Lorsque le remplacement est acté: quelles étapes, quels moyens à disposition ?

Nous évoquerons ici les situations les plus courantes. L’analyse des entretiens permet ainsi de repérer différentes moments clés du processus de recrutement, lorsque le remplacement est acté.

3.1.2.1.2.1 Faire le choix d’un remplaçant

Pour recruter, la personne en charge du planning et du recrutement prendra appui sur différents outils techniques et un vivier constitué. Ce dernier présupposera un ensemble d’actes bien identifiés. Les outils techniques qui sont sollicités sont généralement :

- un fichier d’emploi du temps des salariés et de gestion des congés,

- un fichier de remplaçants permettant la gestion d’un vivier de remplaçants.

Les établissements tendent en effet de plus en plus à organiser cette gestion grâce à des logiciels de gestion du temps de travail des professionnels titulaires et des remplaçants. Ces outils techniques doivent permettre l’anticipation des remplacements61. Comme support à l’action, des logiciels informatiques existent qui permettent de matérialiser l’état des disponibilités et faciliter la gestion des besoins en remplacements.

En fait, ce que je fais : une absence, normalement, elle se prévoit, ou elle s'annonce. Si c'est de la maladie, elle s'annonce, si c'est du congé ou de la formation, ça se prévoit. Donc moi, j'ai un fichier. (MS-11)

L’utilisation de ce type de fichier n’est cependant pas systématique. Elle est en lien avec le contexte organisationnel et de configuration du besoin en remplacement, comme nous le verrons plus loin.

3.1.2.1.2.2 Un vivier de remplaçants préalablement constitué dans chaque lieu organisationnel, en renouvellement permanent

Le vivier de remplaçants est la ressource largement utilisée dans les différents champs d’activité. Ce n’est que rarement qu’il est fait appel à l’intérim ou Pôle emploi, le plus souvent en situation de recrutement d’urgence. Nous analyserons plus loin quels sont les arguments mis en avant pour justifier ces choix, et plus précisément dans quel cadre de contraintes organisationnelles et de gestion du remplacement ils prennent sens.

Pour la mise en place et l’entretien d’un vivier, des pratiques bien spécifiques sont mises en œuvre.

Ainsi, tout d’abord, une sélection des candidats potentiels au remplacement qui alimente le vivier. En fonction des lieux organisationnels, chaque cadre recruteur aura ses manières de faire spécifiques.

61L’enjeu de cette anticipation, nous le verrons plus loin, réside dans la gestion de risques identifiés : cumul de remplacement des salariés en contrat court, d’un part, la pénurie de remplaçants, d’autres part.

Les remplacements sont le plus souvent anticipés par la constitution d’un « stock » de CV par l’établissement. Cela passera concrètement soit par des campagnes de recrutement en fonction des besoins en remplacement sur l’année, soit par des candidatures spontanées que les établissements reçoivent, ou des candidatures qui n’ont pas été retenues sur des annonces passées pour des postes à pourvoir en CDI, ou encore sur un remplacement précédent (cas de recrutement par intérim ou Pôle emploi lors de la gestion d’un remplacement imprévu, par exemple) ; ou bien encore par le bouche-à-oreille, via les réseaux de remplaçants ou de professionnels.

Alors, il est alimenté par les candidatures spontanées qu'on reçoit, et par les candidatures qu'on ne retient pas sur des annonces qu'on a passées... Si on hésite entre plusieurs personnes et qu'on se décide sur un personne pour prendre un poste, les autres, on leur propose, le temps qu'ils trouvent du travail, de faire des missions de remplacement chez nous. (MS-13)

