10 h 00 A 11 h 30
Réunion d'ouverture du pré-audit en présence Messieurs
- Monsieur Herbert REEF, Actionnaire REEF Pays-Bas
- Monsieur José Quaresma, Directeur général TRC ;
- Monsieur Jacques Huleux, Directeur des Aménagements et Certification
- Monsieur Arnaud Tchokomeni, responsable cellule aménagement
- Fasu, Responsable Traçabilité
- Monsieur William Lawyer, Responsable Audit interne et Qualité
- Monsieur Koupwa Théophile, Gérant SEPFCO - Monsieur Jean Effalla, Directeur général
adjoint
- Monsieur Erik Jan Sprangers, Directeur Administratif et Financier
- Monsieur Okon II Gilbert, Chef du personnel - Monsieur Njumboket Inoussa, Responsable
socio économique
- Madame Judith Tchouateu Fasu, Responsable traçabilité
Equipe d’audit
11 h 30 Ajustements du programme d’audit et revue documentaire (audits interne et procédures) 15 h 30 Réunion avec le responsable traçabilité
AV 16 h 30
Visite de l’usine ZI : suivi de la traçabilité et état général de la scierie (changements constatés depuis l’audit OLB de novembre) entretien avec les différents intervenants dans le processus de suivi de la traçabilité
14 h 00
Réunion avec le responsable traçabilité et le responsable de la scierie de Ndogbong : Recueil des informations sur le suivi de la transformation.
15 h 00
Visite de l’Usine TRC de Ndokbong. Séance de travail avec le responsable de la scierie de la Zone Industrielle
JP
16 h 00
Visite de la scierie TRC de la Zone Industrielle et entretien avec les différents intervenants dans le processus de suivi de la traçabilité
AV + JP
19 h 00
Réunion de synthèse entre auditeurs
11 h 00 Séance de travail avec le chef du personnel 16 h 00 Départ pour Bangangté
EN
21 h 00 Arrivée et nuit à Bangangté
Mercredi, 11 février 2009 Douala
9 h 00
Séance de travail avec la responsable traçabilité (validation des chiffres de production, revue des DAC FSC et OLB)
AV
11 h 00
Séance de travail de travail avec Jacques
HULEUX et William LAWYER : réponses aux DAC FSC et recommandations préparation des
documents nécessaires pour la visite de l’UFA 004.
15 h 00 Départ des auditeurs pour Ndokagnak 18 h 30
Arrivée à Ndokagnak et réunion de briefing avec le chef de site TRC de l'UFA 00 004, rencontre et échanges avec M. Cyril DUFOUR, formateur ONF (EFI).
AV + JP
23 h 00 Réunion de synthèse entre auditeurs 5 h 30 Départ pour Ndokbassaben
8 h 30 Arrivée à Ndokbassaben et séance de travail avec le CPF de Ndokbassaben
11 h 00 Départ pour Ndjikinemeki
12 h 30 Arrivée à Ndjikinemeki et séance de travail avec le CPF de Ndokbou
13 h 00 Départ pour Nyokon 14 h 00
Arrivée à Nyokon et séance de travail et de validation avec le responsable socio-économique de TRC
16 h 00 Séance de travail avec le CPF de Nyokon 17 h 30 Départ pour Nkongsamba
EN
21 h 30 Arrivée et nuit à Nkongsamba Jeudi, 12 février 2009
AV
UFA 00 004
07 h 00
- Visite de l'exploitation en cours (respect de l’aménagement, formation EFI, contrôle des marquages, etc.), vérification documentaire, Interview du personnel,
- Interview du personnel (Agent administratif, abatteurs, conducteur de benne)
- Interview de l’agent des Eaux et Forêts chargé du contrôle et du marquage sur le site TRC 004.
