En considération de la nature du travail de l’Institution, les besoins des membres et du personnel en information de nature politique, économique, sociale et environnementale sont très importants. Pour y répondre, le Conseil s’est doté au fil du temps de plusieurs dispositifs info-documentaires, dont le plus important est le centre des ressources documentaires. Nous allons présenter l’histoire et l’évolution du centre, l’articulation avec les autres dispositifs et les problématiques auxquelles il est confronté.
2.2.1 Deux services complémentaires
Un service interne de la documentation est créé au Conseil en 1958, pour répondre aux besoins spécifiques des membres du Conseil dans le cadre de la préparation des rapports et avis. Le travail du centre se concentre alors sur l’interrogation des bases de données scientifiques et le dépouillement des revues et périodiques. Le service travaille en étroite collaboration avec le service de la bibliothèque, gérant une collection spécialisée dans les domaines de compétence de l’assemblée, comprenant des textes parlementaires et officiels, des monographies et une vaste collection de revues et périodiques. Le périmètre d’action des deux services concerne donc exclusivement la documentation externe, la gestion de la documentation interne étant confiée aux secrétaires de chaque service.
En 1996, on décide de réunir les deux services sous le nom de centre de ressources documentaires (CRD dorénavant). Les effectifs du nouveau service sont alors de sept personnes. La réunification répond au souhait général exprimé par les utilisateurs de n’avoir plus à s’adresser qu’un seul interlocuteur quel que soit le type de demande. La mission principale dévolue au nouveau centre reste celle de répondre aux besoins de documentation des membres et du personnel du Conseil – principalement les conseillers et les équipes d’administration des formations de travail – en priorité en lien avec les travaux de saisines.
Le centre est aussi ouvert à des visiteurs extérieurs, notamment étudiants et chercheurs, qui viennent consulter les ressources du fonds, surtout les dossiers documentaires papier.
Au moment de la fusion de deux services, un groupe de travail est chargé d’engager une réflexion portant sur la modernisation du centre, en particulier en ce qui concerne l’informatisation (le service possédait jusqu’alors un unique minitel, utilisé pour l’interrogation de plusieurs bases de données). Une série d’actions à court, moyen et long terme sont proposées. Elles s’inscrivent dans la même ligne que les recommandations émises par la CCDA (qui sera toutefois supprimée en 199823). Les principaux points évoqués concernent la formation des agents en place aux nouvelles technologies de l’information, l’instauration d’une politique de réseau documentaire, la normalisation en matière de
23 Florence WILHELM. La suppression de la CCDA. <http://www.adbs.fr/la-suppression-de-la-ccda-13424.htm?RH=REVUE> [consulté le 20 octobre 2013].
catalogage et d’échange de données. Seule une partie des actions est mise en œuvre, principalement à cause d’un manque de volonté de la part de la direction d’allouer les ressources nécessaires.
2.2.2 Informatisation et déclin progressif
En 2003, la décision est prise d’informatiser le centre ; une étude est alors confiée à un consultant externe. L’étude préconise une réorganisation en profondeur du service, avec notamment une reprise du fonds documentaire existant, la mise en place d’un système de veille et le recrutement de deux professionnels de l’information-documentation. Mais la direction se démontre une nouvelle fois réticente à investir les ressources nécessaires.
Finalement, faute d’avoir pu recruter les profils nécessaires, la décision est prise de faire appel à l’assistance d’un cabinet de conseil, pour permettre à l’équipe, constituée à l’époque de cinq agents, de démarrer le travail d’informatisation dans des bonnes conditions.
Malgré l’acquisition d’un logiciel documentaire et l’intégration des nouvelles technologies dans les méthodes de travail des agents, la situation du centre dégrade rapidement, en concomitance avec l’essor d’Internet et des nouvelles technologies, qui rendent les membres et les agents du Conseil de plus en plus autonomes vis-à-vis du centre. La fréquentation du CRD baisse fortement, du fait d’une désaffection des usagers habituels et de l’absence d’adhésion de nouveaux publics. L’offre de produits et de services n’est pas mise en adéquation avec les nouveaux besoins : certains ont été maintenus avec très peu de changements, d’autres ont été supprimés à défaut de moyens. Plusieurs responsables se succèdent rapidement à la tête du centre24, ce qui rend malaisée la cohérence et la continuité des projets. De plus, le manque de professionnels de l’information-documentation ne permet pas la mise en place d’une stratégie et d’une action de sensibilisation auprès du secrétariat général, quant à l’importance de la fonction documentaire au sein de l’institution.
