________________________________________________________________________________________________________________________
Page 1 sur 7 __________ __________
P-V AGA 20 avril 2021 Initiales : Président Secrétaire
Procès-verbal de l’assemblée générale annuelle, tenue virtuellement le mardi 21 avril 2021 à 19h.
1. Mot de bienvenue et ouverture de l’assemblée
Au nom du conseil d’administration, le président, M. Mario Duplin, souhaite la plus cordiale bienvenue à cette assemblée générale annuelle de la Caisse Desjardins du Secteur public de l’Estrie. Il fait part que la présence en ligne, des membres, administrateurs et employés, démontre bien l’intérêt qu’ils portent à leur coopérative et les en remercie.
M. Duplin présente les gens qui l’accompagnent à l’animation ou qui sont en soutien :
• Mme Isabelle Garceau, directrice générale;
• M. Martin Turgeon, secrétaire du conseil d’administration qui sera assisté dans ses fonctions par Mme Jennifer Parent, adjointe administrative;
• M Charles Auger, président du comité de mise en candidature.
M. Duplin apporte des précisions importantes en lien avec la notion « membre de plein droit ». Par la suite, il laisse la parole au président de Mouvement Desjardins, M Guy Cormier.
(Vidéo de M Guy Cormier)
Puisque l’assemblée est tenue en mode virtuel, il y a lieu de préciser les modalités qui faciliteront le bon déroulement et les interactions entre nous en termes de règles de fonctionnement. M. Duplin demande au secrétaire du conseil d’administration, M. Martin Turgeon d’en faire lecture.
Une fois que les règles de fonctionnement présentées, le président reprend la parole et précise que deux scrutateurs doivent être nommés pour les périodes de votation en direct. Il suggère de nommer Mme Jennifer Parent, adjointe administrative, et Mme Josée Longchamps, coordonnatrice en qualité de risques et en conformité, d’agir comme scrutatrices.
Sur proposition dûment faite et appuyée, il est résolu de nommer Madame Jennifer Parent et Madame Josée Longchamp comme scrutatrices. Adoptée à la majorité
2. Adoption de l’ordre du jour
Le président invite le secrétaire du conseil d’administration à présenter l’ordre du jour de l’assemblée, mais précise qu’il ne sera pas possible d'ajouter d'autres sujets à ceux déjà prévus à l'ordre du jour.
M. Martin Turgeon fait lecture de l’ordre du jour de la présente assemblée.
Sur proposition dûment faite et appuyée, il est résolu d'adopter l'ordre du jour tel que lu et rédigé. Adopté.
3. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 16 avril 2019 dans ordre du jour
Pour permettre aux membres de se remémorer les principales décisions prises à l’assemblée générale annuelle du 16 avril 2019, le président demande une proposition autorisant le secrétaire à lire seulement un résumé du procès- verbal.
Sur proposition dûment faite et appuyée, il est résolu de lire seulement un résumé du procès-verbal de l’an dernier. Adopté à l’unanimité
Le secrétaire, M. Martin Turgeon, fait lecture des principales résolutions contenues dans le dernier procès-verbal.
________________________________________________________________________________________________________________________
Page 2 sur 7 __________ __________
P-V AGA 20 avril 2021 Initiales : Président Secrétaire
Sur proposition dûment faite et appuyée, il est résolu d'adopter le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 16 avril 2019 tel que lu et rédigé. Adopté.
4. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire du 19 août 2020
Pour permettre le versement des ristournes individuelles et collectives, M. Duplin rappelle qu’une assemblée générale extraordinaire s’est tenue le 19 août 2020. Le président demande une proposition autorisant le secrétaire à lire seulement un résumé du procès-verbal de l’an dernier.
Sur proposition dûment faite et appuyée, il est résolu de lire seulement un résumé du procès-verbal de l’an dernier.
Le secrétaire, M. Martin Turgeon, fait lecture des principales résolutions contenues dans le dernier procès-verbal.
Sur proposition dûment faite et appuyée, il est résolu d'adopter le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire du 19 août 2020 tel que lu et rédigé. Adopté.
5. Rapport du conseil d’administration
Le président, M. Mario Duplin, présente le rapport du conseil d’administration (page 1 du rapport annuel) et couvre les sujets suivants :
• Présentation des membres du conseil d’administration;
• Ensemble depuis 120 ans
• COVID-19 : Mesures d’allégement
• Desjardins, moteur de la relance
• Assemblée en mode virtuel
• Remerciements
Le président invite les membres à consulter la revue annuelle complète, déposée sur le microsite internet de la caisse, afin de connaître en détail toutes les réalisations et orientations 2020 de la caisse.
6. Rapport sur la surveillance des règles déontologiques
Le président poursuit en présentant les activités de l’instance et couvre les sujets suivants :
Aucune situation de conflit d’intérêts n’a été constatée;
Aucune dérogation à la conformité des dépôts et prêts accordés aux personnes intéressées;
Aucun contrat de fourniture de biens ou de services accordés par la Caisse à des personnes visées par le code.