- Visite de la base forêt, des parcs bois
Visite de la future base vie (qui devrait être utilisée à compter d’avril 2009) en présence d’Eléonore Schmidt et Manuel Domingues
07 h 00
Visite des AAC 1-4 (exploitation 2008) et 1-5 (exploitation 2007) : vérification de la traçabilité, respect des méthodes d’exploitation à faible impact, analyse des procédures de fermeture d’assiette et d’évaluation post exploitation, évaluation du respect des procédures d’exploitation à faible impact. Présence de Jacques Huleux, Arnaud Tchokomeni, cellule traçabilité et cellule suivi post exploitation JPG
13 h 00
Visite de l’avance route et des ouvrages d’art, AAC 2-1. Présence de Jacques Huleux, Arnaud
Tchokomeni, cellule traçabilité et cellule suivi post exploitation
AV + JPG
16 h 00
Réunion avec le responsable de site et Madame Eléonore Schmidt, consultante, chargée du conseil aux actions de certification
5 h 30 Départ pour Ndokagnak
10 h 00 Arrivée à Ndokagnak et visite de la base de Ndokagnak
11 h 00 Départ pour l’UFA 00 004
11 h 50
Arrivée sur l’UFA 00 004 – Visite de l’ancienne base et des trois sites du campement en cours de construction Interview du personnel chargé de la construction et du responsable de la base mécanique sur le nouveau campement
14 h 30 Séance de travail avec l’agent administratif de l’UFA 00 004
16 h 00 Retour sur la base de Ndokagnak et séance de travail avec le responsable de l’économat.
EN
18 h 45 Séance de travail avec les délégués du personnel Vendredi, 13 février 2009
UFA
00 004 6 h 15 Départ pour l’UFA 00 004 AV
7 h 00
Arrivée sur l’UFA 00 004 - contrôle des limites AAC en cours, contrôle des souches, Visite de l'exploitation en cours
JPG 7 h 00
Départ pour Iboti : Fermeture AAC 1.2 : opération de fixation des sols et de lutte contre l’érosion sur les talus en remblais le long de la route d’Iboti.
Présence de Jacques Huleux et Arnaud Tchokomeni.
AV + JPG
12 h 00 Retour sur la base de Ndokagnak
8 h 30 Séance de travail avec le président du CPF de Yingui (canton Ndem et Ndocktouna)
EN
9 h 50 Séance de travail avec le médecin du CMA de Yingui
11 h 00 Visite de l’infirmerie de Ndokagnak 13 h 00 Départ des auditeurs pour Douala 16 h 00 Arrivée des auditeurs à Douala
Equipe
d’audit 16 h 45 Séance de travail entre auditeurs
Samedi, 14 février 2009
Douala 9 h 00 Départ des auditeurs pour KUMBA 12 h 00 Arrivée des auditeurs à KUMBA AV Kumba 13 h 30 Traçabilité et bois contrôlés KUMBA
JPG 14 h 30
Analyse de la conformité du site industriel et du niveau de résolution de la DAC en cours (aspects environnementaux) : visite du garage, des parcs grumes, de la scierie, des parcs déchets, de l’affûtage, du dépotage, de l’infirmerie, du magasin, etc.
14 h 30 Visite du site industriel et interviews des travailleurs
EN
16 h 30 Séance de travail avec l’agent administratif Dimanche, 15 février 2009
UFA
11 001 06 h 00
Départ des auditeurs de KUMBA pour l’UFA 11 001
10 h 30 Arrivée des auditeurs sur la base d’OKOROBA
AV 10 h 30
Visite de l'exploitation en cours (respect de l’aménagement, méthodes d’exploitation, contrôle des limites AAC en cours, contrôle des souches, contrôle des marquages, etc.), vérification
documentaire, Interview du personnel, Interview du personnel (législation du travail, santé sécurité, etc.).
Visite de la base forêt
Présence d’Eleonore Schmidt et Patrice NGOKOY
JPG 10 h 30
Visite AAC 1-2 et 1-3. EFI, ouverture route, ouvrage d’art, fermeture AAC, procédures FHVC.
