8.1.1 Les critères d’historicité existant
Pour détecter l’intérêt historique, encore faut-il disposer de critères pour savoir à quels types de documents on peut attribuer ce que nous désignerions comme le statut de mémoire. Les critères d’historicité, propres à PSA, ont ainsi été définis au moment de l’élaboration de la typologie illustrative46, afin de trier les documents sur les sites [39, Viot]. Ces critères sont les suivants :
La date. Il a été préconisé de conserver a priori tous les documents antérieur aux années 40, ainsi que toutes les dates liées à un grand événement dans la vie de l’entreprise (périodes de rachat de filiales qui ont eu un impact dans l’organisation, tel que en 1978 le rachat par PSA de Chrysler ; ou bien les dates d’implantation d’unité de production dans le monde).
Le domaine du document. Dans les domaines de l’administratif, de la comptabilité et des finances, ou du personnel, il est préconisé de conserver les documents synthétiques. Dans les domaines commercial et technique, face à la masse de documents produits et à des classements souvent obscurs, un tri est préconisé - un document de même type tous les cinq ans -, afin de conserver le document pour sa forme.
La rareté. Le critère le plus difficile car il nécessite une vue d’ensemble du fonds, possible seulement une fois l’ensemble des locaux de PSA recensés : ce critère fut donc écarté temporairement.
Les personnes. L’auteur du document, c’est-à-dire une personnalité ayant marqué la vie du groupe, peut également être un critère. Mais nécessitant une excellente connaissance du groupe, ce critère non plus n’a pas été retenu pour la typologie illustrative47.
Cette première série de critères s’est toutefois avérée insuffisante face aux cas concrets rencontrés sur sites : que faire des documents isolés ? Des dossiers incomplets ? Qu’est-ce
46 Voir ci-dessus point 6.3.
Le rôle du statut du document dans la gestion de l’information – Katell Gueguen – INTD 2008 102 qui rend un document exploitable ? A partir de quand peut-on considérer qu’il est lisible ? Les statuts en termes d’utilisabilité interviennent alors afin de donner des pistes de manière à trier les documents et savoir quoi conserver.
8.1.2 L’apport des statuts d’utilisabilité
La question de l’archivage se pose en général dans les organismes lorsque survient un déménagement ou que l’armoire dans lequel on empilait les dossiers déborde, ou encore lorsque l’on souhaite mettre en place, comme c’est le cas à PSA, un système global de gestion des archives historiques : on se retrouve alors confronté à la question du tri afin de démêler ce qui vaut ou non la peine d’être conservé à des fins patrimoniales.
Or détecter l’intérêt historique ou de témoignage est un préalable nécessaire mais non suffisant, car les documents doivent en plus présenter certaines caractéristiques afin d’être intelligibles, sensés, intéressants ou exploitable pour le public de chercheurs ou de curieux auquel ils sont destinés, c’est-à-dire présenter certaines qualités.
Les statuts liés à la valeur en termes d’utilisabilité interviennent à ce moment là afin de poser une série de questions dont les réponses aideront à décider du sort à réserver aux documents, la conservation ou la destruction, et dans le premier cas le niveau d’intérêt du document (qui aura des conséquences sur les modalités de communication de celui-ci).
Rappelons que l’ensemble des statuts d’utilisabilité peut être utilisé, à l’exception de deux d’entre eux (les statuts valide et actif/inactif48).
Le tableau ci-dessous reprend toute une série de questions qui permettent d’interroger les documents d’un fonds. Chaque statut suscite en effet une question, les valeurs attribuées aux documents impliquant alors la conservation, la destruction, ou la nécessité de se poser d’autres questions ou de croiser le statut considéré avec d’autres statuts d’utilisabilité.
47 La typolgie illustrative qui servira au tri des documents sur site comprendra au final les éléments suivants : domaine d’activité et catégorie, société de provenance, date du document, intitulé de la boîte, service verseur, support du document.
48 Voir explication du tableau 2, p. 60.
Tableau 7 – Les statuts d’utilisabilité appliqués aux archives historiques
Questions Valeurs des
statuts Choix à opérer & autres questions
A éléments manquants (notamment dans le cas de dossier élaboré au cours de différentes étapes tout un ensemble d’autres dossiers et donc aide à comprendre les décisions prises par ce conservation, si autorité de validation trop faible ou si document sans conséquence, destruction.
Version
non validé
Possède-t-on un autre exemplaire validé de ce document ? (ex d’un contrat de vente) Si pas d’autre exemplaire, peut-être utile de le conserver. S’il existe exemplaire validé, voir intérêt éventuel en terme de dossier.
Suis-je en possession de la dernière version ? Si non, intérêt à conserver cette version quand existe-t-il autre part une autre copie déjà conservée ? si non conservation, si oui, voir intérêt en terme de dossier conséquente de la série à laquelle ce document se rattache ? Si la série est trop incomplète ou
« clés de lecture » introuvables (si par exemple la compréhension de la série dépend d’un code), destruction car ne fait plus sens.
L’information contenue dans
ce document unique A priori à conserver, voir ce qu’elle apporte comme éléments nouveaux au regard d’autres informations dans d’autres documents se
Dossier
Le rôle du statut du document dans la gestion de l’information – Katell Gueguen – INTD 2008 104 Questions Valeurs des
statuts Choix à opérer & autres questions
A
L’information apporte-t-elle un éclairage singulier par rapport à d’autres documents contenant la même information ? A recouper avec statuts de dossier : si pas lié à un fonds et sans intérêt par rapport à information contenue ailleurs, destruction patrimoniales (période clé pour l’entreprise, information stratégique, documents émanant de dirigeants importants, intérêt esthétique, etc.) non Pas d’objet
Relevons l’importance centrale que fait ressortir ce tableau du statut de dossier.
L’importance des informations afférentes au dossier, au-delà de ce que nous mettons spécifiquement sous le statut de dossier, est constamment soulignée par les archivistes, tant pour le tri que pour les modalités de conservation des documents (un fonds ou un dossier ne devant pas être scindé), dans la mesure où en dépendent l’intelligibilité, l’évaluation de la valeur du document, la possibilité d’établir des liens avec d’autres documents, etc.