7.1. S
TRATÉGIE7.1.1. S
ERVICEST
RANSVERSAUX: E-S
ERVICE&
CELLULE DE SOUTIENA. M
ISSIONS DU SERVICECellule chargée du suivi des demandes de e-services afin de s’assurer d’une réponse rapide à ces demandes et une cellule orientée vers l’aide aux personnes qui nécessitent un service à domicile ou une aide pour des démarches nécessitant de l’écoute (euthanasie, fin de vie, …).
Parmi les missions de la direction, le département se charge :
De délivrer les certificats extraits des registres de population et les actes extraits des registres d’état civil via tout système qui permet aux schaerbeekois de faire appel aux servies de l’administration propre à la direction sans nécessité de se déplacer :
o Les certificats extraits des registres de population (composition de ménage, résidences, …) ; o Les actes extraits des registres de l’état civil ;
o Les extraits de casier judiciaire ;
o Les copies conformes et légalisations de signature ;
De faire toutes les recherches dans les archives tant population qu’état civil demandées par les citoyens ;
D’enregistrer :
o Les déclarations de dernière volonté ; o Les déclarations d’euthanasie ;
o Les déclarations de consentement ou de refus aux dons d’organes ;
o Les attestations de vaccination dans la cadre la vaccination obligatoire contre la poliomyélite ; o Les demandes de pensions et d’allocations pour personnes handicapées ;
o Les demandes d’inscription sur la liste des électeurs pour les personnes ne possédant pas la nationalité Belge, pour les élections communales et européennes.
B. I
DENTITÉ DU SERVICE Nombre d’agents : 12 agents (4 cellule soutien + 8 E-guichet et délivrance express + 1 recherches historiques)
Implantations : Hôtel Communal
C. R
ÉALISATIONS DU SERVICE Mise en place de la délivrance uniquement par mode dématérialisé de tous les documents émis par l’administration dans le cadre de la tenue des registres ;
Collaboration accrue au travers du dispositif ILHO pour venir en aide aux citoyens en difficulté ;
Participation au dispositif PIPS-COVID.
7.1.2. G
ESTION DEP
ROJETSA. M
ISSIONS DU SERVICEAmener les services de l’administration et en particulier ceux fournis par la direction aux citoyens de Schaerbeek au lieu de demander aux citoyens de venir trouver les services et de perdre du temps en files d’attente. Les services doivent être les plus performants possibles, tournés vers le 21ème siècle et éviter autant que possible que le citoyen ne doive perdre du temps à se rendre à l’administration.
B. I
DENTITÉ DU SERVICE Nombre d’agents : 2 agents
Implantations : Hôtel Communal
163
C. R
ÉALISATIONS DU SERVICE Développement des échanges dématérialisés avec la police et collaboration entre le programme Saphir et le programme Districtteam ;
Participation à la réorganisation des services du département population ;
Mise en place d’un service « Accueil-encadrement » pour faciliter les contacts humains avec les services de la direction et réduire la fracture numérique dont sont victimes certains citoyens.
7.2. P
OPULATION7.2.1. D
ÉMOGRAPHIEA. M
ISSIONS DU SERVICE Le service a pour principales missions : De délivrer pour compte d’autres autorités différents documents tels que :
o Cartes d’identité pour belges et titres de séjour pour étrangers pour compte du SPF Intérieur o Passeports aux belges pour compte du SPF affaires étrangères
o Des passeports pour les belges de l’étranger et des titres de voyages pour réfugiés pour compte du SPF affaires étrangères
o Permis de conduire pour compte du SPF Mobilité
o Extraits du casier judiciaire et bulletins de renseignements pour compte du SPF Justice
D’enregistrer :
o Les mouvements de population (inscriptions, radiations, mutations internes, etc.) o Les demandes d’emplacement de parkings réservés aux personnes handicapées
Le service de la Population se charge de la préparation et de la gestion des diverses élections (communales, fédérales, régionales et européennes), à l’exclusion des tâches confiées spécifiquement au bureau principal électoral de Schaerbeek.
Il établit la liste des jurés d’assises
B. I
DENTITÉ DU SERVICE Nombre d’agents : 33 agents
Implantations :
o L’hôtel communal : qui abrite 27 agents
o
L’antenne Radium, 22 rue du Radium, entité décentralisée du service de la population : 6 agentsC. R
ÉALISATIONS DU SERVICE Installation de la prise d’empreintes pour tous sur les cartes d’identités ;
Participation à la réorganisation des services du département population ;
Mise en place d’un accueil sur rendez-vous ;
Création de la partie communale du développement d’échanges électroniques avec la police pour la gestion des enquêtes de résidence
7.2.2. E
TRANGERSA. M
ISSIONS DU SERVICE Le service a pour principales missions : De délivrer :
o L’ensemble des notifications de décisions pour le compte de l’Office des étrangers
o Les titres de séjour accordés par l’Office des étrangers aux citoyens n’ayant pas la nationalité belge o Les permis de travail pour le compte de la Région de Bruxelles-Capitale
D’enregistrer :
164
o
Les mouvements de population n’ayant pas la nationalité belge (inscriptions, radiations, mutations internes, etc.)B. I
DENTITÉ DU SERVICE Nombre d’agents : 25 agents
Implantations : Hôtel Communal
C. R
ÉALISATIONS DU SERVICE Participation à la réorganisation des services du département population ;
Mise en place d’un accueil sur rendez-vous.
7.3. E
TATC
IVIL7.3.1. S
ERVICES ADMINISTRATIFS DE L’E
TATC
IVILA. M
ISSIONS DU SERVICE La principale mission du service consiste en : La tenue des registres d’état civil,
La délivrance d’extrait de ces registres,
L’enregistrement dans la baec des actes et l’enregistrement des corrections nécessaires dans celle-ci
Enregistrement des cohabitations légales.
Organisation des cérémonies de mariage et de noces
Enregistrement des demandes de nationalitéB. I
DENTITÉ DU SERVICE Nombre d’agents : 14 agents
Implantation : Hôtel communalC. R
ÉALISATIONS DU SERVICE Modification des célébrations de mariages ;
Réorganisation de l’ensemble du service suite au changement d’Officier de l’État Civil ;
7.3.2. C
IMETIÈRES– D
ÉCÈSA. M
ISSIONS DU SERVICECe service a pour mission d’une part la gestion, délivrance et suivi des concessions et de l’entretien du cimetière communal et d’autre part la gestion du bureau des décès qui se charge de l’enregistrement des décès et de la délivrance de tous les documents nécessaires à l’inhumation ou à la crémation des défunts. Ce bureau se charge également de la délivrance des documents en cas de départ d’un corps vers l’étranger.
B. I
DENTITÉ DU SERVICE Nombre d’agents : 25 agents (4 administratifs et 21 fossoyeurs-jardiniers)
Implantation : Hôtel communal : cimetière, situé 1 rue d’Evere à 1140 EvereC. R
ÉALISATIONS DU SERVICE Mise en place d’un système d’évaluation pour les agents ;
Poursuite des discussions avec l’intercommunale d’inhumation pour modifier la convention de collaboration entre les deux entités ;
Poursuite de la collaboration avec l’intercommunale de crémation pour l’installation sur le territoire du cimetière communal d’un crématorium animalier.