Présence de Jacques Huleux, Arnaud Tchokomeni, cellule traçabilité
EN 10 h 30 Séance de travail avec les communautés locales des villages d’OSSELE et d’OKOROBA
Equip e d’aud
it
13 h 30
Réunion de validation avec le responsable de site
Kumba 14 h 30 Retour à Kumba 18 h 00 Arrivée à Kumba
18 h 30 Réunion de synthèse entre auditeurs
Lundi, 16 février 2009 Site
industriel Bonaberi
7 h 00
Départ des auditeurs pour Bonaberi
9 h 30
Arrivée sur le site Industriel de Bonabéri et réunion avec le responsable de la traçabilité et le
responsable du site : recueil des informations sur le suivi de transformation
11 h 00 Départ des auditeurs pour Douala
Equipe d’audit
11 h 30
Réunion de travail entre auditeur, listage des documents demandés à l’entreprise, début de rédaction
14 h 00 à 18 h 30
Synthèse entre auditeurs, recueil documentaire
Mardi, 17 février 2009 Equip
e d’aud
it
Douala
8 h 00
Visite du port de Douala
AV + JPG
10 h 00
Séance de travail avec le responsable certification et recueil des informations complémentaires EN 11 h 00 Séance de travail avec la responsable sociale EN 14 h 00 Séance de travail de validation avec le chef du
personnel 15 h 00
Séance de travail avec le responsable certification et recueil des informations complémentaires Définition des Demandes d’actions correctives FSC et OLB
Equipe
d’audit 16 h 00 Débriefing avec la Direction
Mercredi, 18 février 2009
Equipe
d’audit 8 h 00 Consolidation des demandes d’actions correctives.
9 h 15 Séance de travail de validation avec le chef du personnel
EN
10 h 00 Séance de travail avec le Directeur Adjoint
14 h 30 à 17 h 30
Réunion de restitution et de clôture de l'audit de surveillance FSC, du pré-audit FSC, de l'audit d'extension FSC CW et de l’audit complémentaire OLB en présence de :
- Monsieur José Quaresma, Directeur général TRC ;
- Monsieur Jacques Huleux, Directeur des Aménagements et Certification
- Monsieur Jean Effalla, Directeur général adjoint
- Monsieur Koupwa Théophile, Gérant SEPFCO - Monsieur FRAGONARD Arthur, Directeur
usine déroulage
- Monsieur TCHOUPO Serge, Adjoint au chef de production scierie Ndogbong
- Monsieur Arnaud Tchokomeni, Assistant responsable cellule aménagement
- Monsieur William Lawyer, Responsable Audit interne et Qualité
- Monsieur Erik Jan Sprangers, Directeur Administratif et Financier
- Monsieur Okon II Gilbert, Chef du personnel - Monsieur NGOKOY N. Patrice, Responsable
d’exploitation UFA 11 001
- Monsieur RUI DA TRIUDADE COSTA, Directeur de site UFA 11-001
- Monsieur Tchokomeni Arnaud, Responsable cellule aménagement
- Monsieur Njumboket Inoussa, Responsable socio économique
- Madame Judith Tchouateu Fasu, Responsable Traçabilité
- Monsieur EBONDA Georges, Chef de production scierie ZI
17 h 30
Fin de l’audit de surveillance FSC, du pré-audit FSC, de l'audit d'extension FSC CW et de l’audit complémentaire OLB
Total d'hommes.jours de l'audit de surveillance :
Déclaration du nombre total d'hommes.jours passés à évaluer l'entité forestière - pré-évaluation et autre travail préparatoire : 3 jours
- temps passé a étudier les documents, enregistrements, l'interview des personnes et parties prenantes et les visites de sites : 15 jours
- temps de déplacement aller et retour pour arriver dans la région où la forêt évaluée se situe. : 4,5 jours
- Mise en forme et restitution 4,5 jours
12.2.2 - Visite(s) de site
Les points de contrôle ont été choisis en fonction de la connaissance des points de faiblesse connus de l’entreprise, repérés entre autre lors de l’audit OLB de novembre 2008. D’autres points ont été évalués telle que la traçabilité forêt, ou dans le but d’apporter un regard aux demandes d’actions correctives et recommandations dressés lors de l’audit FSC précédent.
Lieu Points contrôlés Justification
- formation EFI, contrôle des marquages, etc.), vérification documentaire, Interview du personnel,
- Interview du personnel (Agent administratif, abatteurs, conducteur de benne)
- Interview de l’agent des Eaux et Forêts chargé du contrôle et du marquage sur le site TRC 004.
Vérification du respect des procédures de certification TRC, vérification de la DAC en cours.
