2004 : le CRD du CESE se dote d’un logiciel de gestion de base de données documentaire, avec un module de bibliothéconomie. Le logiciel choisi est Alexandrie, édité par la société GB Concept.
2008 : l’auteur du logiciel de GB Concept quitte l’entreprise pour créer sa propre entreprise, Kentika SAS. Si la société GB Concept dispose des droits légaux pour éditer et vendre Alexandrie, elle doit depuis faire appel à ses propres développeurs pour faire évoluer le logiciel. En revanche, Kentika SAS ne peut plus utiliser le nom d’Alexandrie, mais c’est l’auteur du logiciel qui en assure le développement et propose ainsi une nouvelle version, sous le nom de Kentika.
2011 : GB Concept diffuse une nouvelle version d’Alexandrie, appelée Alexandrie v. 7. Le CESE fait le choix de rester client de cette société. Cette décision est motivée par le fait que le direction de la communication – qui dorénavant prendra en charge l’alimentation de la base concernant les travaux du CESE – souhaite disposer dans des délais très courts d’un logiciel en version full-web (accessible via un navigateur et directement intégrable au CMS qui gère le site intranet et Internet du CESE), comme c’est le cas d’Alexandrie v. 7. La migration vers la nouvelle version a lieu en septembre 2011. Il semble cependant que la nouvelle version n’ait pas été suffisamment testée : des nombreux dysfonctionnements rendent l’utilisation du logiciel très difficile. De plus, le service après vente de GB Concept est quasi inopérant : la société connaît en effet un plan de redressement, suite à une procédure de redressement judiciaire prononcée par le tribunal de commerce de Paris.
Mars 2012 : le CRD abandonne la v. 7 et revient sur la v. 6. Le chef de service adresse une note à la direction des services législatifs et économiques présentant la situation et les possibles solutions au problème : étude de marché pour le choix d’un nouveau logiciel ; migration vers Kentika ; restauration de la v. 7.
Avril 2012 : la société GB Concept propose une prestation de services pour la restauration de la v. 7 au sein du CRD. Une nouvelle note est adressée à la direction.
Alexandrie v. 6
Le logiciel comporte une partie d’administration (pas utilisée par les documentalistes), une partie d’alimentation de la base de données et une partie de bibliothéconomie.
Contenu de la base de données (table Ressources)
Ouvrage 2193 Première notice : cote d’ouvrage 8° 16400
Quelques publications en série sont rentrées dans cette catégorie (par exemple les travaux du CAS et du CAE) Revue ou collection 8375 Sélection d’articles des revues et périodiques aux quelles
le CRD est abonné (1 notice = 1 article). La liste des titres est dans la partie « Revues » de la base. Quelques publications en série est également rentrée dans cette catégorie (par exemple les rapports de l’OCDE par pays) Bibliothèque virtuelle 994 Sélection faite par les documentalistes des documents
numériques provenant d’Internet (sources principales : sites institutionnels, newsletter Acteurs Publics, presse quotidienne). Le document numérique en PDF est associé (fonctionnalité de GED). Cote BN
Site Web 100 La sitothèque est rarement alimentée (dernière notice le
05/12/2012)
Travaux CES (= CESE) 1700 Les travaux sont également rentrés dans Alexandrie v.7 par la direction de la communication l’alimentation de cette partie dès janvier 2013
Travaux CESR (Conseils régionaux)
3 Notices test
Travaux parlementaires 1006 Arrêtée en juin 2011
Textes officiels 434 Sélection de décrets et lois publiés aux JO
Dossiers documentaires 10 Ces dossiers substituent les anciens dossiers papier. Ils sont créés par thématique et/ou par sujet de saisine.
Plusieurs documents sont associes en GED. Avant mon arrivée, cette partie n’était plus alimentée
Autres tables de la base de données : Références (Éditeurs, Organismes, Répertoire des revues = Titres de revues avec les Editeurs) ; Auteurs (morals, physiques) ; Personnes (Gestionnaires, Utilisateurs).
