B. EXECUTION DU MARCHE
3. Exécution des services
Les services doivent être effectués endéans une période de 5 ans, laquelle prend cours le premier jour ouvrable qui suit la réunion de kick off.
LOT 1
Il est également à remarquer que l'adjudicataire est tenu de respecter les délais fixés au point A.1.4.1.
LOT 2
La remarque ci-dessus vaut également pour les délais mentionnés au point A.1.4.2.
Le bon de commande est adressé au prestataire de services soit par envoi recommandé soit par fax, soit par tout autre moyen permettant de déterminer la date d’envoi de manière certaine.
Les échanges de correspondance subséquents relatifs au bon de commande {et à l’exécution des services}
suivent les mêmes règles que celles prévues pour l’envoi du bon de commande chaque fois qu
En cas de réception du bon de commande postérieure au délai de deux jours ouvrables, le délai de livraison peut-être prorogé au prorata du retard constaté pour la réception du bon de commande, à la demande écrite et justifiée du prestataire de services. Si le service commandeur, après avoir examiné la demande écrite du prestataire de services, l’estime fondée ou partiellement fondée, il lui communique par écrit quelle acceptation de prorogation de délai est acceptée.
En cas de libellé manifestement incorrect ou incomplet du bon de commande empêchant toute exécution de la commande, le prestataire de services en avise immédiatement par écrit le service commandeur afin qu’une solution soit trouvée pour permettre l’exécution normale de la commande. Si nécessaire, le prestataire de services sollicite une prorogation du délai de l’exécution des services dans les mêmes conditions que celles prévues en cas de réception tardive du bon de commande.
En tout état de cause, les réclamations relatives au bon de commande ne sont plus recevables si elles ne sont pas introduites dans les 15 jours calendrier à compter à partir du premier jour qui suit celui où le prestataire de services a reçu le bon de commande.
3.2 Réunion « KICK-OFF »
Dans un délai maximum d’un mois calendrier à compter de la notification du marché, l’adjudicataire et le Service Public Fédéral/l’Administration tiendront obligatoirement leur première réunion de pilotage, dénommée réunion de KICK-OFF.
Cette première réunion permet de présenter les équipes respectives dans leur composition et leur compétence, de fixer le calendrier des réunions de et du groupe de pilotage, de définir le planning de réalisation du marché, d’y exposer les principes du SLA, …
3.3 Planning
Le soumissionnaire joindra à son offre un calendrier d’exécution tenant compte de la durée maximale du contrat. Ce calendrier se présentera sous la forme de tableaux GANTT. Hierbij moet worden rekening gehouden met de periodes die in de 1e paragraaf van punt 3.1 van deel B zijn aangehaald.
3.4 Lieu où les services doivent être exécutés et horaires
La prestation des services se déroule principalement à Bruxelles, dans les locaux du SPF Finances. Si des périodes de travail en province étaient nécessaires, les frais de déplacement ne sont pas remboursés par le SPF Finances. Une partie des services peut également être prestée dans les locaux de l’adjudicataire, si ces services ne peuvent être prestés ailleurs, ou si le SPF Finances en retire un avantage particulier.
Afin que la collaboration avec les membres du personnel du SPF Finances se réalise de manière optimale, le personnel de l'adjudicataire effectuant des prestations dans les bâtiments du SPF Finances doit, autant que possible, suivre le même schéma de travail que ses collègues des Finances. Par heures normales de bureau, on entend les jours ouvrables, du lundi au vendredi, de 07h30 à 18h00, selon le régime d'horaire variable en vigueur au SPF Finances. Les 2 novembre, 15 novembre et 26 décembre ainsi que le premier jour ouvrable de l’année sont considérés par le SPF Finances comme jours fériés. Des "ponts" obligatoires sont également prévus et seront communiqués chaque année.
3.5 Tâches des collaborateurs du SPF Finances
Les collaborateurs du SPF Finances participent aux projets, pour ce qui concerne :
la définition du contenu du projet (et sous-projets) ;
la participation au choix des solutions : architecture, stratégie, etc. ;
la validation des documents de réalisation : dossiers de spécification, dossiers de réalisation, dossier d'acceptation, dossier de tests, manuels utilisateurs, manuels de maintenance, etc. ;
des contrôles de qualité relatifs, entre autres, au contrôle de la concordance de la documentation avec la réalisation, du respect des normes de documentation et de programmation, etc. ;
la participation obligatoire aux tests de réception technique et fonctionnelle, qu'il s'agisse de tests unitaires de fonctionnement, de tests d'intégration ou de tests de fonctionnement global ;
le support logistique aux équipes de réalisation, pour ce qui concerne la mise à disposition des moyens techniques nécessaires à la réalisation, selon ce qui aura été fixé de commun accord.
L’expertise business pour les analyses
La réalisation sera suivie de très près, pas à pas, par des collaborateurs du SPF Finances.
Dans son offre, le soumissionnaire mentionnera le nombre de collaborateurs du SPF, nécessaire à l’implémentation et le type de profils attendus.
