PROCÈS-VERBAL DE LA 4e ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DE LA CAISSE DESJARDINS DES DEUX-RIVIÈRES DE SHERBROOKE TENUE VIRTUELLEMENT
LE 14 AVRIL 2021 À 18 H 30.
L’assemblée est présidée par Madame France Boissé
Mot de bienvenue
La présidente souhaite la bienvenue à la quatrième assemblée annuelle de la caisse en
soulignant que cette assemblée se tient entièrement et exclusivement à distance en raison de la situation liée à la COVID-19 et afin de respecter les mesures de distanciation sociale pour limiter la propagation du virus. Elle précise également que les mesures de distanciation physique sont respectées pour le déroulement de l’assemblée. Elle mentionne que la présence en ligne des membres démontre bien l’intérêt porté à la caisse et remercie l’auditoire.
1. Ouverture officielle de l’assemblée à 18 h 30
La présidente nomme les personnes qui l’accompagnent à l’animation ou au soutien soit, monsieur Sylvain Vachon, secrétaire du conseil d’administration, monsieur Marco Boucher, directeur général de la Caisse et mesdames «X» de la direction générale.
Précisions importantes
Puisqu’il s’agit d’une assemblée à distance, la présidente mentionne que dans le cadre de cette assemblée générale annuelle de la Caisse, SEUL UN MEMBRE DE PLEIN DROIT de la Caisse admis depuis au moins 90 jours pourra proposer ou appuyer une proposition et exercer son droit de vote en direct ce soir. Ce membre est celui qui respecte également les conditions suivantes :
• est une personne physique âgée d’au moins 18 ans et qui remplit les conditions relatives au lien commun prévu dans la Loi c’est-à-dire qu’il réside, est domicilié ou travaille au Québec
• est une personne morale ou une société
• est un membre réadmis membre de plein droit
2. Mot du président du Mouvement
Un message vidéo de monsieur Guy Cormier, président et chef de la direction du Mouvement Desjardins, est présenté aux membres.
3. Règles de fonctionnement
Puisqu’il s’agit d’une assemblée à distance, la présidente précise les modalitésqui faciliteront le bon déroulement, les votes en direct et les interactions entre nous. Elle explique également la vue des différentes sections en affichage de la présentation.
4. Nomination des scrutateurs
Pour cette assemblée à distance, comme il y aura de la votation en direct, deux scrutateurs doivent être nommés et la présidente recommande madame «X» et monsieur «X» étant donné qu’ils ont préalablement été familiarisés avec le processus de votation utilisé pour cette assemblée virtuelle. Ils seront chargés de recueillir le résultat des votes auprès du technicien responsable du système de votation afin que la présidente puisse communiquer les résultats des votes. Les scrutateurs s’engagent à agir en toute discrétion et à conserver le résultat du vote secret et confidentiel.
Madame «X» propose d’adopter la recommandation et monsieur «Y» appuie.
Adoptée à l’unanimité.
5. Adoption de l'ordre du jour
La présidente mentionne que puisqu’il s’agit d’une assemblée générale à distance et qu’il serait difficile d’ajouter des propositions ou autres éléments séance tenante, il ne sera pas possible d’ajouter d’autres sujets à ceux déjà prévus à l’ordre du jour. Au besoin, les membres pourront profiter de la période de questions qui se tiendra plus tard pour exprimer leurs propositions ou besoins d’information.
Au bénéfice de tous les membres, la présidente demande au secrétaire du conseil d’administration, monsieur Sylvain Vachon de présenter l’ordre du jour de l’assemblée
.
Il est proposé par monsieur «X», appuyé par monsieur «Y» que la réunion se poursuive selon l’ordre du jour tel que présenté.
6. Adoption de la proposition de la lecture d’un résumé du procès-verbal de l’AGA du 16 avril 2019
Considérant qu’il n’y a pas eu d’assemblée générale l’an dernier, nous devons procéder à l’adoption du procès-verbal de l’assemblée générale tenue au printemps 2019.
Pour nous rappeler les principales décisions de l’assemblée générale du 16 avril 2019, la présidente demande une proposition autorisant le secrétaire à lire seulement un résumé du projet de procès-verbal, c’est-à-dire seulement une lecture des décisions prises.
Adoption de la proposition de la lecture d’un résumé du procès-verbal
Il est proposé par monsieur «X» et appuyé par madame «Y» de lire seulement le résumé du procès-verbal de l’assemblée de 2019.
Pour : 97.2%
Contre : 2.8%
Adopté à la majorité.
La présidente invite monsieur Sylvain Vachon à faire la lecture de ce résumé.
Aucune question n’est soulevée à la suite de cette lecture.
7. Adoption du procès-verbal de l’AGA du 16 avril 2019
Considérant que le projet du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 16 avril 2019 a fait l’objet de lecture d’un résumé à cette assemblée.
Adoption du procès-verbal
Il est proposé par monsieur «X», appuyée par madame «Y» que le procès-verbal du 26 avril 2019 soit approuvé tel que présenté.
