++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Prendre contact avec les institutions référentes (BnF, MCC, DRAC…), ren- contrer des responsables de fonds patrimoniaux, des experts en restau- ration, conservation préventive et ingénierie documentaire est un bon début. Leur présenter les fonds, recueillir leur avis permet de :
dresser un premier état des lieux ; définir les priorités ;
dessiner le contour des grandes actions à mener. Au CCI, le projet a été découpé comme suit :
signalement : conversion rétrospective du catalogue papier ; remise en état : campagne de maintenance (dépoussiérage,
cirage, constitution d’une base de données) et de conserva- tion (restauration sur site et envois en ateliers extérieurs) ;
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des conseils, des expertises, de l’aide ? quels budgets pour quels projets ? des conseils, des expertises, de l’aide ? quels budgets pour quels projets ? Ce qui suit est une méthode qui s’appuie sur l’expérience de remise à Ce qui suit est une méthode qui s’appuie sur l’expérience de remise à niveau de la bibliothèque patrimoniale du CCI.
niveau de la bibliothèque patrimoniale du CCI.
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PAR OÙ COMMENCER ? DÉFINIR LES PHASES DU CHANTIER
PAR OÙ COMMENCER ? DÉFINIR LES PHASES DU CHANTIER
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Prendre contact avec les institutions référentes (BnF, MCC, DRAC…), ren Prendre contact avec les institutions référentes (BnF, MCC, DRAC…), ren contrer des responsables de fonds patrimoniaux, des experts en restau contrer des responsables de fonds patrimoniaux, des experts en restau
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Un important chantier de préservation des collections patrimoniales a été Un important chantier de préservation des collections patrimoniales a été mis en œuvre entre 2006 et 2011. Le but : réhabiliter les fonds et permettre mis en œuvre entre 2006 et 2011. Le but : réhabiliter les fonds et permettre l’ouverture aux chercheurs pour la consultation.
l’ouverture aux chercheurs pour la consultation.
Mais seul-e ou presque face à un fonds patrimonial, il n’est pas évident de Mais seul-e ou presque face à un fonds patrimonial, il n’est pas évident de savoir comment s’y prendre : par où commencer ? à qui s’adresser pour savoir comment s’y prendre : par où commencer ? à qui s’adresser pour des conseils, des expertises, de l’aide ? quels budgets pour quels projets ? des conseils, des expertises, de l’aide ? quels budgets pour quels projets ?
amélioration des conditions de conservation : audit environ- nemental ;
valorisation : numérisation, bourses de recherche, exposi- tions, visites, publications.
Une fois les phases de chantier définies, reste la mise en œuvre.
La mise à niveau d’une collection nécessite des connaissances dans des domaines variés (informatique, restauration, conservation, numérisa- tion…) et des moyens humains. Outre les deux membres de l’équipe des ressources documentaires du CCI, nos chantiers ont nécessité le renfort d’une dizaine de professionnels. Afin de contourner la difficulté que re- présente un grand nombre d’embauches pour une structure, il est possible d’avoir recours à des prestataires extérieurs pour des missions clés en main, le détachement d’agents et l’encadrement de travaux spécialisés. Les pôles associés de la BnF peuvent également bénéficier de l’expertise de ses différents départements.
Tous les prestataires ont été sélectionnés selon une grille de dépouille- ment comparant :
la compréhension du projet ;
les prestations : planning, lieu de réalisation, assurances, respect des exigences, tests, méthodes et outils utilisés ; les équipes et l’expérience de la société : CV des interve-
nants, nombre d’employés, chiffre d’affaires, références clients ;
les coûts et délais : coûts négociables, coûts fixes, modes de livraison…
SIGNALER
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ L’informatisation constitue le premier volet de la mise à niveau des fonds, préalable à l’exploitation ultérieure des collections.
