No cumprimento da sua missão, em prol do MDN e do Ministro da Defesa Nacional, a IGDN, visa proporcionar valor à sua comunidade através da prestação de um serviço público de excelência.
Na prossecução deste objetivo adota boas práticas através de instrumentos e mecanismos de gestão, alinhados com o interesse dos seus clientes, colaboradores e parceiros institucionais e de acordo com a sua visão “o reconhecimento nacional e internacional do serviço público prestado pela IGDN” (IGDN, 2013 b, p. 4).
Uma das ferramentas que emprega para essa finalidade é o desenvolvimento e implementação do seu mapa de estratégia corporativa, onde para além da missão, visão, valores e política da qualidade estabeleceu a sua estratégia através das perspetivas do Balanced ScoreCard.
Nele identificou os indicadores e as metas para cada um dos seus objetivos estratégicos, ligando-os às respetivas iniciativas, estratégicas consideradas necessárias para à sua concretização, conforme a tabela a seguir apresentada:
Tabela 3.4 - Indicadores e metas para objetivos estratégicos
Missão
Assegurar, numa perspetiva sistémica, preventiva e pedagógica, o acompanhamento e avaliação permanentes da execução das políticas na área da defesa, contribuindo para a melhoria do funcionamento das estruturas da Defesa Nacional, apreciando a legalidade e regularidade dos atos praticados pelas Forças Armadas, serviços e organismos do MDN ou sujeitos à superintendência ou tutela do Ministro da Defesa Nacional, e avaliando a sua gestão e resultados, através da realização de auditorias e outras ações de controlo.
Visão Reconhecimento nacional e internacional do serviço público prestado
pela IGDN. Valores Ética Profissional; Imparcialidade; Competência; Responsabilidade. Política da Qualidade
Clientes e parceiros institucionais satisfeitos;
Colaboradores envolvidos e responsabilidade social;
Melhoria contínua e garantia da qualidade dos processos;
CAPÍTULO 3
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Tabela 3.4 - Indicadores e metas para objetivos estratégicos (continuação)
Orientações estratégicas
Clientes Aumentar valor para os clientes;
Aumentar a visibilidade da IGDN.
Financeira Aumentar fontes de financiamento;
Diminuir despesas.
Processos
Consolidar o modelo de avaliação de riscos;
Garantir a qualidade do processo de auditoria;
Incrementar a produtividade média das
auditorias;
Melhorar a articulação entre os parceiros institucionais;
Aperfeiçoar o planeamento e controlo das atividades;
Diversificar fontes de financiamento.
Aprendizagem e crescimento
Desenvolver e melhorar a formação dos
recursos humanos;
Implementar a gestão por processos;
Modernizar e integrar os sistemas de
informação.
Fonte: Elaboração própria, adaptado de Plano Estratégico da IGDN - Triénio 2013 – 2015,
IGDN (2014)
Os compromissos estabelecidos pela IGDN, no âmbito da sua política de qualidade, têm como princípio orientador um desempenho capaz de prover aos seus stakeholders um serviço público de excelência.
Existe um vasto conjunto de stakeholders, considerados pela IGDN e agrupados por categorias de acordo com a tabela a seguir apresentada:
Tabela 3.5 - Stakeholders IGDN Clientes
– Ministro da Defesa Nacional; – Entidades Auditadas;
– Colaboradores da IGDN (clientes internos).
Parceiros Institucionais
– Secretária-geral do MDN;
– Unidade Ministerial de Compras do MDN; – Fornecedores da IGDN;
– Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (eSPap);
– DGO;
– Direção Geral da Administração e do Emprego Público; – Direção Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções
Públicas;
– Direção Geral de Proteção Social aos Funcionários e Agentes da Administração Pública (ADSE);
– Caixa Geral de Aposentações (CGA); – Direção Geral de Arquivo;
CAPÍTULO 3
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Tabela 3.5 - Stakeholders IGDN (continuação)
– IGF;
– Conselho Coordenador do SCI da Administração Financeira do Estado;
– Inspeções Gerais do SCI da Administração Financeira do Estado (setor setorial);
– Órgão de controlo operacional do MDN; – Tribunal de Contas;
– Inspeções Gerais Estrangeiras; – CTT - Correios de Portugal; – Bancos;
– Sindicatos.
Sociedade – Cidadãos em Geral;
– Órgãos de Comunicação Social.
Fonte: Elaboração própria, adaptado de Plano Estratégico da IGDN, Triénio 2013 – 2015, IGDN (2014)
Na consecução do seu serviço público, a IGDN procura conduzir as suas auditorias e inspeções de acordo com as competências atribuídas, no quadro das responsabilidades cometidas ao SCI da Administração Financeira do Estado (ao nível do controlo setorial) pela LEO (IGDN, 2013, p. 4).
No que respeita ao processo de auditoria, a organização adotou o sistema de boas práticas relacionadas com “Modelos de Avaliação de Riscos” baseado na gestão de risco - ERM - de acordo com as recomendações emanadas pelo COSO.
Da leitura efetuada à documentação constante neste trabalho acerca do ERM e do SCI da Administração Financeira do Estado, ainda não foi encontrada qualquer referência à obrigação de implementação da metodologia do ERM, todavia a IGDN, de forma voluntária, adota essa estrutura nos seus processos de trabalho, apesar das dificuldades já abordadas no ponto 1.2.4.3.
Este modelo,
“[…] centra-se na antecipação e na prevenção dos principais riscos dos processos das organizações auditadas, através da sua identificação, avaliação e controlo, não se limitando apenas à análise de factos históricos e da respetiva legalidade e regularidade financeira, ou de possíveis situações de responsabilidade financeira que daí possam decorrer.” (IGDN, 2013, p. 4).
CAPÍTULO 3
72 Como vantagens da implementação desta metodologia a IGDN considerou os seguintes:
integração e transversalidade;
pedagogia, prevenção e pró-atividade;
uniformização e reduzida variabilidade processual; gestão e replicabilidade do conhecimento;
tempestividade.
Para o eficiente cumprimento das atividades de auditoria e Inspeção a organização dispõe de um ‘Manual de procedimentos de auditoria e inspeção da IGDN’. Este identifica a metodologia implementada, que, como referido anteriormente, é centrada na gestão de riscos e assenta nos seguintes pontos:
identificação e análise dos riscos;
avaliação dos riscos e da gestão dos riscos.
Descreve e tipifica ainda, um conjunto de procedimentos e métodos a observar nas organizações auditadas, e instruções a adotar durante o desenvolvimento das auditorias, de modo a
obter relatórios de auditoria concisos, contundentes e oportunos, com informação de gestão relevante para a tomada de decisão, ajudando a melhorar de forma contínua os processos e desempenhos das organizações auditadas.
A IGDN considera ainda que, como critérios de seleção dos processos a auditar estes devem ser:
mapeáveis e auditáveis;
materialmente relevantes e tempestivos; transversais e replicáveis;
e complementar ao controlo operacional.
3.2. Metodologia e o processo de auditoria da Inspeção-Geral da Defesa