Bilan du chef de projet

Ce projet fut riche en expérience, tant au niveau de la gestion du projet, de l’expérience acquise, des échanges au sein du club utilisateurs ARIS, des projets qui ont suivi et de mon évolution professionnelle.

La mise en œuvre du projet m’a été confiée en 2002 lorsque la phase d’initialisation-lancement a abouti : l’outil est choisi, il faut le mettre en œuvre. Le Directeur DDPC m’a confié la mission de mener à terme le projet d’industrialisation de la démarche processus. Le projet est considéré comme simple, l’équipe projet est réduite au chef de projet qui fait appel en cas de besoin aux intervenants techniques. C’est un projet interne, le dialogue avec le client est facilité.

Au niveau de la gestion du projet, ce qui a été très formateur fut de découvrir un outil : ARIS ; un nouveau concept : le management par les processus ; une façon de conduire le projet : la méthode Delta. Tout en menant le projet, cela a nécessité un fort investissement personnel dans l’apprentissage intensif d’un domaine fonctionnel méconnu.

Utiliser ARIS pour modéliser est assez facile. L’interface de l’outil est assez intuitive, le module graphique est accessible malgré quelques failles ergonomiques.

Le plus ardu est de bien paramétrer l’outil pour répondre aux besoins du projet ; que ce soit pour construire le filtre de méthodes ou que ce soit pour définir l’arborescence de la base la plus adaptée aux livrables attendus et à la gestion des droits d’accès. Il faut bien comprendre la méthodologie d’ARIS et les concepts de la maison, connaître les contraintes de fonctionnement des scripts, etc. Pour ce projet, aucune compétence sur l’outil n’existe dans l’entreprise. La formation par l’éditeur permet d’appréhender les fonctionnalités de l’outil mais ne remplace pas l’expérience. Je me suis donc fortement investi pour comprendre le fonctionnement de l’outil.

Le suivi du projet en binôme avec le Directeur DDPC est un facteur de réussite du projet. Chaque progression dans la mise en œuvre est présentée et validée au fur et à mesure de l’avancement du projet, ainsi les dérives par rapport aux besoins client sont inexistantes.

De même, l’application des pratiques métier et de la méthode Delta, sont des aides précieuses pour la gestion de ce projet. Si elles paraissent contraignantes, au premier abord, pour un projet simple, elles sont surtout très structurantes et source de rigueur. Leur application, adaptée à la dimension du projet, induit un respect des engagements et, par conséquent, la satisfaction du client.

Autre facteur, la participation des utilisateurs dès le lancement du projet (workshops avec l’éditeur, validation lors des CPQ) : ils sont très impliqués et demandeurs d’un outil. Un seul utilisateur a manifesté des réticences à l’arrivée d’un nouvel outil, mais elles se sont estompées après quelques mois. Lors des formations, les utilisateurs ont bien adopté le produit. Ils ont émis des réserves sur l’ergonomie qui n’est pas complètement satisfaisante : placement des liens entre objets, interface non compatible à cent pour cent avec Windows. (un apprentissage des combinaisons du clavier, des « clics » de souris est nécessaire). Des difficultés sont ressorties lors des modélisations : les différences de niveau de détail des processus. En fonction de l’utilisateur, le détail du processus est plus ou moins élevé, et parfois le niveau de description est plus proche du mode opératoire que du processus. Ce point, même s’il est indépendant de l’outil, est non négligeable pour la cohérence du système de processus.

Un autre facteur de réussite est la participation d’Euriware, dès sa création en janvier 2003, au club utilisateur ARIS (CUA). Association indépendante d’utilisateurs, le CUA constitue quatre groupes de travail abordant chacun des thématiques différentes : le management par les processus, la modélisation, la communication (dont l’utilisation d’ARIS Web Publisher) et le système d’information. Le Directeur DDPC est membre du groupe management par les processus. Ma participation au groupe modélisation, au groupe communication et au groupe SI a plusieurs avantages :

- le partage d’expérience sur la gestion d’un projet de modélisation des processus avec ARIS

- les échanges sur l’utilisation de l’outil

- une meilleure écoute de l’éditeur pour des demandes des évolutions de l’outil. Par exemple, grâce au CUA français, l’éditeur a ajouté des modèles d’urbanisation du SI à sa méthodologie

Grâce à cette communauté d’utilisateurs, des bonnes pratiques pour modéliser les processus et plus particulièrement avec ARIS émergent et certaines pourront être reprises, notamment dans la partie « principes » de la modélisation décrite précédemment.

A la fin du projet, je suis affectée à la DDPC, et j’assure le rôle d’administrateur fonctionnel, de formateur et de support à la modélisation des processus.

Comme nous l’avons vu dans le paragraphe précédent, à la suite de ce projet, d’autres projets de la modélisation de processus sont lancés. Pour le premier projet, je suis sollicitée pour former les membres de l’équipe projet à la modélisation des processus et du SI et les assister à la modélisation. Cette première sollicitation marque le début d’une collaboration à de nombreux projets. Ma contribution aux autres projets concerne les activités suivantes :

- formation des membres des équipes projets tous les projets - conseil sur l’élaboration du filtre de méthodes

- assistance à la modélisation

- formation du client à la modélisation ou à l’administration - modélisation du SI suite à entretiens avec le client

Ma participation au projet de la DSI AREVA est la plus engageante, elle s’est effectuée au travers des différentes phases du projet comme :

- consultant junior au lancement du projet

- représentant de la DDPC pour présenter l’outillage de la démarche processus Euriware.

- membre du groupe méthode du projet QESI

- membre de trois groupes de travail (processus de production fondés sur l’ITIL).

- assistance à maîtrise d’ouvrage à la direction projets d’infrastructure de la DSI AREVA pour le déploiement de SM QESI dans la direction

Du fait de mon implication à tous ces projets, mes connaissances, notamment sur le management des processus, se sont enrichies et m’ont permis de m’investir dans la rédaction d’un guide de formalisation des processus et dans la préparation et l’animation de journées de sensibilisation au management des processus.

Aujourd’hui, mon évolution professionnelle au sein de la DDPC m’amène à remplir différentes activités comme responsable méthodes et outils (dont ARIS),

animateur des processus des fonctions système d’information et ressources humaines, auditeur interne, auxquelles s’ajoutent des missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage et missions de formation.

Le projet de modélisation des processus a provoqué un virage dans mon évolution professionnelle, il est à l’origine de l’enrichissement de mes compétences dans le domaine de la gestion de projet et de la qualité.

Il m’a permis de m’ouvrir à de nouveaux horizons professionnels qui portent encore leurs fruits aujourd’hui.