Organisation
1. La Direction générale nomme un «Directeur de crise» à qui il appartient de prendre toutes les mesures adéquates concernant la gestion de la crise. Il est, en l’absence du Directeur géné-ral, le décideur ultime.
A défaut, cette mission incombe à l’administrateur de garde.
2. La Cellule centrale de crise décide de la mobilisation des personnes non prévues dans la composition de la cellule.
3. Elle organise les permanences pour toute la durée de la crise.
4. Elle organise éventuellement le suivi post-crise.
Relations avec les groupes hospitaliers et les pôles d’intérêt commun «logistiques»
1. La Cellule centrale de crise s’assure de la bonne réception de l’alerte dans les groupes hos-pitaliers et pôles d’intérêt commun « logistiques » en demandant un accusé de réception par fax ou mél.
2. Elle s’assure de la mise en place des cellules locales de crise (CLC) et du caractère opéra-tionnel de leurs moyens de communication (téléphones, télécopieurs, méls).
Cette vérification doit s’effectuer par des demandes d’accusés de réception sur les téléco-pieurs et les adresses méls indiqués par les groupes hospitaliers et les pôles d’intérêt commun
«logistiques», et par des appels téléphoniques aux sites. Cette tâche est confiée au secrétariat de la Cellule centrale de crise, qui dispose d’une liste des coordonnées des CLC.
Tous les textes cités dans le mémento sont directement accessibles sur le site de la DAJ : http://affairesjuridiques.aphp.fr/ 43 434343
3. Elle centralise toutes les données de la crise fournies par les groupes hospitaliers, les SAMU et les pôles d’intérêt commun «logistiques», et les sollicite éventuellement pour leur deman-der des informations.
4. Elle diffuse auprès des sites concernés les informations utiles et les décisions qu’elle a pri-ses. La diffusion des décisions s’effectue par mél ou par fax. La diffusion des décisions se fait par fax et si possible par mél (pour les documents non électroniques, envoi uniquement par fax).
5. Elle coordonne les moyens et les ressources des groupes hospitaliers et des pôles d’intérêt commun «logistiques».
6. Elle est seule habilitée à donner des consignes aux groupes hospitaliers et pôles d’intérêt commun «logistiques».
Relations avec les autorités
La Cellule centrale de crise assure les relations avec les autorités : Préfecture de police de Pa-ris (secrétariat général de la zone de défense), Agence régionale de santé d’Ile-de-France, Mi-nistère de la santé (Département des urgences sanitaires «DUS»), Agences de sécurité sani-taire (ANSM, ASN,…) notamment.
Elle diffuse auprès des hôpitaux les informations et les consignes données par les autorités.
Elle communique aux autorités les informations en sa possession concernant les victimes, la publication de la liste officielle des victimes étant du ressort des autorités administratives compétentes.
Les directeurs des groupes hospitaliers ont la responsabilité de la sécurité de leurs sites hospi-taliers et doivent faire appel directement aux autorités de police s’ils l’estiment nécessaire.
Relations directes avec le public
Le Pôle des Recherches Patients («RIP» - DSPC), joignable au numéro unique 01 40 27 40 27, rattaché dans ces circonstances à la Cellule centrale de crise, est la structure chargée d’infor-mer les demandeurs :
● sur la présence des patients ou leur passage aux urgences,
● sur leur présence dans les services d’hospitalisation.
Tous les textes cités dans le mémento sont directement accessibles sur le site de la DAJ : http://affairesjuridiques.aphp.fr/ 44 444444
Dans un contexte de crise, le Pôle des Recherches Patients est habilité à donner aux familles ou proches ces informations, sans accord préalable de la personne hospitalisée.
En aucun cas, il ne donne des informations médicales sur l’état de santé des victimes, ni sur leur décès éventuel. Ces informations ne peuvent être données que par les personnels soi-gnants des groupes hospitaliers concernés.
En ce qui concerne les personnalités, la communication de ces informations relève de la Direc-tion de la CommunicaDirec-tion après avis du Directeur de crise.
