S ERVICE TRAVAUX

6.1.1.1. L

ES SERVICES ADMINISTRATIFS TRAVAUX

A. I

DENTITÉ DU SERVICE

 Le service est composé de 12 agents sous la responsabilité d’un chef de service.

 Localisation : Centre technique Rodenbach – 3ème étage

 Le service administratif est composé de 5 entités : direction, bureau Voirie, bureau marchés publics Bâtiments et SPEV, cellule comptabilité et cellule traduction.

B. R

ÉALISATIONS

& T

ÂCHES DU SERVICE

 Présentation des projets de travaux à l’approbation du Collège des Bourgmestre et Echevins et du Conseil communal

 Gestion des ouvertures de voirie par les impétrants, recouvrement des droits de dossier

 Gestion des demandes d’occupation temporaire du domaine public émanant des citoyens, entrepreneurs de travaux et impétrants

 Lancement et attribution des marchés de travaux et de services (missions d’architectes, études diverses et maintenance), recherche en conformité avec la législation en vigueur, des meilleures procédures, clauses et critères

 Commande hors marchés publics : commande aux intercommunales (Sibelga, Vivaqua, Hydrobru) et aux organismes publics (SIAMU, ABP…)

 Gestion de la comptabilité des chantiers et des paiements

 Prévisions budgétaires

 Recouvrement de subsides

 Traduction

 Rédaction de la correspondance avec le secteur privé et les autorités

 Support administratif et financier pour les départements techniques et les bureaux d’études techniques internes, en particulier Voirie et Bâtiments.

 Le service en quelques chiffres au cours de la période visée (1/1/2020 – 31/12/20120) : Traitement de 7.720 demandes d’occupation temporaire du domaine public, recette de prestations de 1.020.046 €

 Attribution de contrats pour un montant de l’ordre de 10.439.768,20 €.

6.1.1.2. M

ISSIONS PARTICULIÈRES DU BUREAU ADMINISTRATIF VOIRIE

A. M

ISSIONS DU SERVICE

 Appui administratif du Bureau d’Etudes Voirie et du service technique de la Voirie.

 Etablissement des dossiers administratifs relatifs aux projets d’études et de travaux de voirie (rédaction des cahiers des charges, délibérations Collège, Conseil, courriers…).

 Gestion et suivi des dossiers subsidiés dans le cadre du PTI et du FPGV.

 Gestion du volet adm. en matière d’autorisations d'ouverture de voirie (concessionnaires/ OSIRIS), devis trottoirs, dégâts causés en voirie, renouvellement de l’éclairage public, etc….

 Gestion des demandes d’occupation temporaire de la voie publique et des réservations de panneaux d'interdiction de stationnement pour déménagement, placement de conteneurs, livraisons, etc….

 Remboursement des frais relatifs aux dépannages de véhicules effectués dans un contexte non-infractionnel.

 Gestion des factures S.I.A.M.U. (+ contentieux).

137

B. I

DENTITÉ DU

S

ERVICE

 Le service est composé de 5 agents sous la responsabilité d’une cheffe de service.

 Implantation : CTR 3.04

C. R

ÉALISATIONS DU SERVICE

 Demandes d’occupation temporaire du domaine public et réservations panneaux d'interdiction de stationnement : ± 7.720 demandes soit ± 1.020.046€

Dans le cadre de la crise sanitaire Covid, le service a été maintenu de manière constante, en accompagnant également les demandeurs dans les modifications inévitables des réservations en fonction des restrictions découlant des confinements et de l’interdiction temporaire de certaines activités (déménagements, secteurs non essentiels, etc.).

 Poursuite de la mise en place de simplification administrative concernant les occupations temporaires de la voie publique :

o Communication et appui des citoyens en vue de l’utilisation élargie du formulaire en ligne via l’espace personnel ;

o Groupe de travail avec l’entreprise adjudicataire du marché visant à développer et implémenter un nouveau programme de gestion des demandes et des données introduites par les citoyens.

