PRÉSENTS Sérgio Marques, président Paula Bernardino, secrétaire
Catherine Neves, DG
Adriana Simões, adjointe à la directrice générale
1. OUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE
Monsieur Sérgio Marques, président du conseil d’administration, déclare l’assemblée ouverte à 14 h 01.
Le président de la Caisse Desjardins Portugaise Sérgio Marques souhaite la bienvenue aux membres de la caisse, à cet AGA virtuel. Celle-ci est faite en mode virtuelle dû au contexte de la pandémie COVID19, et afin de respecter les mesures de distanciation sociale pour limiter la propagation du virus.
Le déroulement se fait en portugais et français. Le président de la Caisse Sérgio Marques a agi comme président d’assemblée.
Monsieur Emanuel Linhares, vice-président est sur la ligne, en présence madame Paula Bernardino secrétaire du conseil d’administration qu’agira également en tant que présidente des élections, puisque que le président, monsieur Sérgio Marques sera en élections.
Mme Bernardino fera la présentation du rapport des mises en candidatures et présentera les règles de fonctionnement.
Monsieur le président a été assisté dans l’animation par Catherine Neves, directrice générale et par madame Adriana Simoes, adjointe à la direction générale, et l’équipe de soutien.
Cette formule implique que les membres pourront voter en direct sur certains sujets pendant la diffusion de l’assemblée alors qu’ils seront appelés à le faire sur d’autres sujets lors d’une période de vote en différé qui aura lieu au cours des
Règlements de fonctionnement
L’assemblée étant tenue en mode virtuel, les modalités qui faciliteront le bon déroulement et les interactions sont présentées par Sérgio Marques.
Ces modalités portent notamment sur :
• La façon de poser des questions ou de proposer ou d’appuyer une recommandation du conseil d’administration.
• La période de questions qui aura lieu à la toute fin des présentations seulement sur les sujets prévus à l’ordre du jour. Il n’y aura pas non plus de vote ce soir, une période de votation étant prévue après: j’y reviendrai plus en détail au moment opportun.
• Ce membre est celui qui respecte également les conditions suivantes : - est une personne physique âgée d’au moins 18 ans et qui remplit les
conditions relatives au lien commun prévu dans la Loi c’est-à-dire qu’il réside, est domicilié ou travaille au Québec;
- est une personne morale ou une société;
- est un membre réadmis membre de plein droit;
- et pour les caisses de groupes : être portugais ou luso descendant Pour cette assemblée à distance, comme il y aura de la votation en direct, nous devons nommer deux (2) scrutateurs, je recommande alors :
Madame Mathilde Fujaco Madame Jennifer Vieira
Afin d’agir comme scrutatrices, étant donné qu’ils ont préalablement été familiarisés avec le processus de votation utilisé ce soir. Elles seront chargées de recueillir le résultat des votes auprès du technicien responsable du système de votation afin que je puisse vous communiquer les résultats des votes.
Les scrutatrices s’engagent à agir en toute discrétion et à conserver le résultat du vote secret et confidentiel.
Nous avons besoin d’un proposeur et d’un appuyeur. Je vous rappelle que seul un membre de plein droit, peut proposer ou appuyer une proposition.
Le président demande le vote pour la nomination des scrutateurs.
Sur proposition dument faite et appuyée, la proposition a été acceptée à l’unanimité (100%).
2. ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR
L’ordre du jour a été présenté par la secrétaire du conseil d’administration Paula Bernardino, voici l’ordre du jour de l’assemblée :
1. Ouverture de l’assemblée 2. Adoption de l’ordre du jour
3. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 26 avril 2019
4. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire du 30 août 2020
Présentation des résultats et rapports
5. Rapport du conseil d’administration
6. Rapport sur la surveillance des règles déontologiques 7. Rapport annuel au 31 décembre 2020
8. Présentation de l’utilisation du Fonds d’aide au développement du milieu et autres engagements de la Caisse dans son milieu
Parole aux membres
9. Période de questions au conseil d’administration
Décisions impliquant un vote en direct pendant la diffusion de l’assemblée Présentation des propositions sur le partage des excédents
10. Présentation des scénarios en vue de la votation pour :
• L’adoption de la répartition des excédents annuels (ristournes)
• L’adoption du versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles du versement de toute somme au FADM et des taux de ristournes.
