L’organisation interne

A. La désignation de personnes ressources pour la gestion et le suivi du dispositif En vue de la mise en service opérationnelle du dispositif installé, il doit être désigné, au sein de l’organisme, des personnes référentes pour sa gestion et son suivi futurs.

Un responsable du système sera garant de son bon fonctionnement et de son efficacité. Au sein de l’organisme, cette personne peut être le res-ponsable sûreté-sécurité de l’office ou le chef de l’agence concernée.

Le responsable du système sera en charge des dimensions sûreté, juridique, technique voire financière du dispositif déployé.

Le responsable du système, qui n’est souvent pas un spécialiste de ces domaines, pourra être épaulé dans l’accomplissement de ses tâches : des techniciens lui apporteront leurs connais-sances sur le fonctionnement du dispositif et les éventuelles opérations de maintenance qu’il est nécessaire de mener, un juriste de l’organisme pourra l’assister sur les aspects juridiques, notamment s’agissant des demandes d’auto-risation si le système relève de la loi du 21 jan-vier 1995 modifiée ou de la déclaration CNIL si le système relève de la loi “Informatique et Libertés” du 6 janvier 1978 modifiée.

Par ailleurs, en fonction du mode d’exploitation choisi, a posteriori ou temps réel, les tâches dévo-lues au responsable du système pourront être plus ou moins étendues.

Ainsi, dans le cas d’une exploitation en temps réel avec une gestion en interne (opérateurs recrutés par l’organisme), le responsable du système pourra, en plus, avoir un rôle d’encadrement du personnel.

Dans le cas où l’exploitation du système est externalisée à une société de gardiennage ou de télé vidéosurveillance, le responsable du sys-tème aura davantage un rôle de contrôle et de supervision des prestations achetées.

Cependant, que le système soit exploité en temps réel (en interne ou par un prestataire) ou a posteriori, le responsable du système sera chargé de procéder aux extractions d’images si un évènement est survenu dans un lieu ou un espace placé sous vidéoprotection.

En fonction de la taille du dispositif de vidéopro-tection et de l’intensité de la pression délinquante s’exerçant au sein du patrimoine, le responsable du système pourra déléguer ces manipulations à des collaborateurs, en veillant toutefois à ne pas multiplier les délégations pour conserver la confi-dentialité et la maîtrise du système.

Le responsable du système devra néanmoins res-ter l’inres-terlocuteur privilégié des services de police ou de gendarmerie à qui des séquences pourraient être remises, en appui de dépôts de plaintes.

Plus largement, auprès des partenaires (ville, Etat), c’est le responsable qui représentera l’or-ganisme sur les questions de vidéoprotection dans la mesure où il sera légitime à dresser une évaluation du dispositif installé.

Un écueil à éviter :

confier la gestion de la vidéoprotection au personnel de proximité

Si les personnels de proximité de l’organisme qui interviennent sur le site où sont installées des caméras doivent être largement associés au projet vidéoprotection, il est en revanche fortement recommandé de ne pas leur attribuer de missions relatives à l’exploitation du système. Ceci pourrait avoir pour effet de les exposer à des difficultés dans l’exercice de leur travail quotidien (pressions, menaces,

violences…).

B. La formation des personnels de l’organisme

La spécialisation des personnels de l’organisme pour la gestion du dispositif de vidéoprotection sera fonction des équipements de prise de vue installés (caméras fixes ou dômes mobiles pilotables), du mode d’exploitation retenu mais aussi du niveau des responsabilités qui leur seront confiées.

La formation technique à l’utilisation du système de vidéoprotection doit être dispensée par l’en-treprise qui a déployé le dispositif. Elle doit être prévue dans le marché d’installation.

En sus de la formation à visée technique et opé-rationnelle dont le principal contenu est déve-loppé ci-dessous, une formation théorique visant à rappeler notamment, les bases réglementaires de la vidéoprotection, peut être organisée en interne ou être dispensée par un prestataire extérieur spécialisé.

