Procès-verbal de la 3e assemblée générale annuelle de la Caisse Desjardins de Mékinac-Des Chenaux couvrant l'exercice financier se terminant le 31 décembre 2020, tenue le mercredi 7 avril 2021 à 18 h en mode virtuel.
Présences en direct : 59 personnes, dont 48 membres
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1. OUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE Mot de bienvenue
Le président, M. Léo Trépanier, souhaite à tous la plus cordiale bienvenue à cette 3e assemblée générale annuelle qui se tient entièrement et exclusivement à distance en raison de la situation liée à la Covid-19 et afin de respecter les mesures de distanciation sociale pour limiter la propagation du virus.
Pour le déroulement de l’assemblée, le président sera assisté par M. Charles Massicotte-Bourbeau, directeur général, et Mme Annabelle Veillette, secrétaire au conseil d’administration. Cette dernière sera assistée dans ses fonctions par Mme Pénélope Toupin, adjointe à la direction générale, et par Mme Anne-Marie Perron-Carle, conseillère en communication.
Précisions importantes sur les membres
M. Léo Trépanier rappelle que seul un membre de plein droit de la Caisse admis depuis au moins 90 jours pourra proposer ou appuyer une proposition et exercer son droit de vote en direct ce soir.
Message du président du Mouvement Desjardins
Présentation d’une capsule vidéo du président et chef de la direction du Mouvement Desjardins, M. Guy Cormier.
Règles de fonctionnement
Présentation des règles de fonctionnement par Mme Annabelle Veillette.
Vote en direct – Nomination des scrutateurs
Il est proposé par M. Normand Hamelin, appuyé par M. André Massicotte, que Mme Pénélope Toupin et Mme Anne-Marie Perron-Carle soient nommées comme scrutateurs de l’assemblée. La proposition est adoptée.
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2. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR
Lecture de l’ordre du jour par Mme Annabelle Veillette.
Il est proposé par M. Mario Chandonnet, appuyé par Mme Johanne Soucy, que la réunion se poursuive selon l'ordre du jour suivant :
1. Ouverture de l’assemblée 2. Adoption de l’ordre du jour
3. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 23 avril 2019 4. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire du 20 août 2020 5. Rapport du conseil d’administration
6. Rapport sur la surveillance des règles déontologiques 7. Rapport annuel au 31 décembre 2020
8. Présentation de l’utilisation du Fonds d’aide au développement du milieu et autres engagements de la Caisse dans son milieu
9. Période de questions au conseil d’administration
10. Adoption des modifications au Règlement intérieur de la Caisse 11. Présentation des scénarios en vue de la votation pour :
• L’adoption de la répartition des excédents annuels (ristournes);
• L’adoption du versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles et sur le versement de toute somme au FADM
12. Rapport du comité de mise en candidature 13. Élection par acclamation
14. Précisions sur l’exercice du vote sur les propositions de partage des excédents 15. Suivi des résultats de vote et levée de l’assemblée
La proposition est adoptée.
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3. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU 23 AVRIL 2019
Il est proposé par M. Alain Bouffard, appuyé par M. Jérôme Légaré, que seul un résumé du projet du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 23 avril 2019 soit lu. La proposition est adoptée.
Lecture des résolutions contenues dans le procès-verbal par Mme Annabelle Veillette.
Il est proposé par Mme Carole Tourigny, appuyé par Mme Annie Gauthier, que le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle soit adopté. La proposition est adoptée.
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4. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE DU 20 AOÛT 2020
Il est proposé par Mme Guylaine Toupin, appuyé par Mme Nancy Leblanc, que seul un résumé du projet du procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire du 20 août 2020 soit lu. La proposition est adoptée.
Lecture des résolutions contenues dans le procès-verbal par Mme Annabelle Veillette.
Il est proposé par Mme Joane Beaudoin, appuyé par M. Mario Chandonnet, que le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire soit adopté. La proposition est adoptée.
