Desjardins de Lachine tenue par conférence virtuelle, mardi, 6 avril 2021 à 19 h.
ORDRE DU JOUR 1. Ouverture de l’assemblée 2. Adoption de l’ordre du jour
3. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 23 avril 2019 4. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire du 27 août 2020 5. Rapport du conseil d’administration
6. Rapport sur la surveillance des règles déontologiques 7. Rapport annuel au 31 décembre 2020
8. Présentation de l’utilisation du Fonds d’aide au développement du milieu et autres engagements de la Caisse dans son milieu
9. Période de questions au conseil d’administration 10. Présentation des scénarios en vue de la votation
- L’adoption de la répartition des excédents annuels (ristournes)
- L’adoption du versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles et sur le versement de tout somme au FADM
11. Rapport du comité de mise en candidature 12. Élection par acclamation
13. Précisions sur l’exercice du vote sur les propositions de partage des excédents 14. Suivi des résultats de vote et levée de l’assemblée
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La présidente du conseil d’administration déclare l’assemblée ouverte à 19 h.
1. Ouverture de l’assemblée
Mme Diane Riopel, présidente du conseil d’administration souhaite la bienvenue à cette assemblée générale annuelle de la Caisse Desjardins de Lachine qui se tient entièrement et exclusivement à distance en raison de la situation liée à la COVID-19 et afin de respecter les mesures de distanciation sociale pour limiter la propagation du virus.
Elle présente par la suite les gens qui l’accompagneront et qui sont en soutien :
Sami Oueldi, directeur général ;
Lise Dion, secrétaire du conseil d’administration qui sera assistée dans ses fonctions par Anie Dupuis, adjointe à la direction générale.
Georges Tremblay, vice-président du conseil d’administration et président du comité de mise en candidature qui présentera son rapport à l’issue de l’appel de candidatures.
Il est mentionné que ces personnes l’assisteront afin que la présente assemblée se déroule bien et dans le respect de nos encadrements. Elles verront notamment à faire part des questions, commentaires et propositions.
Comme précisé dans l’avis de convocation, elle mentionne que cette formule
Dans le cadre de cette assemblée générale annuelle de la Caisse, SEUL UN MEMBRE DE PLEIN DROIT de la Caisse admis depuis au moins 90 jours pourra proposer ou appuyer une proposition et exercer son droit de vote en direct ce soir.
À NOTER QUE LES MEMBRES ONT VISIONNÉ L’ALLOCUTION DE M. GUY CORMIER, PRÉSIDENT ET CHEF DE LA DIRECTION DU MOUVEMENT DES CAISSES DESJARDINS.
Par la suite, Mme Lise Dion précise les modalités qui faciliteront le bon déroulement de l’assemblée, les votes en direct et les interactions entre nous.
Mme Diane Riopel mentionne que pour cette assemblée à distance, comme il y aura de la votation en direct, nous devons nommer deux (2) scrutateurs ; elle recommande alors :
Anie Dupuis
Marie-France Désy
Celles-ci ont préalablement été familiarisées avec le processus de votation utilisé ce soir. Elles seront chargées de recueillir le résultat des votes auprès du technicien responsable du système de votation afin que nous puissions communiquer les résultats des votes. Les scrutateurs s’engagent à agir en toute discrétion et à conserver le résultat du vote secret et confidentiel.
Il est proposé par (retiré), appuyé par (retiré) et résolu à la majorité des personnes présentes virtuellement de nommer Anie Dupuis et Marie-France Désy comme scrutatrices.
2. Adoption de l’ordre du jour
En sa qualité de secrétaire d’assemblée, Mme Lise Dion fait lecture de l’ordre du jour. Il est précisé que puisqu’il s’agit d’une assemblée générale à distance, il ne sera pas possible d’ajouter d’autres sujets à ceux déjà prévus à l’ordre du jour et qu’au besoin, les membres pourront profiter de la période de questions qui se tiendra plus tard pour exprimer leurs propositions ou besoins d’information.