Savoir visualiser les images

Si le dispositif est exploité en temps réel par l’or-ganisme, les opérateurs dédiés à cette tâche devront être formés à la visualisation des images fixées par les caméras. De surcroit, si des camé-ras dômes mobiles ou des camécamé-ras fixes avec zoom sont installées, les opérateurs devront bénéficier d’une formation pour leur pilotage.

D’un point de vue technique, la visualisation des images et le pilotage des caméras ne posent en général guère de difficultés dans la mesure où les logiciels d’exploitation disponibles sur le marché sont de plus en plus intuitifs et où l’en-semble des manipulations se fait à l’aide d’une souris, d’un clavier ou d’un joystick.

En revanche, afin d’utiliser au mieux le dispositif installé et, notamment de pouvoir réaliser des opérations de “tracking” c’est-à-dire de réaliser le suivi du déplacement d’un individu ou d’un véhicule, il convient de bien connaître les lieux d’implantation des caméras et d’organiser, sur les écrans de visualisation, les images de façon cohérente. La plupart des logiciels d’exploitation prévoit cette possibilité à travers la définition de

“mosaïques” ou plans de visualisation.

Enfin, dans le cas où des dômes mobiles sont installés, il est en général possible de program-mer, sur le logiciel, des cycles de prépositions permettant à la caméra de se déplacer à 360°

sans qu’elle soit pilotée par un opérateur.

Savoir utiliser les images

Outre l’effet dissuasif que peuvent avoir des caméras sur la commission d’infractions ou d’in-civilités, l’intérêt d’un dispositif de vidéoprotec-tion est de pouvoir identifier les auteurs qui seraient passés à l’acte ou, à défaut, d’apporter des éléments de compréhension sur le mode opératoire des individus malveillants ainsi que des éléments d’aide à l’enquête (nombre d’indi-vidus, tenue vestimentaire…).

Combien d’images peut visualiser, en même temps, un opérateur de vidéoprotection ? On estime, en moyenne, qu’un opérateur peut gérer 15 caméras en même temps.

QUESTIONS/RÉPONSES

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Dans le cas d’une exploitation des images a pos-teriori, les personnes désignées devront donc pouvoir :

>procéder aux recherches d’évènements dont elles ont eu connaissance ;

>si les enregistrements sont probants, procé-der aux extractions d’images sur des sup-ports numériques non réinscriptibles (CD-Rom ou DVD-(CD-Rom) ou réaliser des impres-sions papier.

Dans le cas d’une exploitation des images en temps réel, si la visualisation des images et éven-tuellement, la manipulation des caméras, revient aux opérateurs, il est conseillé d’attribuer à un nombre de personnes volontairement limité la faculté d’extraire les images.

En revanche, pour des raisons pratiques et dans un souci d’économie de temps pour la personne responsable, il peut être donné aux opérateurs la possibilité de procéder aux recherches de séquences.

Savoir détecter une anomalie technique ou une panne du système

Il est également utile que les personnes en charge de la gestion du système puissent acqué-rir quelques principes de fonctionnement du dis-positif afin de savoir détecter une anomalie tech-nique ou une panne et d’informer, en fonction des procédures internes qui seront mises en place dans ce cas, la société en charge de la maintenance du système.

À noter que la plupart des logiciels permettent aujourd’hui d’informer en temps réel leurs utili-sateurs d’une panne ou d’une défaillance du sys-tème (perte de signal, perte d’une caméra…), à condition toutefois que la remontée des alarmes (par mail ou SMS par exemple) soit prévue (abon-nements Internet, GSM, 3G…).

Savoir administrer le système

Par ailleurs, en fonction des “droits” qui leur ont été attribués (cf. encart ci-contre) et des perfor-mances du logiciel installé, les personnels pour-ront également intervenir sur le paramétrage du système. Il est toutefois recommandé que seul le responsable du système soit en capacité de pro-céder à de telles modifications dans la mesure où certaines d’entre-elles, substantielles, peu-vent avoir des incidences sur la conformité juri-dique du système (exemples : durée de conser-vation des enregistrements ; masquages des parties privatives).