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5. RAPPORT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Un résumé du rapport du conseil d’administration est livré par M. Léo Trépanier. Le rapport complet est inclus dans la revue annuelle 2020 de la Caisse disponible sur le site Internet de la Caisse.
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6. RAPPORT SUR LA SURVEILLANCE DES RÈGLES DÉONTOLOGIQUES
Rapport livré par M. Léo Trépanier.
Les situations de conflit d’intérêts
Le conseil déclare qu’aucune situation de conflit d’intérêts n’a été constatée.
Les dépôts et les prêts aux personnes intéressées
Le conseil a constaté trois dérogations aux règles déontologiques relatives au crédit consenti aux personnes intéressées ainsi qu’au traitement des situations d’irrégularité relatives à un tel crédit. Les dispositions nécessaires ont été prises pour régler, dans les meilleurs délais, ces situations et éviter qu’elles ne se reproduisent.
Les contrats de fourniture de biens ou de services accordés par la Caisse à des personnes visées par le Code
Aucun contrat n’a été octroyé aux personnes visées.
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7. RAPPORT ANNUEL AU 31 DÉCEMBRE 2020
Les faits saillants du rapport annuel de la Caisse au 31 décembre 2020 sont livrés par M. Charles Massicotte-Bourbeau. Le rapport annuel et le rapport financier au 31 décembre 2020 sont disponibles sur le site Internet de la Caisse.
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8. PRÉSENTATION DE L’UTILISATION DU FONDS D’AIDE AU DÉVELOPPEMENT DU MILIEU ET AUTRES ENGAGEMENT DE LA CAISSE DANS SON MILIEU
Présentation faite par M. Charles Massicotte-Bourbeau qui présente également la démarche du plan d’engagement et de proximité réalisée par le conseil d’administration.
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9. QUESTIONS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION Aucune question n’a été posée.
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10. ADOPTION DES MODIFICATIONS AU RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA CAISSE
Il est proposé par Mme Christine Veillette, appuyé par Mme Joane Beaudoin, que les modifications suivantes au Règlement intérieur de la Caisse soit adoptées :
- Que l’Annexe « A » « Conseil d’administration », option « B », soit modifiée de façon à abroger et abolir les groupes pour la formation du conseil d’administration;
- Que ces modifications entrent en vigueur immédiatement après la levée de la présente assemblée générale.
La proposition est adoptée aux 2/3 des voix exprimées.
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11. PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS SUR LE PARTAGE DES EXCÉDENTS QUI FERONT L’OBJET D’UN VOTE EN DIFFÉRÉ
La ristourne
Présentation d’une capsule vidéo sur cet élément distinctif des caisses Desjardins.
Adoption de la répartition des excédents annuels (ristournes)
Présentation de la recommandation par M. Charles Massicotte-Bourbeau.
Il est proposé par Mme Julie Bédard, appuyé par M. Normand Hamelin, d’adopter la répartition des excédents annuels suivante :
Cette proposition sera soumise à un vote en différé.
Adoption du versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, du versement de toute somme au FADM et des taux de ristournes
Présentation de la recommandation par M. Charles Massicotte-Bourbeau.
Il est proposé par Mme Annie Gauthier, appuyé par Mme Joane Beaudoin, d’adopter le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, le versement de toute somme au FADM et les taux de ristournes suivants :
Cette proposition sera soumise à un vote en différé.
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12. RAPPORT DU COMITÉ DE MISE EN CANDIDATURE
Rappel de la démarche du profil collectif enrichi
Avant d’ouvrir la période d’élection, M. Léo Trépanier rappelle aux membres la démarche du profil collectif enrichi.
Rapport du comité de mise en candidature
Rapport livré par Mme Annabelle Veillette qui est membre du comité de mise en candidature de la Caisse.
Conformément à la Loi sur les coopératives de services financiers et le Règlement intérieur de la Caisse, l’appel de candidatures a été diffusé pour une durée de 20 jours, à partir du 18 janvier 2021 de la façon suivante :
- affichage dans tous les établissements de la Caisse
- diffusion sur les canaux virtuels de la Caisse (site Internet et page Facebook) - publicité dans le journal local.