UFA 004
- Visite de la base forêt Respect des procédures et tenue générale
UFA 004 - Visite des parcs bois
- Visite de l'exploitation en cours (respect de l’aménagement)
Respect des procédures d’aménagement, interviews de travailleurs
- Visite de la future base vie (qui devrait être utilisée à compter de avril 2009).
Interview sociales
- Visite de l’ancienne assiette de coupe et des assiettes fermées
Respect des procédures de fermeture des assiettes de coupe Villages
environnant les UFA
- Etat de résolution des conflits sociaux
- Projets d’appui au développement des
communautés locales riveraines
Evaluation du respect de la procédure de gestion de conflits Evaluation des actions déroulées par l’entreprise
12.2.3 - Revue documentaire
Audit internes, exploitation, aménagement, environnement
- Rapport d’audit interne. Dispositifs de lutte anti-érosion, UFA 00-004, 28 octobre au 2 novembre 2009
- Rapport d’audit interne et rapport de restitution de l’audit interne. UFA 00-004, 20 au 25 janvier 2009
- Fiche de suivi de la réalisation des demandes d’actions correctives à mener suite à l’audit interne de janvier 2009
- Identification des forêts à Haute Valeur de Conservation au sein de l’UFA 00-004, WWF Docteur ATANGA, août 2008
- Les forêts à Haute Valeur de Conservation au sein de l’UFA 00-004, Version 6, Janvier 2009.
- Procédures Hygiène et sécurité (9 procédures) - Procédures aménagement (13 procédures) - EIE et PGE de l’UFA 00-004, Décembre 2006
- Evaluation de la mise en œuvre du PGE de l’UFA 004, TRC, Décembre 2008
- Formation des secouristes aux soins d’urgence, cellule sociale TRC décembre 2008
- Rapport de fin de formation des sauveteurs secouristes du travail, TRC 2008
- Autorisation de fermeture de l’assiette de coupe 1.5 sur l’UFA 00 004, MINFOF, 17 juin 2008
- Rapport de mission de l’inventaire botanique de l’UFA 00 004 AAC 1.4, septembre 2007
- Protocole de suivi et d’évaluation de l’impact de l’exploitation forestière sur les plantes à haute valeur de conservation, les PFNL et les tiges d’avenir, cellule aménagement
- Inventaire des produits phytosanitaire utilisés dans l’entreprise : SARPAGRUM AF200B, SARPAGRUM concentré, SARPALO
- Rapport de simulation d’évacuation en cas d’urgence au chantier de l’UFA 00-004 décembre 2008
- Rapport du suivi des consignes de sécurité – UFA 004, 28/10 au 02/11/2008
Aspect social
- Procès verbal de la réunion relative au classement et à l'exploitation de l'UFA 00 004 tenue le 31 Octobre 2007 au Motel ONIMAR de Ndjikinimeki.
- Compte rendu de la réunion de concertation entre l'administration et les communautés riveraines de l'UFA 00 004 tenue le 31 Octobre 2007 à Ndjikinimeki sur la problématique des routes
- Evaluation de la mise en œuvre du plan de gestion environnementale - Campement UFA 00 004
- Correspondance des délégués du personnel de l'UFA 00 004 du 28/01/09 concernant les doléances préalables à l'intégration du campement
- Correspondance du Directeur des Aménagement et de la certification du 16/01/09 adressé aux délégués du personnel concernant le projet de règlement intérieur du campement de l'UFA 00 004
- Projet de règlement intérieur de la vie au campement de l'UFA 00 004 - Procès verbal du 18/07/08 concernant la visite du campement par le
personnel
- Rapport d'expertise de Maître NGUEMNANG Jean Paul du 13 Août 2008 concernant le licenciement de deux délégués du personnel employés de TRC