Élection des membres du conseil d’administration 11. Rapport du comité de mise en candidature Votation en différé
12. Précisions sur l’exercice du vote sur les propositions de partage des excédents et l’élection des administrateurs +
Ouverture de la période de votation en différé pour 4 jours
Annonce des résultats après la période de votation de 4 jours et levée de l’assemblée 13. Suivi des résultats de vote et levée de l’assemblée
Le président demande un proposeur et d’un appuyeur pour l’adoption de l’ordre du jour.
Je vous rappelle que seul un membre de plein droit, peut proposer ou appuyer une proposition.
Sur proposition dument faite et appuyée, l’adoption de l’ordre du jour a été acceptée à l’unanimité (100%).
3. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU 26 AVRIL 2019
Puisque nous n’avons pas eu d’assemblée générale annuelle l’année passée, nous devons procéder à l’adoption du procès-verbal de l’assemblée tenue au printemps 2019.
Pour nous rappeler les principales décisions de l’assemblée générale du 27 avril 2019, le président demande une proposition autorisant le secrétaire à lire seulement un résumé du projet de procès-verbal.
Le président demande le vote pour la proposition.
Sur proposition dument faite et appuyée, la proposition autorisant le secrétaire à lire seulement un résumé du projet de procès-verbal a été acceptée à l’unanimité (100%).
La secrétaire a procédé à la lecture du résumé du procès-verbal du 27 avril, dont la version intégrale a été déposée pour lecture préalable aux membres de la caisse.
Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 27 avril 2019.
Sur proposition dument faite et appuyée, le procès-verbal du 27 avril 2019 est approuvé à l’unanimité (100%).
4. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE DU 30 AOUT 2020
En été 2020 nous avons tenu une assemblée générale annuelle extraordinaire permettant ainsi la votation du projet de ristourne et le versement de celui-ci.
Adoption du procès-verbal de l’assemblée tenue le 30 aout 2020.
Pour nous rappeler les principales décisions de l’assemblée générale extraordinaire, le président demande une proposition autorisant le secrétaire à lire seulement un résumé du projet de procès-verbal.
Sur proposition dument faite et appuyée, le président demande le vote et la proposition a été acceptée à la majorité, 93.33% à faveur et 6.67% contre.
La secrétaire a procédé à la lecture du résumé du procès-verbal du 30 aout 2020, dont la version intégrale a été déposée pour lecture préalable aux membres de la Caisse.
Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire du 30 aout 2020.
Sur proposition dument faite et appuyée, le procès-verbal du 30 aout 2020 est approuvé à l’unanimité (100%).
Présentation des résultats et rapports
5. RAPPORT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le président procède à la présentation des administrateurs, le président Sérgio Marques, Emanuel Linhares vice-président et Paula Bernardino secrétaire, Eduardo Dias secrétaire adjoint, Kenny Duque, Paula Pereira, Vanessa Gregorio Ana Gubert-Gomes et Michael Lopes.
Le président cite l’historique du Mouvement Desjardins, dont nous soulignons le 120e anniversaire, lequel a été fondé par Alfonso Desjardins.
En 2020, le Mouvement Desjardins a été plus que jamais présent en tant qu’institution financière et a accompagné les membres dans la situation de pandémie. Desjardins a mis en place des mesures d’allègement au bénéfice de nos membres clients et lesquels les membres de la Caisse Portugaise ont bénéficié.
Notamment, le report des paiements, réduction des taux d’intérêt pour les cartes de crédit; le remboursement des primes d’assurance et prêts d’urgence.
En période de pandémie, votre caisse a également mis sur pied un fonds COVID, pour un montant de 20 000$ qui a permis l’aide financière aux banques alimentaires et l’appui aux organismes de notre communauté; et sans oublier la bonification des bourses d’études.
En 2020, AGE virtuelle, une première en ce mode. Celle-ci était faite en mode virtuelle, dû au contexte de la pandémie COVID19, ceci dans le souci de permettre la votation du projet de ristournes et par conséquent le versement de la ristourne dont 441 000$ en ristournes individuels et 38 000$ au FADM.
Le président remercie l’ensemble des employés, et des gestionnaires pour leur engagement, dans l’exercice de leurs fonctions. Le président remercie également la confiance des membres envers notre caisse.
