Mise en place des référentiels, des indicateurs et d’une politique de

Voir les points 7.2.8. et 7.2.9. En ce qui concerne la communication, on rajoutera que dans la nouvelle configuration du service accordant une place centrale à la médiation et à la collaboration avec l’usager, le site intranet doit devenir un outil puissant de communication et d’échange. Des pages pourront êtres crées pour présenter l’ensemble de l’offre de produits et services. Le nouveau service pourra aussi animer les espaces collaboratifs existants, en créer des nouveaux etc.

8.3 Moyens humains

8.3.1 Composition du service

Pour assurer l’ensemble des activités du nouveau service, il faudrait dans l’idéal recruter deux profils :

 Un profil de responsable de la documentation, pour assurer le management du service, définir et faire évoluer la politique documentaire, choisir et administrer les outils techniques (notamment le logiciel documentaire).

 Un profil de veilleur documentaliste spécialiste des sources électroniques et compétent dans le champ économique, social et environnemental, en charge de l’activité de recherche documentaire et de veille.

Cependant, il nous semble possible de procéder au recrutement d’un responsable de la documentation à court terme, et réévaluer l’opportunité d’un deuxième poste après la réorganisation du travail en interne. Le service serait alors composé de trois à quatre personnes. Une autre possibilité serait de conserver pour le chef de service du SED son rôle de manager du budget et des ressources humaines, ainsi d’alléger le travail du responsable de la documentation. Dans ce cas-là, il faudra veiller à clarifier exactement, en interne et pour l’ensemble des utilisateurs, les missions de deux services et le rôle du chef de service par rapport à celui du responsable de la documentation.

Nous proposons des fiches de poste de deux profils en annexe 23.

8.3.2 Répartition des tâches et responsabilités

Le responsable de la documentation assurera le montage et le suivi des projets et le management du service (en coordination éventuellement avec le chef de service). Il coordonnera l’ensemble des activités de gestion du fonds documentaire et de réalisation des produits. Il s’occupera également des choix des systèmes technologiques en assurant le lien avec le SDIR.

Pour la gestion du fonds documentaire, voir la répartition des tâches au point 7.3.2. En ce qui concerne l’activité de recherche documentaire et de veille, nous proposons de répartir les formations de travail entre l’équipe, comme c’était le cas avant. Cela permettrait de mieux structurer le travail, en évitant les dispersions et les redondances, et de spécialiser les documentalistes. Voici une proposition de répartition entre trois personnes (les deux documentalistes et le responsable de la documentation à court terme ; si recrutement d’un deuxième poste, la répartition sera faite à nouveau, le veilleur pouvant substituer partiellement ou entièrement le responsable) :

Section des activités économiques Section de l’économie et des finances

Section des affaires européennes et internationales

Délégation à la prospective et à l’évaluation des politiques publiques

Section des affaires sociales et de la santé Section du travail et de l’emploi

Section de l’éducation, de la culture et de la communication Délégation aux droits des femmes et à l’égalité

Section de l’agriculture, de la pêche et de l’alimentation Section de l’aménagement durable des territoires Section de l’environnement

Délégation à l’Outre-mer

Nous soulignons néanmoins que, sans le recrutement d’un deuxième poste, il sera difficile d’assurer l’activité de médiation documentaire et le service de veille de façon complète.

Voici la grille de répartition des activités ci-dessous.

Activité Doc. 1 Doc. 2 Respons.

doc.

Chef de service

Doc.

veilleur (à long terme)

Accueil des usagers X X X X

Fourniture de documents X X X

Gestion des prêts X X

Evaluation de la satisfaction client

X X X X X

Gestion des commandes X

Gestion des abonnements X X

Bulletinage des périodiques X

Activité Doc. 1 Doc. 2 Respons.

Tableau 13. Grille de répartition des activités des agents du service (scénario 2)

8.3.3 Évolution des compétences

Afin de mettre à jour et approfondir leurs connaissances et compétences, outre les formations prévues dans le premier scénario (voir point 7.3.3.), les documentalistes suivront des formations pointues⁷⁴ en :

 Recherche experte sur Internet ;

 Outils de veille voir fiche ;

 Réalisation de dossiers documentaires électroniques ;

 Outils collaboratifs ;

 Systèmes de gestion documentaire ;

 Droit de l’information.

8.4 Contraintes et conditions de mise en œuvre

Ce scénario implique un changement organisationnel assez important, à deux niveaux.

Premièrement, le travail en interne du service est complètement réorganisé avec le(s) recrutement(s), la révision des processus, la répartition différente des tâches. Le scénario va à l’encontre des désirs des documentalistes et favorise une forte implication de leur part.