3.6 Moyens techniques mis à disposition par le SPF Finances
L’adjudicataire mettra à disposition de son personnel tout le matériel nécessaire à l’exécution de sa mission (ordinateur portable, etc.). Le SPF Finances mettra à disposition de ce personnel pendant la durée de sa mission un maximum de 5 emplacements de bureau simultanés de type « shared desk », sans armoires. Le personnel de l’adjudicataire aura un accès limité au réseau du SPF Finances, ainsi qu’une adresse de messagerie électronique. Le SPF Finances ne dispose pas d’emplacements de parking pour ses fournisseurs.
Le SPF Finances ne procèdera à aucune adaptation des postes de travail du personnel de l’adjudicataire afin de permettre son bon fonctionnement dans l’infrastructure du S.P.F.. L’adjudicataire ne pourra en aucun cas modifier, perturber ou surcharger l’infrastructure du SPF de par l’adjonction des postes de travail de son personnel dans cette infrastructure sauf pour ce qui est directement lié au développement de l’applicatif concerné.
L’adjudicataire est entièrement responsable de la protection de ces postes de travail contre les virus ainsi que de leur gestion. Il utilisera prioritairement les outils mis à disposition par le SPF Finances et, au cas ou d’autres logiciels devraient être utilisés dans le cadre du projet, cette utilisation se fera, après acceptation par le Steering Committee, sous leur responsabilité et le coût de cette utilisation sera compris dans le prix des services.
La maintenance des logiciels qui seraient éventuellement mis en œuvre par l’adjudicataire au sein du SPF Finances dans le cadre du présent projet doit être comprise dans l’offre de prix pour une période de 10 ans à dater de la notification du marché.
Le personnel de l’adjudicataire devra suivre les procédures internes et les règlements relatifs à l’utilisation des moyens mis à sa disposition et à leur accès, et ne peut exiger aucun ajout ou modification en ce qui concerne l’environnement de travail du pouvoir adjudicateur. Si des manquements dans le soutien logistique entraînent des perturbations de service, il devra être fait appel aux moyens d’arbitrage décrit dans le point 6 avant de faire appel au droit.
3.7 Les normes et standards à respecter dans le cadre du présent marché
Les équipes de réalisation mises à la disposition du SPF Finances par l'adjudicataire appliqueront les méthodes et standards spécifiés par le SPF Finances ou choisis avec son accord. Ces standards concernent, au moins :
la méthode et l’outil de gestion de projet (analyse, plan, rapport d'avancement, contrôle de qualité etc.) ; la tenue de la documentation ;
les règles de programmation (mise en page, structures de codes, commentaires, nomenclature, standards de développement conforme aux fondements ICT y compris les Standards Ouverts etc.) ; les règles de gestion instaurées par les services de gestion des environnements opérationnels les procédures d'assurance de la qualité.
3.8 Organisation des formations
L’adjudicataire devra dispenser les activités de formation en néerlandais et en français. L’anglais pourra exceptionnellement être utilisé pour certaines formations particulières à la condition expresse que le SPF Finances marque son accord préalable.
Le personnel chargé des activités de formation devra :
Avoir une expérience reconnue dans la formation qu’il dispense ; Maîtriser PARFAITEMENT la langue dans laquelle le cours est donné ;
Disposer de qualités pédagogiques essentielles pour transmettre de façon structurée et systématique la connaissance aux participants aux cours ;
Pouvoir manier les moyens pédagogiques et s’en servir au moment opportun ;
Tenir compte des remarques du pouvoir adjudicateur en ce qui concerne le contenu et la présentation de la formation.
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d’exiger par téléphone, message télécopié ou par e-mail suivi d’une confirmation par pli recommandé, le remplacement immédiat d’un ou de plusieurs professeurs qui ne répondraient pas aux qualifications requises, par des professeurs disposant au minimum des capacités équivalentes à celles énoncées dans l’offre.
Ces activités de formation auront lieu dans les locaux du SPF Finances.
L'adjudicataire fournira les appareils didactiques requis pour la formation théorique.
Les locaux contiendront un PC par participant ainsi que les appareils didactiques requis.
Les supports de cours seront fournis à chaque participant dans sa langue. Il ne pourra être dérogé à cette exigence sans en avoir averti préalablement le SPF Finances et avoir obtenu son accord.
S'il est nécessaire, pour des RAISONS EXCEPTIONNELLES, de donner des formations à l'extérieur des locaux du SPF Finances, l’adjudicataire se chargera de mettre à disposition des participants des boissons et prendra en charge l’organisation et la fourniture du repas de midi pour chacun des participants pendant la durée totale de la session de formation.
3.9 Documentation technique
L’adjudicataire fournira à l’administration toute la documentation technique nécessaire à l’utilisation du système, et ce soit en français et en néerlandais, soit en anglais en fonction de la langue dans laquelle elle est disponible. La documentation contiendra plus particulièrement les manuels techniques qui décrivent les caractéristiques et les règles d’utilisation des équipements et logiciels faisant partie du projet, de même qu’une description détaillée de l’ensemble du système avec précisions sur les différents sous-systèmes et les connexions afférentes. L’offre précisera le type de support sur lequel la documentation sera fournie (papier, cd-rom, …), les quantités standard et les conditions selon lesquelles des exemplaires supplémentaires pourront être commandés.
Le soumissionnaire est obligé de fournir toutes les caractéristiques relatives à l’utilisation des équipements fournis sur simple demande de l’administration.