6. RAPPORT SUR LA SURVEILLANCE DES RÈGLES DÉONTOLOGIQUES Le président présente le rapport du conseil d’administration sur la surveillance de trois règles déontologiques :
- Les situations de conflit d’intérêts : Le conseil n’a pas constaté des conflits d’intérêts;
- Les dépôts et les prêts aux personnes intéressées : le conseil n’a constaté aucune dérogation;
Les contrats de fourniture de biens ou de services accordés par la Caisse à des personnes visées par le Code: le conseil a été informé d’une situation particulière relative à l’octroi de ce contrat. Les dispositions nécessaires ont été prises pour régler, dans les meilleurs délais cette situation et éviter qu’elle ne se reproduise.
7. RAPPORT ANNUEL AU 31 DÉCEMBRE 2020
La Directrice générale présente les résultats financiers de la Caisse Desjardins Portugaise au 31 décembre 2020.
Voici les faits saillants de sa présentation :
Le volume d’affaire sous gestion est de 575,65M$, celui-ci a connu une croissance significative de 13.5%, par rapport à 2019.
L’actif de la caisse 321,39M$ en hausse de 35.1M$, en hausse de 12.56 % par rapport à 2019.
Le passif de la caisse 301,73M$ en hausse de 34.4M$, en hausse de 12.88 % par rapport à 2019.
Le total de l’avoir de la caisse est de 19.65M$ en hausse de 0.67M$, en hausse de 3.55%.
Les revenus de la caisse totalisent 6,45$, une hausse de 0,14M$, une variation positive de 2.35%.
Les dépenses sont de 3.82M en diminution 0.280M$, soit (6.71%) par rapport à 2019. Les excédents d’exploitation sont de 2.29M$, en hausse de 0.20M$.
(voir détail annexe 1).
8. PRÉSENTATION DE L’UTILISATION DU FONDS D’AIDE AU DÉVELOPPEMENT DU MILIEU ET AUTRES ENGAGEMENTS DE LA CAISSE DANS SON MILIEU.
La secrétaire informe les membres que les membres du CA ont adopté un plan d’engagement et de proximité dans le milieu, lequel est appuyé par une politique.
La secrétaire présente les Priorités pour le prochain plan d’engagement et proximité (2021-2024).
• Éducation : succès académique et formation professionnelle
• Accès à la propriété pour les jeunes
• Entrepreneuriat
• Culture et œuvres humanitaires et services communautaires
• Nos origines portugaises : l’histoire de la Caisse et de la communauté
• Santé et saines habitudes de vie
• Bien-être des ainées
• Éducation financière
La secrétaire demande une proposition pour l’adoption des priorités du Fonds d’aide au milieu (FADM).
Sur proposition dument faite et appuyée; le président demande le vote pour la proposition, celle-ci a été acceptée à l’unanimité (100%).
La secrétaire présente l’engagement de la caisse dans son milieu pour l’exercice 2020.
La caisse a versé 58 000$ à la communauté en provenance du fonds de l’aide au développement du milieu. Tandis que les dons et commandites totalisent 6 950$.
Le solde disponible à la fin de l’exercice dans le fonds d’aide au milieu est de 241 409$. Ce montant correspond au montant versé dans la communauté par le biais du Fonds d'aide au développement du milieu, moins les économies d'impôt occasionnées.
La secrétaire présente également les récipiendaires des bourses d’études de la Caisse Desjardins Portugaise :
Béatrice Alexandra Pereira Mahfoud; Bruno Almeida Da Rocha, Inês dos Santos Afonso; Luana-Clara Matias-Gaspar; Sara Pereira Pinto; Sofia Ferreira; William Nué Cunha, et Alec Gubert-Pagé.
9. PÉRIODE DE QUESTIONS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION Aucune question n’a été reçue en direct.
Présentation des propositions sur le partage des excédents
10. PRÉSENTATION DES SCÉNARIOS EN VUE DE LA VOTATION POUR :
La directrice générale expose le montant de 981 000$ pour la répartition des excédents à repartir, dont le montant des ristournes individuelles totalise 424 000$
et le versement au fonds d’aide au milieu est de 69 000$.
(Voir annexe 2 pour le détail).
Propositions sur le partage des excédents qui feront l’objet d’un vote en différé :
• L’adoption de la répartition des excédents annuels (ristournes)
• Le président demande l’adoption de la répartition des excédents.
