Réceptions et suivi de l’exécution

Le SPF Finances pourra réclamer le remplacement immédiat d'une ou plusieurs personnes de l'équipe de projet de l'adjudicataire si elle juge que leurs qualifications ou leurs prestations entravent la bonne exécution du marché. Le changement devra intervenir dans les 5 jours ouvrables de la demande du SPF Finances, et ce sans frais à dater de la notification de l’incident au soumissionnaire.

Le soumissionnaire joindra à son offre le curriculum vitae des personnes affectées à l'exécution du présent marché (voir modèle en annexe). Les renseignements obtenus dans ce cadre seront traités en toute confidentialité par le SPF Finances et ne seront en aucun cas transmis à des tiers.

5. Réceptions et suivi de l’exécution

Les soumissionnaires ne peuvent pas faire appel au fait que cette surveillance a été exécutée dans le but de se soustraire à leur responsabilité lorsque les travaux sont refusés pour cause de manquements de quelque nature que ce soit et que dès lors des délais d’exécution prolongés en découlent.

Si pendant l’exécution des services, des anomalies sont constatées, ceci sera immédiatement notifié à l’adjudicataire par un fax ou par un message email, qui sera confirmé par la suite au moyen d’une lettre recommandée. L’adjudicataire est tenu de recommencer les services exécutés de manière non conforme.

Au moment où les services auront été exécutés, on procédera à l’évaluation de la qualité et de la conformité des services exécutés. Un procès-verbal de cette évaluation sera établi, dont l’exemplaire original sera transmis au prestataire de services. Les services qui n’auront pas été exécutés de manière correcte ou conforme devront être recommencés.

En vue de l’évaluation des services exécutés et pour le suivi du projet, le pouvoir adjudicateur peut faire appel à un tiers. L’adjudicataire est tenu de coopérer avec ce tiers et de lui communiquer tous les renseignements requis en vue du bon exercice de cette mission de contrôle.

Dans ce contexte, le SPF Finances entend mettre l’offre de l’adjudicataire à la disposition des personnes internes et externes au SPF Finances chargées de l’évaluation et du contrôle des services exécutés. Les soumissionnaires devront indiquer clairement quelles parties de leur offre ne pourront être mises à disposition de personnes externes au SPF Finances en charge du contrôle et de l’évaluation des services exécutés.

5.4 Opérations de vérification

Le SPF Finances procédera aux opérations de vérification complète des équipements constitutifs de chacune des phases de réalisation telles qu’elles sont définies dans le calendrier de réalisation du projet dans les 30 jours calendrier qui suivent la notification, par l’adjudicataire, de leur achèvement. Ces opérations porteront sur la vérification d’aptitude et sur la vérification de service régulier.

La vérification d’aptitude a pour but de constater que les équipements répondent aux quantités et spécifications imposées par le SPF Finances. La vérification de service régulier a pour but de constater que les équipements sont capables d’assurer un service régulier dans des conditions normales d’exploitation (en d’autres mots que l’installation satisfait aux niveaux de services pré-établis). Les activités de contrôle comprennent notamment :

L’établissement du fait que les livraisons et les services associés ont été effectués Le contrôle que toutes les fonctionnalités sont opérationnelles et paramétrées

Le contrôle des capacités de prestation en termes de performance, de sécurité, de robustesse, de capacité de charges, …

L’installation éventuelle d’outils de test afin de pouvoir exécuter les contrôles mentionnés plus haut

Le contrôle de la livraison de la documentation

Les opérations de vérification seront considérées comme réalisées avec succès lorsque les équipements auront satisfait dans les délais impartis aux essais prévus à cet effet. Ces essais ainsi que leur calendrier seront déterminés de commun accord.

Si lors des opérations de vérification, les performances et/ou des fonctionnalités demandées dans le cahier spécial des charges et/ou annoncées dans l’offre ainsi que dans ses documents complémentaires, ne sont pas rencontrées ou ne le sont que partiellement, l’adjudicataire s’engage à effectuer à ses frais les modifications ou compléments nécessaires ou à remplacer tout ou partie des fournitures logicielles par la livraison d’une fourniture conforme, ceci dans les 30 jours calendrier qui suivent la date du procès verbal de constatation de l’impossibilité de prononcer la réception provisoire. Au-delà de ce délai, le SPF se réserve le droit d’appliquer les amendes pour retard. Dans cette hypothèse, après que l’adjudicataire aura effectué les modifications, les compléments ou remplacements nécessaires, l’ensemble des tests de réception devra être ré-exécuté.

Si les opérations de vérification n’ont pu être réalisées avec succès durant les délais impartis, le SPF Finances pourra:

• soit appliquer les mesures d’office prévues à l’article 75 du cahier général des charges annexé à l’A.R. du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics;

• soit convenir avec l’adjudicataire de dispositions particulières.

5.5 Réceptions provisoires partielles

LOT 1

Après la phase d’implémentation (période de maximum 9 mois) sera effectuée, après approbation du SPF Finances, une réception provisoire partielle. Le procès-verbal de la réception provisoire sera signé par les deux parties.

Cette procédure sera répétée à la fin de la phase Pilote (période de maximum 5 mois) (voir description A.1.4.1)

LOT 2

Après la phase de préparation (période de maximum 5 mois) sera effectuée, après l’approbation par le SPF Finances, une réception provisoire partielle. Le procès-verbal de la réception provisoire sera signé par les deux parties.

Cette procédure sera répétée à la fin de la phase Coordination (période de maximum 7 mois) (voir description A.1.4.2).

Au cas où les services faisant l’objet du marché consistent en des prestations purement intellectuelles, comme des études, analyses, rapports de consultance, etc, la réception provisoire est considérée comme réception définitive.

Une réception provisoire globale, point de départ du délai de garantie, interviendra à l’issue de la réalisation de l’ensemble des modules, objet du présent marché.

5.6 Réceptions définitives

Les réceptions définitives seront prononcées à la demande du fournisseur, après l’expiration du délai de garantie et au moins un an après la réception provisoire, pour autant que le SPF n’aie pas émis, pendant cette période, de plaintes quant au bon fonctionnement.

Dans ce cas, la réception définitive est postposée jusqu’au moment où le système a fonctionné de manière correcte pendant une période ininterrompue d’un an.

La réception définitive sera enregistrée dans un procès-verbal signé par l’adjudicataire et le SPF Finances.

Le SPF Finances a un délai de 15 jours à dater de la demande de l’adjudicataire pour dresser le procès verbal d’acceptation accordant la réception.

5.7 Frais de réception

Tous les frais de réception, en ce compris les frais de déplacement et de séjour éventuel, du délégué du pouvoir adjudicateur sont à charge du fournisseur.

5.8 Modalités de réception

Les services seront suivis de près pendant leur exécution par un ou plusieurs délégué du pouvoir adjudicateur. L’identité de ce(s) délégué(s) sera communiquée au prestataire de services au moment où débutera l’exécution des services.