 Renouvellement des éclairages publics dans le cadre de la dotation « Mission de Service Public » (ex- art. 26), des subsides PTI et du FPGV

 Gestion des droits de dossier à charge des impétrants, à percevoir dans le cadre de l’introduction de demandes d’autorisation de chantier dans OSIRIS

 Gestion des amendes appliquées dans le cadre d’infractions liées à la tenue des chantiers OSIRIS

 Dossiers soumis au Conseil communal – Procédure de passation et conditions du marché pour : o Signalisation horizontale - Marquages routiers aux produits thermoplastiques

o Fourniture et placement d'abris pour vélos dans l'espace public o Création et balisage d'itinéraires cyclables communaux

o Réaménagement du rond-point au carrefour square François Riga, avenues Eugène Demolder et Emile Verhaeren et rue Nestor De Tière

o Aménagement d'un dispositif automatisé de bornes amovibles o Travaux de réaménagement de l’avenue des Glycines

 Suivi administratif et comptable lors de la phase d’exécution des différents chantiers : o Plan de rénovation des trottoirs (accord-cadre) ;

o Entretien des chaussées (renouvellement du revêtement hydrocarboné de diverses voiries) (accord-cadre);

o Divers aménagements de voirie (carrefours, oreilles de trottoirs…) (accord-cadre) ; o Signalisation horizontale - Marquages routiers aux produits thermoplastiques ; o Création et balisage d’itinéraires cyclables communaux ;

o Fourniture et placement d'abris pour vélos dans l'espace public ;

o Réaménagement du rond-point au carrefour square François Riga, avenue Eugène Demolder et Emile Verhaeren et Rue Nestor de Tière ;

o Réaménagement de l'avenue Gustave Latinis ; o Réaménagement des rues Rubens et Vondel ;

o Etude pour la conception de la signalétique des lieux touristiques schaerbeekois ; o Etude pour l’aménagement de l’avenue Louis Bertrand ;

o Rénovation des revêtements hydrocarbonés des trottoirs avenue Huart Hamoir.

138

6.1.1.3. M

ISSIONS

P

ARTICULIÈRE DU BUREAU ADMINISTRATIF BÂTIMENTS

– M

ARCHÉS

P

UBLICS

A. M

ISSIONS DU

S

ERVICE

Gestion des volets administratifs, contractuels et comptables des marchés publics concernant la construction et la rénovation des bâtiments communaux, mais aussi la maintenance, en partenariat avec les services techniques suivants : architecture, techniques spéciales, bâtiments, entretien, et SP&EV et Sports.

 La concrétisation du plan écoles : construction de nouvelles écoles et extension d’établissements scolaires existants ;

 Les marchés d’équipements techniques : remplacement de chaudières, de systèmes de régulation ;

 Les mesures de sécurité : désamiantage, placement de détecteurs, placement de dispositifs de sécurisation des bâtiments et des sites ;

 La gestion de contrats de maintenance (entretien des chaudières, des ascenseurs, des paratonnerres, …) ;

 Les marchés de services liés à la construction et sous-traités au secteur privé : désignation des auteurs de projet (architectes, coordinateurs de sécurité, experts en techniques spéciales, en stabilité, en acoustique, experts PEB, études de sol, …) ;

 Des missions spécifiques externalisées : les décorations de fin d’année (éclairage festif, acheminement des sapins), les travaux à effectuer dans le cadre des travaux d’office à des immeubles de particuliers, le curage des avaloirs, la gestion du mobilier issu des expulsions, le gardiennage des bâtiments et des sites ;

 La gestion du contrat global de nettoyage des bâtiments communaux confiés au secteur privé.

B. I

DENTITÉ DU SERVICE

 Le service est composé de 4 agents sous la responsabilité d’un chef de service.

 Implantation : CTR

C. R

ÉALISATION DU SERVICE

– P

RINCIPAUX MARCHÉS TRAITÉS a. Passation, attribution et commande pour :

 Centre Technique Rodenbach : rénovation et transformation des étages +5/+6 en vue d’y implanter la Direction des Finances ;

 Eglise Sainte-Elisabeth, rue Portaels : restauration des vitraux ;

 Mission d’étude concernant la modification du PPAS du quartier ouest de la Gare du Nord ;

 Mission d’architectes en vue de l’extension de l’école 17 et la création de locaux pour le Service Propretés Publique sur le site Terdelt ;

 Convention de partenariat avec une ASBL d’insertion socio-professionnelle concernant le rafraichissement de locaux et la gestion d’espaces verts ;

 Externalisation de missions de maintenance des installations techniques des bâtiments communaux (travaux de plomberie, chauffage, ventilation, entretien des fontaines, travaux d’égouttage) ;