2.2.3 Un positionnement et des missions brouillés
En 2008, le centre est rattaché à un autre service, celui de la communication institutionnelle et des publications (SCIP), en charge de la communication externe et de l’édition des travaux du Conseil. Ce rattachement montre bien la place déclinante du CRD dans l’organigramme. Son positionnement et ses missions ne sont plus clairement définies. Les effectifs restreints ne permettent plus l’accueil du public externe, et le public interne est désormais limité à quelques membres des équipes administratives de formations de travail, et, plus rarement, aux conseillers.
Lors de la réflexion sur l’évolution de l’organisation interne des services engagée en 2010, la question de la survie du centre est ouvertement posée. Le discours tenu est toutefois peu
24 Depuis la fusion avec le service de la bibliothèque en 1996 et jusqu’à aujourd’hui, six responsables se sont succédés à la direction du CRD.
clair : si d’un coté « l’accès internet disponible sur chacun des postes de travail ne justifie plus comme auparavant un accès centralisé à l’information via un centre de ressources documentaires »25, de l’autre, l’utilité du centre est réaffirmée, en ce qui concerne la gestion du fonds, les recherche pointues et spécifiques « justifiant d’un accès au réseau des autres centres documentaires », la veille législative et documentaire et le suivi des avis. Finalement, le recrutement d’un professionnel de haut niveau est préconisé, mais n’aura pas de suite.
Avec le renouvellement de l’assemblée, le centre connaît une nouvelle restructuration. La communication devient une direction à part entière et le service des publications est transformé en service édition et documentation (SED), englobant la documentation. Le nouveau service recouvre ainsi quatre pôles d’activité26 :
L’édition, qui a en charge la publication des documents des assemblées plénières et éditions diverses.
Le service de l’Assemblée plénière, qui s’occupe des scrutins, des comptes-rendus intégraux des séances, et de l’organisation pratique des assemblées plénières.
Le service des visites.
Le centre de ressources documentaires.
Les effectifs sont encore réduits, jusqu’à arriver à la composition actuelle : trois agents, dont deux documentalistes et une secrétaire, et le chef du service édition et documentation et un autre agent du service, qui assurent une partie des activités du centre.
Un énième groupe de réflexion (voir le tableau 3 pour la liste complète) est formé en 2011, sans qu’aucune décision concrète ne soit prise.
25 Rapport Mission Organisation, 3 septembre 2010 (communication interne).
26 Organigramme du service, maj-juin 2012 (communication interne).
Année Projet Documents produits 1996 Groupe de travail sur la modernisation du
Centre de Ressources Documentaires
Rapport à Monsieur le Secrétaire Général, 25 juillet 1996
2003 Étude du Centre de Ressources Documentaires en vue de l’informatisation
Kynos Sarl, Étude de reprise de l’existant pour le Centre de Ressources documentaires – Rapport n° 4 ; L’organisation du travail au CRD : situation actuelle et préconisations, Évolution des compétences et des fiches de poste – Rapport n°
5, 12 mai 2003 2004 Démarche d’informatisation du Centre de
ressources documentaires
Doc & CO, Proposition de services, 6 juillet 2004
2005 Projet Pascall Notes de Béatrice
Prévot-Chassery
2010 Mission Organisation Rapport du 3 septembre 2010
2011 Groupe de réflexion
Bibliothèque/Documentation
Notes du groupe de réflexion
Tableau 3. Travaux précédents portant sur la réorganisation du CRD
La situation actuelle appelle à une remise en question des missions, de positionnement et de l’avenir du centre. Ce questionnement doit être inscrit dans une démarche plus globale, prenant en compte la dimension organisationnelle, comme nous verrons dans le chapitre suivant.