Cependant le climat difficile de travail – qui perdure depuis des nombreuses années – le manque de cadrage, la difficulté de relation entre les membres de l’équipe, constituent autant de risques de résistance qu’il faudra prendre en compte.

Deuxièmement, les routines des équipes administratives des formations de travail sont également modifiées, car les agents doivent intégrer dans leurs pratiques et méthodes l’utilisation du service de la documentation, en tant que vrai soutien à la préparation des avis et rapports. L’adhésion au projet n’est pas assurée car, comme nous l’avons vu, les équipes ont un rapport à la documentation ambivalent : d’un coté ils souhaiteraient une médiation plus efficace, de l’autre coté, ils veulent rester le plus possible autonomes. Dans un contexte générale de cloisonnement entre services et de culture du partage et du travail collaboratif assez limitée, mettre en place un service transversal reste difficile.

Une démarche appuyée d'accompagnement du changement sera donc essentielle, avec une vision claire et exprimée, une communication permanente et une mise en exergue des bénéfices que les équipes pourront tirer de cette nouvelle configuration : charge de travail réduite, meilleure efficacité dans la préparation des rapports, meilleure qualité de rapport grâce à une documentation plus exhaustive et pertinente et donc meilleure reconnaissance de leur travail.

74 Voir l’annexe 18.

8.5 Planification et coût

Le scénario est réalisable sur le moyen-long terme (un ans à dix-huit mois). Un macro planning de mise est disponible en annexe 24.

Le coût prévisionnel pour la mise en place du scénario est estimé entre 120.000 et 150.000 euros. La voix la plus importante concerne les recrutements des deux postes et sera par conséquent comptabilisée dans la deuxième année. Voir l’annexe 21 pour le budget détaillé.

8.6 Avantages et inconvénients

Avantages Inconvénients

Stratégie sur le long terme.

Besoins des usagers répondus en grande partie.

Optimisation et rationalisation de la fonction documentaire : gain de temps et d’efficacité dans le travail.

Mise en réseau.

Promotion du partage des connaissances et du travail collaboratif via une offre de services.

Participation active du service aux missions du Conseil.

Mise en œuvre longue.

Budget important.

Changement des pratiques et des méthodes de travail à gérer.

Documentation interne (notamment production des formations de travail) et problématique de l’archivage pas prises en compte.

9 Un scénario de rupture : la mise en place d’une politique de gestion de l’information au sein de l’organisation

9.1 Mission et objectifs

Le troisième scénario propose la création d’un nouveau service en charge de la gestion de la documentation interne et externe à l’institution. C’est un projet de grande envergure, qui voit la mise en place d’une véritable politique de gestion de l’information au sein du Conseil, incluant les documents produits en interne et/ou collectés à l’extérieur mais aussi les échanges entre les personnes, les modes de circulation, de stockage, de disponibilité, les outils et dispositifs mis en place...L’objectif principal est de permettre au personnel et aux membres du Conseil de mieux utiliser l’information reçue, produite et circulant au sein de l’institution, en favorisant les usages et en gérant également les risques. Ainsi, la rationalisation de la gestion, l’optimisation des dispositifs, la maîtrise des processus info-documentaires permettront une meilleure efficacité, transparence et transversalité du travail en interne, ainsi que sa valorisation à l’extérieur. Cela nécessite de l’engagement et du soutien de la direction, afin d’intégrer les exigences du système de gestion documentaire dans les processus métier de l’organisation ; de s’assurer de la disponibilité des ressources et des compétences nécessaires à la bonne mise en œuvre et aux évolutions pertinentes du système de gestion documentaire ; d’entreprendre des actions de communication soulignant l’importance auprès du personnel de disposer d’un système documentaire performant et de se conformer à ses exigences. Cette approche stratégique et organisationnelle se traduit de façon concrète par :

 La formalisation des processus et procédures propres à la gestion de l’information et des documents internes, adossées aux processus de travail de l’ensemble des services.

 La création d’un comité de pilotage disposant d’outils pour assurer la supervision du déploiement de la politique (indicateurs qualitatifs et quantitatifs).

 La mise en place d’outils documentaires de gestion de la documentation interne (plan de classement, référentiels et notes de procédure).

 Le déploiement d’un outil technologique capable de gérer l’ensemble des flux, des documents et des informations électroniques et leur cycle de vie : de la production à la capture, de la gestion à l’archivage.

 La mise en place d’outils pour accompagner les personnels dans l’adoption du système de gestion documentaire et de son application au quotidien (communication, formation…) [26, p. 52-3].

Le nouveau service en charge du système de gestion de l’information devrait être directement rattaché au Secrétariat général, en vue de la transversalité du système, qui impacte l’ensemble des services.

9.2 Actions prévues