G ESTION DE LA RELATION CITOYENNE & A PPUI LOGISTIQUE

4.3.1. G

ESTION DE LA

R

ELATION

C

ITOYENNE

- GRC A. M

ISSIONS DU

S

ERVICE

a. Apporter un appui logistique à l’ensemble de l’administration

 Gestion des armoires intelligentes à clés pour l’HC et à Vifquin.

 Gestion du stock papier à l’HC et au CSA/Vifquin

 Gestion du stock boissons à l’HC et préparation des boissons pour les réunions et drinks.

 Récupération et livraison des travaux de l’imprimerie vers les services communaux

 Réservation des salles de réunion à l’HC, au CSA/Vifquin et au CTR.

 Maîtres de cérémonie lors d’événements le soir et le week-end: mariages, conseils communaux, conférences, vernissages, etc.

 Affichage communal officiel (arrêtés du Bourgmestre, règlements du conseil communal, enquêtes publiques d’Urbanisme) et gestion de l’affichage d’événements communaux sur les panneaux Clear Channel.

 Gestion des véhicules mutualisés à Vifquin.

 Voitures « Collège » : conduire les échevins et entretien des véhicules

b. Accueillir et enregistrer les administrés physiquement, par téléphone, par mail ou via l’espace personnel virtuel

 Permanences accueil dans HC, CSA, Vifquin et CTR, ainsi qu’au call center.

 Gestion de la boîte mail générique info@1030.be et des demandes d’info ou plaintes via l’espace personnel.

c. Gérer les files d’attente par la distribution de tickets et la prise de rendez-vous d. Assurer le dépouillement du courrier entrant et la transmission des documents

 Ouvrir et trier le courrier entrant, enregistrer les recommandés.

 Distribuer dans l’HC et transporter par camionnette entre les divers bâtiments communaux, vers des instances sur le territoire de la Région bruxelloise, vers les conseillers communaux.

e. Assurer l’expédition du courrier sortant

 Récolter, écrire les recommandés, affranchir, mettre sous-enveloppes, publipostage.

f. Participer à la gestion de sécurité des bâtiments et des alarmes

 Contrôle d’accès en-dehors des heures d’ouverture au public, gestion de l’alarme incendie, gestion des images des caméras de surveillance.



Concierges de l’HC et du CSA/Vifquin-CTR (remplacés par une société privée durant leur congé)

B. I

DENTITÉ DU

S

ERVICE

 Le service est composé de 27 agents



Implantation générale : Hôtel communal, comptoirs d’accueil au CSA, à Vifquin et au CTR

C. R

ÉALISATIONS DU

S

ERVICE

 Prestation de 199 services en-dehors des heures de bureau donnant droit à 1.484h30 à récupérer.

122

 Rôle central du call-center pour répondre en première ligne lors de la crise sanitaire covid-19 et la transition du fonctionnement de l’administration de « tout sur entrée libre » à « tout sur rendez-vous ». Traitement de 203.983 appels (augmentation de 203% depuis 2019, avec des pics d’appel en mai/juin et en octobre), de 19.602 (75/jour) mails à info@1030.be (augmentation de 127% par rapport à 2019) et de 313 demandes introduites via l’Espace personnel (contre 18 en 2019).

 Collaboration renforcée avec les Gardiens de la Paix et la direction Population Etat Civil afin de gérer les nombreux changements en matière d’accueil physique du citoyen à l’hôtel communal.

 Appui à l’Informatique pour la distribution des ordinateurs portables lors de la mise en place du télétravail.

 Appui aux RH lors de la distribution des chèques de € 30 en soutien aux commerces schaerbeekois.

 Dépenses en expédition pour € 255.879,- dont l’envoi de 12.305 recommandés et de 70.668 courriers dans le cadre du covid pour un montant de € 66.553,-.

 Prestation de 29 voitures Collège avec chauffeur et 2 prêts de voiture sans chauffeur, soit la moitié en moins par rapport à 2019.