En fait, je reçois des candidatures de personnes qui souhaitent... Soit ils proposent directement des remplacements, selon leurs disponibilités, soit ils recherchent un CDI. Je les contacte, j'échange avec eux, je les reçois. Si on est d'accord sur le principe de remplacement, je les reçois, je leur fais visiter l'établissement, je leur présente l'établissement, le public, etc., et ensuite, je fais appel à eux directement. C'est-à-dire que vous les voyez avant qu'il y ait une demande ? Oui, je peux les voir avant la demande, oui. (…)une des autres manières que j'ai de recruter, c'est que j'ai besoin de faire des recrutements pour CDI, donc parmi les candidats qui ont envoyé leur CV, ça m'a permis aussi de garder des CV, de cette manière là. Et après, on a réalisé les entretiens, donc j'ai demandé aux personnes, aussi : « vous n'êtes pas retenu pour le poste en CDI est-ce que vous acceptez de faire des remplacements ? », voilà. Et j'en ai embauché un, comme ça, une, pendant un an, et c'était très bien, c'était vraiment quelqu'un de très intéressant. (MS-11)

Alors déjà, pour les viviers de remplacement, pour commencer : comment vous les avez organisés ? C'est plus du bouche-à-oreille, comme on est lieu de stage infirmiers, AS, MP, enfin, un peu tous les diplômes, qui passent ici, c'est vrai qu'on a quand même un vivier, après, par rapport à ça. Et après, les personnes qui ont fait des remplacements... J'ai des retraités aussi, qui reviennent travailler de temps en temps, donc, voilà, on essaie de tourner comme ça. (MS-3)

Ben, les contrats-courts, en fait... Alors souvent, c'est avec des candidatures spontanées. On va avoir des candidatures spontanées, qu'on conserve systématiquement, qui ne partent pas au panier, auxquelles on répond, et après, le plupart du temps, si on a besoin, on les contacte pour des remplacements. Mais c'est souvent les mêmes personnes qui font les remplacements dans notre association. (MS-21)

Donc là, soit on a un portefeuille de candidatures, déjà, parce qu'on est connu, on est répertorié, donc il y a des nouveaux diplômés qui nous adressent leurs CV. Et c'est vrai qu'on jette pas, on répond.... On dit que pour l'instant, on n'a pas de poste disponible correspondant au profil, mais qu'on se permet de garder le CV dans le portefeuille de candidatures. Et on peut réactiver, et on peut, de cette manière là, solliciter quelqu'un. Donc, ça, c'est nous qui avons un portefeuille. On peut utiliser le bouche-à-oreille, ou le Pôle-Emploi, voilà. On peut diffuser, aussi, une offre d'emploi. (MS-14)

La sélection des candidats sur CV, suivi d’un entretien systématique va conduire à la constitution d’un pool de remplaçants. Ces entretiens s’inscrivent en général dans le cadre d’un besoin prévisible à court ou à moyen terme. Chaque structure met en place sa propre organisation, mais le tempo est en règle générale identique.

Donc je fais une première sélection de ces CV, quand j’organise mes petites campagnes de recrutement, je vais recevoir 6 ou 7 personnes, sur une semaine, et à partir de là, je détermine si... Je fais mes choix, et je préviens la personne que c’est dans le cadre, effectivement, de ma campagne de recrutement, et que je fais appel dès que j’ai besoin. (MS-2)

Les personnes que je rencontre, systématiquement, c’est parce que ça correspond à un besoin. Dans un délai d’un mois, voilà. (MS-19)

Si je les fais venir, c’est que je pense déjà qu’il y a un remplacement à faire. Après, j’ai l’expérience qui fait que, voilà, ça vient assez vite, quoi. La seule chose, c’est que, quand je les reçois, c’est beaucoup plus parce que je veux vraiment les interroger par rapport au CV, c’est-à-dire que bon, il y a des choses qui m’intéressent sur les CV, qui n’apparaissent pas forcément... Voilà, moi j’épluche les CV, vraiment. (MS-11)

OK. Est-ce qu'il y a une procédure particulière ? Vous recevez les personnes ? Oui, alors en fait, le chef de service qui a besoin du CDD va convoquer, va recevoir en entretien la personne. (MS-21)

La permanence d’un vivier constitué avec un fichier de candidats plus ou moins important permet effectivement de répondre aux besoins en remplacement. Il constitue, nous le verrons, un véritable dispositif marqué par un travail de fidélisation et de maintien du vivier, les enjeux forts étant la gestion des imprévus, le recrutement « dans l’urgence », la pénurie de candidats. L’utilisation du dispositif Pôle emploi ou de l’intérim, s’il vient le plus souvent en renfort du vivier, peut dans certaines conditions déterminées être un recours efficient.