7. Rapport annuel au 31 décembre 2020
Avant de débuter, la directrice générale mentionne qu’en 2020, la caisse a tout mis en œuvre pour aider les membres à traverser cette période difficile liée à la pandémie. Nos résultats en témoignent ainsi que la bonne gestion de la caisse Rapport financier 2020
La directrice générale, Mme Isabelle Garceau, présente les états financiers pour l’exercice terminé le 31 décembre 2020 :
• Volume d’affaires sous gestion
• Total de l’actif
• Total du passif
________________________________________________________________________________________________________________________
Page 3 sur 7 __________ __________
P-V AGA 20 avril 2021 Initiales : Président Secrétaire
• Total de l’avoir
• Revenus et dépenses
• Excédents avant ristournes aux membres
Elle informe les membres que le rapport financier détaillé est déposé sur le site internet de la caisse pour consultation.
8. Utilisation du Fonds d’aide au développement du milieu (FADM)
Le président invite le secrétaire M. Martin Turgeon a présenté le Fonds d'aide au développement du milieu. M. Turgeon informe que le conseil d'administration de la caisse a adopté un plan d’engagement et de proximité auprès de ses membres. Ainsi, la caisse souhaite donner une vision sur trois ans de son engagement dans le milieu. Quatre priorités d'investissement ont été retenues par le conseil d'administration soit:
- Santé mentale
- Soutien à la spécialisation - Développement durable
- Tronc commun dans nos 3 groupes de travail
Les sommes distribuées en 2020 pour le Fonds d’aide au développement du milieu s’élèvent à 55 634 $ à divers organismes.
9. Période de questions au conseil d’administration
Le président rappelle que les membres ont eu l’occasion de s’exprimer sur certains sujets et d’adresser leurs questions aux membres du conseil d’administration ou à la directrice générale. Aucune question ou commentaire n’est soumis par l’assemblée.
Présentation d’une vidéo sur l’évolution de la ristourne.
10. Présentation des propositions sur le partage des excédents qui feront l’objet d’un vote en différé
Le président, M. Mario Duplin, invite la directrice générale à fournir des explications concernant les excédents à répartir et à faire connaître la recommandation du conseil d’administration relativement à la façon de les répartir. Après les explications de Mme Isabelle Garceau, il mentionne aux membres que la répartition des excédents annuels sera soumise au vote différé.
À l’aide d’une projection à l’écran, la directrice générale présente la répartition des excédents annuels :
________________________________________________________________________________________________________________________
Page 4 sur 7 __________ __________
P-V AGA 20 avril 2021 Initiales : Président Secrétaire
La directrice générale invite les membres qui le désirent à poser des questions ou à émettre des commentaires. Un membre demande la définition de « virement réglementaire » et la directrice générale donne l’explication à la satisfaction du membre.
Sur proposition dûment faite et appuyée, il est résolu de recommander la répartition des excédents annuels tel que présenté. Adopté.
Par la suite, la directrice générale présente la recommandation du conseil d'administration pour le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles du versement de toute somme au fonds d'aide au développement du milieu et des taux de ristournes :
Sur proposition dûment faite et appuyée, il est résolu de recommander le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelle, le versement de sommes au Fonds d'aide au développement du milieu et des taux de ristournes tel que présentés.
11. Rapport du comité de mise en candidature
Avant d'ouvrir la période d’élection, le président remercie des administrateurs qui ont quittés depuis la dernière assemblée générale annuelle: M. Jean-François Gagné et M. Steve Marcoux. Également, une mention spéciale est faite à nos administrateurs sortants qui ne se représentent pas pour un autre mandat: M. Jean-Guy Bureau, M. Gérald Therrien et M. Bernard Tanguay.
________________________________________________________________________________________________________________________
Page 5 sur 7 __________ __________
P-V AGA 20 avril 2021 Initiales : Président Secrétaire
Présentation d’une vidéo « Devenez administrateur ou administratrice »
Le président demande à M Charles Auger, président du comité de mise en candidature à présenter le rapport du comité.
Monsieur Auger informe les membres que conformément à la Loi sur les coopératives de services financiers et le Règlement intérieur de la Caisse, l'appel de candidature a été diffusé pour une période de 20 jours à partir du 22 janvier 2021 de la façon suivante:
- Affichage dans les locaux de la caisse, - Diffusion sur nos canaux virtuels.
Cette année, quatre postes sont à combler et le conseil d'administration étaient plus particulièrement à la recherche de membres répondant aux critères suivants:
- Compétences en comptabilité et communication - Représentativité de la gente féminine
- Groupe d'âge ciblé: un poste entre 18 et 34 ans, 2 postes entre 35 et 49 ans et un poste entre 50 et 64.
En lien avec les postes à pourvoir, les sièges se détaillent comme suit:
Groupe A (1 poste) Employés du CIUSSS de l’Estrie-CHUS
Groupe B (1 poste) Employés des Centres de services francophones de l’Estrie Groupe D (1 poste) Employés ou retraités des groupes précités
Groupe universel (1 poste) Tout membre de plein droit
À l’issue de cette période, la Caisse a reçu 6 candidatures éligibles. Monsieur Auger informe qu’un document présentant tous les candidats a été déposé sur le site internet de la caisse.