Adopté à l’unanimité.
8. Lecture et adoption du procès-verbal de l’AGE du 7 septembre 2020
La présidente mentionne qu’une assemblée générale extraordinaire a eu lieu à l’été 2020 pour permettre le versement des ristournes individuelles et collectives. Nous devons procéder à l’adoption du procès-verbal de cette assemblée extraordinaire. Elle demande une proposition autorisant à lire seulement un résumé du projet de procès-verbal, c’est-à-dire seulement une lecture des décisions prises.
Il est proposé par monsieur «X», appuyé par madame «Y» de lire seulement le résumé du procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire tenue le 7 septembre 2020.
Pour : 97.3%
Contre : 2.7%
Adopté à la majorité.
La présidente invite monsieur Sylvain Vachon à faire la lecture de ce résumé.
Aucune question n’est soulevée à la suite de cette lecture.
Adoption du procès-verbal
Il est proposé par monsieur «X», appuyée par madame «Y» que le procès-verbal du 7 septembre 2020 soit approuvé tel que présenté.
Adopté à l’unanimité.
La présidente répond à une question concernant le nombre de participants en ligne.
10. Rapport sur la surveillance des règles déontologiques
La présidente présente le bilan de la surveillance relative à trois règles déontologiques.
Conflits d’intérêts
• Aucune situation de conflit d’intérêts n’a été constatée
Conformité des dépôts et prêts accordés aux personnes intéressées
•
Les dépôts et les prêts accordés aux personnes intéressées à l’égard de la Caisse ont tous été consentis en conformité avec les règles déontongiques qui s’appliquent.
Contrats
• La Caisse n’a octroyé aucun contrat de fourniture de biens et de services à des personnes visées par le Code.
11. Présentation du rapport financier
Une capsule vidéo dévoilant les principaux faits saillants du rapport financier de la Caisse pour l'année terminée le 31 décembre 2020 est présentée.
À la suite de ce vidéo, monsieur Marco Boucher, directeur général, répond à une question concernant les autres revenus.
En terminant, monsieur Marco Boucher, directeur général, souligne que la caisse a pu faire face à la situation exceptionnelle de la pandémie c’est grâce aux employés, aux gestionnaires et aux administrateurs dévoués. Les efforts déployés par chacun d’eux, dans ce contexte ambigu et exigeant, ont permis de placer la qualité des services au sommet des priorités. Il les remercie sincèrement pour leur mobilisation hors du commun.
12. Présentation de l’utilisation du Fonds d’aide au développement du milieu
La présidente présente le rapport de l’utilisation du Fonds d’aide au développement du milieu ainsi que de la démarche d’engagement de la Caisse dans son milieu.
Globalement pour des projets d’ici, c’est 155 875 $ que la Caisse a remis en 2020.
Il s’agit de 138 596$ pour le Fonds d’aide au développement du milieu et de 17 279$ en dons et commandites.
13. Présentation du bilan de la nature coopérative
La présidente présente les secteurs, les causes et certains organismes qui ont bénéficié de l’appui de Desjardins en 2020.
14. Période de questions pour les membres au Conseil d’administration
Les membres sont invités à faire parvenir leur question à l’aide de la boîte de dialogue :
• Concernant les bourses d’études où s’adresser?
• Des félicitations et des remerciements sont adressés à l’égard des excellents résultats réalisés ainsi que pour la tenue de l’AGA en mode virtuel.
15. Adoption d’un budget pour certains placements
Madame France Boissé, présidente demande à monsieur Marco Boucher, directeur général d’expliquer le montant 50 000$ recommandé par le conseil d’administration.
Il est proposé par madame «X», appuyée par madame «Y» que la somme de 50 000 $ soit affectée au budget annuel de placements conformément à l’article 4.2.1 de la norme sur les placements des caisses.
Pour : 100%
Adopté à l’unanimité.
16. Répartition des excédents annuels (ristournes) et votation en différée
Une capsule vidéo sur la ristourne est présentée aux membres. À la suite de la présentation du rapport annuel 2020 et l’évolution de la ristourne, les membres seront invités à voter pour le scénario qui est recommandé par le conseil d’administration. Celui-ci est le plus avantageux et totalement conforme aux encadrements applicables.
La présidente invite le directeur général à présenter et commenter le tableau des excédents ci-dessous.
À la suite de la présentation, il est proposé par madame «X», appuyée par monsieur «Y»
d’adopter la recommandation de partage des excédents.
La répartition des excédents annuels est soumise au vote en différé.
17. Adoption du versement de ristournes
La présidente invite le directeur général à présenter la recommandation du conseil d’administration pour le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, du versement de toute somme au Fonds d’aide au développement du milieu (FADM) et des taux de ristournes.
Il est proposé par monsieur «X» et appuyée par madame «Y» d’adopter la recommandation du conseil d’administration pour le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, du versement de toute somme au Fonds d’aide au développement du milieu (FADM) et des taux de ristournes.