3.1.2.1.2.3 Intégrer le remplaçant dans le collectif de travail

L’intégration des remplaçants dans les collectifs de travail constitue une étape importante dans le dispositif de recrutement, en regard des enjeux de fonctionnement des équipes dans le quotidien de travail, des modalités de travail relationnel relatif au type de fonction pris en charge par le salarié recruté. Ce moment de l’intégration relèvera concrètement, selon les lieux, de pratiques encadrées par un dispositif plus ou moins formalisé. Il se décompose de la manière suivante :

- Une présentation de la structure et une première familiarisation avec le travail dans un service. Ce temps repose sur un accompagnement du remplaçant par les membres de l’équipe de travail. Dans certaines structures, une procédure formalisée d’intégration a été mise en place, à partir d’outils techniques comme la conception et l’utilisation d’un livret d’accueil du salarié.

A l'IME, ils ont construit un livret d'accueil du stagiaire et du collègue remplaçant. Donc, ils ont mis quelques semaines à le travailler, en équipe pluridisciplinaire, pour le coup, pas uniquement les fonctions éducatives, mais psychologues, psychomotriciens, orthophonistes, etc... Comment on peut accueillir au mieux un stagiaire, ou un collègue qui va effectuer des remplacements ? Donc ils ont construit un classeur par unité, qui présente brièvement l'établissement, ses missions, l'association, etc. Puis on vient sur l'établissement, et ensuite, le projet succin de l'unité, et puis une présentation succincte des gens qui sont sur telle ou telle unité, et en quoi consistent les accompagnements du quotidien, voilà. C'est pas énorme à lire, et très vite, on peut rentrer, avec cette lecture-là. (MS-2)

- Une évaluation du travail effectué qui s’appuie, selon les lieux organisationnels et le management mis en place, sur l’avis des équipes des services. Ce niveau de participation reste lié aux modalités de coopération hiérarchiques entre équipes et cadres dans les différents établissements.

Moi qui le fais, hein, parce que le processus de recrutement, il va jusqu'à l'intégration, d'accord ? Donc je prends énormément de temps, et après, par contre, je demande aux équipes de pouvoir l'accompagner dans l'apprentissage. Et notamment, on est structuré en mission, chaque soir, et donc, quand un remplaçant arrive, on le met sur une certaine mission, et il va, crescendo, prendre des responsabilités, au fur et à mesure de son ancienneté, dans son rôle de remplaçant. Donc... Là, on a un groupe RPS, et on est en train de retravailler nos procédures d'intégration des nouveaux salariés, parce que c'est tous les jours qu'on en intègre, quasiment. Et c'est vrai que des fois, malheureusement... Alors, l’idéal, c'est de les faire venir, les faire travailler en binômes 1 ou 2 jours avant... J’arrive à le faire sur les ASP, mais des fois, je n’arrive pas à le faire, hein. Est-ce que l'équipe peut être partie prenante de... ? Si ça ne fonctionne pas ?Ils me le disent ! (MS-4)

3.1.2.1.2.4 Gérer administrativement les contrats

Ce travail administratif de gestion est conséquent dans l’activité du cadre recruteur. Il passera par la récupération des pièces nécessaires à la mise en place du dossier du salarié remplaçant, l’établissement de la fiche de remplacement puis l’établissement du contrat.

