et d’assurances
2.1 Conciliations bancaires
11 Nous avons procédé à l’audit des livres et comptes de la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances et des 13 régimes de retraite sous son administration pour l’exercice terminé le 31 décembre 2010.
Nos travaux ont permis d’exprimer une opinion sans réserve sur les états financiers de cette entité. Cependant, le rapport de l’auditeur que nous avons produit et qui accompagne chacun des états financiers des régimes de retraite comporte le commentaire suivant :
Toutes les transactions de trésorerie des régimes administrés par la Commission sont effectuées dans deux comptes bancaires qui appartiennent à cette dernière. Les conciliations bancaires entre les soldes inscrits dans les registres de la Commission et ceux de l’institution bancaire relatives à ces comptes n’ont pas été effectuées au cours de la dernière année. Au moment de l’émission de mon opinion d’audit, il existait des écarts inexpliqués entre ces soldes.
En conséquence, les registres comptables n’ont pu être corrigés pour tenir compte de ces écarts.
Les travaux réalisés dans le cadre de mon audit m’ont cependant permis d’obtenir des éléments probants alternatifs satisfaisants pour conclure que les états financiers du régime ne comportent pas d’inexactitudes significatives.
2.2 Situation au moment de formuler notre opinion de l’auditeur
12 La Commission a finalisé en 2010 l’implantation de son Plan global d’inves-tissement afin de moderniser ses technologies et ses processus d’affaires, incluant la mise en œuvre du projet Renouvellement et intégration des systèmes essentiels (RISE). Ce projet avait pour objectif le remplacement des systèmes de mission de la Commission ainsi que l’intégration des applications et des nouveaux processus du plan en vue d’offrir aux divers clients et partenaires des services plus efficients.
Une conciliation bancaire permet d’expliquer les différences entre les données du relevé bancaire et celles enregistrées dans les livres à une date donnée. Elle sert à prouver l’exactitude des registres de l’entité et de ceux de l’insti
tution bancaire, à déterminer le solde d’encaisse à cette date et à corriger les erreurs, s’il y a lieu.
Il s’agit de l’ensemble des systèmes informatiques nécessaires à la réalisation de la mission d’une entité :
Équipe
Lucie Pageau Directrice de vérification Anne Mathieu
Opinions modifiées et commentaires dans le rapport de l’auditeur Chapitre 4
10 Rapport du Vérificateur général du Québec
à l’Assemblée nationale pour l’année 2011-2012 13 En janvier 2010, la Commission a réalisé le volet financier de ce projet d’envergure. À cette occasion, elle a converti et transféré les données stockées dans les anciens systèmes. Six mois plus tard, en juillet, les demandes de service étaient traitées avec le nouveau système. Ces changements successifs ont modifié de façon substantielle les façons de faire ainsi que les processus de traitement de l’information au sein de la Commission.
14 Notre audit a révélé des lacunes concernant la production des conciliations des comptes en banque servant à encaisser les cotisations des participants aux différents régimes et à payer les prestations de retraite aux bénéficiaires. Dans les années antérieures, les conciliations bancaires étaient faites tous les mois, ce qui constitue une bonne pratique reconnue. Or, à la suite de l’implantation du volet financier relatif au nouveau système, aucune conciliation bancaire mensuelle n’a été complétée.
15 Devant cette situation, la Commission a entrepris des travaux et des démarches afin de rapprocher les livres et les comptes bancaires dans lesquels transitent annuellement 1,3 milliard de dollars de cotisations et 6,5 milliards de prestations. Parmi ces démarches, notons l’embauche d’une personne dont la principale fonction a consisté à effectuer les rapprochements bancaires mensuels rétroactivement, à partir de janvier 2010. Malgré les travaux qu’elle a réalisés, des écarts inexpliqués subsistaient toujours en avril 2011 (date à laquelle nous avons signé les rapports d’audit).
16 Le tableau 1 présente le résultat des travaux de la Commission en matière de conciliation bancaire. Il reflète l’information disponible à cet égard en avril 2011.
Tableau 1 Travaux en matière de conciliation bancaire (au 31 décembre 2010)
En millions de dollars
Solde des comptes selon les relevés bancaires 28,7
Chèques ou dépôts en circulation (17,0)
Sous-total 11,7
Solde inscrit aux registres comptables 18,3
Total des écarts inexpliqués (6,6)
17 Ce tableau montre qu’à la fin de nos travaux, des écarts totalisant 6,6 millions de dollars n’étaient toujours pas mis au clair par la Commission.
Ces différences entre les relevés bancaires et les registres comptables ont été générées et se sont accumulées tout au long de l’année.
