Les recouvrements et recoupements entre les statuts peuvent être de plusieurs ordres. Les questions à se poser sont les suivantes :
1. Quels recouvrements existent entre les statuts temporels et les statuts liés à la valeur ? Autrement dit, quels statuts liés à la valeur sont propres aux documents archivés, et lesquels s’appliquent aux archives historiques ?
2. Nous avons vu que les statuts temporels étaient exclusifs les uns des autres ; mais ce n’est pas le cas des statuts selon le second axe : quels sont ceux qui sont exclusifs les uns des autres, et quels sont ceux qui cohabitent ?
3.3.1 Quels statuts liés à la valeur s’appliquent aux statuts temporels ?
Tableau 2 – Recoupement entre statuts temporels et statuts liés à la valeur Légende : X : statut lié à la valeur peut s’appliquer au statut temporel considéré
- : statut lié à la valeur n’intervient pas dans le statut temporel considéré
Valeur en
termes de Noms des
statuts Documents archivés Archives historiques
Responsabilité
Vital X -
Urgence X -
Légal X -
Contentieux X -
Action X -
Mémoire X X
Sécurité Confidentialité X X
Utilisabilité
Dossier X X
Validé X X
Valide X -
Version X X
Original/copie X X
Ponctuel/sériel X X
Actif/inactif X -
Unique/redondant X X
Rareté X X
Le rôle du statut du document dans la gestion de l’information – Katell Gueguen – INTD 2008 60 Ce tableau permet de faire ressortir les statuts qui sont propres à certains états temporels du document, et ceux qui sont transversaux (à savoir tous ceux qui interviennent dans les deux types d’archives).
Deux statuts d’utilisabilité ne s’appliquent pas aux archives historiques :
- le statut actif/inactif, puisque les archives historiques supposent par définition la fin d’utilité pour l’organisme ;
- le statut valide, qui a un intérêt dans le cadre des documents archivés qui ont encore une utilité pour l’entreprise, dans la mesure où il faut savoir quel document sert de référence par rapport à d’autres documents du même type. Mais pour des archives historiques, ce qui importe n’est pas qu’un document soit le dernier à avoir servi de référence, mais c’est la date de validité de ce document, et son recoupement à une période ou à un lieu ou à un dossier.
Soulignons que les statuts liés à la valeur peuvent s’appliquer aussi bien aux statuts temporels des documents qu’aux archives elles-mêmes directement, en fonction du moment où intervient l’analyse des documents – nous développons cet aspect dans notre seconde partie.
Que nous apprend la confrontation des statuts pris en compte pour chaque type d’archives ?
Le document archivé met au premier plan le statut de preuve et de disponibilité du document, et ce dans des conditions qui en assurent l’authenticité : la conservation (et l’objet de la conservation) est donc le critère premier et fondamental. La question des modalités d’accès passe au second plan (même si elle reste un aspect très important), elle intervient dans la manière de gérer les documents.
Pour les archives historiques, la question de la non disponibilité de l’information n’est plus un enjeu aussi vital qu’il pouvait l’être pour les documents archivés, la gestion des risques n’est plus la question première pour l’entreprise (même si certains documents peuvent ternir son image, ou si tous les documents ne sont pas à mettre entre toutes les mains ; de plus nous l’avons vu des archives classées comme historiques peuvent avoir en fait un statut de document archivé et donc toujours engager l’entreprise). Toute entière tournée vers la mise à disposition du public, la question des modalités d’accès et corrélativement des droits d’accès devient première – question très peu formalisée pour les documents de production ou les documents archivés, où elle se cantonne souvent aux droits au sein des services ou des communautés de travail.
C’est donc une inversion des critères d’importance qui sanctionne le passage du statut de document archivé à celui d’archives historiques.
3.3.2 Quels recouvrements des statuts liés à la valeur entre eux ?
Deux questions sont à distinguer :
- quels sont les statuts liés à la valeur exclusifs les uns des autres, et quels sont ceux qui peuvent cohabiter ?
- quels sont ceux qui doivent être liés entre eux, c’est-à-dire par exemple, en quoi certains statuts attachés à la valeur en termes de responsabilité supposeront certaines valeurs du document en termes d’utilisabilité ?
Disons d’emblée que le statut de confidentialité sera considéré à part : compatible avec l’ensemble des autres statuts, il détermine l’accessibilité aux documents en fonction de leur sensibilité indépendamment des raisons de l’archivage ou de ses caractéristiques en termes d’utilisation. Par ailleurs, ce statut est obligatoire à partir du moment où il existe au moins deux profils utilisateurs (qui n’ont pas les mêmes droits d’accès).
Les recouvrements se jouent donc entre les deux autres types de statuts.
Les statuts exclusifs les uns des autres
Très peu de statuts sont exclusifs les uns des autres. Au sein des statuts temporels respectifs, tous les statuts liés à la valeur peuvent intervenir simultanément, sauf, au sein des statuts de responsabilité : les deux statuts de preuve sont exclusifs l’un de l’autre, puisque soit on conserve le document pour des raisons légales ou réglementaires, soit on le conserve à des fins de preuve sans cette valeur légale. Par contre un document conservé pour des fins légales peut également servir pour une action en cours.
L’enjeu est donc moins la compatibilité que de fixer des priorités entre les raisons de la conservation, priorités qui auront des conséquences sur les stratégies de conservation et les modalités de l’archivage – cet enjeu central de la hiérarchisation de la criticité des informations sera abordé dans notre sixième chapitre.
Les statuts à relier entre eux
Les liens entre les six statuts de responsabilité entre eux étant factuels et possibles mais non nécessaires, la mention de liens obligatoires (ou facultatifs) prend son sens entre les statuts de responsabilité et les statuts d’utilisabilité, et ce pour les documents archivés (en effet pour les archives historiques, pour lesquelles ne demeure que le statut de mémoire, seule la mention du statut de dossier serait essentielle et obligatoire).
L’enjeu est alors, pour les documents archivés, d’être sûr que l’information considérée « est la bonne candidate à l’archivage. » Archiver un double conservé par ailleurs, ou conserver la
Le rôle du statut du document dans la gestion de l’information – Katell Gueguen – INTD 2008 62 mauvaise version d’un document, « ne présente aucun intérêt et risque même d’apporter de la confusion » [20, Rietsch].
Le tableau ci-dessous est à lire comme précisant les mentions de statuts d’utilisabilité qui doivent intervenir relativement aux statuts de responsabilité.
Tableau 3 – Les statuts d’utilisabilité à mobiliser relativement aux statuts de responsabilité
Légende : O : Mention d’une valeur obligatoire F : Mention d’une valeur facultative
valeur : valeur que doit obligatoirement avoir le statut
RESPONSABILITE
NOMS DES STATUTS Vital Urgence Légal Contentieux Action Mémoire
UTILISABILITÉ
Dossier O O O O O O
Validé validé O validé O O F
Valide valide valide O O O F
Version O O O O O O
Original/copie O O original* original* F F
Ponctuel/sériel F F O F F F
Actif/inactif O O O O O -
Unique/redondant F F F F F F
Rareté F F F F F F
* original est ici à entendre au sens de la possibilité de prouver l’authenticité du document au moment de sa capture dans le système d’archivage, et de la conserver ensuite.
NB. Pour le statut de version, devra apparaître clairement quelle version on a sous les yeux et s’il s’agit de la dernière.