C ARRIÈRE & M ANAGEMENT S TRATÉGIQUE

A. M

ISSIONS DU SERVICE

 Elaboration et suivi du plan de formation du personnel ;

 Recrutement et sélection de personnel contractuel et étudiants ;

 Organisation des examens de recrutement et de promotion du personnel statutaire ;

 Développement d’un processus d’évaluation basé sur les descriptions de fonctions-types ;

 Projets RH divers (ex: coaching du Comité Directeur, suivi tutorat ACS de transition et d'insertion…) ;

 Confection et distribution des cartes du personnel.

B. I

DENTITÉ DU SERVICE

 Le service est composé de 8 agents dont 1 responsable de service, 2 chefs de projets et 5 gestionnaires de dossiers

 Budget: formation, jetons de présence aux examens et publicité des offres d’emploi

 Implantation : CSA

C. R

ÉALISATIONS DU SERVICE a. Formation

Comme chaque année de nombreuses formations, payantes ou gratuites, continues ou professionnelles ont été enregistrées ou organisées. Le plan de formation global sera relancé en 2021.

b. Recrutement

Le service Gestion des Compétences gère la banque de données de toutes les candidatures spontanées ou en réponse aux offres d’emploi. Plus de 4.500 candidatures ont été traitées.

Environ 46 offres d’emploi ont été publiées (via ACTIRIS/VDAB, le site web communal, la Maison de l’Emploi, le Schaerbeek Info, Twitter, LinkedIn, Facebook, le site du SELOR ou d’autres sites professionnels spécifiques).

Les services sont systématiquement accompagnés dans les procédures de recrutement et sélection: aide à la réalisation des descriptions de fonction et profils de compétences, organisation d’épreuves informatisées, participation à certains entretiens, feedback aux candidats, etc.

Le service a contribué aussi à l’élaboration d’un marché public par rapport à l’acquisition d’un logiciel externe soft-Rh pour le recrutement (et l’évaluation).

128

c. Examens statutaires de recrutement et/ou de promotion

Le renouvellement des cadres de direction depuis 2014, arrive à son terme. 2 examens ont été finalisés en 2020 :

 Procédure de sélection de directeur-adjoint – Population – Epreuve orale ;

 Examen de recrutement d’un Receveur communal sous mandat ; Autres examens:

 Examens de fin de stage, d’assistants administratifs et de secrétaire d’administration ;

 Examen niveau D technique Adjoint technique SP&EV (spécialité Balayeur) – partie écrite/session de rattrapage ;

 Examen niveau C administratif Assistant administratif – partie orale ;

 Examen niveau B administratif Secrétaire administratif chef Finances ;

 Examen niveau C administratif Assistant administratif chef cimetières ;

 Examen niveau B administratif Secrétaire administratif chef Sport ;

 Examen niveau B administratif Secrétaire administratif chef Travaux ;

 Examen niveau B administratif Secrétaire administratif chef Traducteur ;

 Examen niveau D technique Adjoint technique Chauffagiste ;

 Examen niveau D technique Adjoint technique Paveur ;

 Examen niveau D technique Adjoint technique Peintre Marquages routiers ;

 Examen niveau D technique Adjoint technique Magasinier ;

 Examen niveau A technique Inspecteur Permis d’Urbanisme – partie écrite ;

 Examen niveau A technique Inspecteur Permis d’Environnement – partie écrite ;

 Examen niveau C technique Assistant technique Appui Infrastructures – partie écrite ;

 Examen niveau A technique Architecte Bureau d’Etudes Architecture – partie écrite ;

 Examen niveau A technique Responsable Permis d’Environnement, PEB et Etudes de sols – partie écrite ;

 Examen niveau D technique Adjoint technique Bureau d’Etudes Gestion immobilière – partie théorique ;

 Examen niveau D technique Adjoint technique chef Equipement ;

 Examen niveau A technique Conseiller en Prévention – partie écrite et écrite technique ;

 Examen niveau A technique Inspecteur Gestion du Charroi ;

 Examen niveau A technique Inspecteur Espaces verts – partie écrite et écrite technique ;

 Examen niveau A technique Inspecteur Propreté publique – partie écrite et écrite technique ;

 Examen niveau A technique Inspecteur Bureau d’Etudes Architecture ;

 Examen niveau B technique Secrétaire technique Bureau d’Etudes Architecture.

d. Evaluation et descriptions de fonctions

 Poursuite de la formation des évaluateurs – phase 2 (phase de test en 2018 et phase 1 en 2019) ;

 Désignation des directions Enseignement Communal francophone & Infrastructures – Bâtiment et Schaerbeek Propreté & Espaces Verts :

o Identification des évaluateurs et création ou révision de leurs descriptions de fonction ;

 Organisation de la formation des 111 évaluateurs dont 81 des Directions précitées et 30 évaluateurs des directions, départements et services administratifs (3 sessions de rattrapage) :

o Planification de la formation en 20 jours, répartis de septembre à fin décembre 2020 (2 jours/session

* 10 groupes) ;

o Répartition des évaluateurs en 15 groupes avec une moyenne de 7 à 8 participants/groupe ;

Suite au Covid, le planning des formations des évaluateurs initialement prévu de mars à juin 2020 a dû être postposée 2 fois et la formation réorganisée en fonction de nouvelles normes (distanciation sociale, etc.) ont limité le nombre de participants par groupe en fonction de la surface des locaux et nous ont obligé à étendre le nombre total de jours de formation.

o De même que les normes précitées ne nous permettant par de réunir 50 membres du personnel dans l’Auditoire par séance d’information, nous ont obligé à envisager d’autres moyens : digitalisation de l’information du personnel ;

o Ces mesures ont entrainé un surcoût de 8.238€ par rapport au montant annuel prévu de 28.920€.