Remarque :les recherches d’images peuvent parfois s’avérer longues, qui plus est lors d’un retour de week-end ou de vacances pendant lequel un évènement aurait eu lieu sans que le jour et l’heure soient connus avec précision. Il faut compter au minimum 1 heure de recherche par incident.

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Conseil :même si aucun événement n’a eu lieu, utiliser régulièrement le système permet de détecter d’éventuels problèmes techniques et de ne pas “perdre la main” pour être opérationnel le jour J.

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C. La mise en place de procédures et d’outils pour la gestion et le suivi du système

En plus de la formation technique dispensée aux personnels de l’organisme désignés et qui est destinée à l’utilisation du dispositif de vidéopro-tection, il est nécessaire de mettre en place des procédures et des outils pour assurer une ges-tion et un suivi cohérents du système.

Les procédures

Des procédures doivent notamment être formali-sées pour organiser :

- l’accès aux enregistrements de vidéoprotec-tion : qui accède aux images et dans quels cas ? - l’utilisation des images : dans quel cas et dans

quelles conditions peut-on les extraire ? - le règlement rapide des pannes ou des

dys-fonctionnements techniques pouvant survenir sur tout ou partie du système.

> L’accès aux enregistrements pour un locataire Rappels :

- la loi du 21 janvier 1995 dispose que “toute per-sonne intéressée peut s’adresser au responsable d’un système de vidéosurveillance afin d’obtenir un accès aux renseignements qui la concernent ou d’en vérifier la destruction dans le délai prévu”.

Cette loi, on l’a vu, s’applique dans le cas de système de vidéoprotection installé sur la voie publique ou dans les lieux ouverts au public ; - pour des lieux privés qui ne sont pas ouverts au

public (tel un parking ou hall d’immeuble sécu-risé au moyen d’un contrôle d’accès), c’est la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés qui a vocation à s’appli-quer. Cette loi prévoit que “toute personne justi-fiant de son identité a le droit d'interroger les ser-vices ou organismes chargés de mettre en œuvre les traitements automatisés (…). Le titulaire du droit d'accès peut obtenir communication des informations le concernant”(articles 34 et 35).

Ainsi, le niveau “utilisateur” permet uniquement de réaliser les opérations courantes de visualisation.

Le deuxième niveau, souvent appelé

“enquêteur”, permet aux personnes dont le profil est paramétré de la sorte, de procéder aux recherches et aux extractions d’images.

Enfin, le troisième niveau, “administrateur”

ou “superviseur”, est le moins restrictif : il permet d’accéder à toutes les

fonctionnalités du système et d’intervenir sur l’ensemble des paramétrages, par exemple : la modification du masquage sur les caméras, de la durée de conservation des enregistrements, du format et de la vitesse d’enregistrement des images, des zones d’une image placées sous détection de mouvement…

L’attribution “des droits de faire” à un utilisateur ou à une catégorie d’utilisateurs se paramètre très simplement sur la plupart des logiciels de supervision, via des systèmes “de cases à cocher”.

Il reviendra à la personne responsable du système de réaliser ces paramétrages avec, si nécessaire, l’assistance de l’intégrateur du système.

À noter que tous les logiciels sont

sécurisés. Pour se connecter et avoir accès aux images du dispositif, des login et des mots de passe sont requis. Dans la mesure où chaque utilisateur peut avoir ses propres identifiants, il est aisé d’avoir une

traçabilité des connections grâce au

“journal des évènements” intégré dans le logiciel.

En savoir plus :à propos des logiciels de vidéoprotection

> Les solutions logicielles de vidéoprotection comprennent en général plusieurs niveaux d’utilisation correspondant à plusieurs niveaux de droit.

