A apresentação da estagiária na IGDN foi a 24 de março de 2014, e nas primeiras semanas esta teve ações formativas sobre a missão, competências, organização da IGDN e respetivos métodos de trabalho instituídos em cada um dos serviços - na DSIA, DPOAR, DAR e equipas multidisciplinares - bem como sobre a natureza dos organismos que constituem o universo de controlo da IGDN.
A estagiária foi surpreendida durante a exposição da estratégia conceptual e da metodologia instituída pela IGDN, uma vez que não esperava confrontar-se com este tipo de processo de gestão de risco. Esta surpresa foi vista como um excelente desafio para o desenvolvimento da sua aprendizagem.
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85 Embora já tivesse abordado esta metodologia durante a parte letiva do mestrado, a estagiária necessitou de aprofundar conhecimentos sobre a gestão de risco e sobre a sua implementação nas auditorias.
Foi ainda feita a consulta e leitura da documentação disponibilizada e considerada necessária para a consolidação da informação acerca da IGDN e da sua metodologia trabalho instituída, e ainda de documentação referente ao processo de inspeção, da área de auditoria pública e respetivas normas internacionais.
De seguida destacam-se algumas das documentações mais relevantes disponibilizadas à estagiária:
Legislação IGDN;
Legislação do SCI da Administração Financeira do Estado; Legislação da atividade Inspetiva;
Legislação do regime da carreira especial de inspeção; Legislação MDN;
Legislação do Conceito Estratégico da Defesa Nacional; Legislação Forças Armadas;
Legislação Estado-Maior General das Forças Armadas; Legislação Ramos das Forças Armadas;
Manuais de Auditoria
do Tribunal de Contas
do Conselho Coordenador do SCI da Administração Financeira do Estado;
da IGDN;
Plano de Auditorias para 2014;
Plano Estratégico da IGDN - Triénio 2013 a 2015; Plano de Atividades da IGDN 2014;
Plano de Gestão de Riscos da IGDN; Normas da INTOSAI de 2005;
Documentação diversa sobre a auditoria pública.
Como parte integrante do estágio, a estagiária foi ainda incumbida da elaboração de um relatório de estágio. Este relatório compreenderia duas partes. Na primeira seriam relatadas as atividades realizadas no período de estágio, incluindo uma síntese conclusiva e de sugestões julgadas pertinentes, relacionadas com os procedimentos
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86 técnicos observados. Na segunda parte seria desenvolvido o tema selecionado pela estagiária, de um conjunto de temas propostos.
A sua constituição deveria ter entre quinze a vinte páginas, sendo que a primeira parte não deveria ultrapassar as oito páginas.
Dos temas propostos a estagiária escolheu o seguinte - “A estrutura e a organização da função de controlo no MDN”.
Ainda nesta fase a estagiária teve a oportunidade de participar em seis formações de âmbito profissional ministradas na IGDN pela TECNIN - Training, S.A., no âmbito do Programa Operacional Potencial Humano - tipologia 9.3.3, qualificação profissional da administração pública.
Tabela 4.1 - Formação recebida
FORMAÇÃO DATA DURAÇÃO
Office 2013 6 de junho 7h
Gestão financeira/patrimonial com o Plano Oficial de Contabilidade Pública, Lei dos compromissos e pagamentos em atraso
29 a 30 setembro e de 6 a 7 de outubro
21h
Regime de vínculos, carreiras e remunerações 30 de junho 7h
Reengenharia de processos – estratégias de otimização de recursos, custos e de inovação na IGDN
23 a 25 de julho 21h
Planeamento e gestão estratégica: Balanced
Scorecard e Gestão por objetivos 24 a 27 novembro 28h
Business Process Management 1 a 3 dezembro 21h
Fonte: Elaboração própria (2014)
A formação em Office 2013 teve como objetivo proporcionar capacidades de utilização e de conhecimento das novas ferramentas e funcionalidades.
A segunda formação disponibilizou informação acerca da atividade financeira do Estado, da estrutura do setor público, da Reforma Administrativa e Financeira do Estado e do Orçamento da Administração Pública Central, seus princípios, regras e execução.
Foram ainda abordadas as classificações económicas das despesas e das receitas públicas e o Plano Oficial de Contabilidade Pública, o seu âmbito de aplicação, os seus objetivos e características principais. Assim como os seus três sistemas de
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87 contabilidade - orçamental, patrimonial e de custos. E, por fim, a Lei dos compromissos e pagamentos em atraso.
A formação do regime de vínculos, carreiras e remunerações teve como objetivos gerais disponibilizar conhecimentos acerca do enquadramento legal da proteção nos acidentes de trabalho, das doenças profissionais e contribuir para uma melhor clarificação da legislação em vigor, simplificando desta forma o entendimento de todas as matérias consideradas pertinentes neste domínio.
A quarta formação visou fornecer uma informação abrangente dos modelos de gestão da qualidade e que tendem a promover a competitividade de acordo com quatro fatores chave: produtividade, qualidade, inovação e divulgação.
Foi ainda dado conhecimento dos princípios necessários para uma gestão eficaz da qualidade da gestão estratégia, das suas etapas, e do planeamento - da missão, visão, valores e ainda uma iniciação ao instrumento de gestão estratégica - o Balanced Scorecard e sua implementação na organização.
Posteriormente foram ainda abordados os Sistemas de Gestão da Qualidade e a reengenharia de processos.
O Planeamento e gestão estratégica - Balanced Scorecard e Gestão por objetivos - teve por princípio melhorar os conhecimentos relativos à gestão de desempenho por objetivos, através do conhecimento do modelo de gestão e na sua relação com o processo de gestão estratégica das organizações, na capacidade de definir objetivos e de monitorizar o seu desempenho de acordo com o estabelecido.
Proporcionou conhecimentos acerca dos princípios de integração das metodologias de gestão e avaliação de desempenho, na construção de um Balanced Scorecard e na capacidade de desenvolver mapas de objetivos, através indicadores e iniciativas. Facultou ainda orientações acerca da operacionalização de uma estratégia organizacional e na definição clara de objetivos, de forma a alcançar índices positivos de rentabilidade e sustentabilidade e de gerar valor a médio e longo prazo para a organização.
A última formação teve por princípio prover conhecimentos e técnicas na gestão de processos organizacionais, a fim de garantir a sua melhoria contínua ao longo do tempo. Para tal foi identificado o conceito de processo, a sua origem, o seu
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88 enquadramento histórico, as suas principais componentes e as formas de medir e avaliar a sua performance.
Incidiu ainda na Gestão por Processos (Business Process Management), na sua tipologia, hierarquia e arquitetura de processos, e respetiva metodologia de implementação, etapas que a constituem e principais ferramentas aplicáveis.