Si on dit, « OK, vous êtes d'accord, je peux vous proposer 15 jours de contrat ». 15 jours, il faut quand même constituer tout le dossier, préparer les fichiers contrat. (MS-19)

Et donc après, en fonction du besoin, j'appelle la personne, elle est disponible sur tel et tel créneau, oui, très bien, donc j'envoie toutes les informations, je fais systématiquement un mail en lien avec le secrétariat ici, et la responsable au niveau de la RH, qui s'occupe des contrats de cet établissement, pour que le contrat se mette en place, etc. (MS-2)

A ce niveau, et en fonction des établissements, des relais administratifs existent qui prennent en charge la rédaction et la gestion des contrats. Celles-ci sont assurées le plus souvent par un cabinet d’expert-comptable rattaché à un établissement, une responsable RH de la direction de pôle ou de bassin (contrats de travail et déclarations), ou un service administratif. A titre indicatif, voici quelques exemples d’organisation :

Pour rédiger les contrats ? C'est la comptable. En lien très direct avec les chefs de service, et moi-même, qui devons lui communiquer toutes les infos, motifs... Faut que ce soit nominatif, faut qu'il y ait... Un CDD peut se renouveler longtemps, à condition qu'à chaque fois, il y ait quand même des raisons différentes. Donc chaque fois c'est justifié, voilà. Et ça, ça monte après au siège de l’association, du coup ? Puisque c'est lui qui gère aujourd'hui. Non, enfin, c'est particulier : on est sous mandat de gestion, pour l'instant. Pour l'instant c'est XX qui fait les contrats, et qui prépare la paye. Pour l'instant, il n'y a pas un « pôle paye ». (MS-1)

Il y a un expert-comptable ? Alors, moi, j'ai des nomenclatures (association) assez rapides, d'accord ? Alors, maintenant que j'ai embauché, il y a 2 ans, un comptable, il fait la déclaration, la DPAE, ça, je fais plus. Avant, je faisais, mais maintenant, j'ai plus le temps. Et il fait DPAE, et moi je m'occupe de tout ce qui est contrats, visites médicales du travail. Et après, tout ce qu'on appelle les éléments variables de salaires, moi je mets à jour mes plannings, de façons à ce qu'après, ce soit lui qui intègre au niveau de service paye. Donc ça, je m'en occupe pas. Je m'en occupais auparavant, mais je ne m'en occupe plus maintenant. (MS-4)

Au niveau de la gestion des contrats, comment ça se passe exactement ? C'est un expert-comptable ? Non non, c'est nous en interne. Pour la gestion des remplacements, tout ça, c'est quelque chose qui est coordonné par des logiciels, ou... ? Oui oui. Le côté administratif est très coordonné, en fait. On a un document qu'on appelle DUE, qui est remis au service paye pour la déclaration à l'URSSAF. Après, ça bascule... Donc ça ça vient du chef de service, c'est la personne qui établit les plannings, qui a ce besoin de remplacements, et qui gère, en fait, le côté administratif. Et après, il y a, donc, de la comptabilité, ça part au secrétariat. Les contrats de travail sont fait par une secrétaire. Et après, donc, signature du directeur ou du directeur adjoint, et remise du contrat, après, au salarié. Donc c'est assez fléché, quoi. (MS-2)

Dans certaines structures comme les EHPAD privés, les foyers de vie, c’est le cadre (en général directeur-trice de la structure) qui s’occupe de l’ensemble de la procédure.

Est-ce qu'il y a utilisation d'un expert-comptable pour gérer les contrats ? Non. C'est vous qui vous occupez de tout Oui. D'accord. Et comment ça se passe, donc ? Vous faites une notice de remplacement... ? Le contrat, l'officiel, c'est moi qui le sors, qui le signe, et c'est... Après, j'enregistre la paye en groupement de comptables qu'on a, donc j'envoie les salaires, ils les envoient, c'est moi qui fais les soldes tous comptes, les ASSEDIC, et tout ça, donc. (MS-3)