18 Le long délai entre la date des transactions et les conciliations bancaires n’est pas étranger à la difficulté d’élucider et de régulariser ces écarts. Les chiffres qui ne coïncident pas concernent surtout les situations suivantes :
des chèques émis par la Commission ou des paiements effectués par la banque diffèrent des inscriptions figurant dans les registres comptables à cet égard ;
des dépôts comptabilisés dans les registres n’apparaissent pas dans les relevés bancaires.
2.3 Conséquences liées aux écarts
19 Étant donné que les causes précises de ces écarts n’ont pu être établies en avril 2011, nous n’avons pu déterminer les postes des états financiers susceptibles de faire l’objet d’écritures de correction.
20 À la suite d’extractions de données supplémentaires, nous avons conclu que les écarts demeurés sans réponse ne pouvaient pas entraîner d’anomalies significatives dans les états financiers de chacun des régimes de retraite aux fins de nos opinions d’audit.
21 Toutefois, les déficiences en matière de contrôle de la trésorerie ont fait en sorte qu’en 2010, la moyenne des soldes des comptes bancaires à la fin de chacun des mois était sensiblement plus élevée que par le passé, soit 27,4 millions de dollars, comparativement à 11,9 millions l’année précédente.
Un suivi ponctuel et rigoureux aurait permis de transférer promptement à la Caisse de dépôt et placement du Québec les sommes qui sont habituellement investies pour le compte des différents régimes de retraite.
22 Soulignons qu’une partie des liquidités des comptes bancaires sont versées au Fonds consolidé du revenu ou aux fonds des cotisations patronales gérés par la Caisse. À défaut d’un tel transfert aux fonds des cotisations salariales, les régimes de retraite concernés ont subi une perte de rendement puisque les placements à la Caisse ont généré des rendements de l’ordre de 13 % en 2010.
Recommandations
23 Les recommandations suivantes s’adressent à la Commission adminis
trative des régimes de retraite et d’assurances.
1 Mettre en place les correctifs nécessaires pour régulariser la situation [quant aux écarts inexpliqués entre les opérations comptabilisées dans ses états financiers et les données figurant dans les relevés bancaires].
2 Revoir son processus de conciliation afin que tous les écarts soient expliqués et régularisés au moment opportun.
2.4 Mesures prévues par la Commission
24 Lorsque nous avons communiqué notre rapport à la direction et aux respon
sables de la gouvernance par suite de nos travaux d’audit de 2010, la Commission a fait ces commentaires :
Afin de régulariser la problématique des conciliations bancaires, la Commission a engagé une firme de comptables pour l’aider à procéder aux conciliations mensuelles de 2010. En parallèle, l’équipe interne
Opinions modifiées et commentaires dans le rapport de l’auditeur Chapitre 4
12 Rapport du Vérificateur général du Québec
à l’Assemblée nationale pour l’année 2011-2012
2.5 Situation au 31 décembre 2011
25 En mai 2011, la Commission a entrepris des travaux afin de donner suite aux recommandations figurant dans le rapport envoyé à la direction et aux responsables de la gouvernance après l’audit de ses états financiers et de ceux des régimes de retraite qu’elle administre. À la fin du mois de novembre, elle a dressé à notre intention un portrait de la situation et de l’évolution des travaux.
Bien que nos audits des états financiers du 31 décembre 2011 ne soient pas terminés, nous croyons utile de présenter un résumé de sa démarche, ses prin
cipaux constats ainsi que les mesures correctives adoptées ou prévues.
Démarche
26 Les travaux de la Commission ont mobilisé de nombreux employés.
En effet, le personnel de différents secteurs d’activité a été mis à contribution afin de diagnostiquer et de comprendre les causes des problèmes rencontrés.
27 Par ailleurs, en plus des concepteurs des systèmes de mission et comme elle l’avait prévu, la Commission a fait appel à une firme comptable pour mener à terme les conciliations bancaires mensuelles de 2010 et déterminer les causes exactes des écarts relevés.
Constats
28 La démarche mise en œuvre par la Commission lui a permis de cerner les causes suivantes, à l’origine des écarts difficiles à repérer et à expliquer :
immaturité du système, qui ne répond pas pleinement aux besoins d’information ;
inadéquation de certaines procédures administratives dans le contexte de cette immaturité ;
documentation incomplète (rapports d’extraction de données manquants, ce qui nuit à la conduite des travaux) ;
traitement en double de certaines données par le système ;
erreur d’imputation dans les registres comptables à l’égard des transactions traitées par le système ;
nonenregistrement de transactions dans les livres comptables.
29 À la lumière de ses observations, la Commission a été à même de retrancher 7,3 millions de dollars des écarts qui subsistaient en avril 2011. De plus, elle a déterminé que des erreurs cumulatives totalisant 0,7 million nécessitaient des écritures de correction. Son intention est de normaliser le tout d’ici le dépôt des états financiers pour l’exercice terminé le 31 décembre 2011.