- Correspondance MINFOF n° 410/NDT/MINFOF/DPLT/SPF d u 28 Mars 2008 portant notification de démarrage des travaux de construction d'un pont et d'un campement dans l'UFA 00 004
- Correspondance n° 0610/L/MINFOF/SG/DF/SDIAF/SA du 13 Mars 2008 concernant l'autorisation de prélèvement des bois dans les assiettes de coupe 1-1, 1-5 et 2-1 pour la construction du pont assurant le franchissement de la rivière Makombé et l'installation d'un campement dans l'AAC 4-4
- Correspondant TRC du 19 Mars 2008 adressé au DP MINFOF du Littoral concernant la transmission de documents pour suivi des travaux de réalisation de pont et campement dans l'UFA 00 004
- Note d'information du 19/01/08 à tout le personnel de l'UFA 00 004 portant sur l'EIES du projet de campement
- Correspondance TRC du 26/07/2007 adressé au MINFOF concernant l'installation d'un campement au sein de l'UFA 00 004
- Procès verbal de la réunion du 19 Avril 2008 avec le personnel de l'UFA 00 004 visant à relancer le dialogue social
- Correspondance de la masse ouvrière du 24 Janvier 2008 portant sur les préalables de l'entrée au campement de l'UFA 00 004
- Etude d'impact environnemental du projet de construction d'un campement du personnel dans l'UFA 00 004
- Termes de référence de l'EIE du projet de construction d'un campement du personnel dans l'UFA 00 004
- Mémorandum des travailleurs de l'UFA 00 004 du 24 janvier 2008
- Etude de faisabilité sociale et environnementale de la construction du campement des travailleurs de l'UFA 00 004 du 4 février 2008
- Termes de référence l'étude de faisabilité sociale et environnementale du projet de construction d'un campement du personnel dans l'UFA 00 004 - Plans de construction des logements du campement de l'UFA 00 004
- Procès verbal de conciliation totale des travailleurs licenciés sur le site de l'UFA 00 004
- Déposition du Responsable Hygiène sécurité et environnement et du Responsable social du 24/03/08
12.2.4 - Consultation des parties prenantes depuis le dernier audit et durant cet audit
Nous avons reçus des commentaires, préalablement à l'audit de surveillance, des parties prenantes suivantes :
Administration
- Monsieur Henri Charles AKAGOU ZEDONG, Sous Direction des inventaires et des aménagements
Organisme de recherche
- Monsieur Paolo Cerutti, Chercheur au CIFOR, Yaoundé Communautés locales
- Monsieur BISSEMOU Joël, Président du comité de suivi du projet de la route provinciale n° 16 Ndjikinimeki Yabassi.
- Monsieur Oscar BELIAS, Secrétaire général du CPF n°3 (Ndockbassaben) Durant l’audit, nous avons échangé avec les parties prenantes suivantes : - Monsieur MALOUME MAMA, Médecin chef du CMA de Yingui
- Monsieur OBIENGNI Thomas Dupont, Maire de Ndjikinimeki (par téléphone) Communautés locales
CPF de Ndockbou
- Monsieur YETENA André, membre du CPF
CPF de Ndocktouna et Ndem
- Monsieur EKOKO Isaac, Représentant des chefs de village et président du CPF ;
CPF de Nyokon :
- Monsieur KIARI Jules, Président du CPF de Nyokon - Monsieur BITCHA Johnny, Membre du CPF de Nyokon - Monsieur BELOMBO Bruno, Membre du CPF de Nyokon - Monsieur MBIRWANG Thomas, Membre du CPF de Nyokon - Monsieur BITEP KIARI Bertrand, Membre du CPF de Nyokon - Madame AMBANG Esther, Membre du CPF de Nyokon - Monsieur PIAH Thomas, Membre du CPF de Nyokon - Monsieur NGAGNI Emmanuel, Membre du CPF de Nyokon
- Madame KITHABO julienne, Maire adjoint de la commune de Makénéné Administration
- Madame GUIMBANG Rose, agent forestier de l’Administration, chargée du contrôle traçabilité sur l’UFA 004.