129

 Digitalisation de l’information du personnel : conception et réalisation de la formation « Evalué 2.0 » ;

 Dépouillement et résultats du lancement du 1^er cycle d’évaluation – débutée en octobre 2019, concernant les évaluateurs et membres du personnel, formés en 2018 et 2019, soit 145 évaluateurs et 574 membres du personnel :

o Élaboration et mise à jour d’un tableau de bord de suivi du cycle d’évaluation ;

o Analyse quantitative et qualitative des descriptions de fonction et formulaires d’entretien de fonction et d’entretien de planification recueillis ;

 Collaboration avec le service Carrière : dispositions communes et création d’un espace partagé en vue de classer et répertorier les formulaires reçus ;

 Déploiement d’une solution SIRH : achat d’un logiciel Soft RH auprès de la société SBIM ;

 Élaboration du règlement d’évaluation : 2 séances de travail en décembre 2020 ;

 Rapport sur l’état d’avancement du projet et des résultats du lancement du 1^er cycle d’évaluation : présentation au Comité Directeur du 23/10/2020 et au Collège du 27/10/2020 (501/511/B/052) ;

 En parallèle - Travail sur les Descriptions de Fonctions

o Création ou mise à jour des descriptions de fonctions des évaluateurs des directions Enseignement Communal francophone et Infrastructures – Bâtiments et Schaerbeek Propreté & Espaces Verts, sur base des fonctions-types Columbus de Responsable stratégique, Responsable de service, Manager de proximité, Concierge et Inspecteur scolaire ;

o Accompagnement des directions et services afin de créer et mettre à jour les descriptions de fonctions sur base des fonctions-types (exposer la méthodologie, déterminer la fonction-type, donner des conseils et avis) – accompagnement sur le long terme et coaching continu :

 Accompagnement du Département Programme de Prévention Urbaine sur la méthodologie : comment établir une bonne description de fonction ;

 Accompagnement du Département Schaerbeek Propreté & Espaces Verts : élaboration de la DF de meneur/meneuse d’attelage ;

o En concertation avec les responsables de service concernés, avis et conseils aux membres du personnel désireux d’en savoir plus sur leurs descriptions de fonction : existent-elles ? Sont-elles à jour et consultables ?

o Tenue à jour de la base de données de suivi des descriptions de fonctions (DF Avancé) en fonction des entrées, sorties, mutations et détachements des évaluateurs et des agents :

 Mise à jour de la liste des évaluateurs et de qui ils évaluent ;

 Amélioration du fichier cadre sous la supervision de Laurence Bertrand : o Injection des fonctions-types dans le cadre ;

o Injection des N+1 dans le cadre en fonction des données reçues lors de visites sur le terrain ou contacts avec les entités concernées.

5.2.2. S

ERVICE

C

ARRIÈRE

A. M

ISSIONS DU SERVICE

 Gestion du personnel sous contrat (accueil des nouveaux engagés, démissions et licenciements, C4, etc.) ;

 Gestion des carrières (nominations, promotions, etc.) ;

 Gestion des contrats spéciaux (ACS, APS-ACTIVA, PHARE, CPE, étudiants), ainsi que des dossiers des « article 60 », des stagiaires et des volontaires ;

 Gestion des interruptions de carrière (notamment le congé parental Coronavirus), des temps partiels, des remplacements (en augmentation constante) ;

 Production d’attestations diverses ;

 Présentation au Collège et suivi des dossiers disciplinaires ;

 Suivi des affiliations à l’assurance hospitalisation ;

 Préparation des dossiers d’octroi de primes et allocations diverses (primes linguistiques, fonctions supérieures, diplôme…) ;

130

 Suivi des dossiers soumis à la tutelle (arrêtés de suspension pour motifs linguistiques notamment).

B. I

DENTITÉ DU SERVICE

 Le service est composé d’une Responsable de service et de 9 gestionnaires de dossiers (7ETP)

 Budget : volontaires, outplacement, mise à disposition d’articles 60

 Implantation : CSA

C. R

ÉALISATIONS DU SERVICE

Outre la gestion des missions évoquées ci-dessus, digitalisation de certains documents, notamment des fiches-inventaires de carrière.

Dans le document Exercice 2020 L’ADMINISTRATION & LA SITUATION DES AFFAIRES DE LA COMMUNE RAPPORT SUR - LA TRANSPARENCE DES REMUNERATIONS & AVANTAGES DES MANDATAIRES PUBLICS BRUXELLOIS - ADMINISTRATION COMMUNALE DE SCHAERBEEK (Page 127-130)