5 La consolidation du réseau de l’éducation requiert la production de données financières au 31 mars 2011 de la part des 72 commissions scolaires, du Comité de gestion de la taxe scolaire de l’Île de Montréal (CGTSIM), des 48 cégeps et de l’UQ. À ces données s’ajoutent les renseignements nécessaires à la préparation des notes complémentaires et annexes aux états financiers du gouvernement.
6 Pour une deuxième année consécutive, les commissions scolaires ont préparé leurs états financiers conformément aux normes comptables pour le secteur public. Elles ont donc utilisé le même référentiel que le gouvernement, ce qui facilite la consolidation de leurs données dans les états financiers de celui-ci.
7 Quant aux cégeps, ils dressent leurs états financiers en conformité avec les directives formulées par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport, lesquelles s’inspirent largement des normes comptables pour le secteur public.
8 Pour ce qui est de l’UQ, elle utilise un référentiel comptable différent de celui employé par le gouvernement, soit les normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif (OSBL). Elle a donc dû apporter des ajustements aux données de ses états financiers afin de pouvoir les consolider dans ceux du gouvernement.
9 Pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2012, les OSBL du secteur public devront se conformer soit à l’ensemble du Manuel de compta-bilité de l’ICCA pour le secteur public, ce qui comprend les chapitres SP 4200 à SP 4270, soit à ce manuel, mais sans ces chapitres. Les cégeps et l’UQ, qui répondent à la définition d’OSBL du secteur public, pourront donc utiliser un référentiel comptable différent de celui du gouvernement.
2.1 Date de fin d’exercice différente
10 Au cours de la dernière année, la date de fin d’exercice de l’UQ a été déplacée du 31 mai au 30 avril afin que celle-ci n’ait plus à produire de données financières auditées à deux dates différentes. En effet, comme le 30 avril est suffisamment proche du 31 mars, il est acceptable d’utiliser les données au 30 avril et de les consolider dans les états financiers du gouvernement au 31 mars.
11 Par ailleurs, les commissions scolaires et les cégeps ont une date de fin d’exercice distincte de celle du gouvernement, soit le 30 juin.
12 Ainsi, ils doivent transmettre à ce dernier des données financières au 31 mars
Les chapitres SP 4200 à SP 4270 sont des normes propres aux OSBL du secteur public. Celles-ci sont analogues à celles du secteur privé.
Réseau de l’éducation Chapitre 6
8 Rapport du Vérificateur général du Québec
à l’Assemblée nationale pour l’année 2011-2012 13 À la suite du manque de rigueur que nous avions noté l’an dernier dans la préparation des données financières au 31 mars 2010, le ministère a demandé aux auditeurs de toutes les commissions scolaires, du CGTSIM et de quatre cégeps de procéder à un audit des données produites pour la période de neuf mois terminée le 31 mars 2011.
14 L’audit de ces données financières a contribué à améliorer la qualité de celles-ci, mais il a occasionné des honoraires plus importants de même qu’une charge de travail accrue pour les entités qui ont dû faire face à deux audits (31 mars et 30 juin) en l’espace de quelques mois. Cette situation a fait en sorte que le ministère s’est interrogé sur la date de fin d’exercice de ces entités.
15 Une démarche a été amorcée dans le but de modifier en 2013 la date de fin d’exercice des cégeps du 30 juin au 31 mars. Un comité composé de représen-tants des cégeps et du ministère a ainsi été formé et a reçu le mandat suivant :
établir les enjeux stratégiques et les priorités respectives ainsi qu’un calendrier sur les travaux de changement d’année financière ;
assurer un suivi sur les changements légaux, budgétaires et réglemen-taires sur la nouvelle date de fin d’exercice, soit le 31 mars ;
élaborer les méthodes et procédures en convergence à une fin d’exercice au 31 mars.
16 D’autre part, le ministère, en collaboration avec les commissions scolaires, a analysé les avantages et les inconvénients de changer la date de fin d’exercice de ces dernières du 30 juin au 31 mars. À la suite de ces travaux, il a décidé de conserver la date du 30 juin et donc la production d’états financiers audités à cette date. Cette situation implique que les auditeurs indépendants des commissions scolaires devront continuer de réaliser, à la demande du
ministère, des travaux d’audit sur les données financières au 31 mars afin d’en assurer la qualité, puisque ce sont ces dernières qui sont consolidées dans les états financiers du gouvernement. Ainsi, le ministère a décidé que l’audit des données des commissions scolaires au 31 mars 2012 ne sera plus effectué de façon systématique. Des travaux d’audit ciblés relatifs à certaines données financières ou à certaines commissions scolaires seront plutôt réalisés.