Il est proposé par (retiré), appuyé par (retiré) et résolu à la majorité des personnes présentes virtuellement d’adopter l’ordre du jour tel que rédigé.
3. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 23 avril 2019 Il est proposé par (retiré), appuyé par (retiré) et résolu à la majorité des personnes présentes virtuellement de ne pas faire lecture intégrale du document en titre, un résumé succinct étant déclaré suffisant.
Selon le souhait exprimé par l’assemblée des membres, Mme Lise Dion résume les principaux points qui apparaissent au procès-verbal de l’assemblée générale du 23 avril 2019.
Il est proposé par (retiré), appuyé par (retiré) et résolu à la majorité des personnes présentes virtuellement d’adopter le procès-verbal de la réunion en titre tel que rédigé.
2020
Il est proposé par (retiré), appuyé par (retiré) et résolu à la majorité des personnes présentes virtuellement de ne pas faire lecture intégrale du document en titre, un résumé succinct étant déclaré suffisant.
Selon le souhait exprimé par l’assemblée des membres, Mme Lise Dion résume les principaux points qui apparaissent au procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire du 27 août 2020.
Il est proposé par (retiré), appuyé par (retiré) et résolu à la majorité des personnes présentes virtuellement d’adopter le procès-verbal de la réunion en titre tel que rédigé.
5. Rapport du conseil d’administration
La présidente du conseil d’administration, Mme Diane Riopel, remercie les membres présents, présente l’ensemble des administrateurs de la Caisse et fait lecture des faits marquants du message apparaissant au rapport annuel de la Caisse.
6. Rapport sur la surveillance des règles déontologiques
M. Georges Tremblay mentionne les points suivants paraissant au rapport annuel de la Caisse :
1. Aucune situation de conflit d’intérêts;
2. Aucune dérogation au niveau de la conformité des dépôts et prêts accordés aux personnes intéressées;
3. Aucun contrat de fourniture de biens ou de services n’a été accordé par la Caisse à des personnes visées par le code.
7. Rapport annuel au 31 décembre 2020
Une capsule vidéo est présentée aux membres.
Le directeur général, M. Sami Oueldi, commente les rubriques et postes comptables du rapport financier pour l’exercice financier terminé le 31 décembre 2020.
8. Présentation de l’utilisation du fonds d’aide au développement du milieu
Le directeur général fait un bref sommaire des éléments qui ont eu une influence sur le fonds d’aide au développement du milieu et commente l’utilisation de la somme de 37 000 $ pour la période terminée le 31 décembre 2020.
Fonds disponibles (réserve) au 1
erjanvier 2020 212 000 $
Montant vers é au FADM en 2020 50 000 $
Distribu é en 2020* 37 000 $
Solde en fin d ’ exercice 225 000 $
Une capsule vidéo sur le bilan de la distinction coopérative est présentée aux membres.
9. Période de questions au conseil d’administration Aucune question n’est soulevée.
10. Présentation des scénarios en vue de la votation pour :
Adoption de la répartition des excédents annuels (ristournes)
Comme la ristourne Desjardins poursuit son évolution au fil des ans, une capsule vidéo avec les nouveautés est présentée aux membres.
Le directeur général, M. Sami Oueldi, précise que le scénario présenté est le plus avantageux pour les membres et totalement conforme aux encadrements applicables.
Il est proposé par (retiré), appuyé par (retiré) que le projet de répartition des excédents annuels pour l’exercice terminé le 31 décembre 2020 soit soumis au vote après l’assemblée virtuelle.
Adoption du versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles et sur le versement de toute somme au Fonds d’aide au développement du milieu et des taux de ristournes
M. Sami Oueldi, directeur général présente la recommandation du conseil d’administration pour le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, du versement de toute somme au Fonds d’aide au développement du milieu (FADM) et de taux de ristournes.
Il est proposé par (retiré) appuyé par (retiré) Aubrun que le scénario recommandé par le conseil d’administration soit soumis au vote après l’assemblée.
11. Rapport du comité de mise en candidature
Une capsule vidéo « Devenez administrateur ou administratrice » est présentée aux membres.
