Les moyens humains

5.1.2.1 Les effectifs

Le CRD compte les effectifs suivants :

 Un chef de service, agent de grade A avec trente-deux ans d’ancienneté au CESE. Il est devenu responsable du CRD en 2008, quand le centre a été rattaché au service de la communication institutionnelle et des publications. Il n’a pas de formation spécifique en documentation. Son temps de travail est consacré en grande partie à

38 La base a vocation à recenser tous les livres paraissant en langue française. Elle conserve également les notices des livres épuisés et annonce les titres à paraître. <www.electre.com> [consulté le 11 février 2013].

l’organisation et à la gestion du pôle édition, du service de l’assemblée plénière, et du service des visites du Conseil. En ce qui concerne le CRD, il s’occupe essentiellement de la gestion budgétaire et de la gestion des abonnements.

 Deux documentalistes. La première est un agent de grade B avec dix-sept ans d’ancienneté au CRD et quatorze ans au Centre de Documentation du CAS (passage de grade suite à examen en 2010). La deuxième est un agent de grade C, avec trente-sept ans d’ancienneté au CESE, dont trente-cinq à la documentation. Elles s’occupent de la gestion du fonds documentaire, de l’alimentation de la base de données, du bulletinage et classement des revues et périodiques, des recherches documentaires et de la veille.

 Deux secrétaires. La première est un agent de grade C, qui a été affectée au CRD pour aider les documentalistes dans les activités de bulletinage et de classement, ainsi que d’alimentation occasionnelle de la base de donnés. La deuxième, également agent de grade C, est partagée à 50 % entre le pôle édition et le pôle documentation. Pour ce dernier, elle s’occupe de la gestion des abonnements aux revues et périodiques et des factures des monographies, en assurant le lien avec la comptabilité.

Le nombre d’effectifs ne semble pas adapté aux activités du centre. En effet, la majorité de l’activité du CRD est assuré par les deux documentalistes, les deux secrétaires n’intervenant qu’en appoint pour des tâches très circonscrites, et le chef de service s’occupant essentiellement de la gestion budgétaire. Par conséquent, il est difficile d’assurer une gestion correcte du CRD et une offre de services adéquate. Après le départ à la retraite d’une documentaliste en 2010, l’offre de services a encore décliné.

Il existe des problèmes relationnels entre les agents, qui empêchent un bon travail d’équipe.

La situation est dégradée depuis des nombreuses années, suite aussi à la succession des responsables et aux nombreuses restructurations du service ; le rattachement actuel au service édition et documentation n’est pas réussi, car les deux pôles ont des missions différentes, et la communication entre les agents est difficile. Les documentalistes, pourtant très passionnées et attachées à leur travail, expriment une forte souffrance quant à leur situation, ayant le sentiment que leur travail ne soit pas considéré ou apprécié à l’intérieur du Conseil.

5.1.2.2 Les compétences

Le Conseil n’a jamais recruté des professionnels de l’information-documentation. Les documentalistes ont des compétences acquises essentiellement sur le terrain. Elles ont suivi des stages de formation continue, en particulier au moment de l’informatisation du centre, mais depuis longtemps leurs compétences ne sont plus mises à jour : cela serait pourtant nécessaire, compte tenu des fortes évolutions du métier dans les dix dernières années. Nous

avons établi un point global des leurs compétences à partir de l’Euroréférentiel des compétences en I&D [17].

5.1.2.2.1 Compétences en information

Les documentalistes connaissent la presse professionnelle française, mais pas celle étrangère. Elles étaient membres de l’ADBS mais leur adhésion n’a pas été renouvelée. De même, le CRD était abonné à la revue Archimag, mais l’abonnement a été supprimé. Elles ne fréquentent pas les salons professionnels (Documation, I-expo…). Le CRD fait partie du réseau SUDOC PS et une des documentalistes participe aux journées de rencontre annuelles.

En dehors de ça, il n’existe pas dans le service de répertoire individuel ou commun des centres de documentation, avec noms des contacts, adresses et téléphones.

Elles identifient les outils d’accès à l’information juridique nationale, européenne ou internationale. Elles connaissent les grandes lignes de la législation relative au droit de l’information mais ne l’appliquent pas systématiquement dans le contexte du travail, et ne suivent pas ses évolutions.

Elles savent repérer, évaluer et sélectionner correctement les sources d’information, mais elles utilisent peu les méthodes et outils disponibles sur Internet, notamment ceux du Web 2.0 (agrégateurs de flux, blogs, wikis, réseaux sociaux, marques-pages sociaux etc.). Il n’y a pas de répertoire commun des sites préférés et le répertoire personnel n’est pas mutualisé.

Il n’y pas de vraie stratégie et de méthodologie de collecte et de validation des sources.

La recherche d’information n’est pas réalisée avec une méthodologie claire et définie, et il n’y a pas de mise en place d’un processus de veille systématique. L’utilisation de la base de données comme outil de recherche n’est pas satisfaisante, car le contenu n’est pas toujours pertinent et mis à jour. Les sources interrogées sont quand même assez nombreuses. Les documentalistes utilisent certaines des fonctionnalités avancées de la base de données PressEdd, notamment les alertes. Elles connaissent la fonctionnalité de recherche avancée de Google et utilisent le service d’alertes.

Les documentalistes savent identifier et décrire le contenu d’une ressource documentaire.

L’utilisation du thésaurus et du plan de classement n’est pas toujours faite de façon pertinente.

La gestion du fonds documentaire est assurée de façon correcte pour les ouvrages, mais pas pour les autres catégories de documents, notamment les revues et périodiques et les documents virtuels. Il n’y a pas de mise en place d’indicateurs pour évaluer l’utilisation des documents, ni de plan global de développement du fonds.

Globalement, les documentalistes savent prendre en charge les demandes exprimées par les usagers, les conseiller et les orienter, aussi bien pour une demande ponctuelle d’un document, la constitution d’une bibliographie, ou la réalisation d’un dossier documentaire.

Cependant, il y a parfois un décalage entre la demande de l’utilisateur et la réponse apportée, car les sujets sont parfois très pointus, et les documentalistes ne sont pas automatiquement associés à la réflexion en cours au sein des formations de travail. Il n’y a pas de réflexion appropriée sur les produits et services à proposer. Il n’y a pas initiative de formation des usagers à l’exploitation de la base de données ou à la maîtrise des techniques de recherche d’information.

5.1.2.2.2 Compétences en technologies

En ce qui concerne la connaissance des technologies de l’information, les documentalistes utilisent la base de données Alexandrie en tant que gestionnaires, mais ne connaissent pas toutes ses fonctionnalités.

Parmi la suite logicielle Office, elles connaissent et utilisent à un niveau basique le logiciel de traitement de texte Word, la messagerie Outlook et le navigateur Internet Explorer. Elles utilisent également Acrobat Reader. Elles n’ont pas de compétence de publication et d’édition sur le Web.

5.1.2.2.3 Compétences en communication

Les expressions orale et écrite sont correctes. Les documentalistes n’ont pas de compétences spécifiques en communication audiovisuelle. Elles ont peu de connaissances et pas de pratique de la langue anglaise ou d’une autre langue étrangère, leur travail s’effectuant quasi exclusivement en français. Il y a quelques difficultés de communication interpersonnelle.

5.1.2.2.4 Compétences en management

Les documentalistes ont peu de compétences en gestion : elles gèrent leurs tâches quotidiennes de façon autonome mais n’ont pas de suivi de l’activité, ni de méthodes de diagnostique et d’évaluation. Il n’y a pas de stratégie marketing. La gestion budgétaire est assurée par le chef de service.