2.2 Travaux réalisés par les auditeurs des établissements
17 La qualité des informations financières produites par le réseau de l’éducation s’est améliorée cette année.
18 Afin de formuler une opinion sur les états financiers du gouvernement au 31 mars 2011, nous avons établi une stratégie d’audit pour chacune des composantes du réseau (commissions scolaires, cégeps et UQ). Nous avons tenu compte du fait que la date de fin d’exercice des établissements diffère de celle du gouvernement et que la grande majorité de ceux-ci sont audités par des cabinets privés.
19 Nous avons communiqué avec les auditeurs de 13 des 72 commissions scolaires, avec celui du CGTSIM ainsi qu’avec ceux des 4 cégeps audités pour la période de 9 mois terminée le 31 mars 2011. Nous leur avons demandé certaines informations concernant leurs travaux d’audit.
20 Des travaux supplémentaires ont aussi été effectués relativement à la période de trois mois (du 1er avril au 30 juin 2010) qui n’était pas couverte par les audits, mais qui était incluse dans les états financiers du gouvernement.
21 Par ailleurs, nous avons demandé à l’auditeur indépendant des états financiers consolidés de l’UQ d’effectuer des procédures d’audit spécifiées à l’égard des modifications à apporter aux états financiers audités, préparés selon les normes comptables canadiennes pour les OSBL, afin de les rendre conformes aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.
22 Nos communications avec les auditeurs indépendants portaient notamment sur deux risques que nous avions répertoriés à la suite de lacunes trouvées l’an dernier. Il s’agissait de la séparation des périodes (démarcation des opérations au 31 mars) et du recensement des opérations entre apparentés, lesquels avaient fait l’objet d’une recommandation.
23 À cet égard, en 2009-2010, nous avions recommandé au ministère de s’assurer que les établissements du réseau de l’éducation établissent une démarcation adéquate des opérations au 31 mars.
24 Cette année, les établissements du réseau ont effectué un travail de démarcation plus rigoureux lors de la réalisation du processus de clôture de leurs opérations financières au 31 mars. À l’exception des cégeps pour lesquels il subsiste encore des lacunes à ce chapitre, nous considérons que les progrès sont satisfaisants.
25 Nous avions aussi recommandé au ministère de prendre les mesures requises afin que soient recensés toutes les opérations et tous les soldes entre apparentés au 31 mars, pour les éliminer lors de la consolidation.
26 Nous considérons que les progrès sont satisfaisants relativement à cette recommandation. Notre appréciation s’explique par le fait que les opérations entre apparentés qui n’ont pu être recensées et éliminées étaient peu importantes.
27 Rappelons que les travaux d’audit effectués dans l’ensemble des
Les informations demandées étaient notamment le mémoire de planification de l’audit, le sommaire des anomalies constatées à la suite des travaux d’audit et les états financiers audités accompagnés du rapport de l’auditeur indépendant.
Réseau de l’éducation Chapitre 6
10 Rapport du Vérificateur général du Québec
à l’Assemblée nationale pour l’année 2011-2012
2.3 Délai de production des états financiers des universités
28 Les universités n’ont pas produit leurs états financiers dans les délais prévus.
29 L’an dernier, nous avions relevé que les états financiers des universités au 31 mai 2010 n’étaient pas encore disponibles en novembre 2010. Ce délai ne respectait pas l’article 24 de la Loi sur l’Université du Québec et le règlement 6.3 des Règles budgétaires et calcul des subventions de fonctionnement aux universités du Québec. Les états financiers consolidés de l’UQ qui ont été audités pour l’année terminée le 31 mai 2010 ont été transmis au ministère en mai 2011, soit presque un an après la fin de l’exercice.
30 Le ministère avait permis aux universités de reporter la date de dépôt de leur rapport financier annuel, qui comprend les états financiers audités, puisqu’il n’était pas en mesure de produire les calculs définitifs de la subvention de fonctionnement pour l’année universitaire 2009-2010.