M. Georges Tremblay, président du comité de mise en candidature, explique les démarches du profil collectif enrichi, des critères recherchés ainsi que du processus de l’appel de candidatures qui s’est terminé le 8 février 2021 à 17 h.
Il est mentionné qu’un document de présentation de toutes les candidatures éligibles a été déposé sur le microsite de la Caisse.
12. Élection par acclamation
N'étant pas dirigeante sortante de charge, Mme Diane Riopel indique qu'elle agira à titre de présidente d'élections.
Les mises en candidature sont : M. François Achim
M. Louis Béland
Mme Francine Bourdeau Arpin Mme Coritha Pierre
Le nombre de candidatures conformes étant inférieur au nombre de postes à pourvoir (5), la présidente d’élections déclare les candidats élus au conseil d’administration pour un terme de 3 ans.
13. Précision sur l’exercice du vote sur les propositions de partage des excédents
Un vote pour le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles et le versement de sommes au Fonds d’aide au développement du milieu (FADM) et les taux de ristourne.
Un vote favorable pour chacune des propositions permettra à la Caisse de pouvoir verser rapidement la ristourne à laquelle les membres ont droit.
Précisions sur l’exercice du vote
Mme Diane Riopel, présidente du conseil d’administration, présente les modalités entourant le vote.
Dès le 6 avril 2021 à minuit, la période de votation est ouverte pour une période de 4 jours, soit jusqu’à 23 h 59 le 10 avril 2021.
Faits saillants pour la période de votation :
La réécoute de notre assemblée virtuelle est possible pour tous les membres, participants ou non, par le biais du lien accessible sur le site Internet de la Caisse;
La documentation de référence est disponible sur le site Internet ou sur demande auprès de la Caisse;
Il y aura 3 moyens simples de voter, soit par AccèsD Internet, AccèsD mobile ou AccèsD téléphone à l’aide de consignes claires;
Un membre de plein droit, dûment qualifié, ne pourra voter qu’une seule fois.
Précisions sur l’annonce des résultats
La présidente effectue quelques précisions sur l’annonce des résultats.
Faits saillants entourant l’annonce des résultats :
Les résultats demeurent confidentiels jusqu'au moment du dévoilement;
Dans les 48 heures après la période de votation de 4 jours, la Caisse est informée des résultats des votes qui seront publiés sur le site Internet et disponibles auprès de la Caisse;
En cas de vote négatif sur les propositions, l’assemblée devra se poursuivre à une autre date afin que de nouveaux scénarios soient proposés pour une nouvelle période de votation. Le versement de la ristourne sera donc retardé.
14. Suivi – Annonce des résultats et levée de l’assemblée
Mme Diane Riopel, présidente du conseil d’administration, remercie les membres de leur participation à cette assemblée, le personnel de la Caisse pour leur engagement au quotidien, l’ensemble des administrateurs de la Caisse, Mme Lise Dion, secrétaire du conseil d’administration, M. Sami Oueldi, directeur général, Mme Anie Dupuis, adjointe à la direction générale, Mme Marie-France Désy, directrice des communications et développement coopératif, M. Bruno Piché, agent soutien technique et administratif et l’équipe de soutien technique de la Fédération des caisses.
À l’issue de la période de votation auprès des membres, voici les résultats obtenus à l’égard des scénarios recommandés par le CA (333 participants au total) :
94,41 % des participants ont voté en faveur de la recommandation. La proposition est adoptée.
Proposition sur le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, du versement de toute somme au Fonds d’aide au développement du milieu (FADM) et des taux de ristournes
82,14 % des participants ont voté en faveur de la recommandation. La proposition est adoptée.
Les résultats ayant été publiés sur le microsite et disponibles auprès de la Caisse, l’AGA est officiellement levée le 10 avril 2021 à 23 h 59.
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Président
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Secrétaire
Note : Il est à noter que 73 personnes ont assisté en direct à l’assemblée générale annuelle virtuelle, incluant les administrateurs et les employés.
