3.2 Les statuts liés à la valeur retenus
3.2.4 Les statuts liés à la valeur en termes d’utilisabilité
Ces statuts, quoique étant pour certains essentiels à l’intelligibilité des documents et à leur bonne gestion, ne sont pas à mettre sur le même plan que les statuts précédents, ne relevant ni de la raison d’être de la conservation, ni de la sécurisation des documents. Ces statuts ne sont pas tous indispensables, bien que certains soient très importants, il s’agira précisément d’établir une hiérarchisation entre ces statuts.
Figure 4 – Les statuts liés à la valeur en termes d’utilisabilité
Statut de dossier. La notion de dossier peut recouvrir plusieurs choses : il s’agit ici de savoir si le document appartient ou non à un dossier. S’il appartient à un dossier, celui-ci peut-être un dossier principal ou secondaire (au sens du statut d’exemplaire de la BAnQ défini plus haut). Les valeurs du document sont par défaut ‘isolé’, et ‘principal’ ou
‘secondaire’ s’il est rattaché à un dossier, le document prenant la valeur du dossier en question. Il s’agira à la fois d’établir le lien entre un document et son dossier (lien qui est couramment fait), mais aussi lorsqu’il s’agit d’un dossier secondaire d’établir le lien avec le dossier principal auquel il se rattache. L’idée est de pouvoir rendre compte d’une certaine dimension spatiale du document, qui peut se démultiplier indéfiniment, d’autant plus facilement avec l’arrivée du numérique. Or un même document prendra une signification singulière (et pourra avoir un jeu de métadonnées différent) selon le contexte et le détenteur dudit document, chacun ayant, une fois reproduit, sa vie propre.
Validé
Actif / inactif
Ponctuel / sériel Version
Rareté
Unique / redondant
Original / copie
Dossier Utilisabilité
Valide
Ce statut de dossier est à rapprocher et à distinguer d’une exigence de la norme ISO 15489, qui précise qu’au moment de l’enregistrement, certaines métadonnées pourront être attachées au document en fonction du type d’activité, parmi lesquelles « la relation avec d’autres documents procédant de la même activité ou action ou concernant la même personne ou le même dossier, si le document fait partie d’un dossier » (voir k/ point 4.3.3).
Dans la description bibliographique présentée dans notre premier chapitre (1.3.1), le Dublin Core propose deux métadonnées qui peuvent remplir les prescriptions relatives à ces exigences : les champs « source » et « relation ». Le statut ici ajoute la possibilité de mentionner si l’on a affaire à un dossier principal ou à des copies de travail ou documents dérivés.
Par ailleurs, et selon les besoins de gestion de l’organisme, un sous statut pourrait être ajouté à ce premier niveau, dans le cas de dossier en cours de constitution. Rattaché à un dossier principal, le document peut alors être une étape dans la constitution d’un dossier (correspondant à ce que la BAnQ appelle le statut de dossier), les valeurs du document dépendant du nombre d’étapes du dossier, définies en interne et en fonction des types de dossiers. Cet aspect ne concerne que les documents à archiver, qui pouvent être archivés au fur et à mesure au cours d’un dossier, mais pas les archives historiques qui ne contiennent que des dossiers clos (que les projets aient ou non aboutis).
Statut validé. Document qui a été (ou non) validé et dont l’état est (ou non) figé. Pourront être ajoutés, en fonction des besoins de l’organisme, lorsque le document est validé :
- des niveaux de validation différents (allant dans le sens du « statut d’enregistrement » de la BAnQ, mais les niveaux d’enregistrement peuvent être adaptés au sein de chaque direction ou chaque service en fonction de ses besoins) ; - un champ permettant de préciser qui, nommément, a validé.
Ce statut est essentiel dans le cadre des documents archivés, mais permet également, au niveau des archives historiques, de savoir s’il s’agit de documents reconnus officiellement dans le cadre des activités de l’organisme ou de simples documents de travail, et de mesurer l’importance des documents. Soulignons par ailleurs que tout document archivé implique qu’il a été validé, mais tout document validé ne sera pas nécessairement archivé.