Les groupes hospitaliers transmettent en temps réel à la Cellule centrale de crise, par l’inter-médiaire du système informatisé de traçabilité «VICTIMES», les informations concernant les patients. Ce site actualisé, accessible au Pôle des Recherches patients, permet à celui-ci de ren-seigner en temps réel les demandeurs. Toute autre demande d’information (liste de victimes, statistiques sur le nombre de personnes admises, etc.) est gérée par la Direction de la Commu-nication après avis du Directeur de crise.
Tous les textes cités dans le mémento sont directement accessibles sur le site de la DAJ : http://affairesjuridiques.aphp.fr/ 45 454545
Installation du centre opérationnel de gestion de crise (CO-Victoria)
Elle est organisée par le Directeur du Siège ou l’administrateur de garde du Siège.
Ceux-ci doivent mobiliser les moyens permettant d’installer et de rendre opérationnel, dans les plus brefs délais, l’ensemble des équipements et des liaisons de la salle de crise.
Numéros de la Cellule centrale de crise communiqués aux groupes hospitaliers : 01 40 27 46 00 : téléphone de réception des appels
01 40 27 46 01 : téléphone de réception des appels 01 40 27 46 02 : télécopieur de réception des messages
L’adresse mél de la Cellule centrale de crise, à laquelle les groupes hospitaliers doivent adres-ser leurs messages, est communiquée au moment du déclenchement des opérations de ges-tion de crise.
La logistique du Centre opérationnel Victoria est assurée pendant la journée par deux secrétaires chargées de recevoir les méls, les appels téléphoniques et de diffuser les messages. La nuit et le week-end, cette fonction est assurée par l’administrateur de garde du Siège. Les clés du local doivent être retirées au standard du Siège.
Tous les textes cités dans le mémento sont directement accessibles sur le site de la DAJ : http://affairesjuridiques.aphp.fr/ 46 464646
La gestion de l’information en situation de crise est souvent aussi importante que la ges-tion de la crise elle-même.
Si un événement indésirable grave constitue toujours une situation sensible, il n’est pas appe-lé à devenir systématiquement une crise médiatique. L’organisation mise en place par l’AP-HP s’inscrit dans une démarche préventive de la crise médiatique : apprécier avec discerne-ment le risque de crise potentielle induit par chaque événediscerne-ment indésirable grave, en inté-grant la gestion des médias comme élément de pilotage stratégique, ceci dès l’amont de l’a-lerte.
Il est souvent possible d’empêcher ou de limiter la survenue d’une crise consécutive à un évé-nement indésirable grave en procédant de façon rigoureuse et diligente.
L’alerte immédiate de la Direction de la Communication via l’administrateur de garde de la Direction générale en constitue un élément.
Sont concernés notamment :
● les événements à risque de contentieux (agression d’un agent, accident médical grave,…)
● les situations à risque social (conflits du travail, situations de danger grave et imminent,…)
● les situations anormales du fait de leur nature ou de leur fréquence (accidents et dysfonc-tionnements graves, décès anormaux, infections inhabituellement récurrentes, incidents à ré-pétition,…)
ou tout autre sujet ou événement concernant les activités de l’AP-HP.
En situation de crise résultant d’un événement sur un site hospitalier, le point de départ est a priori l’information de la Direction générale (Cabinet du Directeur général ou administra-teur de garde « Direction générale ») par le direcadministra-teur du groupe hospitalier (ou l’administra-teur de garde du groupe hospitalier).
La Direction générale ou l’administrateur de garde de la Direction générale :
● informe alors de la situation dès que nécessaire et mobilise la Direction de la Communica-tion, la DAJ et tout autre direction fonctionnelle ou service susceptible d’être impliqué dans la gestion de la situation,
● désigne le chef de file qui sera en appui du directeur de chaque hôpital concerné. Ce chef de file assurera l’interface Direction générale / groupe hospitalier pendant toute la durée de la situation sensible.