Avant de s’interroger sur l’utilisation des statuts, quelques mots sur les utilisateurs eux-mêmes. Les statuts servent avant tout et en premier lieu pour les besoins de gestion et de conservation des documents : ils doivent aider les professionnels de l’information et les responsables de l’archivage à appréhender les documents produits et existant dans leur organisation, et à optimiser par ailleurs leur traitement dans les systèmes d’information, en mettant en place procédures et préconisations – le but étant d’identifier, trier, classer, communiquer, conserver et éventuellement détruire les documents.
Les statuts peuvent également servir, mais dans une moindre mesure et surtout de manière secondaire, aux utilisateurs des documents.
Les opérationnels ont avant tout besoin de disposer de documents fiables, sans se soucier de ce qui a présidé à leur archivage (à l’exception de certains acteurs, tels que des juristes ou des personnes engagées dans un procès, qui pourront apprécier de savoir qu’un document à été conservé à titre de preuve, ou bien des responsables de service afin de s’assurer qu’ils possèdent bien les documents réglementaires en vigueur pour leur activité).
Par ailleurs tout utilisateur acquiert en fonction de son profil des droits d’accès spécifiques, qui s’appuieront sur le statut de confidentialité, et les statuts en termes d’utilisabilité pourront aider à mieux contextualiser et repérer l’information, et donc à mieux l’exploiter.
Dans tous les cas, les renseignements (métadonnées) dont bénéficieront les utilisateurs des documents seront avant tous élaborés à des fins de gestion – que ce soit en direction des responsables de la gestion eux-mêmes que des employés qui archivent leurs documents.
Quand à définir ce à quoi peuvent servir les statuts pour les professionnels de l’information, c’est précisément l’objet de notre seconde partie.
4.3.2 Un schéma global pour s’y retrouver
Afin d’illustrer les niveaux et moments d’intervention des différents statuts au cours du cycle de vie d’un document, nous proposons le schéma suivant, qui présente une vue globale qui sera détaillée dans les chapitres suite à la présentation des systèmes d’information chez PSA.
Figure 5 – Niveaux et moments d’intervention des statuts dans le cycle de vie des documents
Le rôle du statut du document dans la gestion de l’information – Katell Gueguen – INTD 2008 74 Les statuts liés à la valeur interviennent à plusieurs niveaux. Ils interviennent à un premier niveau en amont, pour effectuer un tri dans la masse des documents produits et savoir où classer quoi (voir notre chapitre 6), puis ils interviennent ensuite en aval à un second niveau qui touche aux modalités de gestion des documents, documents archivés (chapitre 7) ou archives historiques (chapitre 8) : alors qu’au premier niveau les statuts de valeur s’appliquent aux statuts temporels, au second niveau d’intervention ils s’appliquent aux documents eux-mêmes.
4.3.3 Rôle des statuts dans l’accès aux documents
Voyons dès maintenant ce que nous avons appelé dans notre schéma les « Modalités de communication des documents », car cet aspect est un peu à la marge par rapport aux autres utilisations des statuts, dans la mesure où « le processus de mise à disposition de l’information archivée ne s’inscrit pas comme une étape dans le cycle de vie de celle-ci, ni même de l’information en générale. Il est transverse et intervient tout au long du cycle de vie. » [20, Rietsch (p. 132)] ; ce point touche à la fois les documents archivés et les archives historiques.
Les techniques et modalités d’accès aux documents, dont les principes sont identiques pour les documents de production et l’archivage, passent d’une part par la détermination de droits d’accès, et d’autre part par une recherche via les métadonnées, index, plans de classement divers ou moteur de recherche. Le statut de confidentialité s’inscrit dans le cadre du premier point, les statuts d’utilisabilité, en tant que métadonnées, dans le second.
Le statut de confidentialité, nous l’avons déjà souligné, est absolument central pour assurer la sécurité du système d’information quel qu’il soit. Il est indispensable, afin de définir les valeurs que pourra prendre ce statut (c’est-à-dire le nombre de niveaux de confidentialité à définir), d’analyser d’une part les types d’utilisateurs qui pourront avoir accès aux documents, d’autre part et conjointement les types de documents existants en termes de sensibilité. Nous revenons longuement sur le statut de confidentialité dans notre dernier chapitre, ce statut étant celui que nous avons analysé dans le cadre de sa mise en oeuvre dans le système de gestion des archives historiques de PSA Peugeot Citroën.
Les statuts d’utilisabilité permettront, dans le cadre de la communication des documents, d’évaluer le niveau de fiabilité de l’information. Les statuts d’utilisabilité mentionnent si le document a été validé ou non, s’il s’agit de la dernière version d’un document, si l’information, dans le cas d’un système de gestion des documents archivés, est valide ou non (mise à jour et validé par qui de droit), etc.
Ces statuts, mis à jour tout au long de la vie des documents, pourraient ainsi également aider les utilisateurs à mieux cerner le document qu’ils consultent ou souhaitent consulter, à l’interpréter plus finement, de façon plus pertinente et plus rapide.
Par ailleurs dans le cadre de la communication des documents papier, notamment pour les archives historiques, les statuts tels que ‘original’ ou ‘de rareté’ pourraient être utilisés dans le cadre du prêt – photocopies à faire ou modalités de communication particulières selon rareté ou unicité du document.
Le rôle du statut du document dans la gestion de l’information – Katell Gueguen – INTD 2008 76
5 La gestion de l’information chez PSA Peugeot Citroën
PSA Peugeot Citroën est un groupe de constructeur automobile34 né en mai 1976 de la fusion de Citroën S.A. et de Peugeot S.A. Chacune des deux marques a depuis gardé sa gamme de véhicules et son identité propres, ainsi que son réseau commercial spécifique, mais la direction est devenue commune, avec un conseil de surveillance et un directoire commun.
PSA comptait en 2007 plus de 200 000 salariés à travers le monde, répartis entre des sites tertiaires et des sites de production. Gérer le nombre croissant des informations produites et échangées dans l’entreprise, découlant de la généralisation des technologies numériques, et répondre aux obligations légales et aux éventuels risques de contentieux, sont apparus comme des enjeux centraux pour PSA, d’un point de vue tant stratégique qu’organisationnel et juridique. Plusieurs projets ont ainsi vu le jour récemment, afin de concevoir et déployer une politique documentaire et d’archivage du groupe.