Page 109
(Assemblée générale annuelle du 6 avril 2021)
/____ / ____/
56
èmeRAPPORT ANNUEL
PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DE LA CAISSE DESJARDINS DE WENDAKE TENUE LE 6 AVRIL 2021 À 19H00.
Dans le contexte de la pandémie de COVID-19 (coronavirus) et selon les recommandations de la Fédération, exceptionnellement, la réunion a lieu virtuellement. Seuls les représentants de la caisse étaient sur place en respectant la distanciation sociale requise.
1. OUVERTURE DE L'ASSEMBLÉE:
L'ouverture de l'assemblée est faite sous la présidence de M. Simon Picard.
REPRÉSENTANTS DE LA CAISSE :
• Monsieur Simon Picard, président
• Monsieur François Picard, administrateur
• Madame Sonia Lefebvre, directrice générale
• Madame Cathia Dubé, adjointe à la direction générale
Le président agit comme président d’assemblée. Il est assisté dans l’animation par Sonia Lefebvre, directrice générale, de l’administrateur du conseil d’administration qui agira à titre de secrétaire de l’assemblée, François Picard et par Cathia Dubé, adjointe à la direction générale. Une équipe de soutien est aussi en ligne pour voir au bon déroulement de l’assemblée.
PRÉCISIONS IMPORTANTES SUR LES MEMBRES
Le président précise que l’AGA est réservée exclusivement à ses membres. Toutefois, considérant qu’elle se déroule en mode virtuel, il est possible que d’autres personnes soient en ligne.
Il mentionne que cette formule d’assemblée à distance implique que les membres pourront voter en direct sur certains sujets alors que d’autres feront l’objet d’une période de votation en différé qui aura lieu au cours des quatre prochains jours suivant l’assemblée.
Une votation en différé sera en effet faite pour la répartition des excédents annuels et les ristournes.
On rappelle que seul un membre de plein droit de la Caisse pourra proposer ou appuyer une proposition et voter lors de la période de 4 jours prévue après l’assemblée.
RÈGLES DE FONCTIONNEMENT
L’assemblée étant tenue en mode virtuel, les modalités qui faciliteront le bon déroulement et les interactions sont présentées par le secrétaire de l’assemblée, François Picard.
Ces modalités portent notamment sur :
• La façon de poser des questions ou de proposer ou d’appuyer une recommandation du conseil d’administration;
• La période de questions qui aura lieu à la toute fin des présentations sur les sujets prévus à l’ordre du jour.
NOMINATION DES SCRUTATEURS
Pour cette assemblée à distance, comme il y aura de la votation en direct, 2 scrutateurs doivent être nommés et messieurs Claude Dussault et Matthieu Barrette sont proposés afin d’agir comme scrutateurs, étant donné qu’ils ont préalablement été familiarisés avec le processus de votation utilisé ce soir.
Page 110
(Assemblée générale annuelle du 6 avril 2021)
/____ / ____/
Madame Marie-Claude Picard propose d’adopter la recommandation et madame Stéphanie Castonguay appuie cette proposition.
La proposition de nommer messieurs Claude Dussault et Matthieu Barrette comme scrutateurs est adoptée.
2. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR:
Le secrétaire de l’assemblée, effectue la lecture de l’ordre du jour et le président invite les membres à proposer et appuyer l’adoption de cet ordre du jour.
Monsieur Louis Bastien propose d’adopter l’ordre du jour et madame Célia Goagara appuie cette proposition.
L’ordre du jour est adopté.
3. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE L’AGA DU 23 AVRIL 2019
Puisqu’il n’y a pas eu d’assemblée générale annuelle l’an passé, nous devons procéder à l’adoption du procès-verbal de l’assemblée tenue au printemps 2019.
Le président propose la lecture d’un résumé du procès-verbal et invite les membres à proposer et appuyer la lecture d’un résumé.
Madame Elsa Lapointe propose la lecture d’un résumé et madame Stéphanie Castonguay appuie cette proposition.
La proposition de lire seulement un résumé du procès-verbal de l’AGA de 2019 est adoptée.
Le secrétaire effectue la lecture du résumé.
Le président invite les membres à proposer et appuyer l’adoption du procès-verbal de l’AGA de 2019.
Madame Marie-Claude Picard propose l’adoption du procès-verbal et madame Elsa Lapointe appuie cette proposition.
Le procès-verbal de l’AGA de 2019 est adopté.
4. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE L’AGE DU 14 SEPTEMBRE 2020
À l’été 2020, nous avons tenu une assemblée générale extraordinaire pour permettre le versement des ristournes individuelles et collectives et le procès-verbal de cette assemblée doit être adopté.
