As auditorias em que a estagiária teve oportunidade de participar, desenvolvidas de acordo com o estabelecido no Plano de Atividades da IGDN para o ano de 2014 e aprovado por Sua Excelência o Ministro da Defesa Nacional, foram as seguintes:
Tabela 4.2 - Tipos de auditorias realizadas
TIPO DE AUDITORIA PERÍODO DE REALIZAÇÃO (2014)
Auditoria ao processamento e pagamento de
remunerações certas e permanentes 12 a 05 junho
Auditoria ao processo de gestão do parque de viaturas do Estado (PVE) (efetuado a duas organizações)
01 a 24 de outubro e
13 a 28 de novembro
Auditoria ao processo de contratação e realização da despesa por via do fundo de maneio (FM)
15 de outubro a 18 de novembro
Fonte: Elaboração Própria (2014)
A auditoria realizada ao processo de gestão do parque de viaturas do Estado foi feita a duas organizações, e que por serem do mesmo processo, serão apresentadas em conjunto nos pontos 4.3.2.2 e 4.3.3.2 infra.
Houve sobreposição entre a auditoria ao processo de gestão ao parque de viaturas do Estado e ao processo de contratação e realização da despesa por via do fundo de maneio, pelo que a estagiária não participou no relato da primeira entidade.
Cada auditoria realizada foi efetuada em equipas de auditorias com chefes de equipa, inspetores como elementos constituintes e com a estagiária em apoio técnico. Sendo que o total, contando com a estagiária, era de três elementos.
4.2.1. Caracterização das Organizações
A entidade auditada para o processo de processamento e pagamento de remunerações certas e permanentes é um organismo na dependência da Defesa, sob a forma de sociedade anónima, com capitais exclusivamente públicos. Os seus fins
CAPÍTULO 4
89 estão estabelecidos em diploma próprio e é regida de acordo com a legislação aplicável ao SEE pela lei comercial, estatutos da sociedade e respetivos regulamentos.
A entidade de acordo com o estabelecido no seu diploma tem por objeto:
Tabela 4.3 - Funções da entidade
A prestação de serviços de construção, manutenção e reparação de equipamentos, incluindo a prossecução de objetivos essenciais e vitais para a segurança nacional;
Prestar serviços a outros ramos das Forças Armadas e Forças de Segurança;
Desenvolver para clientes nacionais e estrangeiros, militares e civis, outras atividades ao nível da produção, manutenção e reparação de bens;
Execução de trabalhos e prestação de serviços no âmbito da engenharia;
Prestação de serviços de gestão de infraestruturas, de serviços administrativos, complementares e auxiliares da atividade.
Fonte: Elaboração própria, adaptado do diploma legal da entidade
A administração e fiscalização da sociedade são estruturadas segundo a modalidade prevista na alínea a) do n.º 1, do artigo 278º, do DL n.º 262/86 de 02 de setembro - um Conselho de Administração e um Órgão de Fiscalização - tendo como órgãos sociais a assembleia-geral, o conselho de administração e o fiscal único.
A entidade assume um modelo de governo societário que assegura a efetiva separação entre as funções de administração executiva e as de fiscalização4.
A fiscalização da sociedade compete a um fiscal único, designado por uma sociedade de revisores oficiais de contas, eleito pelo período de três anos5, e que entre outras competências atribuídas, procede à certificação anual das contas;
A entidade dispõe de unidades orgânicas com competências de controlo interno, e encontra-se sujeita à jurisdição e ao controlo exercido pelo Tribunal de Contas e da IGF.
Para o processo de auditoria à gestão do PVE as organizações auditadas são ambas dotadas de autonomia administrativa e têm por missão apoiar o Ministro da Defesa Nacional e ainda, conceber, propor, coordenar, executar e apoiar as atividades relativas às Forças Armadas, necessárias ao cumprimento das suas missões.
4 A concreta configuração das estruturas de administração e de fiscalização das empresas públicas consta dos estatutos de cada empresa e é determinada pelo titular da função acionista, de acordo com o disposto no DL n.º 133/2013 de 3 de outubro e no DL n.º 262/86.
CAPÍTULO 4
90 Ambas têm as seguintes funções entre outras:
Tabela 4.4 - Funções das entidades Implementação das ações relativas às estratégias de defesa;
Participar na elaboração das propostas e de pareceres, no âmbito da defesa;
Assegurar e identificar novas oportunidades no relacionamento bilateral e multilateral na área da defesa, contribuindo para a prossecução dos interesses nacionais;
Assessorar o Ministro da Defesa Nacional;
Acompanhar a execução das políticas de defesa, nos seus diversos domínios;
Ajudar na execução de atividades do MDN em coordenação com o Ministério da Administração Interna;
Ajudar na implementação de medidas ambientais no âmbito da defesa nacional.
Fonte: Elaboração própria, adaptado do diploma legal da entidade (2014)
Relativamente à auditoria ao processo de contratação e realização da despesa por via do FM, a entidade auditada tem por missão coadjuvar as autoridades, ao desenvolver e promover as ações de prevenção da sua competência, ou que lhe sejam cometidas pelas autoridades competentes.
A sua estrutura orgânica compreende duas unidades, às quais competem entre outras funções as seguintes:
Tabela 4.5 - Funções da entidade
Assegurar a prevenção e deteção;
Assegurar o serviço permanente nomeadamente de prevenção;
Contribuir para a elaboração do plano de atividades, orçamento e relatórios anuais e demais instrumentos de gestão;
Desenvolver as suas competências através das suas equipas;
Realizar pareceres, informações e proceder à análise de equipamentos, documentos e outros meios de apoio;
Prestar apoio técnico-jurídico;
Assegurar o funcionamento da área de apoio financeiras, contabilísticas e de informática;
Elaborar e coordenar a formação profissional do pessoal e a gestão dos recursos humanos;
Dirigir a segurança do pessoal e instalações;
Garantir a operacionalidade e mobilidade dos meios de transporte;
Elaborar anualmente o plano de atividades;
Efetuar os procedimentos necessários para a aquisição de bens e serviços, verificar e controlar a legalidade da despesa, elaborar a conta de gerência e submete-la à aprovação e manter a contabilidade organizada e atualizada;
Inventariar, controlar e gerir todos os bens e equipamentos;
Dar entrada ao expediente geral e processual e proceder à sua distribuição.
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