Exemple de procédure d’accès aux images par le locataire

Étape Quoi ? Qui ? Documents

1 locataire Courrier AR

2 organisme Accusé de

réception

3 organisme Fiche de

et locataire demande de visualisation

4 organisme Fiche de

et locataire confidentialité La demande de visualisation d’une image doit faire l’objet d’un

courrier en recommandé avec accusé de réception envoyé à l’organisme.

La demande doit être traitée par l’organisme dans les 72 heures suivant la réception du courrier.

Avant de répondre au demandeur, le responsable du dispositif devra avoir réalisé une prévisualisation.

Après la prévisualisation des images, l’organisme apprécie avec discernement l’opportunité de montrer ou de ne pas montrer les images au locataire en jugeant de l’intérêt direct à agir de ce dernier mais aussi, dans le cas d’une agression ou d’une dégradation de bien, en tenant compte d’un éventuel risque de vengeance par la victime si elle reconnaît l’auteur des faits.

Si l’organisme estime que les images peuvent être visionnées par le locataire, il procède à une extraction des images et l’invite à se présenter à l’agence de secteur (et non dans le local de stockage du lieu vidéo protégé afin d’en conserver la confidentialité).

Le jour de la visualisation des images, le responsable du dispositif fera remplir au demandeur une fiche de demande de visualisation des images.

Le responsable fera remplir au demandeur une fiche de confidentialité ainsi qu’une mention selon laquelle celui-ci a effectivement visionné les images.

> Les extractions d’images

Dans quels cas et dans quelles conditions peuvent être réalisées les extractions d’images d’un sys-tème de vidéoprotection installé sur le patrimoine d’un organisme ?

A titre d’exemple, les développements suivants décrivent les procédures à suivre dans le cas d’un système de vidéoprotection installé dans un parking souterrain et exploité a posteriori par un bailleur.

Cas n°1 : un locataire s’est fait agresser dans le par-king ou son véhicule a été volé ou dégradé

Le locataire s’adresse à l’organisme pour visionner les images, comme son droit d’accès le lui permet.

L’organisme invite le locataire à suivre la procédure définie pour l’accès aux enregistrements (cf. le paragraphe précédent).

En parallèle de l’exercice du droit d’accès aux images par le locataire, l’organisme doit inviter ce dernier à aller déposer plainte au commissariat de police en précisant que l’agression ou la dégrada-tion subie a été commise dans un espace placé sous vidéoprotection.

L’organisme doit attendre la réquisition de l’Officier de Police Judiciaire (OPJ) compétent avant de pro-céder à l’extraction des images.

En aucun cas, l’organisme ne doit extraire les images à la demande du locataire, même si ce der-nier produit le récépissé de son dépôt de plainte.

En revanche, grâce à la prévisualisation d’images effectuée et afin d’appuyer le dépôt de plainte de son locataire, l’organisme peut confirmer, le cas échéant, à l’OPJ que des images probantes sont disponibles.

Cas n°2 : des dégradations ont eu lieu à l’intérieur du parking (tags, portail véhicules vandalisé, extincteurs percutés, etc.)

Dans ce cas, l’organisme peut extraire les images sans qu’une réquisition préalable d’un OPJ soit nécessaire.

Le représentant de l’organisme se présente au com-missariat de police pour y déposer plainte avec le support (CD-Rom, impression) contenant les images.

> Le règlement des dysfonctionnements du système Des dysfonctionnements issus de problèmes tech-niques ou d’actes de vandalisme sur les équipe-ments peuvent affecter le système et son utilisation.

Pour éviter que l’opérationnalité du dispositif ne soit remise en cause, il est nécessaire de mettre en place une procédure visant à assurer le règlement rapide de ces dysfonctionnements.

Cette procédure devra être définie avec l’entreprise en charge de la maintenance du dispositif.

La fiche suivante est présentée à titre d’exemple.

Remarque :

> dans tous les cas, les images extraites ne pourront être conservées par l’organisme au-delà du délai de

conservation des images mentionné sur la déclaration CNIL ou dans le dossier de demande d’autorisation préfectorale ;

> à la demande d'un OPJ, l'extraction des images est obligatoire ;

> toute extraction devra être consignée sur un registre faisant apparaître la date, les motifs et les modalités d’extraction. Ce registre restera en permanence dans le local de stockage.

