation ou un pays est prêt et que l’in-frastructure appropriée et les systèmes d’appui sont en place, un ensemble complet de logiciels bien déve-loppés peut être appliqué pour suivre attentivement le parcours des prestataires de services de santé quali-fiés depuis le début de leur formation jusqu’à ce qu’ils cessent d’exercer leur profession de santé. Quatre composantes sont nécessaires pour s’atteler aux questions les plus critiques concernant la planification, la production et la gestion des personnels de santé :

• Titres requis. Cet élément est utilisé pour recueillir et regrouper les données sur les prestataires de services de santé qualifiés et il accélère l’établis-sement de formulaires courants, tels les titres et

autorisations d’exercer ou les fiches portant les résultats des examens professionnels, précédem-ment remplis manuelleprécédem-ment. Cet éléprécédem-ment devrait être détenu par l’autorité chargée de la délivrance des permis ou certificats pour un groupe d’agents de santé, tels les médecins ou le personnel infir-mier. Dans la plupart des pays, il s’agit de conseils d’administrations ou de réglementation. Ces don-nées sont essentielles pour les autorités chargées du recrutement dans tout le pays qui peuvent ainsi s’assurer que seuls des personnels de santé profes-sionnels compétents sont recrutés, compte tenu de l’existence de documents imprimés falsifiés dans de nombreux pays.

• Administration. Cette composante suit les infor-mations détaillées concernant les personnels de santé employés par le ministère de la santé, un éta-blissement de soins du secteur public comme un hôpital, ou un site de prestation de soins du secteur privé dans le pays. Outre des informations relatives à l’affectation d’un agent de santé, elle peut inclure d’autres données pertinentes concernant notam-ment l’appréciation des performances, les mesures disciplinaires, le départ à la retraite, le changement d’emploi et la rémunération.

• Éducation et formation. On distingue deux com-posantes principales relatives à la formation : i) les études précédant l’entrée dans la vie professionelle, niveau et domaine d’études conduisant au diplôme requis pour l’exercice d’une profession de santé ; et ii) la formation continue ou en cours d’emploi, qui actualise les connaissances, la pratique et les com-pétences professionnelles de chaque prestataire de services de santé. La formation continue peut être nécessaire pour maintenir la validité du permis d’exercer dans certains pays. Ces deux éléments concernant la formation peuvent être inclus dans les systèmes liés aux titres ou à l’administration et ils peuvent aussi constituer des systèmes autonomes, selon les besoins d’un pays.

• Planification. Cette composante utilise des don-nées provenant de tous les autres systèmes et des applications de modélisation statistique pour dres-ser un tableau complet de l’effectif des personnels de santé du pays et permettre de projeter les moda-lités de l’évolution future de cet effectif (sur la base d’influences connues comme l’âge du départ à la retraite, le nombre d’agents de santé qualifiés entrant chaque année dans la population active, les taux d’attrition, les changements démographiques, les normes de dotation en personnel, les schémas de morbidité et d’autres facteurs). L’élément pla-nification et modélisation du SIRH peut aider les décideurs à évaluer leurs besoins en personnels de santé et à prendre des décisions qui répondront effectivement à ces besoins.

Ces quatre éléments peuvent constituer collectivement une puissante chaîne de réaction pour l’analyse, la pla-nification et la gestion des ressources et des besoins liés aux personnels de santé. Si les quatre compo-santes utilisent la même programmation de base, la même architecture pour les bases de données et les mêmes systèmes informatiques d’appui, dès lors que l’une d’elles est entièrement mise en oeuvre, les autres peuvent y être adjointes, et ce à moindres frais.

Chacun des quatre systèmes peut être utilisé indépen-damment ou intégré dans des logiciels préexistants pour apporter une solution sur mesure adaptée au contexte national, comblant les lacunes que les sys-tèmes en place peuvent avoir laissées (1).

9.2.4 Encourager l’utilisation des données pour une prise de décisions efficace

Un SIRH devrait avoir pour objectif principal de promou-voir une meilleure utilisation des données afin d’assurer que des décisions efficaces sont prises pour résoudre les problèmes quotidiens et influer de manière posi-tive sur les politiques et les pratiques liées aux RHS.

Cependant, on peut difficilement attendre d’un petit nombre de personnes penchées sur des rapports qu’elles prennent des décisions fiables et contrai-gnantes. L’utilisation des données pour une prise de décisions efficace suppose la participation active d’un large éventail d’acteurs concernés travaillant de concert. Une bonne connaissance du contexte dans lequel les données sont utilisées pour la prise des décisions est en outre indispensable.

