Le cahier des charges ou ce qui en tient lieu

L’objectif du projet d’ARIS qui m’est confié, est de créer un processus industrialisé de modélisation des processus opérationnels, en support à la démarche processus, afin d’améliorer le management des processus.

Il n’y a pas eu de rédaction d’un cahier des charges formel par la maitrise d’ouvrage : l’ensemble des documents relatifs au management de la qualité, complété des besoins et attentes exprimés, ont fait office de cahier des charges. Ce chapitre présente les éléments qui ont servi de cahier des charges.

La description de la démarche processus décrite dans le chapitre 2.2 constitue une partie du cahier des charges : les deux niveaux de cartographie, la fiche descriptive du processus, les acteurs des processus, le cycle d’amélioration des processus…

Les processus sont le socle commun pour :

- Le système d’information : urbanisation, cartographie applicative - Le système de management : structuration et pilotage des activités

- La compréhension par les collaborateurs des fonctions de l’entreprise, rôle individuel

- Les offres Euriware

La norme ISO définit un processus comme un « ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie ».

Ainsi chaque processus consiste en une succession d’activités (ou opérations) réalisées à l’aide de moyens (personnels, équipements, matériels, informations) dont le résultat final attendu est un produit (ou service).

Les règles suivantes sont définies :

- une fonction est composée de plusieurs processus - un processus est rattaché à une fonction de l’entreprise

- un processus s’insère dans un système de processus : il peut avoir un ou des processus en amont (activateur du processus), un ou des processus en aval (activés par le processus)

- une fonction est sous la responsabilité d’un pilote qui en assure le management

Un méta modèle décrit les interactions entre les concepts de la démarche. (voir annexe)

La modélisation des processus d’une fonction est réalisée selon un processus défini « formaliser les processus » qui se décompose en quatre processus : structurer le domaine (la fonction) en processus, modéliser les processus, valider les processus, publier les processus.

Les clients des processus sont les acteurs de la modélisation des processus et l’ensemble de collaborateurs de l’entreprise.

Les acteurs du processus et leur rôle sont décrits dans le tableau 2 ci-après.

Tableau 2 : description des rôles du processus formalisation des processus Rôle Description

Pilote du domaine Détermine la cartographie du domaine et approuve la formalisation de processus

Coordinateur animateur du processus (CAP)

Assure la modélisation les processus, ce sont les utilisateurs d’ARIS.

Responsable opérationnel du processus

Valide la modélisation du processus dont il est le responsable opérationnel

Contributeurs du processus Acteur du processus sollicité par le CAP pendant la formalisation du processus.

Coordinateur de la modélisation

Valide les processus par rapport à la cohérence du système de management des processus

Administrateur de la base des processus

Assure les activités d’administration fonctionnelle de l’outil : vérification du respect des règles et conventions de modélisation des processus, utilisation des données communes, mise à jour des données communes, administration des bases, support aux CAP.

Responsable de la publication des processus

Assure la bascule des processus modélisés validés dans l’environnement de production des publications. (procédures ou site)

La volumétrie des processus à modéliser est de cent à cent cinquante processus. La modélisation est assurée par les Coordinateurs Animateurs de Processus (CAP) ; les révisions des processus sont réalisées en suivant le processus de formalisation.

FONCTIONS ATTENDUES PAR LES CAP(UTILISATEURS D’ARIS) Afin de garantir la cohérence des modélisations, les CAP :

- s’appuient sur un référentiel commun et des règles communes de modélisation

- ne créent ou ne mettent à jour que les processus du périmètre qu’ils gèrent - peuvent consulter l’ensemble des processus du système

- utilisent la solution à partir des différentes implantations d’Euriware en France. - les temps de réponses de la solution à partir de leur poste de travail standard

doivent être satisfaisants quelque soit la région

- afin de respecter le cycle de vie du processus, l’outil doit permettre de gérer les évolutions des processus et les stades de validation de la modélisation

FONCTIONS ATTENDUES PAR LA SOLUTION (PRODUIT LIVRE A L’ISSUE DU PROJET) La solution que je dois réaliser permettra :

- de modéliser les deux niveaux de cartographies, les processus avec toutes leurs caractéristiques ainsi que la « filiation » entre les niveaux de représentation : fonction vers processus (entre cartographies), processus vers processus détaillé (cartographie ou processus vers processus détaillé) et respecter le cycle de validation des processus. Pour cela, elle fournit aux CAP une plate-forme ARIS intégrant :

- un filtre de méthode ARIS :

- comprenant un modèle ARIS pour chaque niveau de représentation des processus ainsi que les symboles ARIS correspondant aux concepts de la modélisation

- permettant de renseigner toutes les caractéristiques du processus (finalité, bénéficiaire, responsable opérationnel ; statut de formalisation du processus…)

- un référentiel de données communes aux processus

- de gérer les interfaces de processus afin d’assurer la cohérence du système - d’effectuer des recherches selon des axes définis : processus, acteurs,

applications...

- de produire des documents équivalents aux procédures générales de processus

- de générer un site web permettant la consultation de processus.

- d’assurer l’administration fonctionnelle de la plate-forme : gestion des bases ARIS, des droits d’accès, contrôle des modélisations…

La phase conduite du changement du projet est importante dans ce projet, le chef de projet s’est attaché à :

- faire participer activement les futurs utilisateurs (CAP) tout au long du projet - réaliser le manuel utilisateur de modélisation des processus

- élaborer et réaliser de la formation

- assurer le support aux utilisateurs en phase de démarrage

LES LIVRABLES DU PROJET Les livrables attendus sont : Pour la phase 1 :

- la plate-forme ARIS déployée

- le manuel utilisateur de modélisation des processus avec ARIS - la documentation pour l’administration fonctionnelle d’ARIS - le plan de formation et les supports pédagogiques

- la configuration du serveur ARIS. (documentation technique) Pour la phase 2

- la maquette du site web ARIS de consultation des processus modélisés - le site intranet de consultation ARIS

- la documentation d’administration du site. (fonctionnelle et technique)

A partir des éléments que nous venons de voir, je commence la planification du projet : évaluation des charges, planning, outils, méthodes, ressources...