 Travaux de sécurisation de différents sites communaux ;

 Mission d’étude pour la rénovation de la plaine de jeux, Avenue Huart Hamoir ;

 Mission d’étude pour l’aménagement d’une aire ludico-sportive au parc de la Jeunesse ;

 Mission d’étude des opportunités de stationnement hors voirie ;

 Lancement du marché public de services avec publication au niveau européen pour une mission complète d’architecture en vue de la construction d’une école secondaire « Olympe de Gouges », Avenue des Jardins : établissement du cahier des charges, des critères de sélection et de réduction + examens des 25 candidatures.

b. Phase suivi de chantier – gestion des imprévus et paiements

 Site Optima, Grand Rue au Bois 78-80 : Construction de l’école Néerlandophone De Kriek et d’une salle omnisports – Extension de l’école francophone n°10 ;

139

 Parc Josaphat – site du Crossing : construction d’un bâtiment d’intérêt collectif à l’emplacement de l’ancienne tribune Nord ;

 Site Eenens/Voltaire : projet de construction d’un bâtiment passif comprenant une crèche (Altaïr) de 48 lits et une extension de l’Institut Technique Frans Fischer ;

 Centre Technique Rodenbach : Aménagement des 3^èmes et 4èmes étages en vue d’y implanter différentes directions de l’administration communal dès 2021 ;

 Athénée F. Blum, section Renan – Projet d’extension : aménagement d’une dizaine de classes en toiture ;

 Ecole 13, Avenue Roodebeek : mission d’architectes en vue de son extension ;

 Nouveau bâtiment communal – Rue Verte : aménagement des plateaux aux étages +5/+7.

c. Phase de fin de chantiers, clôture des comptes

 Eglise Saint-Servais : Restauration des façades et vitraux ;

 Maison des Arts : Rénovation de la chaufferie ;

 Site Cambier : Construction d’une nouvelle école (école n°9) ;

 Ancien site La Vallée – Grand Rue au Bois 78 : Transformation de locaux pour l’école 10 ;

 Centre Technique Rodenbach : Remplacement des ascenseurs ;

 Extension de l’Institut Technique Frans Fischer – Section horticulture, Rue Gallait 94 ; Outre les projets importants précités, un accent a été mis pendant la période écoulée sur :

 La recherche de partenariat avec d’autres pouvoirs adjudicateurs potentiels pour rationaliser/grouper certaines commandes et réaliser des économies via la technique de centrales de marchés.

o Ex. Partenariat avec Sibelga pour les études et les travaux de modernisation des installations de chauffage et aussi pour le placement de panneaux photovoltaïques

o Partenariat avec l’IBGE via l’adhésion à un marché conjoint pour les études de dépollution de sols

 Dans le cadre de l’émergence de la crise sanitaire Covid19, l’adaptation permanente des contrats et commandes en fonction des besoins accrus de nettoyage et de désinfection :

o Désinfection des points de contact, traitement quotidien des véhicules, renforcement du nettoyage des écoles et lieux publics, etc.

6.1.1.4. C

ELLULE COMPTABILITÉ

A. M

ISSIONS DE LA CELLULE

 Etablissement des bons de commande de travaux, de fournitures spécifiques et de services ;

 Participation à l'élaboration du budget extraordinaire et ordinaire du département ;

 Liquidation des factures ;

 Gestion comptable des contrats de maintenance ;

 Communication et information des services du département, au sujet de la situation des crédits ;

 Récupération des frais liés aux prestations des services techniques communaux, en particulier des interventions du service propreté pour l’évacuation de déchets ;

 Participation à des ateliers transversaux visant à améliorer les procédures de commandes et de paiements ;

 Scanning de tous les bons de commande dans le logiciel Odoo pour gestion plus fluide des dépenses ;

 A partir d’août 2020 : Coaching des services techniques pour l’utilisation de Odoo comme outil de gestion des factures (réception, validation, paiements).

B. I

DENTITÉ DE LA CELLULE

 Nombre d’agents : 1

140

6.1.1.5. C

ELLULE

T

RADUCTION

A. M

ISSIONS DE LA CELLULE

En dehors des traductions courantes effectuées par les différents agents bilingues des services administratifs et techniques du département, un agent est particulièrement affecté au travail de traduction des dossiers techniques qui sont mis en adjudication (cahiers spéciaux des charges, métrés, plans). En fonction du nombre de dossiers à traiter de manière concomitante et de leur planning, une partie des traductions est sous-traitée au secteur privé et ensuite contrôlée par cet agent.