Une question est reçue et répondue concernant le nombre de produits requis pour obtenir la ristourne.
La proposition concernant le versement de ristournes est soumise au vote en différé.
19. Rapport du comité de mise en candidatures
L’appel de candidatures fut lancé à partir du 19 janvier 2021 et a été diffusé pour une durée minimale de 20 jours, de la façon suivante :
• affichage dans tous nos établissements
• diffusion sur nos canaux virtuels (notre microsite, notre page Facebook)
• affichage dynamique sur les écrans en caisse
• courriel transmis aux membres
Pour l’assemblée générale 2021, 5 postes sont à pourvoir et le conseil d’administration est particulièrement (mais non exclusivement) à la recherche de membres répondant à l’un ou l’autre des critères suivants :
À l’issue de la période de mise en candidature, la Caisse a reçu 16 candidatures dans les délais prévus. La présidente énumère le nom des personnes éligibles à la fonction d’administrateur cette année.
1) M. Anil Badaroudine proposé par M. Roch Faucher 2) M Bruno J. Battistini proposé par M. Raynald Castonguay 3) Mme Gina Bergeron proposée par M. Yves Langlois
4) Mme Sandra Escalante proposée par Mme Martha Cecilia Gutierrez 5) M. Jonathan G. Roy proposé par Mme Manon Gilbert
6) M. Jean-Lou Leduc-Paré proposé par M. Philippe Leduc 7) M. Sacha Maheux proposé par M. Karl Fournier
8) M. Francis Malenfant proposé par M. Pierre Malenfant 9) M. Robin Massicotte proposé par M. Paul Lavoie 10) M. Michel Noël proposé par Mme Sylvie Desjardins 11) M. Carl Paquet proposé par M. Pierre Paquet
12) M. Nicolas Pelletier proposé par Mme Marion Limonier 13) M. Benjamin Rancourt proposé par Mme Mariane Maynard 14) M. Kevin Richard proposé par Mme Isabelle Payette 15) M. Jonathan Savard proposé par M. Samuel Boone
16) Mme Sylvie Théberge-Godbout proposée par Mme Karine Godbout
Étant donné que le nombre de mises en candidatures reçues dans les délais est supérieur au nombre de postes à combler, la présidente précise que l’élection des membres fera l’objet d’un vote en différé.
20. Nomination des officiers pour la période d’élection
Madame France Boissé agira à titre de présidente d’élection et monsieur Sylvain Vachon à titre de secrétaire.
21. Exercice de votation
La présidente rappelle que les membres devront voter sur les éléments suivants :
• la répartition des excédents annuels (ristournes)
• le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, le versement de sommes au Fonds d’aide au développement du milieu (FADM) et les taux de ristourne
• l’élection des administrateurs
La présidente expose les précisions sur l’exercice de vote et qu’il y aura 2 moyens simples de voter, soit par AccèsD en ligne ou AccèsD mobile. La durée de votation en différé est de 4 jours, elle débutera dès minuit et prendra fin le 18 avril 2021 à 23 h 59. Les résultats de vote demeureront confidentiels 24 à 48 heures après la période de votation, les résultats des votes seront alors publiés sur le site internet et disponibles auprès de la Caisse. C’est ce qui mettra officiellement fin à l’assemblée générale annuelle 2021, à moins d’un vote négatif auquel cas, le processus devra être repris une seconde fois.
22. Tirage des prix de présence
Vingt (20) prix de présence de 50$ seront tirés parmi les membres qui auront assisté à l’assemblée et qui répondront à la question mathématique identifiée à l’écran. Les personnes gagnantes seront contactées au cours des prochains jours.
23. Annonce des résultats et levée de l’assemblée La période de votation est ouverte dès ce soir minuit.
La présidente remercie les membres de leur participation à cette première assemblée générale annuelle complète à distance.
Félicitations aux administrateurs qui seront élus à l’issue de la votation en différée.
Remerciements à ceux qui l’accompagnaient pour le bon déroulement de l’assemblée, tous les administrateurs et le personnel de la Caisse pour leur engagement au quotidien pour toujours mieux vous servir.
À l’issue de la période de votation auprès des membres, voici les résultats obtenus à l’égard des scénarios recommandés par le CA :
Proposition sur la répartition des excédents annuels :
• 96,87% des membres ont voté en faveur de la recommandation.
Proposition sur le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, du versement de toute somme au Fonds d’aide au développement du milieu (FADM) et des taux de ristournes :
• 86,12% des membres ont voté en faveur de la recommandation
À l’issue de la période d’élection des membres du conseil d’administration, les personnes suivantes ont été élue ou réélue pour un mandat de 3 ans :
• Monsieur Anil Badaroudine
• Madame Gina Bergeron
• Madame Sandra Escalante
• Monsieur Kevin Richard
• Madame Sylvie Théberge-Godbout Levée de l'assemblée
Les résultats ayant été publiés sur le microsite et disponibles auprès de la Caisse, l’assemblée générale annuelle est officiellement levée le 21 avril 2021.
