Conseil d’administration Séance du 12/03/2021
Délibération n° 2021-027
Délibération portant adoption de l’allongement de l’année universitaire jusqu’au 31 décembre 2021.
Vu les dispositions du code de l’éducation et notamment l’article L. 712-6-1 ; Vu les statuts de l’université Sorbonne Nouvelle.
Article 1
L’allongement de l’année universitaire 2020-2021, pour permettre la tenue de stages obligatoires jusqu’au 31 décembre 2021, tel qu’explicité dans la note jointe, est adopté.
Article 2
La présente délibération est adoptée à l’unanimité (29 pour – 0 contre – 0 abstention – 29 votants).
M. Jamil Jean-Marc DAKHLIA Président de l’université Sorbonne Nouvelle
Note n° 10
Objet : Approbation de l’allongement de l’année universitaire jusqu’au 31 décembre 2021 pour les stages étudiants obligatoires dans le cadre de la pandémie Covid 19
Cette note a pour objet d’étudier les impacts de l’éventuel report de la fin de l’année universitaire après la fin du stage des étudiants en licence professionnelle ou en master professionnel ou dans un formation pour laquelle le stage est obligatoire, au plus tard au 31 décembre 2021.
Rappel sur le calendrier
La fin de l’année
Les bornes de l’année universitaire sont votées chaque année en CA et font l’objet d’un arrêté du Président.
Concrètement l’année universitaire est ouverte dans apogée courant juin afin de préparer et de paramétrer les nouvelles inscriptions. Dans Apogée, une seule année universitaire peut être ouverte à la fois.
L’inscription
Les nouveaux entrants sont les premiers à s’inscrire début juillet, ils sont suivis ensuite par les étudiants qui procèdent à leur réinscription. Pour qu’un étudiant de l’Université puisse se réinscrire le système doit avoir enregistré de façon définitive que l’étudiant a soit obtenu son année et est donc autorisé à poursuivre son cursus soit il a obtenu son année et dispose d’une autorisation d’inscription dans une année supérieure d’un autre cursus, soit il est ajourné à l’issue du rattrapage et est donc autorisé à redoubler.
Un étudiant en stage, doit après la rédaction de celui-ci, présenter son rapport de stage devant un jury; cette soutenance est intégrée à ses résultats. A l’issue de la délibération du jury, un procès- verbal est établi et ses résultats sont alors considérés comme définitifs et complets. L’admission ou l’ajournement est prononcé par le jury pour permettre l’inscription dans l’année supérieure ou le redoublement.
Pôle Scolarité et Gestion des Formation www.sorbonne-nouvelle.fr
Affaire suivie par : Bruno Balbastre Responsable du Pôle
DEVU – Pôle Scolarité et Gestion des Formations Mail : bruno.balbastre@sorbonne-nouvelle.fr Tél.(facultatif) : 01 45 87 78 25
Le Stage
L’impact sur le stage est marginal, la seule difficulté c’est que l’application de gestion des conventions de stage est configurée sur l’année universitaire actuellement ouverte, en conséquence à partir d’octobre les étudiants non-inscrits dans la nouvelle année, n’y ont plus accès. Les étudiants en stage tardif n’ont donc pas la possibilité de créer eux même leur convention et doivent passer par le bureau des stages.
Conséquences pour l’étudiant
La possibilité de se réinscrire
L’année universitaire classique est terminée, l’étudiant peut accéder à ses résultats et au certificat de scolarité, mais l’espace numérique de travail et les autres outils en ligne ne sont plus accessibles, tout comme les restaurants universitaires… S’il poursuit ses études, l’étudiant est supposé se réinscrire.
Tant que le stage n’est pas terminé, le jury ne peut statuer de façon définitive. De fait, l’étudiant, s’il envisage une poursuite d’études, devra attendre la fin du stage et la soutenance de son rapport pour se réinscrire. Même en imaginant une fin de stage en octobre, l’étudiant ne sera réellement en mesure de s’inscrire que dans le mois qui suit. Cela signifie qu’il arrivera dans la formation en ayant raté une bonne partie du semestre et surtout en n’ayant pas pu procéder comme les autres à son inscription pédagogique en ligne, sans avoir eu le plan du cours.
Une fois à Nation, dans le cadre du contrôle d’accès, il conviendra également de vérifier que les étudiants au-delà de la fin normale de l’année universitaire disposent toujours des accès à l’Université.
L’obtention du diplôme
Comme on l’a vu précédemment, les résultats de l’étudiant en stage n'ont pas fait l’objet d’une délibération définitive. Il n’est pas en mesure de prouver la réussite à son diplôme et sera donc dans l’impossibilité de le faire avant la fin de son stage et la soutenance, puis la réunion du jury. Si jamais son stage s’est fini le 31 décembre, ces processus interviendront durant l’année civile suivante. Il ne pourrait donc pas plus de 18 mois après le début de son année, faire valoir ses résultats pour une nouvelle inscription, ou pour un recrutement ou pour accomplir une démarche auprès d’une autorité administrative, la préfecture de Police par exemple.