Afin de limiter les coûts, une base de données a été établie permettant d'utiliser systématiquement les traductions effectuées par le passé pour les clauses techniques des nouveaux projets.

Le contrôle de la qualité des dossiers d’adjudication bilingues fournis par les bureaux d’architectes privés fait également partie de ses missions.

La cellule traduction a également entrepris, en partenariat avec le service Equipement, de relancer le marché de services de traduction confié au secteur privé, en affinant encore les critères et les tests permettant de démontrer la capacité des candidats, pour obtenir une qualité optimale.

B. I

DENTITÉ DE LA CELLULE

 Nombre d’agents : 1

6.1.1.6.

POINT D

’

ATTENTION SPÉCIFIQUE DE LA DIRECTION CONCERNANT LES CLAUSES SOCIALES

Insertion socio-professionnelle : que ce soit dans les projets concernant les investissements dans les bâtiments communaux, les écoles, les voiries, les espaces verts ou les édifices classés comme monuments, le service poursuit depuis 20 ans des actions ayant pour objet de promouvoir l’insertion socio-professionnelle au travers des commandes de travaux et de services.

a. Clauses sociales chantiers

Les contrats concernant les grands projets de travaux sont assortis de l’engagement dans le chef des entrepreneurs adjudicataires d’engager des stagiaires et de leur offrir au travers des travaux exécutés pour le compte de la Commune une formation dans les métiers du secteur de la construction. Au cours de la période écoulée, les contrats conclus comprennent au total plus de 937 jours de formation.

b. Formations via des organismes spécialisés

Des marchés réservés à ce type d’organismes ont conduit à la conclusion des contrats avec deux asbl schaerbeekoises qui forment un public cible à différents types de prestations :

 Aux métiers du jardinage et de l’entretien d’espaces verts via l’entretien de parcs et des abords de sites sportifs

 A certains métiers du bâtiment – plafonnage et peinture via le rafraîchissement de locaux dans les écoles

 Aux travaux de pavage des rues c. Recours aux entreprises de travail adapté

En réservant certains marchés ou lots, le service a proposé la conclusion de contrats avec des entreprises de travail adapté, notamment avec le village Reine Fabiola dans le cadre de l’entretien des locaux du site Vifquin.

Projet Européen URBACT Making Spend Matter : Dans le cadre de ce programme, le service Travaux a effectué une analyse des commandes effectuées sur plusieurs années, établi des statistiques par secteur d’activité, examiné la destination des commandes en fonctions des zones géographiques. Dans un deuxième temps, dans le cadre d’un focus sur le caractère durable des commandes de travaux et de services, une analyse a démontré le nombre important de marchés qui, depuis plus de 20 ans, ont progressivement intégré des clauses et critères sociaux et environnementaux. Cette analyse a permis de mettre en avant qu’en ce qui concerne le troisième critère durable, le

141

maintien ou le rapatriement de commandes vers le tissu économique local nécessite l’établissement d’une base de données du potentiel des entreprises locales, démarche entamée par le service dynamisation économique et Hub Brussels ainsi qu’une démarche visant à stimuler leur participation aux consultations lancées par la commune.

La crise sanitaire Covid19 :

 Réorganisation du travail, alliant télétravail et permanences pour assurer la continuité des activités du service, en particulier dans la gestion des demandes d’occupation temporaire du domaine public et dans le relais des commandes à passer au secteur privé, tout en respectant les recommandations des autorités fédérales.

 Maintien d’une gestion dynamique du traitement des demandes de paiements des travaux et prestations dans le contexte de la crise économique.

 Etude et objectivation du bien-fondé des différentes demandes d’indemnisation (Claim) des entrepreneurs de travaux suite à l’impossibilité temporaire de poursuivre leurs activités ou de pourvoir l’acheminement des matériaux.

Dans le document Exercice 2020 L’ADMINISTRATION & LA SITUATION DES AFFAIRES DE LA COMMUNE RAPPORT SUR - LA TRANSPARENCE DES REMUNERATIONS & AVANTAGES DES MANDATAIRES PUBLICS BRUXELLOIS - ADMINISTRATION COMMUNALE DE SCHAERBEEK (Page 136-141)