12.2.5 - Interviews du personnel clé durant cet audit
Durant cet audit, nous avons interviewé le personnel suivant : Site de Douala
- Monsieur EFFALLA, Directeur général Adjoint
- Monsieur Gilbert OKON II, Directeur des Ressources humaines - Monsieur Arnaud TCHOKOMENI, ingénieur de chantier UFA 0004 - Madame Pauline ZEH-MBIAM Responsable Social
- Monsieur Inoussa NJUMBOKET Responsable Socio-économique Site forêt de l’UFA 00 004
- Monsieur Manuel DOMINGUES directeur de site
- Monsieur Georges AZANGUE responsable d’exploitation - Monsieur Jean Yves BOUKONG responsable du suivi - Monsieur MOUNGANG Alain Mathurin, Agent administratif - Monsieur Cypra EBAI - Chauffeur du camion 05/23
- Monsieur Ernest VINA - Abatteur
- Monsieur Jean Yves BOUKONG - Ingénieur - Monsieur Olivier BIKOY - Equipe post exploitation - Monsieur Adolphe MAKA - Equipe post exploitation - Monsieur Paul NLEND - Abatteur avance route - Monsieur Eben EBENEZER - Chef d’équipe route - Monsieur Oscar ZANGA - Conducteur bull
- Monsieur MBIE Bienvenu, Abatteur (prospecteur), Délégué du personnel - Monsieur OLOM Prosper, Conducteur D7, Délégué du personnel
- Monsieur NSOKE Maurice, prospecteur, Délégué suppléant - Monsieur ATANGANA MBARGA, Prospecteur, Délégué suppléant
Base de Ndockagnack
- Monsieur OKO BALEMBA Jean Louis, gérant économat TRC - Monsieur FOSSOUO Charles Amély, Infirmier TRC
Nouvelle base Mécanique UFA 00 004
- Monsieur TOUCK BATOUM Michel, responsable atelier mécanique Equipe construction Campement UFA 00 004
- Monsieur DJONTU Pierre, chef d’équipe construction campement - Monsieur EPOH Moïse Joël, Menuisier
Barrière TRC de Dibeng
- Monsieur DJAKTOING DJAOKAMLA, Gardien - Monsieur DOURMOUSSOU WAIDANDI, Gardien, - Monsieur BAYANG Emmanuel, Gardien
- Monsieur IGRE MENKREO, Gardien
Les interviews des différents intervenants avaient essentiellement pour objectif de tester la connaissance et la maîtrise des procédures élaborer au regard des exigences, et d’éclairer les auditeurs sur le climat social interne à TRC.
De manière générale, de fortes tensions perdurent au sein de l’entreprise, en partie liées à la crise économique, qui a entraîné le non-versement des primes de production en novembre 2008, aux incertitudes qui entourent la question de l’intégration de la nouvelle base en forêt. De nombreux salariés ont quitté la société, et en particulier le site de l’UFA 00 004 (voir plus loin).
12.2.6 - Autre technique d'audit Sans objet
12.2.7 - Changement dans la gestion de l'organisme certifié
Depuis le dernier audit, des changements d’affectation ont été réalisés. La structure générale de l’entreprise est maintenue. Pour ce qui est de l’organisation générale, peu de changements majeurs :
- Monsieur Fernando ALVES remplace Monsieur PINTO à la direction d’exploitation de l’UFA 11 001
- Monsieur Georges AZENGUE (ingénieur production) et Monsieur Jean Yves BOUKONG (ingénieur suivi) ont été a été affectés à la direction de l’UFA 00 004
- Monsieur William LAWYER est désormais responsable des audits internes mais aussi de la sécurité, assisté d’un chargé de sécurité forêt et d’un chargé de sécurité usine.
CHIFFRE D'AFFAIRE 2006 8 260 000 000 FCFA
CHIFFRE D'AFFAIRE 2007 11 030 000 000 FCFA
CHIFFRE D'AFFAIRE 2008
PREVU 13 540 000 000 FCFA
EMPLOIS 2008 1 393
Production des chantiers 117 460 m3
Achats grumes 11 290 m3
Entrées usines scieries 79 929 m3
Production débités 28 936 m3
Rendement matière 36,20 %
Entrées usine déroulage 26 690 m3
Production placage 10 234 m3
Rendement matière 38,30%
Evolutions importantes Déroulage à Bonaberi
Installation du siège social à la Zone Industrielle
12.2.8 - Restitution de l'audit de surveillance
La restitution de l’audit de surveillance a eu lieu à Douala le 19 février 2009, en présence du staff dirigeant de TRC. Les conclusions de l’audit, ont été acceptées par l’entreprise, qui a reconnu les écarts constatés, écarts induits notamment par une perte de vitesse du fait des développements importants au cours de l’année précédente, au détriment de la consolidation de certains acquis. Les pré-conclusions de l’audit ayant été communiquées à la hiérarchie de l’entreprise, dès le retour de l’équipe d’audit à Douala, des mesures ont été annoncées dès la réunion de restitution. Une des décisions importantes suite à cet audit a été notamment la nomination de Madame Eléonore SCHMIDT comme déléguée permanente de REEF Pays Bas aux questions relatives à la certification.