La partie bibliothéconomie se compose de trois volets :
Emprunts : pour la gestion des emprunts d’ouvrages ;
Revues : pour le bulletinage des revues et périodiques. Ce volet contient trois tables : Collections (vide) ; Revue CES, qui contenait la liste de toutes les revues auxquelles le CESE était abonné et qui n’est plus alimentée ; Revue CRD, utilisée actuellement pour le bulletinage ;
Commandes : pour la gestion des commandes. La gestion comptable n’a pas de suivi dans la base, parce que les commandes sont transmises au Service Comptabilité.
Dysfonctionnements et problèmes de paramétrage (back-office) :
Blocages récurrents du logiciel, en particulier en ce qui concerne les fonctionnalités de GED ;
Chargement très lent (selon les postes);
En saisie de notices, la fonctionnalité de maintien d’une zone ne marche pas correctement ;
Sur un des postes, il n’y a pas de possibilité de modification de notices validées ;
Mauvais intitulés pour les typologies des documents : bibliothèque virtuelle, confusion CES et CESE ;
Trop de champs alourdissent le processus d’alimentation ;
Métadonnées pas homogènes ;
Il n’y a pas de fonctionnalité de remplissage automatique des champs, ni de fonctionnalité d’auto-complétion ;
La partie de bulletinage est chaotique : en particulier, il n’y a pas de distinction claire entre les abonnements en cours et les collections arrêtées ;
Le système d’alertes (pour relancer les emprunts et suivre l’arrivage des revues et périodiques) n’a jamais été mis en place.
Alexandrie v. 7
La structure de la v.7 et très similaire à celle de la v.6. La différence principale consiste dans le fait que la v.7 est en architecture full-web, donc hébergé sur un serveur à distance et accessible via un navigateur.
Dysfonctionnements et problèmes de paramétrage (back-office) :
Le système est sujet à des déconnexions fréquentes : cela peut entraîner une perte de la dernière notice saisie, même si elle avait été validée ;
Grande lenteur de chargement des pages ;
Après enregistrement d’une fiche, des champs sautent, et il faut donc les réinsérer ;
Il n’y a pas de possibilité de rajouter directement une nouvelle valeur dans un champ contrôlé (ex.
auteur physique, éditeur) ; il faudra valider la fiche, aller dans la partie « Références » et rajouter la valeur, puis revenir sur la fiche validée ;
La saisie des descripteurs ne marche pas correctement, des messages d’erreurs s’affichent souvent lorsqu’on essaie d’en rajouter un et le processus est très lent. Pour pouvoir rajouter des descripteurs, il faut soit valider la fiche et y revenir, soit passer sur la partie GED / commandes, mais cela entraîne des sauts de champs. Il manque des descripteurs par rapport à la v. 6 ;
Il n’y a pas de fonctionnalité de maintien de zone ;
La fonctionnalité d’autopostage est très lente ;
La cote d’un ouvrage est attribuée automatiquement. Même si une notice n’est pas enregistrée, la notice suivante aura un numéro de cote supérieur de un. On peut toutefois forcer la cote, pour corriger l’erreur. Cela veut dire aussi que l’on peut donner une même cote à deux documents Souvent quand on lance une recherche en texte libre, le résultat est nul, bien qu’on retrouve les descripteurs recherchés en utilisant l’option de recherche par ordre alphabétique. De plus, la liste déroulante proposée ne correspond pas à la liste complète ;
La partie bulletinage ne marche pas correctement, parce que la cote ne s’affiche pas. Le bulletinage est donc effectué dans la partie « Contenus – Abonnements revues » ;
Après avoir bulletiné une revue, elle n’est pas affichée toute de suite parmi les derniers ajouts ; il faut sortir et rentrer à nouveau dans la rubrique ;
Dans la partie « Contenus – Abonnements revues » il faut d’abord remplir les champs obligatoires pour pouvoir accéder aux listes de contrôle.