DÉCLARATION D’UN FICHIER DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
IDENTIFICATION DU FICHIER
1. DÉSIGNATION : SAGIR-SGR2 - Système de gestion des ressources humaines 2. DATE DE CRÉATION : Livraison 1 en 2010 Livraison 2 en 2014 (finale) 3. FINALITÉ(S) DU FICHIER : Pour la gestion interne du Ministère.
4. USAGE(S) : Création d’un dossier unique pour chaque employé(e) et certaines informations nécessaires à la production de la paie.
5. DESCRIPTION : Système permettant d’établir un dossier unique pour chaque employé(e) et l’automatisation de certains processus de ressources humaines.
GESTION DU FICHIER
6. SUPPORTS PHYSIQUES UTILISÉS : Informatique (disque, bande, etc.) et papier.
7. LOCALISATION :
Le fichier est conservé dans un local unique. 8. DURÉE GÉNÉRALE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS : Durant la période que la personne est à l’emploi et en conformité avec le calendrier de conservation du ministère du Tourisme.
9. UNE PERSONNE OU UN ORGANISME EXTÉRIEUR A ACCÈS AU FICHIER À DES FINS DE TRAITEMENT : Oui, Infrastructures technologiques Québec (ITQ).
COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS
10. PROVENANCE(S) ET MODALITÉ(S) DE COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS : Par écrit ou oralement par la personne concernée et un membre du personnel.
TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME
11. LES RENSEIGNEMENTS VERSÉS AU FICHIER SONT TRANSFÉRÉS À UNE AUTRE PERSONNE OU À UN AUTRE ORGANISME : Oui, Infrastructures technologiques Québec (ITQ) et les autres MO lors de la mutation d’un employé.
IDENTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS VERSÉS AU FICHIER
12. PERSONNES PRINCIPALEMENT CONCERNÉES PAR LES RENSEIGNEMENTS : Le personnel des ressources humaines concerné par la gestion des dossiers d’employés.
13. TYPE DE RENSEIGNEMENTS : Emploi, vie économique, organisations.
14. LISTE DES RENSEIGNEMENTS D'IDENTITÉ : Nom de famille actuel et prénom, nom de famille à la naissance, date de naissance, langue, sexe, citoyenneté/statut au Canada, origine ethnique, numéro de matricule, numéro d’assurance sociale, adresse permanente, nom de l’employeur, adresse (travail), téléphone (travail), profession / titre / métier / classification, emploi actuel/emplois antérieurs, revenu annuel, association professionnelle/syndicale, coordonnées bancaires.
ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME
15. LE PERSONNEL AYANT ACCÈS AU FICHIER : Le personnel des ressources humaines concerné par la gestion des dossiers d’employés.
