DÉCLARATION D’UN FICHIER DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
IDENTIFICATION DU FICHIER
1. DÉSIGNATION : Contrats de services 2. DATE DE CRÉATION :
ND
3. FINALITÉ(S) DU FICHIER : Répondre aux questions de l’Étude des crédits et aux demandes d’information et de redditions de comptes.
4. USAGE(S) : Permettre de répondre de façon exhaustive aux différentes demandes afférentes aux contrats provenant notamment des autorités du MTO et du SCT.
5. DESCRIPTION : Fichier constitué de l’ensemble des informations relatives aux différents contrats octroyés par le MTO.
GESTION DU FICHIER
6. SUPPORTS PHYSIQUES UTILISÉS :
Papier (ne s’applique plus aux contrats octroyés depuis 2020) et informatique (sur le réseau mais plus utilisé depuis octobre 2021 puisque les nouveaux contrats sont conservés maintenant en infonuagique)
7. LOCALISATION :
Plusieurs endroits : réseau informatique et infonuagique pour les versions numériques et classeur pour les versions papier.
8. DURÉE GÉNÉRALE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS : Selon le calendrier de conservation du MTO, soit sept (7) ans à compter de la date de signature du contrat.
9. UNE PERSONNE OU UN ORGANISME EXTÉRIEUR A ACCÈS AU FICHIER À DES FINS DE TRAITEMENT : Non
COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS
10. PROVENANCE(S) ET MODALITÉ(S) DE COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS : par écrit et oralement par un membre du personnel
TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME
11. LES RENSEIGNEMENTS VERSÉS AU FICHIER SONT TRANSFÉRÉS À UNE AUTRE PERSONNE OU À UN AUTRE ORGANISME : Oui, le prestataire de services avec qui le contrat est signé.
IDENTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS VERSÉS AU FICHIER
12. PERSONNES PRINCIPALEMENT CONCERNÉES PAR LES RENSEIGNEMENTS : Les personnes concernées par le mandat : signataire, gestionnaire responsable du mandat, la gestion contractuelle et la personne contact du ministère et du prestataire de services.
13. TYPE DE RENSEIGNEMENTS : contractuels, vie économique 14. LISTE DES RENSEIGNEMENTS D'IDENTITÉ :
Personnel du MTO : identité des personnes concernés par le mandat (signataire, gestionnaire du mandat et personne contact) : prénom, nom, fonction, téléphone professionnel et courriel professionnel.
Identification du prestataire de services : nom de l’entreprise, adresse du siège social, NEQ et identité des personnes concernées par le mandat (signataire, gestionnaire du mandat et personne contact) : prénom, nom, fonction, téléphone professionnel et courriel professionnel.
ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME
15. LE PERSONNEL AYANT ACCÈS AU FICHIER : Équipe de la gestion contractuelle et des ressources financières (pour les dossiers papier), ainsi que certains membres des ressources informationnelles pour les versions numériques.