Le président propose la lecture d’un résumé du procès-verbal et invite les membres à proposer et appuyer la lecture d’un résumé.
Monsieur Matthieu Barrette propose la lecture d’un résumé et madame Marie- Claude Picard appuie cette proposition.
La proposition de lire seulement un résumé du procès-verbal de l’AGE de 2020 est adoptée.
Le secrétaire effectue la lecture du résumé.
Page 111
(Assemblée générale annuelle du 6 avril 2021)
/____ / ____/
Le président invite les membres à proposer et appuyer l’adoption du procès-verbal de l’AGE de 2020.
Madame Marie-Claude Picard propose l’adoption du procès-verbal et madame Elsa Lapointe appuie cette proposition.
Le procès-verbal de l’AGE de 2020 est adopté.
5. RAPPORT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le président effectue un compte rendu du rapport du conseil d’administration qui est inclus dans la revue annuelle.
6. RAPPORT SUR LA SURVEILLANCE DES RÈGLES DÉONTOLOGIQUES Le président présente le rapport sur la surveillance des 3 règles déontologiques.
7. RAPPORT ANNUEL AU 31 DÉCEMBRE 2020
Une capsule est montrée résumant les résultats de la dernière année financière qui s’est terminée au 31 décembre dernier.
8. APPROVISIONNEMENT AU FADM
Le président revient sur le vote de l’AGE de 2020, qui a permis le premier approvisionnement au FADM pour un montant de 20 000$ qui est présentement dans une réserve auquel s’ajoutera celui pour lequel les membres effectueront leur vote à partir du lendemain. Il résume également les prochaines étapes que le conseil d’administration aura à réaliser sur une perspective de 3 ans afin de s’engager dans le milieu et répondre aux besoins des membres et de la communauté.
9. PRÉSENTATION DES ENGAGEMENTS DE LA CAISSE DANS SON MILIEU Le président invite le secrétaire de l’assemblé à présenter les montants octroyés pour le soutien à différents organismes du milieu répartis par créneaux.
10. PÉRIODE DE QUESTIONS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le président invite les membres à s’exprimer sur certains sujets plus spécifiques ou encore d’émettre leurs commentaires.
Aucune question et aucun commentaire sont soumis.
11. PRÉSENTATION DES SCÉNARIOS EN VUE DE LA VOTATION POUR :
Le président précise que les scénarios qui sont recommandés par le conseil d’administration sont les plus avantageux pour les membres et totalement conformes aux encadrements applicables.
• L’ADOPTION DE LA RÉPARTITION DES EXCÉDENTS ANNUELS (RISTOURNES);
Présentation du scénario de répartition de excédents annuels recommandé par le conseil d’administration par la directrice générale.
Le président invite les membres à proposer et appuyer la recommandation du conseil d’administration.
Page 112
(Assemblée générale annuelle du 6 avril 2021)
/____ / ____/
Madame Alexandra Bédard-Daigle propose la recommandation de partage des excédents et madame Marie-Claude Picard appuie cette proposition.
Le président précise que cette proposition de l’assemblée, recommandée par le conseil d’administration concernant la répartition des excédents annuels sera soumise au vote après les présentations de la soirée.
• L’ADOPTION DU VERSEMENT DE RISTOURNES PROVENANT DE LA RÉSERVE POUR RISTOURNES ÉVENTUELLES, DU VERSEMENT DE TOUTE SOMME AU FADM ET DES TAUX DE RISTOURNES;
Présentation du scénario de versement de ristournes, provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, du versement de toute somme au Fonds d’aide au développement du milieu (FADM) et des taux de ristournes par la directrice générale.
Le président invite les membres à proposer et appuyer la recommandation du conseil d’administration.
Madame Stéphanie Castonguay propose la recommandation de versements et monsieur Louis Bastien appuie cette proposition.
Le président précise cette proposition concernant le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles et le versement de sommes au Fonds d’aide au développement du milieu et des taux de ristournes sera soumise au vote après les présentations de la soirée.
12. RAPPORT DU COMITÉ DE MISE EN CANDIDATURE
Le président, étant également président du comité de mise en candidature, procède à la lecture du rapport de ce dernier et résume la démarche du profil collectif enrichi.
APPEL DE CANDIDATURE
Le président amène une précision, puisque lors de l’appel de candidatures, 2 postes étaient à combler, cependant, depuis la fin de l’affichage, un poste d’une durée de 1 an est devenu vacant à la suite de la démission de monsieur Michel Gros-Louis. Par conséquent, il y a finalement 3 postes à combler et le conseil d’administration. À l’issue de la période d’appel de candidatures, la Caisse a reçu 3 candidatures qui répondent aux conditions et aux qualités requises par la Loi, le Règlement intérieur et le Code de déontologie de Desjardins :
• Madame Diane Bédard
• Monsieur Eric Duchesneau
• Monsieur Mathieu Picard NOMINATION DES OFFICIERS
Afin de s’assurer de la qualité et de la conformité des élections, le président agira à titre de président d’élection et madame Sonia Lefebvre, agira comme secrétaire d’élection.
