DÉCLARATION D’UN FICHIER DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
IDENTIFICATION DU FICHIER
1. DÉSIGNATION : Formulaire « Dépôt Direct pour l’employé » et « Formulaire Dépôt Direct pour
le fournisseur ou le bénéficiaire » 2. DATE DE CRÉATION :
ND 3. FINALITÉ(S) DU FICHIER : Inscription des renseignements nécessaires pour la réalisation des dépôts directs
4. USAGE(S) : Fichier permettant d’inscrire les informations bancaires d’un employé ou d’un fournisseur dans le logiciel comptable Virtuo.
5. DESCRIPTION : Fichier donnant des renseignements sur les coordonnées bancaires des employés ou des fournisseurs.
GESTION DU FICHIER
6. SUPPORTS PHYSIQUES UTILISÉS : fichier informatique 7. LOCALISATION :
Dans la boîte courriel des ressources financières et dans un groupe Teams sécurisé
8. DURÉE GÉNÉRALE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS : En conformité avec le calendrier de conservation du Ministère du Tourisme, les fichiers informatiques sont conservés sept ans.
9. UNE PERSONNE OU UN ORGANISME EXTÉRIEUR A ACCÈS AU FICHIER À DES FINS DE TRAITEMENT : Non
COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS
10. PROVENANCE(S) ET MODALITÉ(S) DE COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS : Par courriel par un employé ou par un fournisseur ainsi que par courrier traditionnel
TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME
11. LES RENSEIGNEMENTS VERSÉS AU FICHIER SONT TRANSFÉRÉS À UNE AUTRE PERSONNE OU À UN AUTRE ORGANISME : Oui au Ministère des Finances (gestion de l’encaisse)
IDENTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS VERSÉS AU FICHIER
12. PERSONNES PRINCIPALEMENT CONCERNÉES PAR LES RENSEIGNEMENTS : Employés et les fournisseurs du Ministère 13. TYPE DE RENSEIGNEMENTS : Vie économique
14. LISTE DES RENSEIGNEMENTS D'IDENTITÉ : Nom de famille actuel et prénom, adresse permanente, adresse courriel, téléphone, NEQ pour les entreprises et coordonnées bancaires.
ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME
15. LE PERSONNEL AYANT ACCÈS AU FICHIER : Les administrateurs des ressources informationnelles et le personnel de la direction des ressources financières.