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En cas de problème technique

(panne de caméra, défaut de transmission, problème logiciel, etc.), merci de contacter le numéro suivant :00.00.00.00.00

L’appel est envoyé sur le téléphone portable d’un technicien d’astreinte de la société X.

Le technicien donne le numéro de ticket correspondant à l’intervention rendue nécessaire.

> Ce numéro de ticket doit être noté sur une fiche d’incident.

Dès la fin de la communication téléphonique avec le technicien de maintenance, la fiche d’incident est envoyée par télécopie au 00.00.00.00.00

> Si la demande n’est pas confirmée par télécopie, l’intervention n’est pas déclenchée.

L’entreprise doit renvoyer une télécopie de confirmation de prise en charge à l’organisme.

Si le technicien doit se déplacer sur site pour diagnostiquer le problème et tenter de le résoudre, il doit être noté l’heure d’arrivée du technicien ainsi que le numéro de ticket sur la fiche d’intervention

(carnet à souche du technicien).

Le technicien procède à un constat du défaut qu’il mentionnera sur la fiche d’intervention.

Lorsque le problème est résolu, il est établi par le technicien un compte-rendu d’intervention.

> Après contrôle du rétablissement du défaut par le personnel de l’organisme, ce compte-rendu d’intervention est signé.

L’heure de départ du technicien doit y être mentionnée.

La fiche d’intervention doit être établie en trois exemplaires (carnet à souche).

Le premier exemplaire sera conservé par le technicien, le second par l’organisme et le troisième restera sur le carnet à souche.

Exemple de procédure de maintenance

Les documents et les outils à formaliser

> Le règlement intérieur

Le règlement intérieur fixe les conditions d’exploi-tation du système de vidéoprotection (modalités de stockage des images, traitement réservé aux enre-gistrements…), mentionne limitativement les per-sonnes en charge du système et précise les condi-tions d’accès aux installacondi-tions (local de stockage et, le cas échéant, poste de sécurité).

> La main-courante et les registres

La mise en place d’une main-courante et, le cas échéant de registres, est indispensable pour assu-rer une traçabilité de l’exploitation du système. Ces documents doivent idéalement être informatisés et resteront en permanence dans le poste de sécurité (dans le cas d’une exploitation en temps réel) ou dans le local de stockage (dans le cas d’une exploi-tation a posteriori).

Dans le cas d’une exploitation en temps réel La main-courante devra comporter l’heure de prise de fonction et de fin de vacation des opérateurs, l’ob-jet des appels entrants/sortants, la description des évènements (heure, lieu, caméra concernée) ainsi que le suivi de leur traitement (transmission aux équipes de médiation, à la police nationale…), etc.

En plus de la main-courante, un registre de recher-ches et d’extraction d’images sera tenu. Il précisera l’identité des personnes qui y ont procédé, les recherches et extractions d’images réalisées par l’organisme de sa propre initiative et celles réalisées à la demande des forces de l’ordre (avec la date de transmission des images) ainsi que les recherches effectuées dans le cadre d’une demande de visuali-sation émanant d’un locataire.

Ce registre est aujourd’hui inclus numériquement dans la plupart des logiciels d’exploitation.

Enfin, un registre des accès aux locaux précisant l’identité des personnes étrangères au service péné-trant dans le poste de sécurité, l’objet et la durée de leur visite, sera mis en place.

Dans le cas d’une exploitation a posteriori

Dans ce cas, le registre de recherches et d’extractions d’images et le registre d’accès aux locaux ne sont pas nécessaires.

La main-courante pourra contenir l’ensemble des informations liées à la vie du système.

> Les tableaux de suivi

La mise en place de tableaux de suivi est nécessaire pour évaluer l’utilité du système de vidéoprotection.

La mise en place de tableaux de suivi est nécessaire pour évaluer l’utilité du système de vidéoprotection.

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