A fase de execução ocorreu para a primeira entidade no período de 13 a 17 de outubro e para a segunda entidade de 17 a 28 de novembro.
4.3.2.2.1. Procedimentos executados antes da visita às instalações das entidades
Durante esta fase foi dada oportunidade à estagiária de cooperar na análise dos documentos referentes às viaturas apresentados na tabela infra:
CAPÍTULO 4
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Tabela 4.23 - Documentos para análise
Boletins de serviço das viaturas, para se verificar se estes estavam a ser preenchidos de forma correta, com todos os dados considerados pertinentes e estabelecidos por lei;
Mapas de controlo mensal dos gastos afetos às viaturas;
Regulamentos de uso de viaturas, para a verificação do seu cumprimento por partes das entidades;
Dados disponibilizados na plataforma da eSPap;
Inventários das frotas para a verificação da sua atualização e dos processos de aquisição e abates efetuados, com respeito aos quantitativos de veículos a abater por cada aquisição efetuada.
Fonte: Elaboração própria, adaptado dos documentos recebidos das entidades (2014)
Os requisitos em causa na conferência incidiram ainda sobre a verificação do envio mensal da informação de gestão, referente:
às manutenções e reparações, à substituição de pneus; aos sinistros;
ao consumo de combustível, quilómetros percorridos, portagens e via verde;
à atribuições dos cartões de combustível associados a cada veículo; e à forma de distribuição do número total de veículos afetos aos serviços
gerais, de acordo com as suas necessidades de transporte normais e rotineiras.
A estagiária participou no processo na análise aos documentos, para verificação de quais os métodos administrativos adotados, relativamente à aquisição e abate dos veículos, assim como sobre os dados relatados, nos respetivos regulamentos internos - os RUV.
Com a equipa, a estagiária ainda se debruçou sobre os métodos adotados pelas entidades no processo de gestão dos seus PVE, a fim de se verificar se estes estavam a ser efetuados de forma correta e de acordo com o estabelecido na lei.
CAPÍTULO 4
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Tabela 4.24 - Requisitos da análise A verificação do envio mensal da informação de gestão, referente:
às manutenções e reparações, à substituição de pneus;
aos sinistros;
ao consumo de combustível, quilómetros percorridos, portagens e via verde.
Nas atribuições dos cartões de combustível associados, a cada veículo;
E na forma de distribuição do número total de veículos afetos aos serviços gerais, de acordo com as suas necessidades de transporte normais e rotineiras.
Fonte: Elaboração própria, adaptado dos documentos recebidos das entidades (2014)
Com esta análise pretendia-se obter informação acerca da gestão do PVE para posterior confrontação, para se verificar se eram considerados os princípios de gestão do PVE, de acordo com o disposto no art.º 3, do DL n.º 170/2008, no referente a princípios da onerosidade da afetação de veículos, da responsabilidade das entidades utilizadoras, bem como do controlo da despesa orçamental.
4.3.2.2.2. Visita
Durante o tempo em que a equipa esteve nas instalações das entidades, para além de prosseguir com os seus trabalhos, esta ainda solicitou, para análise, os processos conduzidos pelas entidades relativos à aquisição e ao abate de viaturas, e à faturação referente a portagens e combustível para os meses de maio a julho de 2014 para a primeira entidade, e julho e setembro de 2014, para a segunda entidade
.
Efetuaram-se ainda averiguações:
aos inventários das frotas para a verificação da sua atualização e dos processos de aquisição e abates efetuados, com respeito aos quantitativos de veículos a abater por cada aquisição efetuada;
aos boletins de serviço das viaturas, para se verificar se estes estavam a ser preenchidos de forma correta, com todos os dados considerados pertinentes e estabelecidos por lei;
aos dados disponibilizados na plataforma da eSPap:
mensalmente para comparação com os dados anteriormente fornecidos pelas entidades referentes a manutenções, reparações, sinistros, combustíveis, quilómetros, e portagens;
anualmente o PAN de veículos para o ano seguinte; às atribuições dos cartões de combustível associados, a cada veículo;
CAPÍTULO 4
113 gerais, de acordo com as suas necessidades de transporte normais e rotineiras.
Após a análise da informação disponibilizada pelas entidades, a estagiária, em conjunto com a inspetora, elaborou as seguintes tabelas, as quais não estão preenchidas devido ao sigilo:
Tabela 4.25 - Afetação de veículos às entidades
ENTIDADES N.º VEÍCULOS AFETOS
TOTAL
Fonte: Elaboração própria, adaptado de documento em excel de análise das entidades (2014)
Tabela 4.26 - Veículos afetos às entidades
AFETAÇÃO/USO VEÍCULOS AFETOS
Representação 0
Uso Pessoal 0
Veículos de Serviços Gerais (1) 0
Veículos Especiais 0
TOTAL 0
Fonte: Elaboração própria, adaptado de documento em excel de análise das entidades (2014)
Tabela 4.27 - Gastos mensais no último triénio
Valores em euros 2011 2012 2013 TOTAL COMBUSTÍVEIS MANUTENÇÃO PORTAGENS SEGUROS LOCAÇÃO TOTAL
Fonte: Elaboração própria, adaptado de documento em excel de análise das entidades (2014)
Dos riscos identificados auditoria, tanto pela equipa de auditoria como pelos diretores de cada departamento, em conformidade com a taxonomia em vigor na IGDN, são de destacar os seguintes:
CAPÍTULO 4
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Tabela 4.28 - Riscos identificados por categoria Riscos Estratégicos Risco de imagem.
Risco de Operacionais
Risco de perdas financeiras;
Risco de aumento dos custos organizativos;
Risco de responsabilidade civil, criminal, financeira.
Riscos de Reporting Risco de integridade e segurança da informação;
Risco de Compliance Risco legal;
Risco regulamentar.
Fonte: Elaboração própria, adaptado do relatório de auditoria às entidades (2014)
4.3.2.3. Execução da auditoria ao processo de contratação e realização da