Statut valide. Document ayant court ou servant de référence à un moment donné. Il ne peut être attribué qu’à un même type de document à la fois ; par exemple un organigramme, un annuaire interne, des procédures techniques : le dernier document validé par les personnes habilitées acquiert ce statut (le document qui avait précédemment le statut de valide devant passer au statut périmé). Ce statut pourrait également figurer sur
Le rôle du statut du document dans la gestion de l’information – Katell Gueguen – INTD 2008 56 l’ensemble des documents d’un dossier complet et clos (dossier principal), à la fin d’un projet.
L’idée de ce statut est double :
- rattaché au statut d’urgence, il permet d’identifier clairement les documents actifs et mis à jour, afin de conserver les documents opérationnels appropriés ;
- ce statut permettrait dans un système de gestion global de l’information de pouvoir chasser les informations incomplètes, inexactes ou incohérentes, ces dernières pouvant mettre en péril la stabilité du système [28, Missika]. En lien avec le statut validé, il s’agirait alors de mettre en place un circuit plus vaste et clairement défini de validation de l’information.
Dans un système électronique, il s’agira de faire en sorte que seul le document ayant la valeur « valide » soit accessible à l’utilisateur.
Statut de version. Numéro de la version d’un document qui a été validé. Le document devra être lié aux autres versions (validées), antérieures et postérieures (dans le cas des documents de production, devrait figurer en plus s’il s’agit d’un document de brouillon ou validé).
Statut d’original ou de copie. Stipule si le document est un original ou une copie de substitution certifiée conforme, ou bien une simple copie. Dans le cas des documents électroniques, la question est moins celle de l’original que de la garantie de la fiabilité et de l’intégrité du document - la mention ‘original’ signifiant alors que le document est authentique.
Statut ponctuel ou sériel. Stipule si le document a été produit isolément et de manière ponctuelle, ou s’il fait partie d’une série (et dans ce cas il faut rattacher ce document à cette série).
Statut actif ou inactif. Document utilisé dans la conduite des activités ou document dormant, qui ne sert pas aux opérationnels. Statut qui ne concerne que les documents archivés.
Statut unique ou redondant. Document qui contient une information que l’on ne retrouve nulle part ailleurs (unique), ou au contraire qui existe dans un autre document. Le lien vers cette autre source doit être ajouté dans le cas d’une information redondante (si cette redondance ne conduit pas à ne pas conserver ce document). Par rapport à la métadonnée
« relation » du Dublin Core, ce statut permet de savoir non pas si le document est en
relation avec une autre ressource, mais de savoir si l’on a exactement la même information dans un autre document, et ce sans qu’il s’agisse de la copie de cet autre document.
Statut de rareté. Ce statut est à entendre dans un sens large : il peut s’agir des documents rares, précieux ou ayant une valeur esthétique particulière, c’est-à-dire les documents que l’on conservera pour une raison autre que leur valeur d’action, mais parce qu’ils représentent, en plus d’être une source de connaissance ou de mémoire, un exemplaire unique d’une information clé par rapport à une période donnée, ou parce qu’ils sont l’original relié d’une édition ancienne ou luxueuse. Ce statut concerne surtout les archives historiques, mais ce statut peut être attribué aux documents archivés.
Relevons la dimension spatiale du document reflétée par trois des statuts que nous venons de présenter : le statut de dossier que nous avons déjà mentionné, mais aussi le statut d’original ou de copie et le statut unique ou redondant, qui impliquent qu’un même document puisse exister en plusieurs exemplaires, ou qu’une même information puisse être déclinée dans divers documents, chacun des documents ayant une série de métadonnées et de statuts qui lui est propre.
A cette liste de statuts d’utilisabilité, un dernier pourrait être ajouté, à savoir celui de
« détruit » ou « supprimé » : souvent on garde la fiche de métadonnées d’un document qui a été détruit, cet état du document pourrait alors y être mentionné, à titre d’information pour l’utilisateur ou dans le cadre de la gestion des documents.