Au lieu de confier à un consultant extérieur le soin de fournir un programme de formation prêt à l’emploi pour l’utilisation des données aux fins de la prise des décisions, par exemple, tous les acteurs concernés nationaux devraient s’interroger sur la manière dont ils utilisent les données maintenant, à titre individuel et au niveau de leur organisation, et se demander quels facteurs sont importants dans leur contexte pour l’uti-lisation efficace des données. Exemples d’approches employées dans des pays pour améliorer l’utilisation des données aux fins de la prise des décisions :

• cartographier l’utilisation des données à l’appui d’une décision, pour procéder ensuite à des études de cas sur l’utilisation pratique des données ;

• donner la possibilité aux décideurs de faire l’expé-rience de la prise de décisions critiques pour les aider à renforcer leurs capacités en utilisant des données réelles dans des situations réelles ;

• améliorer la communication entre utilisateurs des données ;

• trouver et saisir des occasions d’améliorer l’échange de données entre divers niveaux de l’organisation et avec d’autres acteurs concernés.

9.2.5 Comment assurer la pérennité et l’amélioration continue du système

Un système d’information doit être constamment sou-tenu et amélioré pour conserver une utilité et une pérennité optimales. Selon le contexte et les besoins du pays, les stratégies favorisant la pérennité incluent la collecte ininterrompue de l’avis des acteurs concer-nés au sujet de l’évolution des besoins en matière de données et des nouvelles améliorations adap-tées à ces besoins. L’association précoce des acteurs concernés à la conception et à la mise en oeuvre ulté-rieure du SIRH favorise leur adhésion au système.

Dans ce cadre, le renforcement du SIRH doit notam-ment passer par la formation des décideurs et des acteurs concernés à l’utilisation et l’analyse efficaces des données pour qu’ils prennent des décisions sûres, en connaissance de cause. De plus, la formation des enquêteurs, du personnel d’appui au système et des administrateurs du système contribue à l’amélioration de l’infrastructure technologique, de la qualité et de l’intégrité des données. La qualité des données est pri-mordiale et il faut insister sur ce point à chaque étape du processus, depuis la collecte jusqu’à l’analyse et l’interprétation des données.

Seules des données exactes et complètes peuvent étayer la prise des décisions. La normalisation des for-mulaires de collecte des données et de codage peut faciliter l’utilisation et la validité interne. Les mesures prises pour réduire au maximum les erreurs de saisie lors du transfert de données imprimées sur des for-mulaires électroniques peuvent en outre contribuer à améliorer la qualité des données. La double saisie, à savoir l’entrée d’informations dans une base de don-nées électronique en deux temps par deux personnes différentes, peut réduire les erreurs de saisie car, en cas de différence entre les données, on se réfère au document originel. Si la double saisie coûte trop cher ou prend trop de temps, un système de vérification aléatoire peut être utilisé pour contrôler une liste de données électroniques choisies au hasard par rapport aux données de départ. La double saisie et le contrôle aléatoire permettent aux administrateurs des données de repérer, d’enregistrer et de corriger les erreurs. Un registre des erreurs peut aussi être utilisé pour amé-liorer ultérieurement les méthodes de formation et les formulaires de collecte des données ou modifier les logiciels.

Les mises à jour systématiques et fiables peuvent aussi améliorer la qualité des données en veillant au maintien de la pertinence des données aux fins de la planification et de la prise des décisions. Les données adressées au niveau central peuvent être envoyées (par voie électronique ou en format papier) aux représentants provinciaux ou de district pour qu’ils les examinent et

les actualisent à intervalles réguliers. De même, des mécanismes doivent être mis en place pour faciliter le flux des données et des rapports entre le centre et les districts, et entre les hôpitaux, les centres de santé et les autres sites de prestation de services. Cet échange d’informations permet au SIRH de mieux tenir compte des changements concernant les personnels – nou-velles affectations, transferts, formations spéciales en cours d’emploi et départs. La communication des don-nées, tout en améliorant l’exactitude, permet en outre aux planificateurs sanitaires à tous les niveaux d’avoir accès à des informations précieuses pour la prise des décisions générales et administratives. De plus, l’ac-cès du public aux données globales sur les SIRH peut faciliter la planification et la recherche sur les RHS dans tous les secteurs, et notamment les organisations

les actualisent à intervalles réguliers. De même, des mécanismes doivent être mis en place pour faciliter le flux des données et des rapports entre le centre et les districts, et entre les hôpitaux, les centres de santé et les autres sites de prestation de services. Cet échange d’informations permet au SIRH de mieux tenir compte des changements concernant les personnels – nou-velles affectations, transferts, formations spéciales en cours d’emploi et départs. La communication des don-nées, tout en améliorant l’exactitude, permet en outre aux planificateurs sanitaires à tous les niveaux d’avoir accès à des informations précieuses pour la prise des décisions générales et administratives. De plus, l’ac-cès du public aux données globales sur les SIRH peut faciliter la planification et la recherche sur les RHS dans tous les secteurs, et notamment les organisations