En termes de méthode

Ce projet de modélisation des processus a permis de d’élaborer une méthode de mise en œuvre d’ARIS.

En effet, ARIS est un outil qui intègre une méthodologie basée sur le concept complexe de la maison ARIS (quatre vues statiques et une vue dynamique) et qui dispose d’une panoplie très riche de modèles, symboles, liaisons (environ 150

modèles). Il est difficile de se lancer dans la modélisation avec tous les éléments disponibles dans l’outil. Le risque majeur est de modéliser avec un modèle qui paraît convenir à priori mais qui s’avère inadapté, puis de devoir recommencer complètement la modélisation. Ceci est d’autant plus vrai lorsque le modélisateur sort de formation et ne connaît pas encore bien l’outil. Pour éviter ce risque, il est pertinent d’appliquer une méthode en plusieurs étapes. Cette méthode a été définie après le projet, elle prend en compte l’expérience tirée du projet et les apports issus des échanges avec les membres du club utilisateurs ARIS ; elle n’inclut pas la production du site web avec ARIS Web Publisher.

Cette méthode est décomposée en trois phases qui s’inscrivent dans le cycle PDCA : (cadrage du projet, organisation la modélisation, mise en œuvre de la plate-forme de modélisation, contrôle et amélioration), phases dont les grandes lignes (les deux premières phases sont indépendantes de l’outil de modélisation).

Première phase : cadrage du projet

Avant de commencer le projet d’outillage d’une modélisation de processus, il faut déterminer les objectifs et la finalité de la modélisation.

Pour cadrer la démarche, il est impératif de répondre à ces trois questions : - que doit-on formaliser ?

- à qui s’adresse la formalisation ?

- quels sont les objectifs de la formalisation ?

Les réponses à ces trois questions permettent de définir le périmètre de la démarche, les différents niveaux de description de processus et leur « granularité », du plus haut au plus détaillé.

Phase 2 : organisation de la modélisation

Cette phase consiste à disposer et ordonner les différents éléments de la modélisation pour la rendre opérationnelle :

- identifier les populations cibles de la modélisation, comme :

- management, responsable opérationnel, opérationnel, collaborateur, … - choisir les concepts de la modélisation : processus, acteurs, activités,

événements, flux…

- la hiérarchie des niveaux de processus et leur granularité de modélisation respective (niveau de détail) : fonction de l’entreprise ou métier, macro processus, processus, instruction opératoire…

- les éléments constitutifs par niveau de représentation : quand apparaissent les acteurs des processus, les documents, les applications…

- fixer les règles et les conventions de modélisation - définir le processus de modélisation

- identifier les acteurs de la modélisation (pilote, modélisateur,

administrateur…), déterminer les actions qu’ils réaliseront dans l’outil et les flux de validation des modèles.

- définir les livrables attendus :

- procédures générales, procédure, modes ou instructions opératoires, - site web

- définir l’organisation du projet de modélisation :

- qui fait quoi ? (chef de projet, modélisation, contribution, vérification, validation,…)

Phase 3 : mise en œuvre de la plate-forme de modélisation.

Les informations de la phase 2 sont exploitées pour la mise en œuvre de la plate- forme de modélisation ARIS.

Il est nécessaire de procéder progressivement, chaque étape de la mise en œuvre doit être contrôlée, ajustée et validée par le client :

- étape 1 : définir le méta-modèle du projet : - les concepts : filtre ARIS

- modèles, objets, relations (entre objet) - attributs par type de concept

- association modèle-objet-modèle

- les codes graphiques : modèle(s) de représentation ARIS - objet graphique retenu

- police et couleur

- positions des attributs…

- étape 2 : définir les conventions ( règles de nommage, agencement des symboles…)

- étape essentielle pour la réussite du projet car les conventions définissent les règles de modélisation, leur respect est déterminant pour la cohérence de la modélisation

- étapes 3 : organiser la(les) base(s) ARIS - créer la(les) base(s)

- définir son arborescence : penser livrables - construire le référentiel : données communes - étape 4 : créer les profils et les utilisateurs

- identifier les rôles des acteurs de la modélisation et les flux de validation des modèles

- administrateur, modélisateur, vérificateur…

(impact sur l’arborescence la finesse de gestion des droits s’arrête au répertoire)

- déclarer les utilisateurs

En plus de la définition de cette méthode, le projet a permis de mettre en exergue des facteurs clés de réussite ainsi que les menaces et les risques qui pèsent sur la réussite de l’implémentation d’une démarche de modélisation (nous n’avons pas la prétention d’être exhaustif).

On peut les résumer ainsi : - les facteurs clés de réussite :

- obtenir le leadership du management par les processus

- définir en amont les objectifs de la modélisation et les cibles (public) - disposer d’une méthodologie de formalisation de processus

- définir les concepts de la modélisation - mettre en œuvre ARIS

- définir un filtre de méthodes en le réduisant au strict nécessaire - créer l’arborescence de la base en tenant compte des livrables - définir des conventions : graphique (par modèle), de nommage, contenu

des attributs….

- former sur le périmètre défini et assurer le support aux utilisateurs - assurer une administration centralisée : cohérence de la modélisation et

contrôle du respect des conventions, gestion des bases de développement, de production, des sauvegardes (version)…

- disposer d’un club utilisateur actif et indépendant : évolutions, échanges de bonnes pratiques

- disposer d’une hotline efficace - les risques et les menaces :

- ne pas avoir le soutien du management - avoir des difficultés de mise à jour

- représenter les processus, sous-processus, mode opératoires de façon non adaptée à la cible, aux besoins et à l’utilisation de l’outil

- aller trop dans le détail et pas assez à l’essentiel

- ne pas créer de filtre correspondant aux besoins (utiliser le filtre de méthode globale)

- ne pas mettre de règles d’utilisation et de convention (nommage, représentation graphique…)

- mettre trop de règles d’utilisation

- donner tous les droits à tout le monde. Il faut laisser une partie créative mais bien définir le cadre.