DÉCLARATION D’UN FICHIER DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
IDENTIFICATION DU FICHIER
1. DÉSIGNATION : Liste des détenteurs de carte d’Accès aux bureaux du Ministère 2. DATE DE CRÉATION : ND
3. FINALITÉ(S) DU FICHIER : Pour la gestion interne du Ministère.
4. USAGE(S) : Gestion sécuritaire des accès aux locaux du Ministère.
5. DESCRIPTION : Application informatique permettant de gérer les accès donnés aux employés dans les différents bâtiments du Ministère.
GESTION DU FICHIER
6. SUPPORTS PHYSIQUES UTILISÉS : Postes informatiques dédiés spécifiquement à la gestion des accès.
7. LOCALISATION : Un poste est situé dans la salle des serveurs au 900 René Lévesque (Qc.) et l’autre est situé dans le bureau de la messagerie du 4e étage du 1255 Peel, à Montréal.
8. DURÉE GÉNÉRALE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS : Pour la durée d’embauche de l’employé.
9. UNE PERSONNE OU UN ORGANISME EXTÉRIEUR A ACCÈS AU FICHIER À DES FINS DE TRAITEMENT : Non
COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS
10. PROVENANCE(S) ET MODALITÉ(S) DE COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS : Lors de l’embauche de nouvelles ressources, les RH nous informent du nom de l’employé et type (gestionnaire, coordonnateur ou employés) de postes occupés afin de lui faire configurer une carte d’accès en fonction des droits spécifiques à l’emploi.
TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME
11. LES RENSEIGNEMENTS VERSÉS AU FICHIER SONT TRANSFÉRÉS À UNE AUTRE PERSONNE OU À UN AUTRE ORGANISME : Non
IDENTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS VERSÉS AU FICHIER
12. PERSONNES PRINCIPALEMENT CONCERNÉES PAR LES RENSEIGNEMENTS : L’équipe des ressources matérielles responsables des accès à Québec, Mme Francine Côté et les coresponsables des accès au 1255 Peel à Montréal, M. Marc Péladeau et M. Michel Painchaud.
13. TYPE DE RENSEIGNEMENTS : Nom et type d’emploi occupé (gestionnaire, coordonnateur ou employés) 14. LISTE DES RENSEIGNEMENTS D'IDENTITÉ : Nom et prénom
ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME
15. LE PERSONNEL AYANT ACCÈS AU FICHIER : L’équipe des ressources matérielles responsables des accès à Québec et les coresponsables des accès à Montréal. L’équipe de la Direction des ressources informatiques peut avoir accès au fichier.