Le président précise que cette proposition sera sujette à votation par la part des membres.
Sur proposition dument faite et appuyée, la proposition est acceptée à l’unanimité.
Le président précise que le conseil d’administration recommande la proposition la plus avantageuse pour le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles du versement de toute somme au FADM et des taux de ristournes.
La directrice générale présente la proposition soit un versement de 493 362$. Dont un montant de 424 284$ pour les ristournes individuelles et un montant de 69 078$
pour le fonds d’aide au milieu. La directrice présente également le taux de ristournes pour les volumes d’affaires.
(voir annexe 3).
Le président demande une proposition pour l’adoption du paiement des ristournes Sur proposition dument faite et appuyée, l’adoption du paiement des ristournes est acceptée à l’unanimité.
Élection des membres du conseil d’administration
11. RAPPORT DU COMITÉ DE MISE EN CANDIDATURE
Le président présente le profil collectif enrichi que le conseil d’administration a adopté, celui-ci permet que le conseil d’administration ait les connaissances et les compétences, ainsi qui soient représentatif des membres.
Les critères recherchés ont été communiqués aux membres lors de l’appel de candidatures. Le président se retire, puisque lui-même monsieur Marques est en processus de réélection. Madame Paula Bernardino agira en tant que présidente des élections pour le conseil d’administration. Mme Bernardino a également présidé le comité de mise en candidatures, celle-ci a présenté le rapport effectué par le comité.
Le conseil d’administration avait trois postes à pourvoir et a reçu 7 candidatures.
Le profil recherche comme indiqué dans l’appel de candidatures vise les compétences en gestion financière, gestion comptable et gestion des ressources humaines.
Pour viser la représentativité, nous recherchons un individu du genre masculin et 2 du genre féminin, en plus des groupes d’âge 18-34; 35-49 et 50-64 ans.
Voici le nom des membres ayant déposé leur candidature :
Diamantino de Sousa, Sophia Dias; Rosane Fernandes Dal Magro; Ana Gubert Gomes; Vanessa Marie Grégorio; Sérgio Marques, et Sabrina Pinto Mengon.
Les profils et leurs motivations ont été déposés dans le microsite de la caisse.
12. PRÉCISIONS SUR L’EXERCICE DU VOTE SUR LES PROPOSITIONS DE PARTAGE DES EXCÉDENTS ET L’ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS L’élection des membres se tiendra en mode différé, via Accès D en ligne ou mobile.
La période de vote sera pendant 4 jours, à partir de ce soir mi-nuit jusqu’au 28 avril 23h59.
La secrétaire rappelle que seulement les membres de plein droit, sont admissibles au vote.
Dans les 48 heures à la suite de la fin dès la période de votation les résultats seront déposés dans notre microsite.
Le dépôt des résultats engendra la levée de l’assemblée, à moins qu’il ait un vote négatif. En cas de vote négatif sur les propositions des excédents, l’assemblée devra procéder dans une date ultérieure, pour la proposition de nouvelles propositions, suivi d’une autre période de votation.
Commentaires et questions reçus
Monsieur Marques répond aux membres.
Madame X félicite la caisse pour le projet d’aide au centre communautaire, d'aide à la famille .
Monsieur X veut obtenir la confirmation pour le versement des ristournes, mr Marques mentionne le tout sera effective suite à la votation des membres pour les propositions.
Monsieur Y a demandé pour quelle raison la caisse maintient un montant aussi élevé dans le fonds d’aide au milieu. Est-ce qu’il y a des normes à respecter ? Est- ce qu’il y a des projets pour diminuer le montant ?
Le montant s’est accumulé au cours des années suite aux versements de la ristourne collectif, nous vous reviendrons avec le détail de la norme. Nous avons un plan d’engagement dans le milieu qui vise l’utilisation de ce fonds, de plus le conseil analyse les projets et les demandes en provenance des membres, et si les fonds peuvent être utilisés .
Ouverture de la période de votation en différé pour 4 jours
Le président remercie les membres et employés, monsieur Marques mentionne que la période de votation débute le soir à mi-nuit et cela pendant 4 jours.
Annexe 1
la Caisse (bilan) et avec les composantes (hors bilan)
Annexe 2
Annexe 3