31 Cette année, le ministère a consacré des efforts importants afin de fournir plus tôt aux universités les informations nécessaires à la production de leurs états financiers dans les délais prévus. Les universités ont ainsi obtenu ces informations à la mi-septembre plutôt qu’en avril de l’année suivante. Malgré cette amélioration, elles n’ont pas été en mesure de transmettre leurs états financiers à l’intérieur des délais prescrits. Dans le cas de l’UQ, ceux-ci n’ont pas été produits en temps opportun pour la consolidation de ses données dans les états financiers du gouvernement.
32 Même s’il y a eu un changement de date de fin d’exercice, les règles budgé-taires prévoient toujours que le rapport financier annuel doit être acheminé au ministère pour le 30 septembre. Cette situation fait en sorte que le délai pour remettre le rapport annuel a été rallongé d’un mois (de quatre à cinq mois). Or, les états financiers d’aucune université n’avaient été reçus par le ministère à la date prescrite. Bien que les informations nécessaires à la production des états financiers aient été transmises plus tôt aux universités, le ministère a informé celles-ci en octobre 2011 qu’il reportait encore une fois la date de dépôt de leur rapport financier annuel en décembre. Il a effectué ce report puisque les universités ne disposaient pas de suffisamment de temps pour respecter les délais prévus.
33 Les progrès concernant la recommandation formulée à ce sujet l’an dernier sont donc insatisfaisants puisque les états financiers n’ont pas encore été produits à l’intérieur des délais prévus.
En 2010, la date de fin d’exercice de l’Université Bishop’s était le 30 juin.
Recommandation
34 La recommandation suivante s’adresse de nouveau au ministère.
1 Prendre les mesures nécessaires afin de fournir aux universités toutes les informations requises pour qu’elles puissent produire leurs états financiers à l’intérieur des délais prévus et, dans le cas de l’Université du Québec, en temps opportun pour la consolidation avec les états financiers du gouvernement.
2.4 Règles budgétaires
35 Les règles budgétaires des commissions scolaires ont été modifiées pour tenir compte des nouvelles conventions comptables.
36 L’an dernier, les règles budgétaires servant à déterminer le financement des établissements du réseau n’avaient pas été modifiées pour tenir compte du financement de l’effet de l’harmonisation des conventions comptables de ces établissements avec celles du gouvernement (réforme comptable).
Cette situation créait un écart entre les subventions établies selon les règles budgétaires et les subventions effectivement accordées lors de la fermeture de l’exercice.
37 Cet écart résultait notamment du fait que les subventions établies selon les règles budgétaires étaient basées sur les débours (comptabilité de caisse), alors que les établissements utilisaient une comptabilité d’exercice.
38 Nous avions donc recommandé au ministère de revoir les règles budgétaires afin d’arrimer les subventions qui y sont prévues avec les nouvelles conventions comptables utilisées par les établissements du réseau.
39 Cette année, une nouvelle mesure a été introduite dans les règles budgé-taires des commissions scolaires pour 2011-2012. Cette mesure, intitulée Harmonisation de la méthode de comptabilisation des immobilisations, a permis d’arrimer le financement des immobilisations prévues dans la réforme comp-table aux règles budgétaires. De plus, le budget de dépenses pour 2011-2012 prévoit des crédits pour l’harmonisation de la méthode de comptabilisation des immobilisations, ce qui n’était pas le cas en 2009-2010 ni en 2010-2011.
Dorénavant, les crédits votés par les parlementaires seront basés sur l’amortissement et les intérêts comptabilisés dans l’état des résultats des établissements plutôt que sur les débours correspondant au remboursement de capital et aux intérêts pour le financement des immobilisations.
Réseau de l’éducation Chapitre 6
12 Rapport du Vérificateur général du Québec
à l’Assemblée nationale pour l’année 2011-2012 40 Au cours de la dernière année, aucun changement n’a été apporté aux règles budgétaires des cégeps et de l’UQ afin d’arrimer les subventions qui y sont prévues à la réforme comptable. Cependant, le budget de dépenses pour 2011-2012 prévoit des crédits pour l’harmonisation de la méthode de comptabilisation relative aux immobilisations, à la provision pour les congés de maladie et les vacances et aux intérêts courus, ce qui n’était pas le cas en 2009-2010 ni en 2010-2011.
41 Compte tenu de ce qui a été mentionné précédemment, nous avons jugé satisfaisant le degré d’application de la recommandation formulée l’an dernier à cet égard.