Plusieurs parties sont en conflit. L’objectif de cette première phase est l’obtention d’engagement dans le processus de médiation par toutes les parties en conflit. Pour que le médiateur réussisse à obtenir un accord favorable et une volonté d’engagement dans cette méthode auparavant souvent in- ou méconnue, il doit être bien préparé.
Généralement, la prise de contact avec le médiateur, est initiée par une des parties concernées. Pour le médiateur, ce premier contact est un des plus importants, car il doit transmettre professionnalisme, structure et un sentiment de sécurité dans un contexte de départ souvent imprégné par l’insécurité, la méfiance et le doute.
D’abord il pose des questions d’ordre général sur - les personnes impliquées,
- les attentes/ réserves à la médiation, la connaissance de la méthode - la prescription/motivation pour la médiation (ordonnance…)
Après avoir vérifié si ses propres conditions préliminaires d’impartialité - absence de conflits d’intérêts, de partis-pris - sont remplies, le médiateur informe sur le fonctionnement dans son ensemble, les objectifs et les limites de la médiation. Il prend contact avec chacune des parties concernées et leur demande une brève exposition du conflit et leur position dans ce conflit. Il analyse si le conflit peut être résolu à l’aide de la médiation et si la médiation peut répondre aux attentes des parties. Le cas échéant, il peut les aiguiller par exemple vers un avocat, cabinet de conseil ou encore un thérapeute.
Dans une première séance, le médiateur présente la méthode - au mieux en demandant ce que les parties connaissent déjà et en complétant par la suite - et clarifie les objectifs. Même si il a déjà évoqué les principes de base de la médiation durant les entretiens individuels téléphoniques au préalable, il doit y revenir et expliquer plus en détail les notions de consentement, d’impartialité, d’auto-responsabilité, de confidentialité, et d’accès à l’information. Ces répétitions sont importantes, car les parties sont souvent, émotionnellement et intellectuellement, « prises » par leur conflit et non pas très réceptives.
77 La question autour des objectifs de la médiation permet aussi de clarifier si les parties
cherchent à trouver rapidement une issue à leur conflit ou si elles utilisent la médiation pour améliorer leurs compétences d’analyse (en acquérant des nouveaux outils), développer une stratégie afin d’éviter ou de faciliter le règlement de futurs conflits.
Ensuite le médiateur doit communiquer son rôle de facilitateur d’échange, de catalyseur neutre cherchant à conduire les parties de la définition du problème à l’identification de solutions. Le rôle d’éventuels tiers intervenants (tels comptables, consultants financiers, conseillers économiques) doit être clarifié. Souvent on demande l’engagement des parties de solliciter au moins une fois, sous forme d’entretien individuel, un avocat consultant.
Le médiateur introduit des règles de communication, valable durant tout le processus de médiation, que chaque partie est tenue à connaitre et respecter :
- Chacun dispose du même temps de parole
- Durant ce temps de parole, les autres parties écoutent attentivement et essaient de comprendre ce qui est dit. Ils ne réagissent pas directement sur les propos, mais peuvent prendre des notes pour y revenir éventuellement plus tard quand c’est leur tour.
- Le médiateur guide les parties à travers les différentes phases. Il est autorisé à intervenir en cas d’offenses, outrages ou insinuations.
- Le médiateur peut reformuler les déclarations et propos pour émettre des idées claires et concises.
Un contrat de médiation, reprenant les éléments essentiels, est conclu et signé par toutes les parties impliquées, y compris le médiateur80. Des clauses de résiliation de contrat et des pénalités en cas de non-respect (de la clause de confidentialité) doivent être prévues. Pour le cas d’arrêt de la médiation, on prévoit dans le contrat une ultime séance, avec la présence de toutes les parties, pendant laquelle on s’échange sur les actions à mettre en œuvre et/ou comment avancer sur le sujet.
La question des honoraires doit être réglée également dans le contrat. Le montant de la rémunération doit être clairement stipulé, et ainsi la répartition du règlement parmi les parties. Il est important que chacune des parties participe à ces frais, car c’est souvent le garant pour une gestion respectueuse par chacun du temps et des ressources impartis à une séance de médiation. Cela permet aussi d’éviter le sentiment d’un déséquilibre et/ou d’injustice, par exemple, d’une partie qui ne participerait pas aux frais, et qui ressentirait que le médiateur
78 accorde plus d’importance à la position et la défense des intérêts du « payeur ». L’honoraire
doit idéalement se référer à une séance de médiation et n’ont pas être calculé pour l’ensemble d’un processus de médiation. Il est impossible de prédire auparavant combien de séances sont nécessaires à la résolution d’un conflit. Il demeure constructif et sensé de faire comprendre aux parties que leur volonté de résoudre ce conflit et leur engagement détermine la durée du processus.
Tous ces aspects formels semblent assez lourds mais sont essentiels et fondamentaux pour une construction solide des différentes étapes de la médiation. Souvent, en cas d’échec de la méthode, les causes de l’échec peuvent être trouvées dans le manquement de compréhension ou de l’application correcte d’une des règles établies durant cette phase 1.81
Après avoir abordé la forme, il convient de se concentrer sur le fond.
Le médiateur doit comprendre le conflit si il veut véhiculer/transmettre le sentiment de compréhension mutuelle aux parties. Si il donne l’impression d’être « long à la détente », si il ne comprend pas ou mal les parties, il va être jugé incompétent et les parties ne vont pas lui accorder la confiance nécessaire pour lui permettre de conduire les parties à travers les différentes phases du processus. Durant cette première phase, le médiateur doit alors se préparer au sujet, acquérir les connaissances nécessaires à la compréhension du conflit (ex : en vue de la gestion d’un conflit politique s’informer sur ses évolutions historiques, en préparation d’une médiation écologique, connaitre les dimensions techniques, biologiques, chimiques, géographiques, climatiques etc.). Il doit se servir de différentes sources d’information, consulter des experts neutres si besoin et interroger toutes les parties en conflit pour récolter le plus grand nombre d’informations relatives au sujet.