13. ÉLECTION PAR ACCLAMATION
Étant donné qu’il y a 3 postes à pourvoir au conseil d’administration et nous avons reçu un nombre de candidatures égal au nombre total de postes à combler, le président peut dès lors déclarés tous les candidats éligibles, élus aux postes de membres du conseil d’administration.
Page 113
(Assemblée générale annuelle du 6 avril 2021)
/____ / ____/
Considérant que la durée d’un des mandats est inférieure à 3 ans, l’attribution des postes se fera par tirage au sort lors d’une des premières réunions du conseil parmi toutes les personnes élues.
14. PRÉCISIONS SUR L’EXERCICE DU VOTE SUR LES PROPOSITIONS DE PARTAGE DES EXCÉDENTS
Le président mentionna que les membres ont deux (2) votes distincts à enregistrer après l’assemblée, soit :
• Un vote pour la répartition des excédents annuels (ristournes);
• Un vote pour le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles et le versement de sommes au Fonds d’aide au développement du milieu (FADM) et les taux de ristourne.
Un vote favorable pour chacune des propositions permettra à la Caisse de pouvoir vous verser rapidement la ristourne à laquelle les membres ont droit.
PRÉCISIONS SUR L’EXERCICE DU VOTE
Présentation des modalités entourant le vote par le président.
• Dès le 7 avril à minuit, la période de votation est ouverte pour une période de 4 jours, soit jusqu’à 23h59 le samedi, 10 avril.
• La réécoute de notre assemblée est possible pour tous les membres, participants ou non, par le biais du lien accessible sur le site Internet de la Caisse;
• La documentation de référence est disponible sur le site Internet ou sur demande auprès de la Caisse;
• Il y aura 2 moyens simples de voter, soit par AccèsD Internet ou AccèsD mobile;
• Pour être habiletés à voter, vous devrez d’abord être inscrits au service AccèsD. Vous pouvez le faire en contactant votre caisse. Ces plateformes de votation nous permettront de confirmer que vous répondez bien aux qualités requises en tant que membre de plein droit.
PRÉCISIONS SUR L’ANNONCE DES RÉSULTATS Précisions sur l’annonce des résultats du vote par le président.
• Les résultats demeurent confidentiels jusqu'au moment du dévoilement;
• Dans les 24 à 48 heures après la période de votation de 4 jours, les résultats des votes seront publiés sur le site Internet et disponibles auprès de la Caisse;
• En cas de vote négatif sur les propositions, l’assemblée devra se poursuivre à une autre date afin que de nouveaux scénarios soient proposés pour une nouvelle période de votation. Le versement de la ristourne sera donc retardé.
15. TIRAGE « PARTICIPE À TON AGA »
Le président invite les membres qui ont participés en direct à l’assemblée, d’envoyer leur nom, prénom, courriel et la réponse à la question mathématique qui apparait à l’écran, afin de se mériter l’un des 5 prix de 50$ qui sera tiré dès le lendemain.
16. MOT DE LA FIN DU PRÉSIDENT
Le président remercie les membres pour leur participation à l’assemblée, félicite les nouveaux élus. Il remercie également les administrateurs élus, ceux qui quittent et le personnel de la caisse pour leur engagement au quotidien.
Page 114
(Assemblée générale annuelle du 6 avril 2021)
/____ / ____/
17. SUIVI – ANNONCE DES RÉSULTATS ET LEVÉE DE L’ASSEMBLÉE : La période de votation est ouverte dès ce soir minuit.
À l’issue de la période de votation auprès des membres, voici les résultats obtenus à l’égard des scénarios recommandés par le CA :
Proposition sur la répartition de excédents annuels
94,38 % des membres ont voté en faveur de la recommandation.
La proposition est : Adoptée ☒ Refusée ☐
Proposition sur le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, du versement de toute somme au Fonds d’aide au développement du milieu (FADM) et des taux de ristournes
85,54 % des membres ont voté en faveur de la recommandation.
La proposition est : Adoptée ☒ Refusée ☐
Les résultats ayant été publiés sur le microsite et disponibles auprès de la Caisse, l’AGA est officiellement levée le 14 avril 2021 à 11h15.
__________________________________
Simon Picard, président
__________________________________
François Picard, secrétaire de l’assemblée
