En ce qui concerne l’évaluation de l’efficience des bibliothèques universitaires, nous envisageons un processus en trois étapes, dans la production et l’utilisation de leurs services (Easun, 1992 ; Vi- taliano, 1998 ; Worthington, 2000) : i) la transformation des res- sources disponibles vers la production des services ; ii) la transfor- mation des services produits vers l’utilisation de ces services ; iii) la transformation de l’utilisation des services vers l’aide du travail des étudiants et de la recherche dans une université.
Comme le montre la figure 2, l’activité d’une bibliothèque universitaire est basée sur des ressources disponibles et a pour objet de contribuer au travail des étudiants et à la recherche dans l’université.
Figure 2 - Structure de production et d’utilisation des services dans la bibliothèque universitaire
À partir de ce processus en trois étapes, nous avons développé un système d’évaluation pour mesurer les efficiences des biblio- thèques universitaires. La figure 3 schématise notre démarche méthodologique. Sa structure principale en quatre dimensions comporte : a) les ressources disponibles ; b) la production des ser- vices ; c) l’utilisation des services ; d) la contribution au travail des étudiants.
L’évaluation de l’efficience des bibliothèques est donc con- duite séparément pour chacune de ces quatre dimensions parce que les caractéristiques de fonctionnement et les mécanismes de détermination des efficiences sont différents selon le type de dimension. Chaque dimension a une série d’inputs et d’outputs spécifiques qui représentent des caractéristiques productives dif- férentes. Ce modèle des étapes multiples permet de viser à l’effi- cience de la bibliothèque au niveau multidimensionnel.
L’ ÉV AL UA TI ON D E L’ EF FI CI EN CE D ES B IB LI OT H ÈQ UE S… Transformation des utilisations des services vers l’aide au travail
Transformation des services produits vers l’utilisation des services
Transformation des ressources vers la production des services
Contribution au travail des
prêts, consultations, recherches, PEB, etc.
disponibilité, accessibilité, satisfaction.
collections, personnel, capacité d’accueil, etc. Utilisation des services
Production des services
PA SS EU RS C UL TU RE LS D AN S LE M ON DE D ES M ÉD IA S…
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Figure 3 - Système d’évaluation des bibliothèques universitaires
L’efficience en général, comme la notion de productivité, met en relation une offre de services (production de services) et des facteurs de production (ressources). Notre approche permet de définir deux critères d’efficience : l’efficience « interne » et l’effi- cience « externe ». Dans un premier cadre d’analyse, l’efficience des bibliothèques est uniquement mesurée par l’activité interne. En revanche, dans une deuxième analyse, l’efficience est envi- sagée dans un rapport entre le degré d’utilisation des services et celui de l’accomplissement du travail des étudiants. Production et utilisation de services sont donc ici distinguées dans la mesure où, par exemple, l’entrée de nouvelles monographies, le désherbage, la réalisation d’un nouveau catalogue sont des productions qui n’impliquent pas leur utilisation simultanée.
Dans cette analyse, les inputs et les outputs de chaque étape s’enchaînent mutuellement avec ceux de l’étape précédente ou ceux de l’étape suivante, puisque les inputs d’une étape résultent de la transformation des outputs de l’étape précédente. Les deux facteurs exogènes sont pris en compte dans ce travail, à savoir la politique CADIST153 et les dépenses totales hors personnel.
L’idée de base consiste à considérer l’influence des facteurs exo- gènes sur l’efficience. Il est nécessaire de prendre en compte des facteurs politiques et économiques dans l’évaluation de la biblio- thèque (McKee, 1989 ; Vitaliano, 1998 ; Worthington, 1999 et Hammond 2000). Ces deux facteurs exogènes interviennent donc comme input fixé dans les deux premières étapes. Au niveau de l’application de ces facteurs, pour la politique CADIST, un écart en termes de dépenses documentaires entre les bibliothèques uni- versitaires et les CADIST est utilisé. Il s’agit de les différencier
Efficience « interne » Efficience « externe »
Efficience de production
des services Efficience d’utilisationdes services Efficience de contributionau travail
Contribution
en leur attribuant respectivement un poids différent, puisque les CADIST reçoivent chaque année une subvention documentaire spécifique en complément de leur dotation de fonctionnement. Puis le niveau des dépenses totales hors personnel de chaque bi- bliothèque est normalisé en divisant par le niveau moyen de dé- penses totales des bibliothèques retenues.
Pour ce qui est des inputs, les ressources humaines et maté- rielles sont considérées dans l’évaluation de l’efficience en termes de production des services. Les trois variables sont donc choisies, à savoir le nombre d’employés, le taux de livres récents154 et le taux
de périodiques en cours155.
S’agissant des outputs, les différents services et les mesures relatives à l’utilisation de la bibliothèque peuvent être sélection- nés. Il s’agit des « outputs initiaux » ainsi que des « inputs pro- grammatiques », puisqu’ils seront aussi employés comme inputs dans une deuxième étape (Vitaliano, 1998). Quatre variables sont retenues, à savoir les heures d’ouverture des services, le temps consacré aux formations, le nombre de postes informatiques pu- blics et les documents acquis pendant une année – y compris les périodiques imprimés et électroniques ainsi que les documents électroniques.
Figure 4 - Description des inputs et des outputs
L’ ÉV AL UA TI ON D E L’ EF FI CI EN CE D ES B IB LI OT H ÈQ UE S…
Étape 1 Étape 2 Étape 3 inputs outputs / inputs
Inputs exogènes :
dépenses totales, politique CADIST
outputs / inputs outputs Personnel
taux des livres récents taux des périodiques en cours Documents acquis heures d’ouverture postes informatiques heures consacrées aux formations Étudiants formés prêts à domicile consultations sur place PEB
Diplômés en 1er
Diplômés en 2e
PA SS EU RS C UL TU RE LS D AN S LE M ON DE D ES M ÉD IA S…
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Pour la deuxième étape, les quatre variables seront utilisées en fonction de la mesure de l’utilisation des services comme les out- puts intermédiaires, par exemple le nombre d’étudiants formés, les prêts à domicile, les communications sur place et les prêts entre bibliothèques. Ces facteurs observables sont utilisés comme un produit final dans les études existantes sur l’évaluation de la performance des bibliothèques. Puisque, d’une manière générale, on considère que le produit final de la bibliothèque est un service de connaissances et d’informations dont la quantité et la valeur ne sont pas observables, on peut éventuellement mesurer l’efficacité de la recherche scientifique par le nombre de thèses soutenues, le nombre d’articles produits et publiés dans des revues des niveaux A, B, C et D, ou encore le nombre de brevets déposés, le nombre de prix Nobel, mais il est difficile d’attribuer une part identifiée de ces résultats aux seules bibliothèques. Toutefois, on peut retenir les résultats des étudiants à leurs examens académiques, comme par exemple le nombre de diplômés par cycle. Le fondement théo- rique est ici que les responsables des bibliothèques sont soucieux de s’intéresser à la relation mutuelle entre leurs activités et la réali- sation du travail des étudiants dans une université. Leurs activités sont naturellement liées à la formation et à la recherche dans leur université, et permettent également d’influer positivement l’ac- complissement du travail des étudiants et des chercheurs.