Utilisation d'un expert-comptable pour gérer les contrats ? Non. Alors la procédure : moi, j'établis, à partir de l'emploi du temps, je choisis telle personne qui va faire le remplacement, avec tels horaires. Donc je définis qui, la période et les horaires. Ensuite, je remplis un autre tableau, pour commander les contrats de travail. Les contrats de travail sont ensuite édités par le service RH à B., qui les envoie ensuite à la secrétaire, et on les fait signer aux CDD. Ensuite, j'ai un autre tableau, où je renseigne tous les horaires réalisés par les remplaçants, ça sert à faire les payes. Les variables de payes, pour établir les salaires. (MS-11)

Vous avez un expert-comptable pour gérer les contrats ? Non. C'est mon adjointe et moi-même. MS-13

Enfin, ils seront chargés de l’organisation des plannings en vue de la gestion des équipes et l’intégration du remplaçant.

Ici la fiche de remplacement, tout ça, c'est moi. Les horaires, tout ça, préciser avec qui de l'équipe, sur le transport, ressortir la fiche du transport, ressortir tous les jeunes sur le transport... Bon, maintenant, c'est un petit peu rodé parce que sur chacun des circuits de transport, il y a un porte-vue avec toutes les adresses des familles, avec les horaires, avec tout, enfin... Voilà, c'est rodé, mais il faut aussi que le remplaçant ait connaissance de tout ça, donc... C'est pour ça que je ne mets jamais un remplaçant directement sur les transports. (MS-2)

La 1ère fois, il va falloir aussi récupérer les pièces, va falloir faire attention qu'il y ait la visite... (MS-19)

3.1.2.1.2.5 Un incontournable de la pratique : gérer en urgence le remplacement

Ces situations d’urgence ou d’imprévus sont le plus souvent le fait de pics de besoins de remplacement à des périodes précises ou bien d’imprévus.

Concernant les pics de besoins de remplacement à certaines périodes de l’année, si les cadres recruteurs sont en capacité d’anticiper certaines augmentations de nombres de remplacement à certaines périodes de l’année, il arrive quelquefois qu’un besoin accru ou soudain de remplacement rende la situation quelque peu ingérable. « Le vivier ne peut plus fournir », ce qui oblige à embaucher dans l’urgence.

On a un vivier de main d’œuvre, si ce n'est que là, on a eu beaucoup de maladies, parce qu'il y a beaucoup de virus, donc voilà... Beaucoup de maladies, mais le problème, c'est qu'on arrive sur les vacances de Février. Donc là, va falloir ré-embaucher. (MS-3)

À propos des « imprévus », c’est souvent le fait d’arrêt maladie soudain, dans certains cas de problèmes familiaux ou sociaux. Cela peut concerner des salariés qui ne préviennent pas de leur absence, ou à la dernière minute.

Ces différentes situations obligent à un remplacement en urgence qui devient problématique si le vivier est épuisé. Nous mettrons en perspective plus loin (fidélisation des remplacements) quelles peuvent être les conditions structurantes de telles situations d’absence ou diminution des viviers. Le contexte contraignant dans lequel émerge l’urgence du remplacement impliquera effectivement une diversité de pratiques de recrutement.

3.1.2.1.2.5.1 Le cadre du recours à Pôle emploi ou de l’intérim

L’utilisation des agences intérimaires ou des services de Pôle emploi s’institue dans un cadre très précis. Ce n’est en effet pas considéré comme un outil fiable ou pérenne de recrutement, et ceci quelques soient les organisations de travail et le niveau de contraintes de gestion des viviers. Quels arguments sont énoncés ici ?

- Ces intermédiaires ne sont utiles que dans l’urgence des situations de remplacement : cette urgence varie d’un établissement à l’autre en fonction de différents paramètres organisationnels et territoriaux :

Quand êtes vous obligée d'aller chercher du côté de Pôle-Emploi ? Ben, c'est dans toutes les situations ! Ça peut être en cours d'année, les périodes de Noël, les périodes de fête... Quand vous avez 2 arrêts de travail la veille de Noël, qu'est ce que vous faites ? Même l'intérim n'est pas capable de vous trouver du personnel.