12.3 - Observations de l'équipe d'audit
12.3.1 - Actions prises pour répondre aux Demandes d'Actions Correctives formulées préalablement
DAC
N° Intitulé de la DAC N°
d'exigence
Actions prises par l'organisme certifié pour clore la DAC
Levée / Maintenue
Date de levée
18
Fournir la convention définitive et l'arrêté de classement.
1.1
Cette demande d’action corrective perdurera tant que la convention
définitive ne sera pas délivrée à l’entité. Néanmoins, il est de
notoriété publique que la délivrance de ce document est une formalité souvent longue au Cameroun. TRC a fait preuve de sa volonté en écrivant de façon officielle au Ministre, et ne peut rien faire d’autre pour accélérer la
procédure.
Maintenue mineure
DAC
N° Intitulé de la DAC N°
d'exigence
Actions prises par l'organisme certifié pour clore la DAC
Levée / Maintenue
Date de levée
47
Compléter la formation de l'agent administratif aux procédures qui le
concernent notamment : gestion des EPI, gestion des médicaments et du matériel médical, gestion et suivi des accidents du travail et de façon plus générale, tout ce qui concerne l'hygiène et la sécurité.
4.2
La formation a été réalisée.
L’agent administratif a été interrogé, son niveau de connaissance des exigences de
sa fonction s’est amélioré. La procédure le concernant à été
améliorée.
Levée 18/02/09
12.3.2 - Évaluation du niveau de conformité global de l'entité forestière
Jusqu’à un passé proche, l’entreprise avait deux niveaux de gestion (i) sur l’UFA 00-004, les procédures répondaient aux exigences du révérenciel FSC et (ii) sur les autres sites un manuel de qualité résumait les pratiques en vigueur.
L’entreprise a transposé les procédures de l’UFA 00-004 sur les autres sites en les adaptant pour constituer « les procédures TRC » réparties en 6 documents : aménagement, HSE, gestion ressources humaines, actions sociales, qualité, traçabilité qui permettent la mise en œuvre des mêmes procédures sur tous les sites. Les cas particuliers sont traités au travers de procédures spécifiques.
Une concertation préalable avec le personnel opérationnel de tous les sites a permis d’adapter toutes les procédures lors de cette opération.
Au delà d’une certaine dégradation du niveau de confiance du personnel au sein de l’entreprise, on peut également souligner que la montée en puissance de l’entreprise se traduisant par l’extension/l’aménagement de nouveaux sites (base vie, usine) n’a pas permis une consolidation des acquis visant à maintenir la dynamique enclenchée lors de l’obtention du certificat. Les constats réalisés et les échanges tout au long de l’audit ont permis à l’ensemble du personnel encadrant de prendre conscience de la situation et surtout de faire le nécessaire afin de rattraper le niveau de conformité requis.
Les résultats des activités de suivi de l'entreprise restent trop superficiels, et donnent souvent l’impression que le suivi est destiné à préparer les audits, plus qu’à travailler en profondeur dans l’optique d’améliorer l’efficacité des actions.
En janvier 2009, l’entreprise a réalisé un audit interne relatif à l’application des procédures de certification. Cet audit lui a permis d’identifier un certain nombre d’actions correctives à mener. Une fiche de suivi de ses actions permet d’avoir une vision claire de l’état d’avancement de ces mesures fin janvier 2009 et montre que l’essentiel des mesures étaient achevées au moment de l’audit, ce qui a pu être vérifié par l’équipe d’audit.
Le suivi-évaluation, même s’il s’est amélioré, en déterminant pour chaque tâche des responsabilités et des délais de mise en œuvre manque d’objectif. Il est impératif d’établir des outils de suivi et de pilotage, incluant des objectifs et des indicateurs précis. En revanche, le suivi/traçabilité et identification des produits est un poste qui fonctionne bien dans l’entreprise.