 Réalisation de 1.925 affichages pour l’Urbanisme, de 511 affichages de règlements et de 511 arrêtés de Bourgmestre (3 fois le nombre d’arrêtés en 2019).

 Renfort temporaire par mobilité interne pour le call center en juin et à partir d’octobre, ajout temporaire de 10 licences du logiciel pour le call center afin de pouvoir gérer le flux accru d’appels de mai à novembre inclus, gestion de 1 job étudiant en juillet, remplacement d’un agent sous contrat d’insertion d’un an, réalisation des entretiens 1 et 2 du cycle d’évaluation pour les téléconseillers, encadrement de 2 agents réaffectés.

 Collaboration à la rédaction du cahier des charges pour le catering et aux réunions du projet « GRC large ».

 Accompagnement de la transition de l’Imprimerie vers la Communication.

 Configuration de nouveau système de ticketing et suivi de l’installation du hardware.

 Participation à la mise à jour du site internet et de la signalétique à l’HC et au CSA/Vifquin en fonction des déménagements, des avis divers au public (férié, fléchage travaux).

4.3.2. A

RCHIVES

A. M

ISSIONS DU

S

ERVICE

 Conservation et préservation des archives communales selon la règle des quatre « C » : collecter, classer, conserver et communiquer ;

 Accueil du public ;

 Aide aux services communaux et aux particuliers ;

 Tri, classement et inventaires des documents ;

 Établissement des documents de travail et guides de recherches nécessaires à la bonne gestion des archives ;

 Prêt de documents pour des expositions ;

 Rédaction de travaux et de publication sur Schaerbeek.

B. I

DENTITÉ DU

S

ERVICE

 Une recette de 7,50€ (photocopies) a été produite ;

 Les agents du service ont procédé au tri, au classement, aux inventaires et au reconditionnement d’archives (enseignement communal, milice, ressources humaines, propreté, etc.)

 126 demandes internes de recherches dans les archives ont été traitées ;

 59 demandes externes de recherches dans les archives ont été traitées ;

123

 Le service a accueilli 9 lecteurs (mais le service a été fermé pendant plusieurs mois à cause du Covid19) ;

 12 versements d’archives ont été effectués par les autres services de la commune. Ce qui correspond à l’entrée de plus ou moins 220 mètres linéaires d’archives ;

 Le service a participé à la mise en place d’un groupe de travail pour réaliser l’inventaire du patrimoine mobilier de la commune ;

 Le service a rédigé 6 articles mis en ligne sur la plateforme « ArchivIris » (articles qui ont totalisé un nombre de 2.171 vues en 2020) :

o La gare de Schaerbeek ;

o Les premières lignes de Tramways à Schaerbeek ; o La première école primaire de Schaerbeek ; o Une école schaerbeekoise à la mer ;

o L’école industrielle : un enseignement alliant Sciences & Arts ; o Le Parc Josaphat

Le nombre total de vues sur « ArchivIris » pour l’année 2020 est de 44.996 vue, ce qui constitue un tiers de vue supplémentaires par rapport à 2019, et deux fois plus de vues qu’en 2018.

Pour rappel, « ArchivIris », qui a été créé à l’initiative de la commune de Saint-Gilles, compte en 2020, 8 services membres dont les Archives de la Ville de Bruxelles, le service de l’Urbanisme de la Ville de Bruxelles, le CPAS de Bruxelles, les services des archives des communes de Pierre, Woluwe-Saint-Lambert et Ixelles. Le service des archives de Schaerbeek est membre du comité de rédaction chargé du choix des thèmes et de la validation des articles.

125

Dans le document Exercice 2020 L’ADMINISTRATION & LA SITUATION DES AFFAIRES DE LA COMMUNE RAPPORT SUR - LA TRANSPARENCE DES REMUNERATIONS & AVANTAGES DES MANDATAIRES PUBLICS BRUXELLOIS - ADMINISTRATION COMMUNALE DE SCHAERBEEK (Page 121-125)