Conséquences pour la promotion
La tenue des Jury
Pour finaliser l’année 2019-2020, suite au décalage de certains stages, la délibération de certaines formations a été retardée, comme évoqué précédemment, pour l’ensemble de la promotion, alors que seule une minorité d’étudiants étaient encore en stage. Il y a là un effet de bord très négatif qui aurait pu être évité en programmant en septembre ou en octobre une première délibération pour les étudiants dont les résultats étaient bien définitifs.
Conséquences pour l’Université
Enchaînement IA – IP
Il ne peut y avoir qu’une seule année universitaire ouverte en même temps pour les IA comme évoqué précédemment. Par contre, il est possible de travailler sur plusieurs années distinctes pour les IP et les résultats. Évidemment tant qu’un étudiant n’a pas d’inscription administrative, tout le reste est impossible.
Les données d’inscription sont utilisées dans le système d’information de l’Université pour diverses actions, tout retard dans les IA et les IP entraîne une dégradation de la qualité de ces processus. Ces étudiants vont rater les périodes d’inscription administrative et pédagogique en ligne. Ces processus
en ligne visent à faciliter ces opérations. L’étudiant tardif est contraint à un processus manuel bien plus long.
Il aura raté le démarrage des enseignements et démarrera son année avec des enseignements à rattraper. De plus, il n’aura pas eu les mêmes chances de choix sur ces enseignements et il est fort possible que les cours qu’il souhaitait suivre soient déjà pleins.
La constitution des emplois du temps et la bonne gestion des besoins en salle, les calculs des charges d’enseignements, les enquêtes organisées par l’Université, etc...
Les IA tardives
La prolongation du stage au-delà des bornes de l’année universitaire habituelle provoque la création d’une IA tardive. Si le stage a duré jusqu’au 31 décembre, alors l’étudiant ne sera probablement pas inscrit avant le 15 janvier, or c’est la date d’observation choisie par le ministère pour le décompte des étudiants inscrits, décompte qui sert ensuite dans le calcul de la dotation de fonctionnement. Toute inscription au-delà de cette date-là n’est donc pas financée par la tutelle. On peut également imaginer qu’un étudiant qui s’inscrit au-delà du 15 janvier risque très fortement de rater les inscriptions pédagogiques du second semestre.
Avis et Recommandation
Avis
Pour toutes ces raisons, dans l’intérêt de l’étudiant comme de l’Université c’est un processus qu’il est préférable d’éviter. S’il a été mis en place pour l’année universitaire 2019-2020 c’est parce que durant une partie de l’année universitaire, de mars à mai, un confinement strict a bloqué toute activité et qu’aucun étudiant n’a été en mesure de suivre un stage durant cette période ou presque.
Pour l’année université 2020-2021, le couvre-feu en vigueur réduit un certain nombre d’activités mais n’a pas conduit à la fermeture des entreprises. De plus, on peut espérer que, le nombre de vaccinés augmentant, d’autres restrictions seront levées permettant une activité plus soutenue et donc davantage de stages dans les mois à venir notamment sur la fin de l’année universitaire.
Ne pas créer de décision à portée générale pour un problème limité
Globalement le nombre d’étudiants concernés n’est pas si important, toucher les bornes de l’année universitaire pour ce petit volume serait une erreur. Elle aurait des conséquences sur l’ensemble des étudiants. Réduire la période d’inscription est un enjeu majeur pour l’établissement afin de permettre un bon démarrage des différentes opérations et des enseignements. L’établissement a travaillé ces dernières années à réduire cette période. Et les petits gains acquis l’ont été très difficilement.
Organiser une première délibération pour permettre au gros de la cohorte de continuer
Afin de ne pas pénaliser l’ensemble des étudiants d’une promotion, une première délibération doit être organisée afin de prendre en compte le gros des résultats et de ne pas bloquer tout le monde pour quelques étudiants engagés dans un stage tardif. La situation de ces derniers sera réglée après la fin des stages.
Date de fin des stages tardifs
Idéalement et pour permettre la tenue des opérations qui suivent le stage, il serait préférable de faire finir l’ensemble des stages tardifs au 30 novembre afin de permettre une soutenance et une délibération au mois de décembre.
Faciliter la réinscription
L’Université peut certainement travailler à faciliter la réinscription de ces étudiants qui n’ayant pu réaliser leur stage doivent prendre une nouvelle inscription. Cette nouvelle inscription leur laisse le temps de trouver le stage dont ils ont besoin et leur permet d’avoir une situation sociale claire. Elle a également l’avantage de ne pas impacter l’organisation de l’Université.
Par contre elle a deux défauts, elle conduit l’étudiant à payer une année supplémentaire et repousser sa diplomation d’une année.
