La gestion du projet

Le deuxième élément des leviers d’action est la gestion du projet. Cet élément permet de faire le pont entre le gestionnaire du projet et le secteur d’activité dans lequel

est réalisé le projet. Bien que la plupart des propriétaires de petites entreprises rencontrés n’utilisent pas le terme gestion de projet, cette composante semble occuper une place importante dans leur entreprise. Les notions d’échéanciers, de budget et de qualité semblent être très importantes pour les gestionnaires rencontrés. « Le suivi d’un projet, l’avancement d’un projet est fait en fonction de l’échéancier, parce que l’échéancier va avoir un impact sur le budget, mais le bien livrable, la qualité du bien livrable, jamais ça va sortir si ce n’est pas de qualité » (Belleau, gestion et planification). « Au niveau financier, c’est vraiment important de bien calculer, de bien comptabiliser » (Production Chaps). Certains gestionnaires soulignent l’application de techniques de gestion de projet permettant de gérer les échéanciers. « J’essaie d’avoir un certain nombre de jalons dans mon mois et j’essaie d’attribuer les tâches par rapport à ces différents jalons-là et puis j’essaie que mes jalons ne soient pas trop déplacés dans mon mois » (Développement Axial). Il semble cependant y avoir une différence entre les entreprises qui gèrent des petits projets et les entreprises qui réalisent quelques gros projets de manière ponctuelle. Ces dernières semblent effectuer un suivi plus serré des projets. À titre d’exemple, un restaurateur qui gère des projets de grande envergure effectue un suivi quotidien lors de la phase de réalisation des projets.

Ce qu’on fait, ce n’est pas à la fin, c’est au jour le jour, parce qu’on a un budget très serré à rencontrer, puis on s’est fixé des objectifs (…). Fait que les coûts changent tellement rapidement à tous les jours que tu dois évaluer ton projet à tous les jours, bien on le suit à tous les jours, à toutes les semaines et tu vois en cours de route si tu t’enlignes vers les bons montants, à ce que tu t’attendais (répondant 2).

D’autres entreprises qui gèrent plusieurs projets de plus petites envergures ne semblent pas effectuer un suivi aussi rigoureux. Le propriétaire de l’entreprise NVI Solutions ajuste ses projets lorsqu’il réalise que ces derniers ont dépassé un budget ou un échéancier.

Quand on s’est dit ça va prendre 30 heures faire un projet et qu’on est rendu à 40 et qu’on est même pas rendu à la moitié, quand on voit qu’on a défoncé des budgets un peu partout, c’est sûr que ça lève beaucoup d’indicateurs qui nous font dire il faudrait vraiment gérer nos projets comme il le faut.

Il semble donc y avoir une dissidence dans la manière de gérer les projets selon la taille des projets et le type d’entreprise (une entreprise qui gère plusieurs projets ou une entreprise qui réalise un gros projet).

Une autre pratique qui semble être relativement courante chez les gestionnaires rencontrés, est de réaliser une comparaison annuelle de l’ensemble de leurs projets.

Cette forme d’évaluation leur permet d’avoir une vision globale de leurs projets et de comprendre les causes de réussite ou d’échec de certains projets.

On va faire ça à peu près une fois par année, on va sortir les dossiers et ce que je fais, c’est la comparaison entre l’offre de service et les feuilles de temps de tout le monde qui a travaillé sur le projet pour voir, parce que dans le fond c’est l’échéancier, donc la main-d’œuvre qui a travaillé, c’est le plus important qu’on a pour vérifier si dans le fond nos offres de service correspondent à la réalité, donc ça c’est la meilleure méthode d’évaluation qu’on a.

Puis ça fait en sorte aussi qu’on peut avoir une rétroaction pour améliorer la procession de nos offres de service par la suite (Belleau, gestion et planification).

Le gestionnaire de Solutions Direx réalise également des comparaisons entre ses projets.

Son entreprise n’a pas toujours le temps de réaliser une évaluation de tous les projets, mais il estime que cette évaluation globale lui permet de pallier ce manque. « De temps en temps, je vais regarder et je vais dire mettons à la fin de l’année, est-ce que c’est nos projets de WEB qui nous ont rapporté plus par rapport aux critères de performance, par rapport au temps et au stress que ça amène dans l’entreprise ? ». La propriétaire de l’entreprise Les Anecdotiers effectue également des comparaisons entre chacun de ses projets, afin de savoir lesquels sont les plus rentables. « Ça me permet de voir le ratio, celui qui m’a demandé le plus de temps entre autres, on essaie d’évaluer le temps là-dedans, c’est-à-dire ça m’a pris combien de temps pour monter un projet ». Cette gestionnaire ajoute que l’aspect d’unicité des projets rend parfois la comparaison ou l’élaboration de critères de succès standards à l’ensemble des projets difficile. « Quand on a un projet qui est assez unique et qui ne peut pas se comparer, il faut essayer de trouver qu’est-ce qui va en faire le succès ».

Certaines entreprises ont élaboré une marche à suivre lors de l’élaboration d’un projet. Le propriétaire d’une entreprise de loisirs explique que lorsque son entreprise réalise un projet de grande envergure, ils suivent certaines étapes dans la planification du projet.

Une fois que le déblaiement est fait, ça va revenir à moi pour l’aspect financier. Alors c’est moi qui va faire l’analyse de coûts, qui va s’assurer de la rentabilité, qui va faire des projections financières si ça nécessite une projection, je vais regarder les impacts, la profitabilité et après que j’ai élaboré ça, on va revenir en comité, le comité en réalité, ça se fait autour d’une table puis on

va échanger et on va pousser un peu plus loin le projet. Lorsque la décision est prise, c’est mon beau-frère et moi qui allons finaliser la décision puis après ça on débute les opérations (répondant 1).

Le gestionnaire de NVI Solutions précise que bien que les projets diffèrent les uns des autres, ses employés font sensiblement les mêmes tâches pour chacun des projets sur lesquels ils travaillent, ils deviennent ainsi plus efficaces. Plusieurs gestionnaires se sont dotés d’outils les aidant à gérer leur projet. Dans bien des cas, les outils sont des logiciels informatiques : logiciel de comptabilité, logiciel de gestion de projet, etc. Le propriétaire de l’entreprise Tactik é Astus estime que l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet est primordiale au bon déroulement des activités de son entreprise.

Quand il y a validation de l’offre de service, moi je le rentre dans mon logiciel de gestion qui s’appelle Frontiva, là je peux assigner les tâches, toi tu vas faire ça, moi je vais faire ça, le personnel qu’il va falloir gérer, je l’assigne dans mon logiciel de gestion qui est compatible pour Macintosh et PC, alors la personne peut ouvrir sa description de tâches le matin.

Les propriétaires de l’entreprise Développement Axial ont développé un cahier de charge pour les aider dans la gestion et la réalisation de leurs projets.

C’est un cahier de charges qui nous dit qu’est-ce qu’on doit faire dans le cas de ce projet-là (…) donc ça donne une bonne idée de comment on peut spécifier un projet WEB, donc moi je donne ça à l’équipe de programmation et je n’ai pas besoin de tout leur expliquer.

La plupart des gestionnaires de projet rencontrés effectuent de la gestion de projet, même si ces derniers n’emploient pas systématiquement ce terme. L’élaboration de critères de succès ainsi que l’évaluation des projets constituent des étapes dans le

cadre des projets pour certaines entreprises. D’autres effectuent une évaluation globale annuellement et comparent des données numériques liées aux projets. La manière de gérer les projets peut avoir un impact sur les contextes entourant les critères de succès des projets des petites entreprises.