Pour l’assemblée générale de cette année, 6 postes sont à combler et le conseil d’administration est plus particulièrement à la recherche de membres répondant aux critères suivants :
- 2 postes pour le groupe A - 1 poste pour le groupe B - 1 poste pour le groupe C - 2 postes pour le groupe D
- Des personnes ayant des compétences en comptabilité, droit/déontologie et en technologie de l’information
- 5 femmes et 1 homme pour atteindre la parité
- Des membres appartenant aux groupes d’âge suivants : 2 de 35-49 ans, 2 de 50-64 ans et 2 de 65 ans et plus.
À l’issue de la période d’appel de candidatures, la Caisse a reçu 6 candidatures qui répondent aux conditions et aux qualités requises par la Loi, le Règlement intérieur et le Code de déontologie de
Desjardins. Un document de présentation de toutes les candidatures éligibles a été déposé sur le microsite de la caisse et est disponible à la caisse sur demande.
Mme Annabelle Veillette informe les membres que depuis la réunion du comité de mise en candidature, un poste du groupe A est devenu vacant à la suite du désistement d’un candidat et que le conseil d’administration aura la responsabilité de combler cette vacance dans les meilleurs délais après l’assemblée.
Les candidats éligibles sont :
Pour le groupe A : M. Alain Bouffard proposé par Mme Julie Milette
Pour le groupe B : M. Léon Gagnon proposé par Mme Julienne Ricard
Pour le groupe C : M. Denis Santerre proposé par Mme Guylaine Boucher
Pour le groupe D : M. Samuel Mongrain propose par Mme Céline Adam M. Léo Trépanier proposé par Laurier Trottier
Nomination des officiers pour la période d’élection
Étant donné que M. Léo Trépanier est lui-même candidat, Mme Annabelle Veillette agira comme présidente d’élection et M. Charles Massicotte-Bourbeau comme secrétaire d’élection.
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13. ÉLECTION PAR ACCLAMATION
Étant donné que le nombre de candidatures reçues est inférieur au nombre de postes à combler, Mme Annabelle Veillette déclare élus aux postes d’administrateurs les candidats suivants :
- M. Alain Bouffard pour le Groupe A - M. Léon Gagnon pour le Groupe B - M. Denis Santerre pour le Groupe C
- M. Samuel Mongrain et M. Léo Trépanier pour le Groupe D
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14. PRÉCISION SUR L’EXERCICE DU VOTE SUR LES PROPOSITIONS DE PARTAGE DES EXCÉDENTS ET L’ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS
M. Léo Trépanier rappelle aux membres qu’ils seront appelés à voter sur la répartition des excédents annuels (ristournes) et le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, le versement de sommes au Fonds d’aide au développement du milieu (FADM) et les taux de ristourne et que seuls les membres de plein droit pourront voter.
La réécoute de cette assemblée sera possible par le biais du bouton « mon vote » dans AccèsD ou du lien accessible sur le site Internet de la Caisse. Même si des membres n’ont pas participé en direct à cette assemblée, ils pourront voter en toute connaissance de cause.
Les résultats de vote demeurent confidentiels jusqu'au moment du dévoilement, c’est-à-dire de 24 à 48 heures après la période de votation. Les votes seront alors publiés sur le site Internet et disponibles auprès de la Caisse. C’est ce qui mettra officiellement fin à cette assemblée générale annuelle, à moins d’un vote négatif. Si jamais il y a un vote négatif sur les propositions, l’assemblée devra se poursuivre à une autre date afin que de nouveaux scénarios soient proposés pour une nouvelle période de votation.
Dès le 7 avril 2021 à minuit, la période de votation sera ouverte pour une période de 4 jours, soit jusqu’à 23 h 59 le 11 avril 2021.
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15. SUIVI DES RÉSULTATS ET LEVÉE DE L’ASSEMBLÉE Résultats des votes
Levée de l’assemblée
L’assemblée est levée le 14 avril 2021 à 11 h 15.
Léo Trépanier Président
Annabelle Veillette Secrétaire