La rétroconversion peut se faire en interne ou être externalisée, tout dé- pend :
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Tous les prestataires ont été sélectionnés selon une grille de dépouille Tous les prestataires ont été sélectionnés selon une grille de dépouille
la compréhension du projet ; la compréhension du projet ;
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les prestations : planning, lieu de réalisation, assurances, les prestations : planning, lieu de réalisation, assurances, respect des exigences, tests, méthodes et outils utilisés ; respect des exigences, tests, méthodes et outils utilisés ; les équipes et l’expérience de la société : CV des interve les équipes et l’expérience de la société : CV des interve nants, nombre d’employés, chiffre d’affaires, références nants, nombre d’employés, chiffre d’affaires, références
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ressources documentaires du CCI, nos chantiers ont nécessité le renfort ressources documentaires du CCI, nos chantiers ont nécessité le renfort d’une dizaine de professionnels. Afin de contourner la difficulté que re d’une dizaine de professionnels. Afin de contourner la difficulté que re présente un grand nombre d’embauches pour une structure, il est possible présente un grand nombre d’embauches pour une structure, il est possible d’avoir recours à des prestataires extérieurs pour des missions clés en d’avoir recours à des prestataires extérieurs pour des missions clés en main, le détachement d’agents et l’encadrement de travaux spécialisés. main, le détachement d’agents et l’encadrement de travaux spécialisés. Les pôles associés de la BnF peuvent également bénéficier de l’expertise Les pôles associés de la BnF peuvent également bénéficier de l’expertise
des délais impartis ; des moyens humains ; des moyens financiers ;
de la qualité du fichier existant.
À titre d'exemple, le traitement des 8 000 notices de la collection du CCI a été externalisé pour un budget de 15 000 € TTC. Le projet s’est déroulé sur neuf mois (de l’appel d’offres à la livraison). La rétroconversion a été soutenue par la BnF, dans le cadre d’une convention de pôle associé. L’équipement informatique a été subventionné par la DRAC Île-de-France. Le signalement des collections permet de doter la bibliothèque d’un cata- logue en ligne et d’intégrer un réseau en participant à des catalogues collectifs français et étrangers (Catalogue collectif de France, English Short Title Catalogue…), ce qui contribue à la visibilité et au rayonnement des collections.
Pour intégrer le CGM, les archives et manuscrits doivent être décrits en EAD 1. Au CCI, cet encodage a été réalisé en interne : après une formation
à l’EAD organisée pour les pôles associés, l’une de nos collègues a travaillé en étroite collaboration avec le référent EAD de la BnF.
Les soutiens financiers des partenaires ne sont donc pas les seules aides disponibles : des appuis techniques de grande valeur sont aussi possibles. L’assistance d’un cabinet de conseil en ingénierie documentaire peut aussi être une solution pour renforcer une expertise technique ou tenir des délais serrés. Au CCI, 6 jours de prestation ont été commandés pour :
une relecture du cahier des charges ;
une aide à la validation des spécifications techniques ; une aide à la correction des anomalies.
Bien que cela ait un coût élevé, une prestation d’assistance est parfois plus simple à négocier qu’une embauche. Mais s’il est important d’obtenir des budgets et des moyens humains, il s’avère tout aussi indispensable de négocier des délais adéquats.
1. Voir plus haut l’article de Florent Palluault : « Décrire et signaler des documents patrimoniaux : enjeux, formats, perspectives », pp. 123-127.
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Pour intégrer le CGM, les archives et manuscrits doivent être décrits en Pour intégrer le CGM, les archives et manuscrits doivent être décrits en . Au CCI, cet encodage a été réalisé en interne : après une formation . Au CCI, cet encodage a été réalisé en interne : après une formation à l’EAD organisée pour les pôles associés, l’une de nos collègues a travaillé à l’EAD organisée pour les pôles associés, l’une de nos collègues a travaillé en étroite collaboration avec le référent EAD de la BnF.
en étroite collaboration avec le référent EAD de la BnF.
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Les soutiens financiers des partenaires ne sont donc pas les seules aides Les soutiens financiers des partenaires ne sont donc pas les seules aides disponibles : des appuis techniques de grande valeur sont aussi possibles. disponibles : des appuis techniques de grande valeur sont aussi possibles. L’assistance d’un cabinet de conseil en ingénierie documentaire peut aussi L’assistance d’un cabinet de conseil en ingénierie documentaire peut aussi être une solution pour renforcer une expertise technique ou tenir des être une solution pour renforcer une expertise technique ou tenir des
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Le signalement des collections permet de doter la bibliothèque d’un cata Le signalement des collections permet de doter la bibliothèque d’un cata logue en ligne et d’intégrer un réseau en participant à des catalogues logue en ligne et d’intégrer un réseau en participant à des catalogues Catalogue collectif de France, English Short Catalogue collectif de France, English Short …), ce qui contribue à la visibilité et au rayonnement des …), ce qui contribue à la visibilité et au rayonnement des Pour intégrer le CGM, les archives et manuscrits doivent être décrits en Pour intégrer le CGM, les archives et manuscrits doivent être décrits en