12. Élections par acclamation
Étant donné que le président du conseil d’administration, M. Mario Duplin, sera en élection cette année, il propose que M Charles Auger, administrateur non sortant de charge, d’agir comme président d’élection.
M. Martin Turgon agira comme secrétaire d’élection.
Le président d’élection annonce que le nombre de candidatures reçues étant égal au nombre de postes à combler pour le Groupe B et déclare élue sans opposition pour un mandat de trois ans, Mme Linda Pagé.
Le président d’élection annonce que le nombre de candidatures reçues étant égal au nombre de postes à combler pour le Groupe D et déclare élue sans opposition pour un mandat de trois ans, M Mario Duplin.
En complément de cette élection par acclamation, monsieur Auger précise que certains postes réservés à des groupes doivent faire l'objet d'un vote en différé :
Mises en candidatures reçue – Groupe A M Alexandre Simoneau
M Yannick Blain
Mises en candidature reçues – Groupe D Mme Johanne Obas
M Mario Roy
Également, M. Auger présente les 2 jeunes administratrices de la relève au sein de notre conseil d'administration : Mme Pénélope Gélinas-Lemire et Mme Joannie Robitaille.
________________________________________________________________________________________________________________________
Page 6 sur 7 __________ __________
P-V AGA 20 avril 2021 Initiales : Président Secrétaire
13. Précisions sur l’exercice du vote sur les propositions de partage des excédents et l’élection des administrateurs Le président du conseil d'administration reprend la parole. Il rappelle aux membres qu'ils seront appelés à voter sur les éléments suivants soit:
- la répartition des excédents annuels,
- le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, le versement de sommes au fonds d'aide au développement du milieu et le taux de ristourne,
- l'élection des administrateurs.
PRÉCISION SUR L'EXERCICE DE VOTE
Monsieur Duplin spécifie que dès ce soir le 20 avril à minuit, la période de votation sera ouverte pour une période de 4 jours, soit jusqu’à 23h59 le samedi 24 avril 2021. Il rappelle que seuls les membres de plein droit pourront voter.
PRÉCISIONS SUR L’ANNONCE DES RÉSULTATS
Le président explique que les résultats de vote demeurent confidentiels jusqu'au moment du dévoilement. Dans les 48 heures après la période de votation de 4 jours, les votes seront publiés sur le site internet et disponibles auprès de la Caisse. C’est ce qui mettra officiellement fin à l'assemblée générale annuelle, à moins d'un vote négatif.
La Caisse publiera également les résultats des votes sur sa page Facebook.
Il précise que les propositions reçues sont conformes au scénario recommandé par le conseil d'administration. Un vote
« POUR » à ces propositions s'avère le scénario le plus avantageux et totalement conforme aux encadrements applicables. Toutefois, il précise que si jamais il y a un vote négatif sur ces propositions, l'assemblée devra se poursuivre à une autre date afin que de nouveaux scénarios soient proposés pour une nouvelle période de votation. Il poursuit en expliquant les étapes qui en découleraient :
• Lorsque les résultats des votes seront publiés, vous serez invité à participer à la reprise de l'assemblée à une nouvelle date;
• Le conseil d'administration et la direction générale prépareront de nouveaux scénarios de ristourne ;
• Après la 2e partie de l'assemblée il y aura une nouvelle période de votation de 4 jours ;
• À l'issue de cette période les résultats des votes seront dévoilés pour mettre fin à l'assemblée à moins d'un autre vote négatif.
14. Suivi des résultats de vote et levée de l’assemblée
Le président fait un rappel à l'effet que la publication des résultats des votes mettra officiellement fin à notre assemblée générale à moins d'un vote négatif auquel cas le processus devra être repris une seconde fois.
Il remercie les membres de leur participation à cette première assemblée générale annuelle complète à distance. Il fait part aux membres qu'il compte sur eux pour faire de la Caisse Desjardins du Secteur public de l'Estrie, une coopérative dont nous continuerons d'être fiers et les remercie à l'avance de leur confiance.
En terminant, le président félicite les nouveaux administrateurs élus et ceux qui le seront à l'issue de la votation en différé. Il remercie également ceux qui l'accompagnaient ce soir pour le bon déroulement de l'assemblée et il profite pour remercier tous les administrateurs et le personnel de la caisse pour leur engagement au quotidien.
________________________________________________________________________________________________________________________
Page 7 sur 7 __________ __________
P-V AGA 20 avril 2021 Initiales : Président Secrétaire
L’assemblée en direct se termine à 20 :09.
_____________________________ ______________________________
M. Mario Duplin M. Martin Turgeon
Président CA Secrétaire CA
(Ce procès-verbal est versé aux archives de la présente réunion).
L’assemblée est levée au terme de la période de votation, le 27 avril 2021 à 16h50. 232 membres ont exercé leur droit de vote. Les résultats des votes sont :
Les votes étant favorables, les ristournes seront versées aux membres le 9 juin 2021.
Les statistiques de visionnement finales :
• Nombre d’écoutes en direct : 44
• Nombre d’écoutes en rediffusion : 31
• Total d’écoute : 75
